Kirjoittajat Mila Melin ja Teemu Torkkola

Johdanto

Elät osana yhteiskuntaa, joka vaatii historiallisen paljon tehokkuutta niin työpaikoilla, perhe-elämässä kuin ihmissuhteissakin. Kolmekymppisenä olisi hyvä olla jo ura nousukiidossa, beigen sävyinen perhe-elämä kukoistamassa ja kalenteri täynnä trendikkäitä itsensä kehittämisretriittejä. Samalla kuormittuneisuus kääntää työuupumustilastoja vuosi vuodelta ylöspäin (Hakanen 2022). Mutta onko kaikki kuitenkaan kiinni työelämän haastavuudesta? Voitaisiinko ennemmin puhua laajemmasta tapakulttuuriongelmasta, jota ketteröittämällä yleinen hyvinvointi niin työpaikoilla kuin kotonakin saataisiin kasvuun?

Sinuakin todennäköisesti vaivaa, tai on vähintäänkin vaivannut, päivittäinen zombimoodi, joka aiheutuu nopean dopamiinin metsästyksestä. Jumiudut pitkin päivää sosiaalisen median äärelle selailemaan tiktokkeja, reelsejä tai boomerina Facebook-kavereiden tuoreimpia tekemisiä. Pitäisikö tarkistaa sekin, oliko kukaan päivittänyt mitään uutta Teamsiin? Entä sähköpostit? Pelkäätkö jääväsi paitsi kuukausittain toistuvasta vessapaperitarjouksesta?

Dopamiinitasot ja hyvänolon tunne pysyvät korkealla niin kauan kuin ruutu loistaa kasvojesi edessä, mutta sen sammuessa kehosi valtaa tyhjä tunne. Tietoisuuteesi hiipii ajatus siitä, että ruudun ääressä vierähti taas liian pitkään ja tuottavuus oli nolla. Peukalon lepoasentokin on ehkä pysyvästi vääntynyt. Ahdistaa. Pitäisi tarttua tekemättömiin töihin, mutta takamuksesi pysyy sohvassa kuin liimattu. Ahdistaa vähän lisää. Arki tuntuu suorittamiselta ja mietit, miten muut oikein selviävät tästä.

Samaan aikaan tiedostat, että käyttäytymisesi tulisi muuttua, mutta työkalut puuttuvat. Pääset tunteesta eroon ainoastaan ottamalla ruudun uudelleen käteen. Lyhytvideoiden välissä erilaiset digitaaliset tuotteet jatkavat samalla kilpailua ruutuajastasi erilaisin ajanhallinta-aplikaatioin ja life coaching-valmennuksin, jotka sitovat aikaasi yhä enemmän ruudun äärelle. Kuinka kätevää. Seuraavana päivänä työpaikalla puhut arvostelevaan sävyyn puhelimenkäyttökulttuurista ja myyt markkinointi- ja palvelumuotoiluosaamistasi asiakkaille. Tässä kohtaa voisi kysäistä, ketä oikein yrität huijata? Voitko olla työelämän ammattilainen, jos olet jumahtanut tehottomuuden oravanpyörään arjessasi? Jos et hallitse oman elämäsi tehostamista, kuinka voisit olla tuottava työelämässä?

Agile teoriassa

Ketteryys, eli agile, on alunperin ohjelmistokehityksessä käytetty lähestymistapa. Nyttemmin projektijohtamisessa ja muutostyöskentelyssä käytettynä se pyrkii tehokkuuteen korostaen joustavuutta, yhteistyötä ja jatkuvaa kehitystä. Erityisesti joustavuus on avainasemassa, sillä usein prosessin alkaessa kaikkea tietoa ei ole saatavilla ja vaadittavat toimenpiteet mukautuvat matkan varrella eteen osuvien haasteiden muovatessa prosessia. (Niemi & Hietaniemi 2020, 22.)

Ketteriä työskentelymenetelmiä on helppo hahmottaa vertaamalla niitä vesiputousmalliin. Se on jo pitkälti vanhanaikainen, jopa kankea työskentelytapa, jossa vaiheet seuraavat toisiaan, eikä niihin enää palata uudelleen, kun edellinen osio on saatu valmiiksi. Agilen mukaiset työskentelymallit eroavat perinteisistä vesiputousmallin mukaisista menetelmistä monella tavalla. Ne tarjoavat asiakaslähtöisemmän, joustavamman ja vähäriskisemmän kokonaisuuden. (Saari 2021.)

