1 JOHDANTO

Kolmas opiskeluvuoteni akatemialla on alkanut ja minun osaltani se on käynnistynyt Espanjan Madridissa. Pieni hengähdystauko akatemian hektisestä arjesta on tehnyt hyvää, ja olen rauhassa päässyt pysähtymään ja pohtimaan niin opiskelua akatemialla kuin tulevaisuuttakin. Olen miettinyt nyt vaihtoni aikana paljon jo tehtyjä projekteja sekä myös tulevaa projektiani, jota haluan vaihdon jälkeen lähteä toteuttamaan ennen valmistumista.

Olen kokenut, että akatemialla, ainakin meidän tiimissämme, on herkästi lähdetty tekemään projektia ilman sen tarkempaa suunnitelmaa. Erityisesti näin on tapahtunut ensimmäisten projektien kohdalla. Paljon on puhetta myös motorolasta ja siitä, kuinka erityisesti oppiin ja käytäntöön vietäviin asioihin tulisi kiinnittää huomiota. Olen kuitenkin kokenut, että se on helposti jäänyt puheen tasolle, eikä projekteissa ”tehdyt virheet” ole päätyneet oppimiskokemuksen kautta käytäntöön niin, että ne olisi osattu tarpeeksi hyvin ottaa huomioon seuraavien projektien kohdalla. Halusin kirjoittaa esseen, jossa keskityn projektin määritelmään sekä sen hallintamenetelmiin niin, että pystyn hyödyntämään niitä omassa tulevassa projektissani.

2 PROJEKTIN MÄÄRITELMÄ

Projektilla tarkoitetaan joukkoa tehtäviä, jotka on suoritettava määritellyssä ajassa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Projekti tarvitsee aina projektisuunnitelman, josta käy ilmi kaikki projektin osa-alueet. Näitä ovat mm. projektin tavoitteet, aikataulu, budjetti sekä seuranta. Projektilla on projektipäällikkö, jonka tehtävänä on johtaa projektia valvomalla projektin etenemistä sekä sen onnistunutta lopputulosta. Projektilla voi olla myös muita projektinjohtajia projektitiimissä, mutta projektipäällikkö pitää huolen projektin kokonaiskuvasta. (ProjectManager 2023.)

2.1 Projektin elinkaari, rajoitukset sekä resurssit

Projektilla on myös tietty elinkaari, joka koostuu viidestä eri vaiheesta. Nämä viisi vaihetta on edettävä alusta loppuun asti projektin onnistumisen takaamiseksi. Vaiheet ovat projektin käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta sekä projektin lopettaminen. Projekteilla on myös tiettyjä rajoitteita, joita projektin on noudatettava. Kolme tärkeintä rajoitetta projektille ovat aika, laajuus ja kustannukset. Projekti on siis saatava päätökseen määritellyssä aikataulussa, saavuttaa määritellyt tehtävät toteuttaen ne tietyllä budjetilla. Projektit tarvitsevat myös resursseja – työvoima, raaka-aineet ja laitteet auttavat projektin tavoitteiden täyttymisessä. Resurssit tarvitsevat yhtä lailla resurssisuunnitelman niiden hallitsemisen onnistumiseksi. (ProjectManager 2023.)

3 PROJEKTINHALLINTAMENETELMÄT

Projektinhallintamenetelmät auttavat työskentelemään oikein ja onnistuneesti projektin aikaansaamiseksi. Menetelmiä on erilaisia – toiset antavat tarkemmat säännöt ja toimintaohjeet työn rytmittämiseen, kun taas toiset menetelmät keskittyvät antamaan suuntaviivoja. Mitä menetelmää kannattaa käyttää riippuu täysin siitä, mikä menetelmä sopii kyseiseen projektiin kaikkein parhaiten. Voi siis olla täysin paikallaan, että eri menetelmiä myös yhdistää keskenään ja luo niistä projektiin sopivan projektimallin. (Agendium n.d.)

