Tampere
23 May, Thursday
24° C

Proakatemian esseepankki

Fasilitointi – Kuinka suunnitella laadukas paja?



Kirjoittanut: Iines Vänninmaja - tiimistä Hurmos.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Varmuutta fasilitointiin
Mirjami Sipponen-Damonte
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Johdanto

 

Pajatilanne ja sen tunnelmaan virittäytyminen alkaa jo siitä hetkestä, kun astut Akatemialle ja odottelet pajan alkua. Kävelet ensimmäisenä pajahuoneeseen 5 minuuttia etuajassa ja näet tuolit hujan hajan ympäri huonetta ja alat miettimään omaa istumapaikkaa. Pohdit keskenäsi, kukakohan vetää pajan? Nämä alkuhetket ovat jo osana pajatunnelmaan virittäytymistä.

Olemme Hurmoksessa käyneet lukuisia motoroloja ja keskustelleet dialogin tärkeydestä. Tällä hetkellä haluamme parantaa pajojen sisältöä sekä panostaa sen laatuun. Tässä fasilitoijalla on iso rooli, jotta pystymme saamaan laadukasta keskustelua, joka kehittää meitä niin yksilönä kuin tiiminä. Koen vahvasti, että Hurmoksessa pitäisi panostaa keskustelun kulkuun, joka jatkuisi edellisen puheista ja jossa syvennyttäisiin toisten ajatuksiin, jotta voimme oikeasti ymmärtää ja oppia toisiltamme. Välillä dialogi katkeaa ja seuraava vain töksäyttää oman mielipiteen, johon toinen jatkaa omalla mielipiteellään ilman, että ehdimme kunnolla syventymään siihen alkuperäiseen aiheeseen.

Halusin perehtyä tarkemmin fasilitoinnin perustaitoihin ja siihen, kuinka me voisimme Hurmoksessa parantaa jokaisen pajakokemusta. Keskityn tässä esseessä pajan fasilitointiin, mitä kannattaa ottaa huomioon pajaa suunniteltaessa ja mitä tärkeitä elementtejä siihen kuuluu. Löysin TAMK:n kirjastosta mielenkiintoisen Mirjami Sipponen-Damonten (2020) kirjan: ”Varmuutta fasilitointiin”, joka toimii tämän esseen päälähteenä. Tavoitteenani on, että tämän esseen jälkeen olen ymmärtänyt jotain uutta fasilitoinnista ja saanut luotua jonkunnäköistä vaatimustasoa meidän pajakulttuurillemme ja sille, mitä me pajan fasilitoijalta odotamme jatkossa. Eiköhän perehdytä aiheeseen!

 

Mihin tarvitsemme fasilitointia?

Fasilitoijan vastuulla on saada kaikki tiimiläiset osallistumaan aktiivisesti ja tasapuolisesti keskusteluun, jotta saadaan hyödynnettyä ryhmässä piilevä viisaus yhteisten päämäärien saavuttamiseksi. Tämmöiseen fasilitoituun tilaisuuteen esimerkiksi paja, kokous tai viikkopalaveri liittyy jonkunlainen odotus konkreettisesta lopputulemasta, joka voi olla päätös tai muu yhteinen visio. Jotta saamme aikaiseksi rakentavaa keskustelua, jonka pohjalta päästään tiiminä ratkaisemaan ongelmia ja tekemään päätöksiä, tarvitsemme fasilitaattorin. Tämä fasilitaattori on se henkilö, joka tukee ryhmän ajattelua, hallitsee ryhmää ja osaa ohjata keskustelua oikeisiin suuntiin, jotta päästään yhteisiin tavoitteisiin. (Sipponen-Damonte 2020, Luku 1.)

Mistä fasilitoinnin nimi tulee? Nimelle ei löydy täsmällistä suomennosta, mutta sana juontaa juurensa latinasta. Facilis tarkoittaa ”helppo tehdä” ja facere on ”tehdä”. (Ideapakka 2021.)