Agilea myötäilevissä prosesseissa työskennellään iteratiivisesti, eli toistuvasti lyhyissä jaksoissa, kun taas vesiputousmallin mukainen työskentely on lineaarista, valmiiksi suunniteltua ja jaettu peräkkäisiin vaihesiin. Agile korostaa joustavuutta ja nopeaa sopeutumiskykyä. Vesiputousmallissa muutokset suunnitelmiin hidastavat prosessia ja ovat usein kankeita. Agile-menetelmät opettavat lisäksi tunnistamaan, sekä hallitsemaan riskejä jo varhaisessa vaiheessa, jolloin niihin reagoiminenkin on mahdollista nopeasti. Ketterissä prosesseissa asiakkaan aktiivinen kontaktointi ja osallistaminen, sekä palautteeseen reagoiminen mahdollistavat lopputuotteen hiomisen tarpeenmukaiseksi jo työskentelyvaiheessa. Vesiputousmallissa asiakasta kontaktoidaan usein vain prosessin alussa ja tuotepalautteeseen reagoidaan vasta toimituksen jälkeen. Ketterissä tuotantoketjuissa tuotetoimitukset tapahtuvat pienissä, mutta säännöllisesti toistuvissa erissä. Tämä mahdollistaa monesti nopeamman toimituksen jo prosessin aikaisemmassa vaiheessa. Vesiputousmallissa toimitus tapahtuu vasta lopuksi.

Ketterien periaatteiden pohjalta on kehitetty useita työkaluja, joista tunnetuimmat ovat scrum ja kanban. Scrum-menetelmää käytetään tiimien projektihallinnassa ja tuotekehityksessä. Siinä työskennellään lyhyissä jaksoissa, sprinteissä, jotka ovat prosessikokonaisuuden osatavoitteita. Kanban on työkalu työn tehokkuuden optimointiin, Leanaukseen (Niemi & Hietaniemi 2020, 30). Sen mukaisesti työtä kehitetään kokemusten pohjalta ja kehitys on jatkuvaa.

Ketteryys muodostuu useasta osa-alueesta: aktiivinen kommunikaatio pitää tiimin ja asiakkaan ajantasalla, mikäli näkökulmat tai tavoitteet muuttuvat. Psykologisen turvallisuuden vallitessa asioista pystytään keskustelemaan avoimesti ja motivaatio, innostuneisuus ja tasa-arvo säilyvät. Ketterä tiimi itsessään tuo lisäarvoa, sillä toimivaksi rakennetun organisaation myötä tuotteella on parempi mahdollisuus pysyä ajanmukaisena ja toimivana, sekä toimitusketjun säännöllisenä. Kaikki toiminta pyritään pitämään mahdollisimman yksinkertaisena ja joustavana tarpeiden mukaan. (Niemi & Hietaniemi 2020, 24-26.)

Kehitä kehitystä

Scrum- ja kanban-työkaluja hyödyntäen voit lähteä tekemään korjausliikkeitä omaan elämääsi tai hyödyntää niitä organisaatiosi tiimityöskentelyssä. Jos menetelmät ovat täysin vieraita, ketteröittämistä kannattaa lähteä testaamaan omiin arkirutiineihin, sillä työ- ja kotiminä linkittyvät toisiinsa jatkuvasti. Pienten, tuttujen arkiprosessien muuttaminen voi kehittää luovaa ja soveltavaa ajattelua työpaikan prosesseihin. Todellinen ketteryys syntyykin siitä, että pystyy mukauttamaan ajatteluaan toimintaympäristön mukaisesti (Niemi & Hietaniemi 2020, 27).

Jos otamme tavoitteeksi henkilökohtaisen ruutuajan vähentämisen, tulee näiden mallien mukaisesti asettaa välitavoitteita ja sen jälkeen laittaa ne järjestykseen. Ruutuajan vähentämiseksi voimme esimerkiksi jättää puhelimen selailun heti heräämisen jälkeen ja ennen nukkumaanmenoa kokonaan pois. Pyrimme olemaan lounastauot ja bussimatkat ilman somea ja jättämään puhelimen salikäynnin ajaksi pukukaappiin. Tarkastelemme toimintaamme viikon välein. Huomaamme esimerkiksi, että luopumisprosessi toimii muutoin, mutta kuntosalikäynnit vaatisivat musiikkia. Muokkaamme tätä vaihetta jatkossa niin, että puhelin lähtee taskuun mukaan, mutta laitamme työskentelytilan päälle, jotta ilmoitukset eivät häiritse keskittymistä.

“Tutkimusten mukaan puhelimen surahduksen huomiotta jättäminen vie yhtä paljon ajatusenergiaa kuin puhelimeen vastaaminen. Aseta siis puhelimesi aina hiljaiseen tilaan, kun aiot keskittyöä työhön”. (Niemi & Hietaniemi 2020, 60.) Samaa voi soveltaa tilanteissa, jotka vaativat keskittymistä. Jos tavoittamattomuus hätätilanteessa pelottaa liikaa, sulje wifi ja mobiilidata, jotta vain puhelut pääsevät läpi. Sama auttaa niin vapaa-aikaan kuin työskentelyyn keskittymisessä. Näillä pienillä toimilla ja harjoittelulla voi ruutuajasta pystyä nipistämään useamman tunnin päivästä, viikkotasolla jopa työpäivän verran tai enemmänkin. Kuvittele, kuinka paljon enemmän tuottavaa työtä voit tehdä tai saada lepoa näillä pienillä muutoksilla!

Lisäksi omaa arkea ketteröittääkseen voi pyrkiä minimoimaan turhia välivaiheita ts. välivarastoja. Löytyykö kenties makuuhuoneestasi “the chair”, johon kasautuu päivä toisensa jälkeen puolipidettyjä vaatteita? Kasautuvatko tiskit tiskipöydälle, kun täysi astianpesukone tai kuivauskaappi jumittaa prosessia? Opettele laittamaan vaatteet suoraan pyykkikoriin tai pitämään niitä vielä seuraavanakin päivänä. Poista houkuttelevat laskutasot. Hanki jokaiselle pyykkilajille omat korit, josta voit suoraan nostaa ne pyykinpesukoneeseen. Tyhjennä astianpesukone heti, jotta voit siirtää likaiset astiat suoraan koneeseen käyttämättä tasotilaa. Jos täyden koneen tyhjääminen tuntuu liian ylivoimaiselta, pese pienempiä määriä kerrallaan. Siisti ympäristö lisää mielihyvää ja vähentää ärsykkeitä, jolloin tarve nopealle domaniilille myöskin vähenee. Tällöin myös työteho optimoituu.

Mikä on Lean?

Lean on Toyota-konsernin kehittämästä TPS -ajattelu- ja toimintatavasta (Toyota Production System) varioitu, sekä optimoitu maailman tunnetuin johtamisfilosofia virtaustehokkaan bisneksen tekemiseen. TPS:n kehitti Japanissa 1950-luvulla Taiichi Ohno ja siitä länsimaisen, sekä vielä tunnetumman variaation, Leanin, kehitti John Krafcikin. (Modig & Åhlström 2016.) Toyotan tehdassaleissa kehittynyt systeemi pohjautuu tarvepohjaiseen toiminnanohjaukseen, imuohjaukseen, jossa tuotantoketju pyrkii oikea-aikaiseen, tasaiseen ja tarpeiden ohjaamaan virtaan. Mitään ei tuoteta ilman tilausta ja samalla seuraavana tulevam prosessivaiheen tarve mukauttaa käynnissä olevaa työtä. (Niemi & Hietaniemi 2020, 30.)

Leanin määritteleminen sisältää monia eri abstraktitasoja. Lean voi olla hyvin yläkäsitteinen, kuten “arvot ja filosofia”. Lean voi myös olla keskitason, kuten “Lean parannuskeinona”, tapainen määritelmä. Yleisimmin kirjallisuudessa ja Leanista puhuttaessa käytetään matalimman abstraktitason määritelmiä, kuten “Lean työkalupakkina” tai “Lean ratkaisuna tuhlauksen poistamiseen”. (Modig & Åhlström 2016.)

Lean-ajattelu perustuu kaiken sellaisen turhan minimointiin, mikä ei lisää asiakkaalle lisäarvoa. Ylitarjonta, pitkät odotusajat, turhat välivaiheet ja epäloogiset järjestelmät voivat olla tällaisia. Kaikki ei-välttämättömät prosessin osaset kuluttavat ylimääräistä energiaa ja näin ollen myös aikaa. Lean-ajattelun tavoite onkin tehdä prosessista optimaalisen virtaviivainen, niin että potentiaalia ei valu hukkaan ja arvoketju pysyy kasassa. Toimintaa pyritään jatkuvasti parantamaan reflektoimalla ja prosesseja kehittämällä. Niklas Modigin ja Pär Åhlströmin kirja ”Tätä on Lean, ratkaisu tehokkuusparadoksiin” tarjoaa kattavan katsauksen sisälle Leanin periaatteisiin ja niiden soveltamiseen käytännössä. (Modig & Åhlström 2016.)

Yksi Leanin keskeisistä periaatteista on jatkuva parantaminen, eli kaizen. Se tarkoittaa yrityksen ottamia pieniä askelia ja kykyä oppia toisilta sekä tehdyistä virheistä. Kaizenin avulla organisaatio voi pitkällä aikavälillä saavuttaa merkittäviä parannuksia tehokkuudessa ja laadussa, vaikka se pienessä hetkessä verottaisi yrityksen voitoista. (Modig & Åhlström 2016.)

Toinen tärkeä Lean-opetus on jatkuva virtaus. Jatkuvan virtauksen tarkoitus on optimoida työ mahdollisimman sujuvaksi ilman turhia keskeytyksiä. Sen saavuttamiseen voidaan hyödyntää esimerkiksi “Just-In-Time” -periaatetta, jossa tuotteita valmistetaan vasta kun niitä tarvitaan. Näin vältetään ylimääräinen varastointi, resurssien tuhlaaminen ja työtuntien hukkakäyttö. (Modig & Åhlström 2016.)

Lean ei ole pelkkä työkalu optimoida prosesseja. Leanin, kuten myös TPS-filosofian tarkoitus on osallistaa kaikki työntekijät eri tasoilta ja saada heidät sitoutumaan samoihin tavoitteisiin toimivammasta liiketoimintamallista. (Modig & Åhlström 2016.) Reaktiivisesti kehittyviä organisaatioita kutsutaankin ketterästi oppiviksi organisaatioiksi. Näissä kehittyvä toiminta on jokaisen jäsenen vastuulla. Se edellyttää yhteistä visiota ja motivaatiota sen saavuttamiseksi. Tämä saavutetaan onnistumisten ja kannustuksen kautta. Organisaatio uusiutuu jatkuvasti, mikäli niiden rakenteet ja toimintatavat mahdollistavat edelleen tiedon jakamisen. Tällaiseen toimintaan olisi hyvä pyrkiä, sillä ketterästi oppivissa organisaatioissa haasteisiin reagoiminen ja niistä selviytyminen on sujuvaa ja jopa uusia mahdollisuuksia luovaa. (Otala 2018, 125.)

Voitko harjoittaa Lean-filosofiaa olematta itse Lean?

Lean-filosofian pohja on virtaviivaisuus, kuten edellisessä kappaleessa käydään läpi. Voiko henkilö kuitenkaan optimoida virtausta, jos oma elämä ei virtaa optimaalisesti ja haittaavia tapoja sekä osia ratastossa on paljon? Me ihmiset olemme filosofioidemme avain ja mallien toimivuus vaatii oman itsemme optimointia. Työntekijän ei tarvitse olla täydellinen ja moni ajattelee määrän korvaavan laadun. On kuitenkin muistettava, että toimintatavat ja niitä pohjustavat filosofiat elävät tasan niin kauan kuin niitä hyödyntävät ihmiset muistavat ja jaksavat hyödyntää näitä toimintojensa taustalla.

Lean-filosofiassa virtaviivausta seurataan ja pyritään ylläpitämään prosessin lopusta alkuun. Onko kuitenkaan mahdollista hoitaa asiakasta tai toimeksiantoa Lean-mielentilalla, jos omat ajatukset menevät ristiin ja rastiin eri suuntiin, olematta millään tavalla järkeviä, virtaviivaisia tai optimoituja? On totta, ettei toimivuus välttämättä vaadi henkilöltä täyttä sitoutumista Lean-kulttuuriin tai -menetelmiin. Monet periaatteet ja käytännöt Lean-filosofiassa voivat olla hyödyllisiä ja sovellettavissa monenlaisiin tilanteisiin sekä elämänalueisiin. On kuitenkin helpompi toimia, jos kaikilla osa-alueilla on virtaviivainen, niin omassa elämässä kuin bisneksessä.

On tärkeä ymmärtää, että Lean ei ole vain joukko menetelmiä tai työkaluja, vaan se on ajattelutapa, joka korostaa jatkuvaa oppimista, yhteistyötä ja ongelmanratkaisua sujuvuuden ohella. Edeltäviä periaatteita voidaan soveltaa laajasti eri yhteyksissä, ja kuka tahansa voi hyötyä niiden oppimisesta ja käytöstä niin omassa elämässään kuin työssään. Aina ei siis tarvitse olla ”Lean”, mutta vankka pohja pitää löytyä.

Rutiini on avainsana oman elämän virtaviivaisuudessa. Kannattaa hyödyntää työelämässä hyväksi havaittuja toimintatapoja myös arkeen. Esimerkiksi perhekalenteri, vakituiset päivät liikunnalle tai viikoittaiset yhteiset hetket perheen kanssa luovat arjen positiivista virtausta. (Särkiniemi 2021.)

Kehityksen tukena Agile ja Lean

Voimme todeta kaiken teorian ja oppien pohjalta, että on kaikkien kannalta optimaalisinta yhdistää erinäisiä toimintatapoja omaan elämään ja bisnekseen. Erityisesti olemme esseessä pureutuneet Agile- ja Lean-filosofioihin. Agilen ja Leanin yhdistäminen omassa elämässä tarjoaa tehokkaan ja virtaviivaisen tavan lähestyä niin työ- kuin arkiaskareita. Agile pureutuu jatkuvaan kehitykseen, yhteistyöhön ja joustavuuteen, kun taas Lean korostaa pääasiassa turhien asioiden minimointia ja prosessien virtaviivaisuutta. Näitä kahta filosofiaa yhdistelemällä voi saavuttaa merkittäviä parannuksia elämässä.

Omaan elämään Agilen ja Leanin yhdistäminen kannattaa aloittaa pienistä askelista. Ketteriä menetelmiä soveltamalla voi esimerkiksi itselleen asettaa välitavoitteita ja seurata niiden etenemistä. Samalla kannattaa tarkkailla ja minimoida turhia välivaihteita, jolloin turhia prosesseja ei synny. Päivittäisen elämän virtaviivaistaminen vähentää myös stressiä ja parantaa tehokkuutta. Selkeys ja siisteys lisäävät hyvänolontunnetta ja vähentää turhiin asioihin kohdistettua hukkaenergiaa. Yksi helppo tapa on vähentää aiemmin käsiteltyä turhaa sosiaalisen median selailua, josta jäljelle jääneen ajan voi käyttää hyödyllisemmin, esimerkiksi näiden esseiden tekoon. Mitä vähemmän dopamiiniaaltoilua kehomme joutuu käymään läpi, sitä helpompaa sen on myös tarttua uusiin askareisiin.

Elämme aikaa yhteiskunnassa, jossa nopeata dopamiinia on liiankin helppo saada ja oman elämän virtaviivaisuus sekä optimointi on monella hukassa. Miten voi tehdä ketterää ja virtaviivaista yrittämistä tai työtä mikäli oma elämä ei ole raiteillaan? On kaikkien kannalta kannattavaa saada oma elämä yhtä lailla sujuvaksi erinäisiä helpottavia tapoja hyödyntäen, jotta lopulta tehokkuus näkyy myös työnteossa. Lean- ja Agile-filosofiat ovat täysin sovellettavissa myös arkeen ja niitä kannattaa lähteä pienin askelin kokeilemaan esimerkiksi tämän esseen avulla.

Kuten Lean-filosofia korostaa, jatkuva parantaminen ja oppiminen ovat avainasemassa. Pienet, mutta säännölliset muutokset omassa toiminnassa johtavat lopulta suuriin parannuksiin. Ei kannata kuitenkaan hätäillä prosessin kanssa, vaan antaa itselle ja muutoksille aikaa. Hyödyntääksesi leania ajattelutapana, kannattaa sen filosofian äärelle pysähtyä välillä syvemmin.

Lähteet:

Hakanen, J. 2022. Työuupumus on kasvanut – työhyvinvointi kaipaa tukea juuri nyt. Verkkosivu. Viitattu 8.3.2024. https://www.ttl.fi/ajankohtaista/tiedote/tyouupumus-kasvanut-tyohyvinvointi-kaipaa-tukea-juuri-nyt

Modig, N., Åhlström, P. 2016. Tätä on lean, 6.painos. Halmstad: Rheologia Publishing.

Niemi, A. & Hietaniemi, J. 2020. Just sopivasti ketterä. Ketterällä kehityksellä kohti parempaa elämää. Helsinki: Art House Oy.

Otala, L. 2018. Ketterä oppiminen. Keino menestyä jatkuvassa muutoksessa. Helsinki: Helsingin kauppakamari Oy.

Saari, A-K. 2021. Unohtakaa vesiputousmalli – ketterä kehitys on tullut jäädäkseen! Verkkosivu. Viitattu 8.3.2024. https://energiaa.vamk.fi/blogit/unohtakaa-vesiputousmalli-kettera-kehitys-on-tullut-jaadakseen/

Särkiniemi, E. 2021. Lean on monelle töistä tuttu – se voi sujuvoittaa myös muuta arkea. Verkkosivu. Viitattu 9.3.2024 https://millog.fi/lean-on-monelle-toista-tuttu-se-voi-sujuvoittaa-myos-muuta-arkea/