Aina sä olet vi**u myöhässä / palautteen annon 101

Johdanto

Palautteen antaminen on tärkeä viestinnän muoto, joka vaikuttaa merkittävästi ihmisen oppimiseen, kehittymiseen ja suoritukseen. Hyvin annettu palaute on voimakas työkalu kannustamisessa, ohjauksessa ja itsensä kehittämisessä. Huonosti annettu palaute saattaa vahingoittaa motivaatiota ja itsetuntoa.

Hyvässä palautteessa ei ole kyse pelkästään tiimijäsenen viestinnän taidonnäytteestä, vaan taitava tiimijäsen osaa antaa palautetta siten, että se käynnistää ja vahvistaa palautteen saajan sisäistä palautetta eli henkilö lähtee pohtimaan omaa toimintaansa.

Palaute on organisaation yksi tärkeimmistä työvälineistä. Sen avulla korjataan ongelmia, kannustetaan, motivoidaan ja arvioidaan työntekijöitä. Jokainen organisaation työntekijä toivoo saavansa esimieheltään sekä positiivista että kehittävää palautetta. (Kupias ym. 2011, 16–18)

Tässä esseessä tarkastelemme Markus Vehmaksen, Otto Nilssonin ja Sipari Samin kanssa palautteen antamisen merkitystä, sen vaikutusta yksilöihin ja työorganisaatioihin, kuten Hurmokseen. Parhaita käytäntöjä rakentavan ja tehokkaan palautteen antamiseen.

Palautteenannon tärkeys

Miksi palautetta annetaan tai miksi sitä pitäisi antaa? Palautteenannan päämotivaationa pitäisi olla onnistumisen tukeminen ja kehittäminen. Palaute on myös olennainen osa oppimista. Se tarjoaa mahdollisuuden ymmärtää omia vahvuuksia ja kehityskohteita sekä saada ulkopuolista näkökulmaa omiin suorituksiin. Rakentava palaute voi rohkaista yksilöitä parantamaan taitojaan, korjaamaan virheitään ja kehittämään itseään sekä ammatillisesti että henkilökohtaisesti. Palaute voi myös lisätä motivaatiota ja sitoutumista tavoitteisiin, kun palautteen saaja kokee, että hänen ponnistelunsa huomioidaan ja tekemisiä arvostetaan.

Palautteen antamisessa on tärkeä ymmärtää, miten antaa rakentavaa, hyödyllistä ja kehittävää palautetta. Tehokkaaseen palautteeseen kuuluu spesifisiä, havainnollistavia rakenteita yksilön tekemästä suoritteesta. Palautteen tulisi keskittyä tarkasti tiettyihin tekijöihin tai toimintoihin, jotta vastaanottaja ymmärtää mitä häneltä odotetaan. Tärkeää on myös, että palaute annetaan ajallaan, ei liian myöhään, jotta se olisi vielä merkityksellistä vastaanottajalle.

Kasvatuspsykologian professori Kirsti Lonka – joka on ehdottanut, että käyttäisimme palautteen sijaan termiä ediste – korostaa palautteen merkitystä oppimista eteenpäin työntävänä voimana. (Lonka 2014, 53) Sillä palautteen tärkein ja perimmäinen syy on juuri toisen edistäminen. ”Perinteisesti palaute nähdään enemmän ylhäältä annettuna kritiikkinä kuin ihmisen oman toimijuuden ja oivalluksen voimistajana. Sosiaalinen tuki sekä rakentava ja oikein kohdistettu palaute voivat auttaa ylittämään itsensä ja saamaan käyttöönsä sellaisia voimavaroja, joita hän ei edes aavistanut omaavansa.” (Lonka 2014, 53)

Palautteenannon haasteet

Yksi suurimmista haasteita on palautteen antamisen tapa. On tärkeää välittää palaute rakentavasti ja positiivisesti, mutta samalla rehellisesti. Tunteiden säätely ja oikea sävyn löytäminen voivat olla vaikeaa, varsinkin jos annettava palaute on kriittistä tai herkkää aihetta koskevaa.