 

Huolellinen suunnittelu

Ole hyvissä ajoin liikkeellä! Suunnittele paja niin, että olet ottanut mahdollisimman paljon tarvittavia asioita huomioon ennen h-hetkeä. Fasilitointi sujuu huomattavasti paremmin, kun olet hoitanut kaiken tarvittavan, jotta pystyt keskittymään läsnäoloon ja muiden kuuntelemiseen. Kannattaa tehdä selkeä diaesitys keskustelun tueksi. Mieti myös jokin hyvä ennakkotehtävä, joka voisi virittää jo tiimiläisiä aiheen pariin. Tämä auttaa tukemaan yhteistä oppimista, kun kaikki ovat vähän tutustuneet aiheeseen.

Aikatauluta ja tee runko pajalle! Tykkään ainakin itse, kun alkuun näytetään pajan aikataulu, jotta ei tarvitse kesken kaiken miettiä koskakohan pääsee esimerkiksi vessatauolle tai pohtimaan onko pajalle edes suunniteltuna taukoja. Tämä auttaa tiimiläisiä enemmän keskittymään ja syventymään aiheeseen.

Hyödynnä tuplatimantti -mallia, kun suunnittelet pajalle sisältöä ja mietit keskustelun kulkua. Tämän tekstin alla on tuplatimantista mallikuva (Kuvio 1.), joka kuvaa fasilitoinnin ryhmäprosessia ja sen vaiheita. Pohdi näitä asioita:

  • Mihin kysymykseen tai ongelmaan halutaan löytää ratkaisu?
  • Millaisia vaihtoehtoisia ratkaisuideoita haetaan ongelmaan/kysymykseen, joiden pohjalta määritellään sopivimmat ratkaisut?
  • Viimeisenä syntyy toimeenpano eli valitaan nämä sopivimmat ratkaisut tai ideat. (Sipponen-Damonte 2020, Luku 2.)

Kuvio 1. Tuplatimantti -malli.

 

Määritä pajan tavoitteet 

Mitä haluat saavuttaa pajalta? Luo pajalle tavoitteet ja kerro ne alussa, jotta muutkin tietävät ne. On tärkeää tiedostaa, ettei pajaa pidetä vain sen olemassaolon takia, vaan se pidetään siksi, jotta voidaan tavoitella jotain ja sillä on selkeä agenda. Edellisessä kappaleessa puhuttiin pajan suunnittelusta, joten tämä on iso osa myös sitä.

Kirjassa (Sipponen-Damonte 2020, Luku 2) lueteltiin tavoitteita eri tasoilla, joita on hyvä miettiä tilaisuuksia järjestettäessä. Mieti minkälaisia tavoitteita pajalla halutaan saavuttaa? Listataan ne läpi seuraavanlaisesti:

TUOTE: Mikä on pajan haluttu tuotos? Esimerkiksi projektipajassa voidaan haluta saada aikaiseksi jonkin aikataulutus tai budjettisuunnitelma projektille tai viestintiäpajassa tehtyä Hurmoksen oma viestintäsuunnitelma.

TIETO: Millaista tietoa osallistujien toivotaan saavan pajasta? Minkälaista teoriaa pajassa on ja missä muodossa se tulee ilmi?

TAITO: Millaisia taitoja halutaan kehittää pajan aikana? Esimerkiksi kuunteleminen, dialogin sujuvuus tai luottamusta edistävä vuorovaikutus.

TUNNE: Millaisia tunteita halutaan herätellä? Halutaanko tavoitella innostusta pajan aiheeseen, motivaatiota vai sitoutumista esimerkiksi päätöksiin?

Kannattaa pohtia näitä pajaa suunniteltaessa sekä miettiä myös laajempaa kokonaisuutta. Kun suunnittelet pajaa, älä koskaan lopeta suunnittelua pajan päättymiseen asti, vaan mieti, mitä sen jälkeen tulee tapahtumaan ja kuinka se tulee muovaamaan meidän arkeamme. (Sipponen-Damonte 2020, Luku 2.)

