Blogiessee kirjoitettu Kajon blogia varten https://www.kajoprojektit.fi/blogi/

Hyvän projektin elementit

Proakatemian marraskuun Prosemmassa pääsimme kuuntelemaan vuonna 2014 valmistuneen alumnin Joonas Inhan ajatuksia Projektijohtamisesta. Prosemman aihe oli mielestäni erittäin mielenkiintoinen sekä hyödyllinen yrityksellemme, sillä liiketoimintamme muodostuu erilaisista lyhyempi- ja pidempikestoisista projekteista.

Joonaksen mukaan, projektilla on alku ja loppu sekä syy olla olemassa. Hän kuvaili aihetta todella hyvin sanoilla ”Projekti on liikkuvaan maaliin ampumista, se muuttuu”. Projektissa oleellista on tiimin osaamisen esiin nostaminen ja kehittäminen. On tärkeätä, että projektin taustalla on kiinnostus tehtävää asiaa kohtaan, sekä halu oppia. Yhtä merkityksellistä on omien heikkouksien myöntäminen sen sijaan, että väittäisi olevansa hyvä asiassa, josta todellisuudessa ei omaa taitoja. On hyvä muistaa, että kaikki eivät osaa kaikkea.

Projektin suunnittelu- ja käynnistysvaiheessa tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:

• Resurssien kartoitus
• Aikataulu
• Budjetti
• Viestintä
• Riskien kartoitus
• Tavoite ja suunta
• Tehtävien jakaminen

Hyvä resurssi voi kasvaa moninkertaiseksi, kun sitä johdetaan oikein. Aikataulua ei kannata hakata kiveen, se tarkentuu projektin edetessä. Budjettiin voidaan vaikuttaa ja se kannattaa suunnitella hyvin. Viestinnästä Joonas mainitsi, että ”jos yksi asia on sellainen, johon koko projekti kaatuu, se asia on viestintä.”

Viestinnässä korostuu etenkin projektipäällikön kyky jakaa tietoa. Se saattaa helposti unohtua, jos ajatellaan projektin olevan ”nopea rykäisy”. Viestinnällä voidaan vaikuttaa projektitiimiin. Projektipäällikön on hyvä pohtia miten ottaa tiimi haltuun sekä osoittaa mielenkiintoa tiimin jäseniä kohtaan. Projektipäällikön vastuulla on antaa työkalut viestinnälle.

Pitää kuitenkin muistaa, että viestinnän jakaminen on koko projektitiimin vastuulla. Kyse on siitä, kuinka monta kisaa koko tiimi voittaa, yksilön sijaan. Oman avun tarjoaminen on tärkeätä silloin, jos tietää miten jonkin asian voisi tehdä paremmin. Avun antaminen ei ole koskaan keneltäkään pois, etenkään antajalta itseltään. Viestinnästä kannattaa muistaa se, että se menee molempiin suuntiin.

Tavoitteesta ja suunnasta Joonas nosti esille sen, että projektille pitää määrittää projektipäällikkö. Omaan kokemukseensa pohjaten, hän ei suosittele valitsemaan projektille kahta projektipäällikköä. Työskentely voi olla haastavaa silloin, kun johtoasemassa olevien henkilöiden tavoitteet eivät kohtaa.

Projektin etenemisen aikana muistettavia asioita ovat:

• Viestintä
• Koonti
• Tuki ja motivointi
• Resurssien ohjaus
• Muutosjohtaminen
• Budjetti
• Aikataulu

Projektin edetessä on välttämätöntä muistaa omat heikkoudet. Joonaksen mukaan, hänen oma heikkoutensa on aikataulu. Hänellä on usein tapana odotella erilaisia takarajoja sillä mentaliteetilla, että ”vielä ehtii” ja siitä johtuen joidenkin asioiden teko jää viimeiseen hetkeen.

Hän myös tarkentaa, että aikataulu on oleellinen asia projektin käynnistys- ja toteutusvaiheessa, sitä tulee kunnioittaa.

”Projekti on budjetin ja aikataulun määrittämisen jälkeen ihmisten johtamista.” -Joonas Inha.

Projektin päätösvaiheessa on hyvä muistaa seuraavat asiat:

• Analyysi
• Viestintä
• Palaute
• Dokumentointi

Projektin päätösvaiheessa korostuu etenkin palautteen merkitys. Palaute on kehittymisen kannalta tärkeä työkalu. Sen sisältöä on hyvä miettiä, sillä Joonaksen mukaan palautteen voi ja se kannattaa rakentaa positiivisen kautta. Dokumentointi on myös tärkeä asia projektin päätösvaiheessa. Se monesti jää, jos ei tiedä miksi se tulisi tehdä. Se on hyödyllistä mm. siksi, että sitä kautta jaetaan tietoa esimerkiksi projektin seuraajalle.

Viestintä kulkee mukana jokaisessa projektin vaiheessa. Projektin päätöksen hetkellä on hyvä pohtia sitä, miten tuloksista viestitään ja mitkä asiat tuodaan esille.

Joonas suosittelee pitämään mielessä projektijohtamisesta nämä asiat:

• Viestintä ja neuvottelutaito

Neuvotteluissa kaikki voittaa.

• Budjetti ja resurssit

Budjettia suunnitellessa kannattaa miettiä sitä, mitä projektissa tehdään.

• Tavoite ja suunta

Kun projektilla on kirkas tavoite ja se osataan viestiä, päästään pitkälle. Sen lisäksi kaikki projektitiimistä allekirjoittajat projektin suunnan.

• Ihmisten johtaminen

Projektipäällikkö auttaa tiimiä kiipeämään tikkaita kohti yhteistä tavoitetta. Hän tukee, auttaa ja kuuntelee tiimiä.

• Oppiminen

Ei pidä hävetä sitä, jos ei onnistu. Myönnä se ja lähde tekemään paremmin. Tekemisessä kuin tekemisessä kannattaa muistaa jatkuva oppiminen. Harva ihminen on koskaan valmis, aina voi oppia uutta, etenkin itsestään. Myönnä rehellisesti itsellesi se, jos olet tehnyt virheen.

Muista se ”miksi” projektia tehdään. Se toimii liimana, jolla ihmiset saadaan pysymään yhdessä vaikeinakin aikoina.