3.1 Projektinhallintamenetelmän valitseminen

Käyn seuraavaksi läpi kuusi eri projektinhallintamenetelmät sekä niiden perusideat. On kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään seuraavia asioita sekä pitää ne mielessä menetelmää valitessa. Nämä asiat ovat:

• Projektin koko
• Projektin tavoitteet
• Projektin rajoitteet
• Sidosryhmät
• Riskit

(Agendium n.d.)

3.2 Vesiputousmalli (Waterfall)

Vesiputouksessa vesi virtaa nimensä mukaisesti suunnitellusti alaspäin. Mitä se projektissa tarkoittaa? Tavoitteet ja aikataulu ovat aina määritelty selkeästi alusta alkaen ja projektitiimi työskentelee selkeässä järjestyksessä projektin parissa. Vesiputousprojektissa muutokset suunnitelmiin tehdään vain, jos se on täysin välttämätöntä. Riskienhallinnan tärkeys korostuu erityisesti tässä menetelmässä, sillä ne on kyettävä ennakoimaan tarkasti suunnitelmien pitävyyden vuoksi. Vesiputousmalli sopii erityisesti suureen kertaluontoiseen projektiin, jossa ennakkosuunnittelu on välttämätöntä. (Agendium n.d.)

3.3 Ketterä malli (Agile)

Toisin kuin vesiputousmallissa, ketterän mallin menetelmässä ei edes yritetä suunnitella projektia ennakkoon. Projektissa tapahtuviin muutoksiin varaudutaan jo työmallilla. Projektitiimi kiertää kehää projektin suunnittelusta toteutukseen ja arviointiin uudelleen ja uudelleen ”miniprojektina” varsinaisen projektin sisällä. Tällöin projektin suuntaa voidaan aistia ja tarkistaa jatkuvasti. Ketterässä mallissa on tärkeää jatkuva ja tiivis yhteistyö niin projektitiimin sisällä, kuin sidosryhmienkin kanssa. Ketterä malli on loistava projektinhallintamenetelmä pienemmissä projekteissa, jossa vaaditaan luovuutta sekä joissa toteutustapa saa muuttua projektin aikana. (Agendium n.d.)

3.4 Kriittisen polun menetelmä (CPM)

Projektin sisältäessä monimutkaisia tehtäviä hallita, pyrkii kriittisen polun menetelmä yksinkertaistamaan näiden tehtävien hallitsemista löytämällä ne kaikkein kriittisimmät tehtävät, joihin projektitiimin kannattaa keskittyä. Kriittisen polun menetelmää sovelletaan seuraavalla tavalla: Projektin toteuttamiseen vaativat tehtävät kirjataan yleensä WBS:n (Work breakdown structure) avulla kirjaten myös jokaisen tehtävän kesto, sekä tehtävien riippuvuudet toisiinsa. Myös tärkeimmät ajanhetket (milestonet ja projektin loppupiste) kirjataan mukaan projektin varrelle.

Edellä mainittujen tietojen pohjalta ja Gantin kaavioita hyödyntäen saadaan luotua tehtävien riippuvuudet sekä kriittinen polku. Mikäli kriittisestä polusta myöhästytään, johtaa se koko projektin aikataulun myöhästymiseen. Tämä menetelmä sopii minkä tahansa projektin yhteydessä, jossa tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan. CPM-menetelmää kannattaa käyttää erityisesti silloin, kun projektin tärkeimpänä rajoitteena on aika. (Agendium n.d.)

3.5. Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM)

Kriittisen polun menetelmässä on puute, johon kriittisen ketjun projektinhallintamenetelmä pyrkii vastaamaan – ovatko oikeat ihmiset silloin saatavilla, kun heitä tarvitaan. CCPM rakentaa projektille aikataulun, jossa on tarkoitus kriittisen ketjun tunnistamisen lisäksi varata resurssit heti näille tehtäville. Myös tehtäviin liittyvät ”pelivarat” tunnistetaan ja kootaan yhteisesti käytettäväksi. Mikäli resursseja olisi tarjolla loputtomiin, muodostaisi kriittisen ketjun samat tehtävät kuin kriittisen polunkin.