 

Six hats (kuusi hattua)

Fasilitoija voi käyttää erilaisia luovuusmenetelmiä, joiden avulla rikastaa keskusteluja ja saada uudenlaisia ajatuksia. Käytän tässä esseessä yhtä esimerkkiä, joka on Edward de Bonon yksi tunnetuimmista menetelmistä nimeltä kuusi hattua. Bonon mukaan ongelma ajattelussa on sekavuus, sillä ajattelemme liikaa kerralla. Tunteet, informaatio, logiikka, toiveet ja luovuus pyörivät mielessämme samanaikaisesti ja ne sekoittavat yhteen asiaan keskittymistä kerrallaan. Tämän hattutekniikan avulla saadaan tiimi keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. (Ideapakka 2010.)

Monella tiimiläisellä on voinut muodostua jokin tietty tyypillinen ajattelutapa. Esimerkiksi jotkut ovat paljon informatiivisempia lukujen kautta puntaroivia kuin taas jotkut luottavat tunteiden ja vaistojen varaan. Tämä hattutekniikka on oiva työkalu ohjailemaan tiimiläisten lukkiutuneita asenteita ja suhtautumaan uudella näkökulmalla, ihan erilaiseen rooliin ja ajattelutapaan. Hattujen sijasta voidaan käyttää esimerkiksi paperilappuja tai huiveja. (Ideapakka 2010.) Ajattelutapoja eli ”hattuja” on kuusi, joten tämän voisi toteuttaa esimerkiksi pajassa akvaariomallissa kuuden ryhmissä ja ”hatut” vaihdetaan vaikka 5 minuutin välein. Keskitytään yhdessä aina käsittelemään tiettyä näkökulmaa.

Ideaperjantai: kuusi hattua -artikkelissa (Ideapakka 2010) Hatut on jaettu värikoodeihin, jotka menevät seuraavasti:

Valkoinen väri keskittyy informaatioon, lukuihin ja dataan. Mitä tietoa meillä on aiheesta ja mitä aiheeseen liittyvää tietoa tarvitsemme?

Punainen väriä ohjaa intuitio, tunteet ja vaistot. Minkälaiset ovat tunteemme ja tunnelmamme tästä asiasta?

Musta on varovainen ja arvioi. Mitkä ovat hyvät ja huonot puolet? Mitä täytyy ottaa huomioon?

Keltainen on optimisti, joka etsii hyviä puolia. Mitkä ovat ehdotuksen hyödyt ja edut? Kuinka ne voidaan saavuttaa?

Vihreä keksii uusia ideoita ja näkökulmia. Onko olemassa muita vaihtoehtoja? Voisimmeko tehdä tämän asian toisin?

Sininen keskittyy kokonaiskuvaan, organisointiin ja kontrollointiin. Kuinka olemme lähestyneet asiaa ja kuinka meidän tulisi sitä lähestyä?

Tätä hattutekniikkaa pystyy soveltamaan ja käyttämään erilaisilla tavoilla hyödyksi. Olisi mielenkiintoista nähdä, kuinka meidän ajattelutapamme vaihdokset luonnistuisivat Hurmoksessa. Tietysti se vaatii kaikilta rooliin heittäytymistä ja hieman uudesta näkökulmasta tutkailemista. Uskoisin, että luovuusmenetelmien käyttäminen laajentaisi ajattelutapaamme ja tiimiläisten erilaista ymmärrystä suhtautua asioihin.

 

Muut vinkit pajan fasilitoijalle

Niin kuin esseen alussa mainitsin, pajan tunnelman virittäytyminen alkaa jo Akatemialle saapuessa. Fasilitoijana ole ajoissa. Varaa aikaa materiaalien esille laittoon sekä luomaan tilasta viihtyisän. Laita tuoleista pajarinki valmiiksi! Pieni juttu, mutta tuo heti ryhtiä pajan alkuun. Näin dialogikin tulee varmasti olemaan kunnioittavampaa ja asiallisempaa, kun ryhti ja katseet kohtaa!