Toinen haaste liittyy vahvasti vastaanottajan reaktioihin ja mielentilaan. Palautteen vastaanottajalla voi olla erilaisia odotuksia ja tunnetiloja, jotka vaikuttavat, miten palaute otetaan vastaan. Kriittinen palaute voi aiheuttaa puolustusreaktion tai loukkaantumisen, mikä vaikeuttaa palautteen hyödyntämisen kehityksen kannalta.

Konteksti ja ympäristö voivat muodostaa haasteen palautteen antamisessa. Epäasianamukainen ympäristö tai väärä ajoitus voi heikentää palautteen vaikutusta ja tehokkuutta. Tärkeää on myös ottaa huomioon mahdolliset kulttuurilliset erot ja viestintätavat.

Palautteen vastaanottamiseen vaikuttaa suuresti, palautteen antajan omat taidot sekä kyvyt. On vaikeaa antaa rakentavaa palautetta, joka on selkeää, konkreettista ja hyödyllistä vastaanottajalle. Palautteen antaja täytyy olla tietoinen omasta viestinnästään ja kehittää kykyään antaa palautetta, joka tukee vastaanottajan kasvua, kehitystä ja oppimista.

Duunitori.fi oli kerännyt kymmenen tärkeää asiaa myönteisen ja kriittisen palautteen annosta, jotka ovat hyvä muistaa, kun lähtee kehittämään, palautteen avulla.

”Näin annat myönteistä palautetta

Myönteinen palaute kohdistuu tavallisesti ihmisen kykyihin, ominaisuuksiin, persoonallisuuteen tai onnistumisiin. Myönteinen palaute voidaan myös yleensä antaa muiden ihmisten kuullen, ja sen tavoitteena on motivointi ja hyvien toimintatapojen ylläpitäminen.

10 tärkeintä asiaa myönteisen palautteen antamisessa:

1. Reagoi nopeasti – anna palautetta heti, kun näet siihen aihetta
2. Ole mahdollisimman konkreettinen ja kerro, miksi asia oli tärkeää
3. Esitä toiveesi jatkosta
4. Ole henkilökohtainen
5. Keskity positiiviseen
6. Hymyile ja ole aito
7. Vältä superlatiiveja
8. Suhteuta palaute tekoon
9. Huomioi vastaanottaja
10. Kiinnitä huomio kasvukohtiin” (duunitori.fi)

”Näin annat rakentavaa kriittistä palautetta

Rakentava kriittinen palaute kohdistuu aina käyttäytymiseen, kun taas kielteinen palaute kohdistuu persoonaan.

Rakentava palaute antaa kuulijalleen mahdollisuuden vaikuttaa omaan käyttäytymiseensä ja toimintaansa. Tällaisen palautteen tavoitteena on ennen kaikkea oppiminen ja virheen korjaaminen.

10 tärkeintä asiaa rakentavan kriittisen palautteen antamisessa:

1. Esitä palaute aina kahden kesken henkilölle, jota se koskee – ei muille
2. Älä vertaa vastaanottajan käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen
3. Esitä palaute heti, kun siihen tarjoutuu sopiva tilaisuus
4. Anna palautetta vain sellaisesta, mihin toinen voi vaikuttaa
5. Älä varoita etukäteen
6. Älä pyydä anteeksi oikeutettua palautetta
7. Vältä ironiaa ja sarkasmia
8. Anna palautetta vain sellaisesta, jota voit aisteillasi havaita
9. Vältä sanoja ”aina” ja ” ei koskaan”
10. Muista myös kiittää” (duunitori.fi)

Palautteenanto Hurmoksessa

Hurmoksessa on tällä hetkellä keskeisenä ongelmana palautteenanto ja sen vastaanottaminen. Hurmoksessa annetaan yleisesti liian vähän palautetta ja silloin kun sitä annetaan, se tulee usein väärällä tavalla. Hurmoksessa on myös ollut ongelmia palautteen vastaanottamisen kanssa. Yksi iso ongelma on se, että palautetta ei anneta heti kun ilmenee joku asia, josta sitä voisi antaa. On huono odottaa liian pitkään palautteen antamisen kanssa, sillä se voi joko unohtua tai paisua liian suureksi palautteen antajan päässä. Tiimissä annetaan myös liikaa negatiivista palautetta toisille kaikkien edessä, tämä saa usein palautteen vastaanottajalle hyökätyn tai jopa nöyryytetyn olon. Hurmoksessa on osittain vanhanaikainen tapa arvioida työntekijöitään, sillä tiimiläisiä arvioidaan hyvin paljon akatemialla vietetyn ajan määrällä. Hurmos arvostaa organisaationa sitä, että työntekijä on fyysisesti paikalla paljon, vaikka työpanos tai laatu voi olla vähäistä. (Tuominen, 2020)