Tiivistettynä CCPM keskittyy siis resurssihaasteisiin enemmän kuin projektin aikatauluihin ja tehtäviin. Menetelmää kannattaa hyödyntää erityisesti silloin, mikäli projektitiimissä on paljon tietyistä henkilöistä riippuvaa osaamista tai aikatauluhaasteita. (Agendium n.d.)

3.6 Six Sigma

Six Sigma on projektinhallintamenetelmä, jonka tavoitteena on varmistaa virheetön laatu. Menetelmä lähestyy projekteja tilastollisesta näkökulmasta pyrkien vähentämään virheellisten tuotosten määrää. Sigma viittaa keskihajontaan ja tässä tapauksessa standardoituun normaalijakaumaan, jossa keskiarvo on 0 ja keskihajonta (sigma) 1. Havainnollistan menetelmää seuraavan esimerkin avulla: Tässä tapauksessa, kun kuuden sigman säteelle keskiarvosta (-6 < x < 6) sattuu 99.99966% havainnoista, kertoo ”six sigman” arvo sen, että tuotantoprosessi tuottaa virheitä vain 3,4 kerralla miljoonasta. Menetelmää hyödynnetään yleensä niillä aloilla, joissa virheet käyvät erityisen kalliiksi. Tällaisia tapauksia ovat ovat esimerkiksi IT-systeemin toiminnat tai auton jarrutusjärjestelmät. (Agendium n.d.)

3.7 Kanban

Viimeisenä projektinhallintamenetelmänä käyn läpi kanban -menetelmän. Kanbanin perusajatuksena on työn visalisointi, käynnissä olevan työmäärän rajoittaminen sekä jatkuva kehitys. Yksinkertaistettuna Kanbanissa työt järjestellään käyttäen Kanban -taulua. Taulusta löytyy omat sarakkeet kuvaamaan eri työnvaiheita, joiden kautta projektin eri tehtävät kulkevat. Jokaisella sarakkeella on myös oma rajoitteensa, eli esimerkiksi maksimissaan kolme tehtävää per sarake.Tämä visuaalinen projektinhallintamenetelmä auttaa projektitiimiä tunnistamaan kohtia, joissa työn virtausta voidaan kehittää. Kanban -menetelmä auttaa näkemään, mihin aikaa kuluu ja milloin työtehtävät eivät etene. Menetelmä auttaa myös tekemään ongelmat näkyviksi tehokkuuden parantamiseksi. (Agendium n.d.)

4 POHDINTA

Osa projektinhallintamenetelmistä oli minulle jo entuudestaan tuttuja, erityisesti kanban -menetelmä. Projektinhallintamenetelmiä on tullut akatemian aikana jo tietämättään hyödynnettyä, mutta tämän esseen kirjoittaminen selkeytti minulle vielä paremmin mistä kussakin menetelmässä on kyse.

Akatemialla puhutaan aina projekteista. Projektin määritelmä -kappaleessa sanotaan, että projektilla on viisi vaihetta: käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta sekä projektin lopetus. Osa akatemialla tehtävistä projekteista on kertaluonteisia, mutta onko kuitenkaan kaikissa tapauksissa kyse projekteista? Pohdin tätä kysymystä pitkään tätä esseetä kirjoittaessa.

Kerroin johdannossa haluavani hyödyntää tätä esseetä tulevassa ”projektissani”, mutta kirjoitettuani tämän esseen, haluan puhua pikemminkin jatkuvasta liiketoiminnasta. Tämän esseen kirjoittamisesta oli erityisen paljon hyötyä tulevassa liiketoiminnassani, ja aionkin hyödyntää oppimaani teoriaa sitä pyörittäessä.

LÄHTEET

Agendium. n.d. Verkkosivu. Viitattu 20.11.2023 https://www.agendium.com/post/agile-waterfall-kanban-6-projektinhallintamenetelmaa

ProjectManager. 2023. Verkkosivu. Viitattu 29.10.2023. https://www.projectmanager.com/blog/project-definition