Aivan pian alkaa tiimimme viimeinen vuosi Proakatemialla. Mietimme juuri pajassa, mitä seuraavan vuoden aikana haluamme vielä saavuttaa. Vuorovaikutuksen määrä ja laatu nousi esiin yhtenä asiana. Sitä voimme harjoitella paitsi kaikessa tiimitoiminnassa, mutta varsinkin pajatilanteissa. Ne kun ovat parhaimmillaan opettavaisia, pintaa syvemmälle sukeltavia dialogeja sekä tiimin yhteistä dynamiikkaa parantavia hetkiä, joissa vuorovaikutus on todella läsnä. Lähdetään siis parantamaan dialogia!

Ensinnäkin dialogia parantaa varmasti pajan valmistelu. Tänä syksynä olemme pitäneet useita pajoja ilman kummoisempia suunnitelmia ja pajoihin on saavuttu valmistautumatta. Näin toimiessa todennäköisesti ei päästä yhtä syvälle aiheessa, kuin silloin kun olisimme valmistauduttu esimerkiksi ennakkotehtävän avulla. Pajojen valmistelu ja niiden parempi fasilitointi voisi siis olla yksi tapa saavuttaa tavoitteemme vuorovaikutuksen suhteen.

Miten siis fasilitoidaan?

Fasilitointi on sanan tuttu meille kaikille Proakatemialaisille. Mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Fasilitaattorin tehtävä on valmistella pajatilanne muulle tiimille. Valmistelu ei tarkoita sitä, että fasilitaattori olisi päättänyt valmiiksi, mitenkä paja tulee etenemään ja minkälaisiin lopputuloksiin halutaan. Tärkeintä valmistelulla on luoda puitteet dialogille. Tämä toteutuu, kun fasilitoijalla on kyky esittää tiimille rakentavia kysymyksiä. Näiden kysymysten avulla hän pystyy ohjaamaan tiimiä eteenpäin pajatilanteessa. Tehtäviin kuuluu myös rohkaista ja varmistaa erilaisten persoonien osallistuminen sekä ylläpitää positiivista ilmapiiriä. Lisäksi fasilitaattori varmistaa, että joko itse, tai muu tiimiläinen kirjaa keskeiset asiat ylös kaikkien nähtäville. (Summa & Tuominen 2009).

Fasilitoinnilla voidaan vaikuttaa myös asenteisiin ja ilmapiiriin. Ongelmakeskeinen lähestymistapa saattaa aiheuttaa jo lähtökohtaisesti negatiivisia asenteita ja luoda huonoa ilmapiiriä pajatilanteeseen. Sen sijaan fasilitoinnissa kannattaa hyödyntää arvostavaa lähestymistapaa, jossa pohditaan ensimmäisenä asioiden hyviä puolia. (Summa & Tuominen 2009). Lähestymistavalla on varmasti väliä meidän tunnepitoisessa tiimissämme, jossa monesti olemme jääneet negatiiviseen tunteeseen kiinni. Arvostava lähestymistapa ei varmasti tarkoita sitä, että mahdollisilta ongelmilta suljettaisiin silmät, vaan, että pelkkien ongelmien sijaan mietittäisiin myös asioita, jotka ovat hyvin. Monessa tilanteessa olisimme varmasti kaivanneet juuri tällaista ajatustyyliä. Olemme onneksi myös kehittyneet tässä asiassa viime aikoina.

Tiiminä olemme hyviä luomaan ideoita, teorioita ja uusia toimintatapoja. Olemme kuitenkin huonompia viemään niitä käytäntöön. Myös Fasilitaattorin työkirja, menetelmiä sujuvaan ryhmätyöskentelyyn – julkaisussa todetaan, että ideoiden muuntaminen käytännön toiminta ehdotuksiin on usein haastavin vaihe (Summa & Tuominen 2009.) Miten fasilitointi voisi auttaa tähän haasteeseen?

Fasilitaattorilla on käytössään monia erilaisia työtapoja, joita pystytään hyödyntämään erilaisissa tilanteissa. Fasilitoinnin näkökulmasta on tärkeintä saada jokainen tiimin jäsen sitoutettua tehtyihin suunnitelmiin. Kannustamalla heitä käyttämään tässä vaiheessa omia vahvuuksiaan ja osaamista, motivoi jokaisen osallistumista. (Summa & Tuominen 2009.) Voisi siis ajatella, että asiat kannattaa käynnistää niin, että jokainen pääsee käyttämään vahvuuksiaan. Sen jälkeen, kun kyseinen asia on jo käynnissä, voidaan myös enemmän hypätä epämukavuus alueelle.

Läsnäolon merkitys

Fasilitoinnin toimivuuden kannalta tiimin läsnäolo on tärkeää. Vuoden 2020 aikana olemme opetelleet uuden tavan toteuttaa pajoja, jolloin fyysinen läsnäolo poistui. Alkuvuodesta olimme kaikki etänä ja nyt syksyn aikana olemme toteuttaneet hybridi mallia, jossa suurin osa on läsnä, mutta myös etäyhteyden päässä on tiimiläisiä. Läsnäolon takaamiseksi juuri päätimme, että jokainen etänä olija pitää kameran päällä. Lisäksi päätimme, että pajoihin ei ole mahdollista osallistua vain kuuntelevana osapuolena muiden hommien lomassa, vaan paja hetki tulee rauhoittaa itse asialle. Yhden tai useamman henkilön osallistuminen pajaan olematta kuitenkaan läsnä, häiritsee myös muiden läsnäoloa ja osallistumista.

Läsnäolo vaikuttaa pajojen laatuun. Se näkyy dialogissa niin, että läsnä oleva henkilö toivottaa tervetulleeksi kaikki erilaiset ajatukset ja tunteet sekä ideat ja mahdolliset ristiriidat. Siitä seurauksena voi syntyä myös omista uskomuksista poikkeavia näkökulmia. Kun antaa tilaa kuuntelulle ja ideoinnille ja tunnistaa myös omat uskomukset ja ajatukset, on mahdollista myös oivaltaa jotain uutta. (Takanen 2015.)

Kuuntelu on yksi dialogin osa-alue ja juurikin merkittävä läsnäolon kannalta. Aito läsnäolo kuunnellessa saavutetaan, kun kuuntelija vain huomio sisäistä puhettaan tarttumatta siihen enempää. Silloin myös eläytyy toisen kertomaan enemmän, kuin antaessa kaiken huomion omalle sisäiselle arvioinnille. (Takanen 2015.)

Pajojen parantaminen sisältää niin taitojen kehittämistä kuin asenteiden muutosta. Voimme kehittää niin fasilitointi, dialogi ja läsnäolo taitoja. Kehittämistä auttaa se, että näemme, miksi haluamme tehdä niin. Jokainen voi myös asenteellaan vaikuttaa siihen, valmistautuuko pajaan sen vaatimalla tavalla, jolloin myös pajan laatu paranee.

Lähteet:

Summa, T & Tuominen, K. 2009. Fasilitaattorin työkirja. Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry.

Takanen, T. 2015. Läsnäolon voima työssä- Yhdessä luomisen ote kehittämisotteena. Työelämän tutkimus.