Olen ollut tuottamassa tapahtumaa, jossa olen kokenut aivan järkyttävän määrän kipupisteitä ja miljoonia ajatuksia ja tunteita samaan aikaan. Olen kokenut myös roolini ja osallistumiseni erittäin vaihtelevana. Tämä on järkyttävän hyvä paikka kokeilla ja oppia. Suurin kipupiste on ollut häpeän ja oman ”ammattiosaamisen” yhdistäminen ja ymmärrys.

Proakatemialla saa paljon osaamista monista eri osa-alueista, markkinoinnista, myynnistä, taloudesta, asiakkaista ja niin edelleen. Tapahtumatuotanto on kiinnostanut minua jo pitkään, ja se on minusta älyttömän mielenkiintoinen paketti, jonka kokonaiskuva kattaa todella konkreettisesti ja näkyvästi jokaisen osa-alueen. Se herättää pelkoa ja jännitystä samaan aikaan ja pala palalta kaikki kulminoituu yhteen.

Ulkopuolisen projektin aikana olen oppinut ihan suunnattomasti asioita, joiden on oltava selvillä ja jokaisen tiimiläisen tiedossa, jotta asiat menevät mallikkaasti eteenpäin. Tässä on toki myös se haaste, että olen ”hypännyt” kesken kaiken projektitiimiin mukaan. Joten saan opit ja kopit myös siitä näkökulmasta.

Projekti on tapahtuma, joka on kuin suuri rakkaus ja erittäin inspiroiva. Se antaa ihmisille älyttömän paljon ja toimii monelle voimavarana, sekä oman luovan itsensä synnytyspaikkana. Minulle on suuri kunnia olla mukana kyseisessä projektissa.

Esimotorolaan asettamani kiinnostuksenkohteet, joista muodostin tavoitteita:

Mitä voimme tehdä nyt, jotta asiat sujuisivat paremmin ensi vuonna?

Mitä kulissien takana tapahtuu

Prosessit ja tiimin rakentaminen

Viestintä, tapa toimia

Kehitys, kasvu ja sen huomioiminen

Budjetointi

Kuinka arvot näkyvät projektissa

Yhteisön merkitys, näkyvyys itse tapahtumassa. Miten sitä rakennetaan?

Asiakaspolku, sen kehittäminen

Omat tiimityöskentelytaidot, ihmisten lukeminen

Markkinointi, seuranta/data, hyödyntäminen

Priorisointi

Vastuun otto ja kanto

Etätyöskentelytaidot

Tapa työskennellä, spontaanius

Monta remonttia samaan aikaan

Ennen tapahtumaa tulee listata mitä tapahtumassa tapahtuu, mitä kaikkea tapahtuma velvoittaa. Budjetoida joka ikinen palanen ja palkkakulu. Tämä ei todellakaan ole itsestäänselvyys, sen jälkeen vasta hinnoitellaan liput. Koska liput ovat suurin tulonlähde.

Nykypäivänä sosiaalisella medialla on järkyttävän suuri voima. Se, miten sitä hyödynnetään, on eri asia. Sitä voi joko tehdä sen takia koska ”täytyy”, tai tehdä siitä oikeasti kauniin, puoleensavetävän ja toimivan ja mitattavan. Hyvä kysymys on myös se, että kenelle esim. Instagramissa tuotetaan materiaalia? Pidetäänkö nykyiset asiakkaat tyytyväisinä, vai yritetäänkö saada lisää uusia asiakkaita? Tämä puolestaan luo jatkumoa sille, mitä voimme tarjota mahdollisille yhteistyökumppaneille. Jos sosiaalisen median dataa ei seurata tai tulkita mitenkään, niin lupaus somejulkaisusta yhteistyökumppanille on lähestulkoon arvoton. Pyörä pyörii kovaa ja jokaisella osa-alueella on suuri merkitys.

”Meillä on markkinointi kunnossa.”, ”Meillä on jo näkyvyyttä.”
Mikä meni vikaan? Eivätkö arvomme kohtaakaan? Oliko hintalappu liian pieni? Ymmärsitkö viestini oikein ja osoitinko tarpeeksi kiinnostusta juuri teidän yritystä kohtaan?
Asia joka on myös tärkeä ja tulee huomioida, on oman asiakaskunnan tutkiminen. Jaammeko yhteistyökumppanin kanssa samat asiakkaat?
Mitä arvoa yhteistyö oikeasti luo yhteistyökumppanille, miten se myydään ja sanoitetaan ja voiko sitä mitata. Näkökulmia ja mahdollisuuksia tulee toden teolla miettiä yksitellen per mahdollinen yhteistyökumppani.

”Hei toi vois olla kiva, soitetaan niille!”
Yhteistyökumppanit puolestaan aistivat sen, ettemme ole aina osanneet hinnoitella omaa työtämme tai tapahtuman arvoa. Tiedämme nyt rahasumman minkä tarvitsemme, ja ylipäätään sen, että mielummin teemme rahallisia yhteistyösopimuksia, kuin tuotteisiin pohjautuvia.
Yhteistyökumppaneille tulee tehdä selväksi mitä me heiltä haluamme, ja miksi. Mitä tapahtumamme tarjoaa ulkopuoliselle yritykselle, mikä sopimus palvelee kumpaakin osapuolta?

WOW.

Koin olevani järkyttävässä ristiriidassa jatkuvasti, koska arvostan tapahtumaa ja työtä mitä sen eteen on nähty vuosien ajan! Olin niin otettu, kun sain olla osa projektitiimiä. Kuitenkin näin monessa asiassa todella paljon myös kehityskohtia. Koitin muistuttaa itselleni, että ei se ole paha asia, vaan todella arvokasta.