Palautteen vastaanottamisessa on myös ongelmia Hurmoksessa. Tiimiläisillä on vaikeuksia erottaa, että rakentava palaute ei kohdistu heihin itseensä ihmisenä, vaan tiettyyn toimintatapaan mihin kaivattaisiin muutosta. Näissä tilanteissa ihminen ottaa helposti palautteen henkilökohtaisesti. Palautetta saadessa tulisi pohtia, miten lähtee kehittämään toimintaansa palautteen avulla. Hurmoksessa on tämän kanssa olut ongelmia. Palaute saatetaan ottaa vain valittamisena, eikä aleta pohtimaan onko siinä perää.

Olemme pitäneet Hurmoksessa palautepajoja. Pajoissa olemme pyrkineet harjoittelemaan hyviä tapoja antaa palautettu, sekä myös antaneet rakentavaa ja positiivista palautetta toisillemme. Palautepajassa tuli paljon suoraa palautetta ja kehitettävää kaikille.  Käytimme palautepajassa vyöhyketeoriaa. Arvioimme mihin vyöhykkeille jokainen hurmoslainen sijoittuu tiimiin sisällä ja annoimme sen pohjalta palautetta.

Palautteen Vaikutus Motivaatioon

Palautteenanto on olennainen osa työympäristöä, ja sillä on merkittävä vaikutus työntekijöiden motivaatioon. Positiivinen palaute vahvistaa työntekijöiden itsetuntoa ja tunnetta siitä, että heidän panoksensa arvostetaan. Tämä lisää motivaatiota sitoutua työhön ja pyrkiä saavuttamaan asetetut tavoitteet.

Toisaalta rakentava palaute tarjoaa mahdollisuuden oppia ja kehittyä. Kun työntekijä saa selkeää ja rakentavaa palautetta, hän voi ymmärtää vahvuutensa ja kehityskohteensa paremmin. Tämä tietoisuus motivoi työntekijää parantamaan suoritustaan ja kasvattamaan osaamistaan.

Toisaalta, jos palaute on pääasiassa negatiivista tai puuttuu kokonaan, se voi heikentää työntekijöiden motivaatiota. Ilman palautetta työntekijät voivat tuntea olonsa epävarmaksi ja epätietoiseksi siitä, ovatko he tehneet työnsä hyvin vai ei. Tämä voi johtaa välinpitämättömyyteen ja vähenneeseen sitoutumiseen.

Yhteenvetona voi todeta, että tehokas ja tasapainoinen palautteenanto on tapa pitää työntekijöiden motivaatio korkealla. Se luo positiivisen ilmapiirin, tukee kehitystä ja auttaa yksilöitä tuntemaan, että heidän työllään on merkitystä yrityksessä. (Chat GPT)

Palautteen vastaanottaminen

TEDx Talks videossa nimeltä Process feedback with a strainer, not a sponge, Shanita Williams käsittelee palautteen vastaanottoa. Tässä muutama asia mikä nousi esiin videolla:

• Palautetta on kaikkialla
• Palaute on mielenkiitoinen aihe, koska sinulla ei ole mitään kontrollia siitä, kuka sen antaa, missä se annetaan, koska se annetaan tai miten se annetaan.
• Aina ohjeistetaan sanomaan, kiitos palautteestasi, mutta kuinka moni on oikeasti sitä mieltä?
• Palautteen vastaanotto on sitä, mitä toinen sanoo sinulle, mutta palauteen käsitteleminen on sitä, mitä itse sanot itsellesi.
• Kyselyn mukaan, palautteesta saatu paha olo johtuu 20 % siitä, mitä sinulle on sanottu ja 80 % siitä, mitä olet itse päätellyt palautteen pohjalta.
• Shanita jakaa palautteen käsittelyn kahteen eri malliin. Pesusieni: Otat kaiken palautteen itseesi ja alat vellomaan epätoivossa ja itsesäälissä. “Olenko ikinä tarpeeksi”?
• Toinen malli on siivilä. Siinä tärkeintä on unohtaa miten ja koska palaute tuli ja keskittyä siihen sisältöön. Vasta sen jälkeen voit ymmärtää palautteen kunnolla. Malli kantaa nimeä siivilä, koska kaikki palaute tulisi kuunnella, mutta kaiken kanssa ei tarvitse olla samaa mieltä. Näin voit itse karsia välistä ylimääräiset sanat ja pitää vain palautteen tuoman opin itselläsi.

“Thanks for the Feedback: Palautteen Vastaanottamisen Tiede ja Taide” Douglas Stonen ja Sheila Heenin kirjoittamana on kiehtova tutkielma palautteen vastaanottamiseen liittyvistä monimutkaisista dynamiikoista ja sen syvällisestä vaikutuksesta henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen. Kirjan kirjoittajat, jotka ovat osa Harvardin neuvotteluprojektia, syventyvät palautteen vastaanottamisen taitoon tarjoten arvokkaita oivalluksia ja käytännön strategioita niille, jotka haluavat parantaa kykyään käsitellä palautetta tehokkaasti.

Kirja alkaa tunnustamalla haasteet, joita liittyy palautteen vastaanottamiseen, korostaen sen usein monimutkaista ja tunteisiin liittyvää luonnetta. Stone ja Heen väittävät, että erilaisten palautetyyppien – arvostuksen, valmennuksen ja arvioinnin – ymmärtäminen on keskeistä niille, jotka pyrkivät onnistuneesti navigoimaan palautetilanteissa. Määrittelemällä nämä erilaiset palautetyypit kirjoittajat tarjoavat lukijoille hienovaraisen kehyksen, jonka avulla he voivat tulkita ja reagoida palautteeseen taitavammin.

Yksi kirjan keskeisistä vahvuuksista piilee sen tutkimuksessa palautteen vastaanottamisen psykologisista ja emotionaalisista näkökulmista. Stone ja Heen syventyvät ihmisen luontaisiin reaktioihin palautteeseen, tunnustaen, että yksilöt usein kamppailevat emotionaalisilla reaktioilla, kuten puolustuksella tai riittämättömyyden tunteilla. Korostamalla näitä yleisiä emotionaalisia reaktioita kirjoittajat antavat lukijoille mahdollisuuden tunnistaa ja hallita tunnereaktioitaan, luoden näin rakentavamman ja kasvuhakuisemman asenteen palautteen vastaanottamiseen.

Kirja esittelee myös käsitteen “laukaiseva tapahtuma” – emotionaalinen ja usein automaattinen reaktio palautteeseen. Oman laukaisevan tapahtuman tunnistaminen on palautteen vastaanoton kannalta keskeistä. Stone ja Heen väittävät, että laukaisevien tapahtumien tunnistaminen ja ymmärtäminen auttavat yksilöitä saavuttamaan paremman hallinnan emotionaalisista reaktioistaan ja osallistumaan tuottavampiin keskusteluihin palautteesta.

Kirja korostaa myös kasvumielentilan tärkeyttä palautteen suhteen. Palautteen omaksuminen oppimisen ja kehittymisen mahdollisuutena, sen sijaan että nähtäisiin uhkana itsetunnolle, on keskeinen teema. Stone ja Heen tarjoavat käytännön työkaluja ja tekniikoita auttamaan yksilöitä muuttamaan asenteitaan, kannustaen heitä näkemään palautteen olennaisena osana matkaa kohti henkilökohtaista ja ammatillista kehitystä.