Kurkkaa vielä ennen pajaa Teamsista osallistujamäärä, jotta osaat varautua. Monesti aamun aikana voi sadella poissaoloja/myöhästymisiä, niin olet kartalla tilanteesta. Tämä voi vaikuttaa pienryhmien jakoon, jos olet esimerkiksi miettinyt jonkun ryhmätehtävän. Fasilitoijan on myös hyvä olla perillä myöhästyneistä, jotta tietää heidän myöhemmin saapuvan paikalle ja mahdollisesti ohjeistaa pajaan liittymisessä.

Nostata energiatasoja. Esimerkiksi aamupajoihin kannattaa keksiä joku herättelevä aamunaloitus. Monet saattavat olla väsyneitä ja joillakin koneet käynnistyvät hitaammin, joten pieni viiden minuutin alkuherättely voi olla tarpeen. (Sipponen-Damonte 2020, Luku 3.)

Hurmoksessa tykätään tehdä erilaisia pienryhmätehtäviä. Ne ovat välillä todella tehokkaita ja hyviä lisiä pajarakenteeseen, mutta toisinaan ne rikkovat tärkeitä dialogikeskusteluja ja niiden syventämistä. Tähän voisi neuvoksi Fasilitoija keksiä muita keinoja, joilla pystyä elävöittään pajahetkiä ilman, että tarvii alkaa erikoisemmin tehdä järjestelyjä. Esimerkiksi fläppitaulun hyödyntäminen tuo pientä lisää pajarakenteeseen ja yleensä se teoria jää helposti mieleen, varsinkin itsellä, kun omistan valokuvamuistin.

Jotta pystyt kehittymään fasilitoijana, kannattaa loppuun varata hyvin aikaa Motorolalle ja sen läpikäymiselle. Voit myös lisäksi tehdä jonkun kyselyn tai muun datankeruun, jotta saat selkeän palautteen, mikä jää myös muistiin.

 

Pohdinta

 Fasilitointi on oma osaamisalueensa, joka tarvitsee treenausta ja sen taito lisääntyy kokemuksen myötä. Proakatemia on loistava oppimisympäristö fasilitoinnin harjoittamiseen, sekä ympäristö, joka antaa mahdollisuuden kokeilla erilaisia työkaluja ja menetelmiä. Meillä Hurmoksessa on 20 erilaista tiimiläistä, jotka tuovat hyvää lisähaastetta ryhmätilanteisiin ja antavat fasilitoijalle oppeja, jotka kantavat pitkälle elämässä. Tähän aiheeseen syvällisemmin paneuduttua ymmärsin, kuinka tärkeä ja arvostettava taito fasilitointi on ja kuinka laajasti sitä pystyy toteuttamaan erilaisissa tilaisuuksissa.

Tässä esseessä kirjoitin siitä, kuinka pajan suunnittelu pitäisi miettiä laajempana kokonaisuutena, joka myös muovaa meidän arkeamme ja tekemistä. Tämän tekstin innoittamana aloin pohtimaan enemmän pajavihkon olemassaoloa ja sitä, kuinka paljon se pystyisi olemaan tiimin tukena oppimisessa. Annan jatkossa pajavihkolle isompaa arvostusta ja käytän sen hyödyn.

Loppukiteytyksenä voisin todeta, että pajan suunnittelulla ja pajan vetäjän motivaatiolla aiheeseen on suuri vaikutus. Työkaluja ja erilaisia menetelmiä on netti täynnä, kun vaan jaksaa tutustua ja hyödyntää niitä pajoissa. Vaikka pajat ovat pyhiä ja niillä on omat sääntönsä, voi fasilitoija omalla luovuudellaan tehdä mitä ikimuistoisimman oppimisympäristön!

 

 

Tässä esseessä on käytetty seuraavia lähteitä:

 

Sipponen-Damonte, M. 2020. Varmuutta fasilitointiin. Helsinki: Alma Talent.

 

Ideapakka.fi. 7.12.2021. Mitä fasilitointi on? Verkkosivut. Viitattu 6.2.2024.

https://ideapakka.fi/blogi/mita-fasilitointi-on/.

 

Ideapakka.fi. 20.8.2023. Ideaperjantai: kuusi hattua. Verkkosivut. Viitattu 6.2.2024.

https://ideapakka.fi/blogi/perjantai-idea-kuusi-hattua/

Kommentoi