Rakasta ja niin merkittävää tapahtumaa on ihana luoda ja olla toteuttamassa. Tapahtuma kasvaa vuosi vuodelta, ja nyt työn hinnoittelu ja ”virallisuus” olivat todella läsnä työnteossa. Näin ainakin itse koin ja kaipasin todella paljon selkeyttä ja turvaa. Kuinka tapahtuman arvoa mitataan, jos rahaan liittyy oletuksia ja tunnelukkoja. Ei sillä, että itse olsin sen kanssa ammattilainien. Jos rahaa ei uskalla pyytää, niin ei sitä myöskään tule. Karu fakta on että kenellekään ei riitä pelkkä asiakkaan hymy palkaksi.

Note for self: Sinun unelmaprojekti ei ole kenenkään muun unelmaprojekti. Ristiriidat, epäselkeys ja oma rohkeuteni ovat herättäneet minussa raivoa ja empatiaa, vuorotellen.

Tästä voimme siirtyä motivaatioon, mikä on vaihdellut itselläni suuresti. Aikoja, jolloin teen paljon ja otan lisähommia, aikoja jolloin en tee viikkoihin mitään, koska ei ketään kiinnosta. Huolehdin siis ensi kerralla näistä vielä paremmin (eivät tärkeysjärjestyksessä):

1. Omat tavoitteet, MIKSI ja motivaatio. Mitä haluan oppia. Muistuta itseäsi niistä. Lista ei saa olla liian pitkä ja laaja.
2. Määritä oma rooli ja vastuualue. Paljon laitan tähän aikaa.
3. Mitä minulle maksetaan tästä?
4. Tavoitteet ja seuranta. Missä mennään? Kenelle olen vastuussa? Etenevätkö asiat?
5. Muista huomioida ja tsempata muita! Etätyö jos jokin vaatii sparrausta.
6. Muista pyytää apua!
7. Osaa sanoa ei!
8. Panosta sisäiseen viestintään.
9. Jatkuvan palautteen vastaanottaminen ja antaminen

Yritin myös laittaa itseäni laatikkoon. Moni muu projektitiimissä on hyvin spontaani ja vielä luovemmasta päästä, joten koin hyvin luonnollisena ottaa vähän rationaalisemman roolin, olin alussa se järjen ääni. Sain suurta arvostusta siitä ja palautetta että sitä ääntä kyseinen projektitiimi nimenomaan tarvitsee. Tarkoituksenani oli myös olla apuna isojen päätösten teossa ja alkaa kehittämään järkevämpää budjetointia, joka onnistui ihan hyvin.

On vaikeaa myöntää itselleen, että sitä on ihan hyvä asioissaan minkä parissa työskentelee. Välillä minulla on ollut tapana ottaa liikaa hommia, joille ei ole sitten ollut tarpeeksi aikaa perehtyä kunnolla. Suurta armollisuutta on pitänyt opetella projektia ja projektitiimiä kohtaan. Meillä jokaisella ja itse tapahtumalla on omat prosessimme, joita käymme läpi ja elämme. Asiat ovat jatkuvasti menossa parempaan, tuottavampaan ja merkityksellisempään suuntaan. Koko tapahtumaa ei voi muuttaa yhdellä kerralla.

Ja koko tapahtuma perustui luovuuteen ja flowhun. Nämä piirteet näkyivät vahvasti myös projektitiimissä, jota kerta kaikkiaan rakastin ja ihailin, mutta myös melkein vihasin joinakin päivinä. Sinne kaivattiin järjen ääntä ja parempaa johtajuusoppia, mutta koin roolini silti aivan liian sekavaksi ja suureksi.

Koen olevani epäonnistunut, koska en saanut luotua selkeyttä tai ohjattua omaa työskentelyä tarpeeksi. Koen olevani myös hyvin onnistunut, koska opin paljon johtajuudesta, tapahtumatuotannosta, inhimillisyydestä ja rajoista. Koin paljon epävarmuutta, joukkoon kuulumista, turhautumista, iloa, tahdonvoimaa, inspiraatiota. On vaikeaa erottaa pelon ja sydämen ääni. Mikä on oikea ratkaisu?

Mutta asiat eivät koskaan ole niin mustavalkoisia. Epäonnistumisen vastakohta ei ole onnistuminen. En vieläkään osaa sanoa varmaksi teinkö keväällä oikea päätöksen erotessani tiimistä. Mutta sen tiedän, että paikkani ei ollut siellä ainakaan nyt. Rintaa riipii tasapainon hakuisuus. Kaikesta työstä pitää maksaa ja oma arvo täytyy tunnistaa, mutta on myös niitä tilanteita, kun toimitaan yhteisen hyvän vuoksi ja projektista poikii rahan sijasta/lisäksi paljon muuta merkityksellistä. Tässä projektissa nämä aspektit olivat haastavaa saada kulkemaan käsi kädessä. Oliko se liikaa vaadittu?

Kuitenkin olen erittäin kiitollinen koko projektista ja koen että päädyimme juuri siihen lopputulokseen, niin kuin oli tarkoituskin. On monia asioita missä onnistuin hyvin ja monia asioita mitä minun tulee parantaa. Katsotaan mitä tulevaisuus tuo tullessaan.

Aamen selkeydelle, luovuudelle, vuorovaikutukselle, inhimillisyydelle ja työn tekemiselle!

Kiitos ihanalle projektille. Ja kiitos Apajalle tuesta ja ymmärryksestä.

Onko sinulla ollut yhtä vaikeita paikkoja tehdä ratkaisua jatkamisen ja lopetuksen suhteen?