Kirjoittajat tuovat teokseensa runsaasti todellisia esimerkkejä ja tapaustutkimuksia, mikä tekee kirjasta erittäin helposti lähestyttävän ja sovellettavan erilaisiin elämäntilanteisiin. Yhdistämällä teoriaa ja käytännön neuvoja Stone ja Heen luovat kattavan oppaan, joka puhuttelee niin niitä, jotka hakevat henkilökohtaista kasvua kuin ammattilaisia, jotka pyrkivät parantamaan johtamis- ja viestintätaitojaan.

Yhteenvetona “Thanks for the Feedback” on ajatuksia herättävä ja oivaltava resurssi kaikille, jotka haluavat hallita taitavasti palautteen vastaanottamisen taitoa. Stonen ja Heenin asiantuntemus Harvardin neuvotteluprojektista yhdistettynä heidän helposti lähestyttävään kirjoitustyyliinsä tekee tästä kirjasta korvaamattoman oppaan niin yksilöille kuin ammattilaisillekin. Olitpa sitten työelämässä, opiskelussa tai henkilökohtaisissa suhteissa, tämän kirjan jakama viisaus tarjoaa kartan muuttamaan palautteen katalyytiksi positiiviselle muutokselle ja jatkuvalle kehitykselle.

Radikaali rehellisyys

“Radikaali rehellisyys” on lähestymistapa palautteen antamiseen ja vuorovaikutukseen, joka korostaa suoraa ja vilpitöntä kommunikaatiota samalla, kun ylläpidetään huolenpitoa ja empatiaa. Kirjan “Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity” kirjoittaja Kim Scott esittelee tämän käsitteen tarjoten käytännön näkökulmia ja tehokkaita strategioita, joita voidaan soveltaa monenlaisissa organisaatioissa. Radikaali rehellisyys pyrkii luomaan tasapainon suoran palautteen ja huolenpidon välillä. Scott korostaa, että tehokas palautteenanto vaatii sekä avoimuutta että välittämistä. Kirjassa annetaan esimerkkejä ja tarinoita, jotka havainnollistavat, miten tällainen tasapaino voi johtaa avoimeen ilmapiiriin, jossa työntekijät voivat kehittyä ja organisaatio voi menestyä. (Stone, D. & Sheila, H. 2014.)

Tärkeä osa radikaalia rehellisyyttä on kyky antaa palautetta suoraan ja selkeästi ilman pelkoa tai hämmennystä. Scott tarjoaa käytännön työkaluja ja neuvoja, jotka auttavat palautteen antajaa ilmaisemaan itseään avoimesti ja rakentavasti. Tämä näkökulma on erityisen hyödyllinen johtajille, jotka haluavat olla vaikuttavia ja samalla ylläpitää inhimillisyyttään. Kim Scottin “Radical Candor” antaa lukijalle syvällisen ymmärryksen siitä, miten rehellinen ja välittävä palautteenanto voi vaikuttaa organisaation dynamiikkaan ja työympäristöön. Se innostaa lukijoita kehittämään taitojaan palautteen antamisessa ja edistää vuorovaikutusta, joka perustuu avoimuuteen ja kasvuun. Radikaali rehellisyys ei ole pelkästään tehokas johtamisen työkalu, vaan se myös rakentaa luottamusta ja vahvistaa organisaation yhteisöllisyyttä. (Stone, D. & Sheila, H. 2014.)

Miten reflektoida saatua palautetta

On monia tapoja käsitellä ja vastaanottaa palautetta. Jokainen ihminen reagoi palautteeseen eri tavalla. Palautetta annetaan, jotta voimme kehittyä asioissa, joissa kehitystä tarvitaan. Palautetta ei tulisi ottaa henkilökohtaisesti. On palautteenantajan vastuulla antaa järkevää ja rakentavaa palautetta. On taas palautteen vastaanottajan vastuulla pyrkiä ottamaan palaute hyvin vastaan ja pyrkiä parantamaan toimintaansa palautteen avulla. Muutamia hyviä tapoja palautteen vastaanottamiseen on:

1. Pyri kuuntelemaan palaute ja suhtautumaan tilanteeseen ilman ennakkoluuloja. Vaikka et olisi palautteen kaa samaa mieltä, voit silti saada jotain irti siitä.
2. Kysy lisäkysymyksiä, jos asioita palautteessa jää epäselväksi.
3. Erota tunteet ja faktat. Keskity faktoihin, äläkä anna tunteiden vaikuttaa tilanteeseen.
4. Sulattele saamasi palaute ja ota hetki aikaa, ennen kuin reagoit millään tapaa palautteeseen.
5. Ole armollinen itsellesi. Älä loukkaannu palautteesta ja muista, että palautteenantajalla ei ole tarkoituksena loukata sinua.
6. Pidä kirjaa saamastasi palautteesta ja pyri saamaan palautetta madollisimman monipuolisesti eri ihmisiltä. Tällä tavalla voit seurata kehitystäsi palautteen perusteella.
7. Pyri etsimään palautteesta konkreettisia kehityskohtia tai tapoja, jolla voit kehittää omaa toimintaasi ja tulostasi.
8. Riippumatta palautteen luonteesta, pyri aina kiittämään saamastasi palautteesta. Kiittämällä rakennat tervettä kulttuuria palautteenantoon.

Pohdinta

Palaute on mielenkiintoinen aihe, koska sinulla ei ole mitään kontrollia siitä, kuka sen antaa, missä se annetaan ja koska se annetaan. Palautteen vastaanottaminen ja sen käsittely on yhtä tärkeää kuin sen antaminen. Palaute on kumminkin keskeinen osa vuorovaikutusta ja kehitystä niin yksilöiden kuin organisaatioidenkin kannalta. Se vaikuttaa suoraan ihmisten oppimiseen, kehittymiseen ja suoritukseen. Oikein annetulla palautteella voit ymmärtää omia vahvuuksia ja kehityskohteita sekä saada ulkopuolisen näkökulman omaan tekemiseen.

Aiheeseen tutustuessa huomasimme kuinka tärkeää palautteen antaminen ja sen kehittäminen onkaan. Hurmoksessa olemme vielä palautteen antamisessa ja vastaanottamisessa noviiseja. Meillä on vielä ongelmia palautteen antamisessa ja vastaanottamisessa, kuten liiallisen negatiivisen palautteen antamisen, vanhentuneiden arviointitapojen ja helposti otamme kritiikin henkilökohtaisesti vaikkakin palaute on liittynyt toimintatapoihin.

Löysimme paljon kehittäviä työkaluja palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen. Pureuduimme hyvin palautteen antamisen tärkeyteen. Pohdimme myös palautteen antamisen perusteita, kuten konkretiaa, ajallista sopivuutta ja rakentavaa lähestymistapaa. Pääsimme raapaisemaan ajatusta mitä teemme väärin ja miten voimme kehittyä palautteen antamisessa. Vaatii kykyä antaa palaute oikeaan aikaan ja oikealla tavalla, vaatii uskomatonta kykyä tarkastella saatua palautetta, sinua kehittävässä, sinua ajattelevassa ja sinun eteenpäin vievässä mielessä. Tästä saamme varmasti rakennettua ylimääräisen pajan, jonka avustuksella pääsemme kehittämään omaa tärkeää työyhteisöä, Hurmosta.

Lähteet:

Chat GPT. Viitattu 6.12.2023. Tekstistä tuotettu noin 10% Chat GPT avustuksella.

Lonka, Kirsti (2014): Oivaltava oppiminen. Otava 2014.

Kupias, P., Peltola R. & Saloranta, P. 2011. Onnistu palautteessa. Helsinki: WSOY pro.

Hurmoksen palautepaja

Scott, Kim. “Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity.” St. Martin’s Press, 2017.

Stone, Douglas, ja Sheila Heen. “Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well.” Viking, 2014.

10 tapaa antaa palautetta fiksusti – vältä yleiset virheet. Verkkosivu. Viitattu 6.12.2023 https://duunitori.fi/tyoelama/palautteen-antaminen?cq_src=google_ads&cq_cmp=1684044693&cq_term=&cq_plac=&cq_net=g&cq_plt=gp&gad_source=1&gclid=EAIaIQobChMI4qD__rv6ggMVu0-RBR3k6gd2EAAYASAAEgKzFfD_BwE