Kuitti, tosite ja yrittäjä menivät kahville

Kadoksissa ja myöhässä. Kahvitahroja ja ketsuppia. Kirjanpitäjän joulu on joka kuukausi, tai toisinaan, joskus silloin kun muistetaan – toimittaa tositteet meinaan.

Kirjanpito perustuu tositteisiin. Yrityksen tiliotteelta löytyvistä liiketapahtumista tulee löytyä tosite, jotta ne voidaan kirjata kirjanpitoon. Ilman virallista tositetta, jää yrittäjältä arvolisäverovähennykset saamatta, ja tuloveroa muodostuu enemmän maksettavaksi. (Kinnunen, ym. 28–29.)

Tosite

Mikä oikeastaan on tosite? Se on liiketapahtumasta syntyvä todenne, joka kertoo mitä liiketapahtuma on pitänyt sisällään. Se voi syntyä esimerkiksi kuukausivuokran maksusta, tai työkoneen ostosta. Tosite voi todentaa kertaluontoisen liiketapahtuman, tai kuten esimerkiksi kuukausittain maksettavan vuokran maksussa, sama tosite toimii todenteena jatkuvasta maksuliikenteestä. Tositteen tulee sisältää oleelliset tiedot, jotta se on virallinen ja kirjanpitoon hyväksyttävä. Tositteet vaikuttavat yrityksen arvolisäverovähennyksiin, ja tuloveroon.

Tositteessa tulee olla arvolisäverolain mukaisesti seuraavat tiedot:

• Laskun antamispäivä
• Juokseva tunniste
• Myyjän arvonlisäverotunniste
• Ostajan arvolisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa
• Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• Tavaroiden määrä ja luonne sekä palveluiden laajuus ja luonne
• Tavaroiden toimituspäivä, palveluiden suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset
• Verokanta
• Suoritettavan veron määrä
• Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste

(Kerbs 2020, 16.)

Tositteiden toimittaminen näppärästi

Nykyään tositteiden toimittaminen on todella helppoa ja nopeaa. Tositteiden toimittamiseen on erilaisia sovelluksia ja palveluja, joilla saadaan kuittirumbaa yksinkertaistettua. On kuitenkin edelleen niitä yrittäjiä, jotka kantavat jätesäkissä kirjanpitäjälle vuoden kuitit, jotka kirjanpitäjä tuskissaan käy läpi kiireellä, koska tilinpäätöksen palauttaminen huohottaa niskaan. Jos yrittäjä käyttäisi sovellusta kuten eTasku, hän säästäisi aikaa ja rahaa tositteiden nopealla toimittamisella.

Edelleen on yrittäjiä, joille kirjanpidon pitäminen ja edes kuittien säilyttäminen luo valtavan tuskan. Mikä tähän sitten johtaa? Mahdollisia syitä ovat esimerkiksi yrittäjien tietämättömyys, osittain myös välinpitämättömyys ja ajanpuute. Lopulta kyse on mielestäni siitä, että asioista ei ole tarpeeksi tietoa. Ajankäytöllisesti tositteiden valokuvaaminen vie vain hetken aikaa ja helpottaa huomattavasti myös kirjanpitäjän työtä.

Yrittäjän talousosaaminen

Ihan liian vähän puhutaan siitä, että millaisia taitoja ja tietoja pitäisi olla yrityksen alkuvaiheessa. Nykyään yrityksen perustamisesta on tehty todella helppoa, mutta harvoin ohjeissa kerrotaan tarkemmin talousosaamisesta. Valitettavasti usein osaaminen tulee niin sanotusti kantapään kautta. Parin ensimmäisen vuoden aikana, kun säheltää riittämättömillä taidoilla ja pahimmillaan ottaa pahasti rahallisesti takkiin, niin alkaa oppimaan. Pahimmillaan tässä käy niin, että yritys on konkurssissa ennen kuin se oikein pääsi edes alkuun.

Yksittäisten tositteiden puuttuminen ei kuitenkaan yleensä ole ratkaisevana tekijänä murheelliselle näytelmälle, vaan siihen tarvitaan jo paljon taloudellista osaamattomuutta ja yrityksen verotuksen ymmärtämättömyyttä. Yksittäinen tosite ja pieni summa ei ole vielä mitään. Mutta mitäs sitten kun niitä tositteita puuttuukin useita ja koko vuoden osalta enemmän. Pienenkin yrityksen kohdalla summat alkavat olemaan jo todella isoja, kun pienistäkin tositteista kasvaa suuri summa.

Yksi ratkaisu talousosaamisen kerryttämiseen on osaavan ja konsultoivan kirjanpitäjän palkkaaminen. Kirjanpitäjä on yksi yrityksen avainhenkilöistä, joka auttaa ja opastaa yrittäjää talousasioiden kiemuroissa. Kaikkea ei tarvitse osata itse. Valitettavasti kaikkien kirjanpitäjien osaaminen ei ole tarpeellisella tasolla aloittelevien yrittäjien opastamiseen ja auttamiseen, vaikka he osaisivatkin tehdä tarvittavan kirjanpidon. Tämän takia kirjanpitäjän hankkimiseen ja valitsemiseen kannattaa käyttää aikaa jo ennen kuin yritys on perustettu. Kirjanpitäjä on yrityksen talouden ylläpitämisen tähti.

Ei sovi kuitenkaan unohtaa yrittäjän omaa vastuuta talouden kanssa. Perustiedot ja taidot pitäisi jokaisella aloittelevalla yrittäjällä olla. Harvemmin tätä asiaa painotetaan esimerkiksi uusyrityskeskuksissa. Siellä paneudutaan enemmänkin liiketoimintasuunnitelmaan ja siellä pyöriviin lukuihin. Toki nämäkin asiat ovat tärkeitä yrityksen perustamisvaiheessa, mutta tärkeää olisi vahva tuki yrityksen ensimmäisten vuosien aikana etenkin yrityksen talouden hallitsemiseen. Aloittava yrittäjä tarvitsee tukea monessa eri aiheessa, mutta talousasiat ovat kuitenkin koko liiketoiminnan perusta.

Yhteenveto

Tärkeintä on, että uskaltaa myöntää, jos ei osaa, ja uskaltaa kysyä apua. Oma osaaminen lähtee kasvamaan, kun hankkii tietoa, ja talous on osa-alue, jota ei ole suositeltavaa opetella kantapään kautta. Yrityksen talouden hallinta on pohja kannattavan yrityksen toiminnalle. Itse voi sitten päättää, kuinka paljon kirjanpitoon laittaa panoksia vai ulkoistaako sen kokonaan. Nykyään kun ei tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen pystyäkseen tekemään itse tarvittavat kirjanpidolliset toimenpiteet ennen homman siirtämistä alan ammattilaiselle eli kirjanpitäjälle. Pienetkin muutokset auttavat jo siihen, että tositteet pysyvät tallessa ja kirjanpitäjän työ helpottuu.

Lähteet:

Kerbs, T. 2020. Juoksevasta kirjanpidosta tilinpäätökseen. Viro: Meedia Zone OÜ

Kinnunen, J., Laitinen, E., Laitinen, T., Leppiniemi, J., Puttonen, V. 2006. Mitä on yrityksen taloushallinto? Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy