Tampere
29 May, Wednesday
12° C

Proakatemian esseepankki

Kahvilatoiminnan perustaminen osuuskunnan alle



Kirjoittanut: Sade Elo - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Työllistin ensimmäistä kertaa itseni yrittäjänä tänä kesänä pyörittämällä kesäkahvilaa. Kahvilan aloitusprosessi oli hieman normaalista poikkeava, sillä rakensimme kahvilan itse ja kuljetimme sen paikalleen, jossa kahvila viimeisteltiin. Olen kirjoittanut tähän esseeseen asioita ylös, jotka piti selvittää ja hoitaa ennen kahvilan käynnistämistä ja tiedot, jotka olisin itse toivonut löytäväni koottuna jostain. Toivottavasti nämä tiedot helpottavat jonkun muun kahvilaprojektin aloittamisessa!

Kipinä ja realistiset odotukset

Mielestäni mihin tahansa projektiin tai (työ)tehtävään lähdettäessä tärkeintä on oma palo ja kipinä tekemiseen. Itse olen jo lapsuudesta saakka haaveillut yhdessä äitini kanssa kahvilan perustamisesta järven rannalle, mutta ravintola-alalla työskennelleenä tiedän kuinka raadollinen ala voikaan olla ja varsinkin nyt kustannusten noustua todella paljon, ihmisten ostovoima on erilainen kuin ennen. Kahvilassahan jokainen euro pitää oikeasti ansaita itse työtä tekemällä / teettämällä, eikä niin sanottua ”ilmaista myyntiä” ole, jossa työ on kerran tehty ja asiakkaat saavat tulosteet itselleen.

Mutkien kautta takaisin kipinään. Kuten sanoin, mielestäni yrittäjällä tulee olla oikeasti paloa ja intohimoa omaa toimintaansa kohtaan ja saa haaveilla isosti, muistaen kuitenkin myös pysyä realistisena toiminnan suhteen. Varsinkin kahvilaa aloittaessa nollasta edessä on aivan järkyttävä työmaa ja vaikka se on kaikki kivaa ja intoa riittää, niin kyllä se myös ottaa oman veronsa jaksamisessa. Meidän rakennusprojektimme kesti noin 1,5kk ja tämä tarkoitti sitä, että aamupäivisin hoidin lupa-asioita kuntoon ja illat menivät rakennustyömaalla maalaillen ja ruuvaillen. Heti kun rakennusprojekti oli valmis, siirsimme kopin paikalleen ja alkoi kaupoissa ja tukuissa juoksu ja samaan syssyyn avattiin kahvila ilman mitään lepoa välissä. Ilman omaa intohimoa ja merkityksentunnetta projektia kohtaan olisin varmaan jo tässä vaiheessa alkukesästä ollut lopettamassa kahvilan suhteen voimien hiipuessa.

Lokaatio

Kuten yllä mainitsin niin, haaveeni oli siis kahvila järvenrannalle. Tampereen rannat ovat jo aika lailla täytettyjä kahvilayrittäjien puolesta, joten käännyin Pirkkalan puoleen sijainnin suhteen. Kun mieleinen paikka oli löytynyt otin yhteyttä kunnan päättäjiin ja lähdimme yhdessä edistämään asiaa. Tästä iso hatunnosto Pirkkalan kunnalle, joka haluaa laajentaa palveluntarjontaa asukkailleen sekä tukea yrittäjiä. Vaikka olimme liikkeellä turhankin kiireellisellä aikataululla ja vaihtelimme muutaman paikkavaihtoehdon välillä, niin kommunikaatio pelasi (ymmärrettäne toisiaan toki paremmin ja toisinaan huonommin), mutta pysyimme aikataulussa suunnitelmien suhteen.

Paikan suhteen kehotankin miettimään seuraavia asioita:
– Millaista liikennettä ja kävijöitä alueella on?
– Missä sijaitsevat lähimmät kilpailijat ja kuinka iso ”haitta” heistä voi sinulle olla?
– Millaista asiakaskunta on?
– Millaisia tuotteita kyseinen asiakaskunta haluaisi?
– Meneekö asiakaskunnan toiveet yksiin omien ajatustesti kanssa?

Luvat ja sopimukset

Kahvilatoiminta tarvitsee erilaisia lupia aloittaakseen ja toimiakseen, tässä olen listannut niistä ne yleisimmät:
– Sopimus paikasta ja vuokrasta (yleensä maksetaan kunnalle tai kaupungille)
– Rakennuslupa kunnan rakennusvalvonnasta
– Elintarvikeviranomaiselle ilmoitus toiminnasta https://www.ruokavirasto.fi/elintarvikkeet/elintarvikeala/elintarvikeyrityksen-perustaminen-ja-omavalvonta/ilmoita-elintarviketoiminnasta/
– Musiikintoistolupa

Musiikin käyttöluvat


– Anniskelulupa
https://www.valvira.fi/alkoholi/anniskelu
– Sähkö- ja vesisopimus

Sopimukset tukun, juomien välittäjien sekä jäätelötehtaiden kanssa. Kaikki nämä tuotteet saa myös tukusta, mutta mikäli haluat omat sopimukset, kannattaa olla ajoissa liikkeellä. Moni paikka on ruuhkautunut ennen kesää monen kesäkahvilan avatessa toimintansa.

Asiakaskunta ja menu

Kun paikka ja luvat ovat kunnossa kannattaa miettiä kahvilan brändäystä, asiakaskuntaa sekä menua. Millainen kahvila istuu juuri kyseiseen paikkaan, millaista asiakaskuntaa alueella on ja millaiset tarjottavat istuvat sekä kahvilan tyyliin, että alueeseen?
Meillä oli lähtökohtana pitää terveellinen valikoima tuotteissamme. Alue oli lapsiperheiden suosima uimaranta, jossa oli hyvät lenkkeilymaastot vieressä, paljon pyöräilijöitä sekä koiranulkoiluttajia. Näitä tekijöitä mielessä pitäen suunnittelimme menun, jossa olisi sekä suolaista, että makeaa ja lisäjippona kehittelin menuun omat koiranjäätelöt. Koiranjäätelöt olivatkin se iso juttu, joka lopulta loi meille tietynlaisen imagon ja tunnettavuuden. Jäätelöt herättivät niin paljon mielenkiintoa, että jopa Tamperelainen lähestyi meitä ja halusi tehdä jutun koiranjäätelön näkökulmasta.

Kuva: T. Nurmi. 2023.

Ennen virallista menun julkistamista kyselin ihmisiltä myös toiveita menuun Facebookin Positiivinen Pirkkala – ryhmässä.

Kannattavuuslaskelmat

Kun kaikki isoimmat luvut mm. vuokrista, vakuutuksista ja luvista on tiedossa, on hyvä alkaa laskea kannattavuutta. Elintarvikkeiden hintoja kannattaa vertailla ja katsoa millaisia hintaeroja eri toimitsijoilla on ja tuleeko kuitenkin halvemmaksi ostaa kaikki samasta paikasta hieman kalliimmalla kuin esim. käyttää omaa aikaa kaupassakäynteihin, jossa tuotteet voivat olla hieman halvempia?

Tärkeitä lukuja kahvilayrittäjälle laskea auki on mm:
– Todelliset kiinteät kulut
– Paljonko myyntiä tarvitaan per päivä, että toiminta on kannattavaa?
– Tuotteiden katteet
– Budjetti yrityksen perustamiseen sekä takaisin maksusuunnitelma

Mikäli yrityksen aloittaa alusta asti niin todennäköisesti ensimmäinen vuosi tulee yrittäjälle olemaan kaikista kallein. Alkuinvestoinnit ovat suuret ja yllättäviä kuluja saattaa ilmestyä tuon tuosta eikä paikalla ole vielä valmista asiakaskuntaa. Olisikin hyvä miettiä, että mistä saadaan rahat alkuinvestointiin, miten rahat maksetaan takaisin ja millä aikataululla sekä kuinka isoon investointiin on oikeasti varaa?

On mielestäni myös hyvä ja realistista tiedostaa, että yrittäjänä et välttämättä pysty maksamaan itsellesi (isoa) korvausta tekemistäsi työtunneista toiminnan aloittaessa.
Ainakin itse menin sillä mentaliteetilla kesän läpi, että kunhan muut tekijät saavat oikean korvauksen tehdystä työstä, saamme laskut maksettua niin olen tyytyväinen siihen korvaukseen, jonka tänä kesänä onnistun saamaan.

Näistä luvuista kirjoitan tarkemmin talousesseen, jossa pohditaan tarkemmin kannattavuutta ja laskukaavoja, mutta näillä tiedoilla saa jo käsitystä, että miten toimintaa arvioidaan kannattavuuden näkökulmasta.

Riskit

Usein uutta yritystä perustaessa ja alkuinnostuksen iskiessä harva osaa tai haluaa ajatella riskejä. Kuitenkin yrityksen vakuuttaminen on kenties yksi järkevimpiä tekoja, mitä kannattaa tehdä ennen toiminnan aloitusta. Kesäkahvilatoiminnan riskejä näin ylipäätänsä ovat murto, ilkivalta, laitteiden hajoamien, työtapaturmat ja sää. Kaikkiin muihin näihin pystyy suojautumaan vakuutuksen ottamiselle paitsi säähän. Onneksi meillä ei muita riskejä toteutunut kuin huono sää heinäkuulta, jolle kukaan ei valitettavasti mahda mitään.

Vakuutuksia on hyvä kilpailuttaa ja miettiä, kuinka laajan vakuutuksen oikeasti haluaakaan tai tarvitseekaan. Itse kilpailutin Op:n sekä If:n. Koska rakensimme kahvilan muualla ja kuljetimme sen Loukonlahteen, oli vakuutus saatava ennen kuljetusta. Toki kuljetusyhtiöillä on omat vakuutuksensa, mutta kaikki mökin sisällä olevat rakenteet kuuluvat oman vakuutuksen alle.
https://www.op.fi/yritykset/vakuutukset/yrityksen-vakuutukset
https://www.if.fi/yritysasiakkaat

Työntekijät

Kun kaikki muut asiat ovat kutakuinkin hallinnassa on hyvä miettiä työntekijöiden hankkimista. Moni yrittäjä pyörittää pientä kesäkahvilaa yksin, mutta koska itselläni oli aika rankka ja toiminnantäyteinen kevät alla suunnitteluineen ja rakennusprojekteineen niin halusin myös (yrittää) nauttia kesälomasta.

Työntekijöitä etsiessä mielestäni onkin tärkeää miettiä, että paljonko töitä pystyy tarjoamaan, millaista palkkaa pystyy maksamaan ja palkataanko työntekijät työsuhteeseen vai tekevätkö he laskutuksella. Mitä käy, jos työntekijä estyy pääsemästä työvuoroonsa? Entäs huonon sään iskiessä?
Minulle oli tärkeää, että asiakkaille välittyi lämmin ja välittävä mielikuva paikan työntekijöistä ja saimmekin aivan valtavasti kiitosta iloisesta ja ystävällisestä asiakaspalvelusta.

Markkinointi:

Kehottaisin panostamaan markkinointiin. Pirkkalainen sekä Tamperelainen tekivät meistä lehtijutut, jaoin tolppiin mainoksia ja mainostimme Instagramissa ja Facebookissa kahvilaamme, mutta se yllätti kuinka paljon enemmän markkinointiin olisi pitänyt panostaa. Ensikesäksi onkin siis luvassa lisää mainoksia ympäriinsä ja laitetaan rummut laulamaan!

https://www.tamperelainen.fi/paikalliset/6040479
https://pirkkalainen.fi/2023/06/05/loukonlahden-uimarannalle-avataan-uusi-kesakahvila-kahvila-kesamokissa-myydaan-herkkuja-myos-koirille/

Osuuskunnan merkitys kahvilatoiminnassa

Kuten otsikossa mainitsin, perustin kahvilatoimintani osuuskuntamme Empirian alle. Osuuskunnassa on paljon hyviä ja toimintaa helpottavia tekijöitä, kuten tiimin tuki, taloustiimi hoitamassa asioita kirjanpitäjän kanssa sekä tiimiläisten eri taitojen ja tietojen hyödyntäminen projektin suhteen. Mikä itselle kuitenkin korostui kesän aikana, oli myös osuuskunnan tuomat haittapuolet.

Koska tarkoituksenamme on oppia ja osata harjoittaa liiketoimintaa niin koin haastavaksi mm. taloustiimin olevan välikätenä minun ja kirjanpitäjän välissä. (Huom! Tässä tarkoituksena on vain huomioida projektin kannalta haastavia asioita, ei arvostella meidän oikeasti ihan mieletöntä taloustiimiä, josta on iso apu projektien kanssa!<3)

Pidin itse kirjanpitoa omassa Excel-taulukossa tulojen, menojen sekä työtuntien suhteen, mutta mikä omaa kirjanpitoa hankaloitti, oli se, että osa laskuistamme meni suoraan taloustiimille, joten oma kirjanpitoni ei loppupeleissä ollutkaan yhtään niin tarkka kuin ajattelin. Tämä toi haastetta mm. sen suhteen, että millaisia ostoksia voisin tehdä, olisiko kannattavampaa itse mennä väsyneenä töihin ja olla kenties nostamatta palkkaa päivästä vrt. jonkun toisen meneminen töihin ja palkan maksu, jos päivä olisikin hiljainen.

Myös koska osa laskuista meni minun tietämättäni suoraan taloustiimille en voinut olla varma, onko ne maksettu ajallaan tai onko tukku esimerkiksi laskuttanut oikean summan. Muutaman kerran laskut olikin jääneet maksamatta ja sain tukulta soittoa maksamattomista laskuista.
Nämä kaikki edellä mainitut asiat toivat jonkin verran myös itselleni päänvaivaa ja lisästressiä.

Toinen esiin nostamisen arvoinen seikka on allekirjoitusoikeus. Vaikka kyseessä oli minun projektini, jossa oli kiinni omat rahani niin en saanut itse tehdä sopimuksia mm. vakuutuksista tai eri toimijoiden kanssa. Kävin siis itse neuvottelut asioista niin pitkälle kuin pystyin ja lopulta paperit tuli lähettää tiimimme kahdelle allekirjoitusoikeudelliselle jäsenelle hyväksyttäväksi. Onneksi monen toimijan kanssa pystyin itse käymään alkuneuvottelut ja hommasin vain allekirjoitukset muualta, mutta esimerkiksi vakuutusyhtiön kanssa hallituksen puheenjohtajan piti käydä neuvotteluja puolestani ja se oli hidasta ja pitkällistä viestien ja kysymysten vaihtoa minun ja vakuutusyhtiön välillä, jossa pj oli vain viestinviejä.

Nämä seikat huomioon ottaen koen, että osuuskunta ei välttämättä ole paras pohja rakentaa kestävää ja pitkäikäistä yritystoimintaa, ellet ole asemassa, jossa sinulla on pääsy pankkitietoihin sekä allekirjoitusvelvollisuus.

Pohdinta

Kesä oli kaiken kaikkiaan aivan mielettömän opettavainen ja jälkimmäisenä ajatuksena on vain mieletön kiitollisuus ja lämpö omaa kahvilaa kohtaan. Toki kesä oli myös rankka ja erittäin stressaava, ne niin sanotut ”kesälomapäivät” menivät kahvilaa miettiessä ja monesti säitä stressatessa.
Tiedostan hyvin kehityskohteet seuraavalle kesälle, jotta toimintaa saadaan kannattavammaksi ja toivottavasti saisimme myös paremmat säät ensikesälle, jotta kesäkahvilatoiminnalla olisi paremmat rahkeet menestymiseen. Kuitenkin ensimmäiseksi kesäksi ja näin epävakailla sääennusteilla olen kiitollinen ja toiveikas tulevaisuuden suhteen ja kannustan muitakin ryhtymään toimeen omien unelmien saavuttamiseksi!

Lähteet:

If, 2023. Yritysasiakkaat. Viitattu 20.9.2023. https://www.if.fi/yritysasiakkaat

Op, 2023. Yrityksen vakuutukset. Viitattu 21.9.2023. https://www.op.fi/yritykset/vakuutukset/yrityksen-vakuutukset

Harmanen, S. 2023.Loukonlahden uimarannalle avataan uusi kesäkahvila – Kahvila Kesämökissä myydään herkkuja myös koirille. Uutisjuttu. Viitattu 21.9.2023. https://pirkkalainen.fi/2023/06/05/loukonlahden-uimarannalle-avataan-uusi-kesakahvila-kahvila-kesamokissa-myydaan-herkkuja-myos-koirille/

Ruokavirasto, 2023. Rekisteröi elintarviketoiminta tai hae hyväksyntä. Viitattu 19.9.2023 https://www.ruokavirasto.fi/elintarvikkeet/elintarvikeala/elintarvikeyrityksen-perustaminen-ja-omavalvonta/ilmoita-elintarviketoiminnasta/

Teosto, n.d. Musiikintoistoluvat. Viitattu 19.9.2023. https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/

Nurmi, T. 2023. Uudessa rantakahvilassa on koirille omat jäätelöt – Manu testasi kaksi makua. Lehtiartikkeli, Tamperelainen. Viitattu 21.9.2023.
https://www.tamperelainen.fi/paikalliset/6040479

Valvira, n.d. Alkoholin anniskelu. Viitattu 19.9.2023. https://www.valvira.fi/alkoholi/anniskelu

Kommentoi