Ihminen viestii aina, joko tahtomattaan tai tarkoituksella. Yllättävän moni ei ajattele tätä, vaikka syytä olisi. Viestiminen ei myöskään ole pelkkää sanallista viestintää – se on ilmeistä, eleitä, tekoja ja tekemättä jättämistä. Mieti esimerkiksi, mitä käyttäytymisesi Proakatemialla viestii sinusta ja edustamastasi tiimistä tai projektista; tervehditkö vastaantulijoita, kätteletkö napakasti ja kuunteletko keskustelukumppania keskittyneesti? Akatemia on kuitenkin siitä hyvä paikka, että täällä meillä on onneksi mahdollisuus oppia kantapään kautta.

Katleena Kortesuon, Liisa-Maria Patjaksen ja Leea Seppäsen Pillillä vai Pasuunalla – viestinnän käsikirja yrittäjille on helppolukuinen ja kattava teos erilaisista viestintäkeinoista ja niiden tärkeydestä. Tähän alkuun haluaisinkin nostaa esille muutaman erityisen tärkeän asian, jotka voivat nopeasti antaa sinusta joko erittäin hyvän tai huonon kuvan.

1. Kättely. Näinkin yksinkertaisen eleen pystyy mokaamaan monella tavalla. Joku puristaa liian kovaa, ravistaa kättä liikaa tai – oma ehdoton inhokkini – tyrkkää lötkön kätensä toiselle kuin kylmän kalan. Miksi ihmiset tekevät niin? Kuka muka haluaa pidellä toisen ihmisen löysää kättä? Tämä antaa minulle henkilökohtaisesti välittömästi epämukavan olon kyseisestä ihmisestä. Sen sijaan lyhyt, napakka kädenpuristus antaa itsevarman ja kohteliaan kuvan. Joudut kättelemään asiakastapaamisissa, työhaastatteluissa ja lukemattomissa muissa tärkeissä tilanteissa, joten siihen kannattaa ihan oikeasti panostaa. Annat monesti itsestäsi ensivaikutelman jo pelkästään kättelemällä.
2. Etäpalaverit. Jokainen on saanut tottua viimeisen kahden vuoden aikana siihen, että lähes kaikki mahdollinen toiminta tapahtuu etänä. On etäpalaveria, etätöitä, etäbileitä, etäkokouksia, etäopiskelua. Olen kuitenkin huomannut, että ihmiset eivät aina osaa muuttaa käytöstään siirryttäessä esimerkiksi tiimin omasta palaverista asiakastapaamiseen. Vaikka molemmat tapahtuisivatkin etänä, ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Asiakkaan kanssa palaveeratessa ei syödä, siivota, ulkoilla tai härvätä mitään muuta, mitä omien tiimiläisten kanssa esimerkiksi voisi tehdä. Kamera on kohteliasta pitää päällä varsinkin silloin, jos toinenkin osapuoli tekee niin. Olen joutunut todistamaan virallisissa palavereissa sellaista pelleilyä, jota läsnä tapahtuvissa palavereissa ei luultavasti koskaan tapahtuisi.
3. Kännykän käyttö. On uskomattoman raivostuttavaa keskustella ihmiselle, joka räplää samaan aikaan kännykkäänsä – aivan sama, vaikka hän välillä jotain hymähtelisikin vastaukseksi.

Muita asioita, joihin kannattaa kirjan mukaan kiinnittää huomiota ovat mm. käsien ottaminen pois taskusta, reagointi keskustelukumppanin puheeseen (kuten nyökyttely ja hymähtely), sekä se, että edes esittää kiinnostunutta, vaikka todellisuudessa aihe tylsistyttäisikin (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2016, 59).

Viestinnän merkitys yrityksen menestyksessä

Kirjaa lukiessa tajusin, kuinka suuresti sekä sisäinen että ulkoinen viestintä vaikuttavat yrityksen menestykseen. Väärän viestinnän takia voidaan mennä todella metsään, joten jokaisen yrityksen olisi tehtävä sekä viestintästrategia että -suunnitelma.

Viestintästrategia tarkoittaa yksinkertaisesti ohjenuoraa yrityksen kaikelle viestinnälle. Se toimii pohjana käytännön viestinnän suunnittelulle ja se tukeutuu yrityksen kokonaisstrategiaan. Siinä määritellään yrityksen viestinnän nykytila, resurssit ja tavoitetila, sekä määritellään ne keinot, joilla tavoitteet on tarkoitus saavuttaa. Viestintästrategia tehdään yleensä 2-5 vuoden mittaiselle ajalle.

Viestintäsuunnitelma taas tarkoittaa käytännön viestinnän suunnittelua, joka on tehty lyhyemmälle aikavälille, esimerkiksi vuodeksi tai vain muutamaksi kuukaudeksi. Suunnitelmassa huomioidaan, millä varoilla, miehityksellä sekä tekniikalla viestintää hoidetaan (Kortesuo, Patjas, Seppänen 2016, 21-22).

Kuinka itse viestin ympärilleni?

Aloin miettimään omaa viestintääni sekä Herkkä Snacksissa, Melkein Elämää -kirjaprojektissa sekä yleisesti akatemialla. On täysin eri asia viestiä Herkän asioista sisäisesti kuin ulkoisesti. Kun lähestyn asiakkaita tai yhteistyökumppaneita sähköpostilla, olen virallinen ja muutan puhetapaani tuttavallisemmaksi vasta, jos toinen osapuoli tekee niin. Mukaan saattaa tulla hymiöitä, ja ”ystävällisin terveisin ” -tekstin tilalla on ainoastaan oma nimi. Tuttavallisuudella on kuitenkin rajansa, eikä sähköposteissa kiroilla tai pelleillä.

Melkein Elämää Instagram-tilille tulevat viestit ovat sen sijaan jo lähtökohtaisesti hyvin tuttavallisia. Toki sitä kautta tulee jonkin verran myös yhteistyö- ja haastattelupyyntöjä, mutta suurin osa on kuitenkin turhautuneilta kanssaopiskelijoilta, jotka ovat kyllästyneet etäopiskeluun. He tarvitsevat vertaistukea ja ymmärrystä, eivät tönkköjä asiavastauksia, joten minun tehtäväni on kuunnella ja tukea heitä. Toimiessani niin he tuntevat yhteenkuuluvuutta, mikä tekee heistä sitoutuneita seuraajia.

Proakatemialla pyrin antamaan itsestäni iloisen ja ulospäinsuuntautuneen kuvan tervehtimällä muita ja tarjoamalla apuani aina, kun huomaan jonkun sitä tarvitsevan. Tässä yhteisössä viestintäni on hyvin tuttavallista, ja pyrin luomaan verkostoja, jotka kantavat vielä valmistumisen jälkeenkin.

On siis erittäin tärkeää miettiä sitä, kenelle ja miten haluat viestiä. Millä lailla sinä tai yrityksesi haluatte erottua joukosta? Herkässä minulle on tärkeää pysyä asiallisena, kirjaprojektin osalta taas pyrin vastaamaan kaikille mahdollisimman nopeasti, jotta viestin seuraajilleni välittäväni heistä. Akatemialla toivon viestiväni muille opiskelijoille ylipäätään, että olen hyvä tyyppi. Toimin siis hyvin eri tavoin eri ryhmissä. Suosittelenkin jokaista miettimään, kuinka eri ympäristöissä kannattaa viestiä, jotta itsestään ja yrityksestään pystyy antamaan parhaan mahdollisen kuvan.