Tehokas työyhteisö

Luin teoksen työelämän kapinalliset, jonka takana ovat Milla Halme ja muita naisia eri alojen yrityksistä ja tahoilta. Naiset olivat vuonna 2014 perustaneet facebook ryhmän nimeltä ompelukerho ja ryhmän tarkoituksena on puida työyhteisöön liittyviä asioita ja ongelmia. Ryhmään ovat tervetulleita kaikki haluavat ja ryhmä ei ole millään tavalla salainen tai rajattu. Ryhmän perustaminen lähti suuttumuksesta tai suoremmin sanottuna vitutuksesta. Halmeen mukaan vitutus ei ole välttämättä aina huono asia vaan ärtymys sytyttää hyvänlaisia liekkejä, joiden kautta muutos saadaan tapahtumaan ja suuttumushan yleensä johtuu siitä, että jotain olisi hyvä muuttaa, koska nykyinen asia ei toimi. Kirjassa pureuduttiin nykyajan työyhteisöihin ja mitä asioita olisi hyvä muuttaa, jotta Suomeen saataisiin entistä parempi työyhteisö rakennettua.

Myös Apaja on työyhteisö ja samat seikat pätevät myöskin Apajan kehittämisessä ja toiminnassa. Kirjassa korostettiin, että Suomessa moni asia työyhteisöjen kannalta on todella mainiosti, kun verrataan moniin paikkoihin maailmassa ja niinhän asia onkin. Edes Euroopassa monissa paikoissa ei ole minkäänlaisia työoikeuksia työntekijöillä saati, sitten Euroopan ulkopuolella, missä mukaan voi liittyä ihmiskauppaa ja orjuutta. Se ei kuitenkaan poissulje sitä, etteikö asioita voisi tehdä vieläkin paremmin ja etteikö monista työyhteisöistä löytyisi paljon ongelmakohtia, jotka ovat ratkottavissa. Facebook ryhmässä jäsenet puivat mm. kokemuksia omista työyhteisöistä, epäreilusta kohtelusta, huonosta johtamisesta, parannusehdotuksista, viestinnän puutteista, sekä tietysti myöskin onnistumisista ja asioista, jotka ovat kokeneet muutoksen parempaan suuntaan ryhmään liittymisen jälkeen, jonka seurauksena yksilöllä on ollut rohkeutta puuttua asioihin.

Työajat ja tehokkuus

Olemme selkeästi viime kevään jälkeen kesän vähän huilattua tiimin kanssa keskustelleet mikä olisi tehokkain tapa työskennellä ja miten vältettäisiin loppuun palamisia ja turhaa mähmimistä. Viime keväänä taisimme pitää, jopa 2 kertaa viikossa tiimipalavereita, joka oli selvästi aivan liikaa, koska pääpaino pitäisi kuitenkin olla projekteissa. Toki myös yhteiset palaverit ovat todella tärkeitä, mutta olisi hyvä miettiä etukäteen, miksi palaveri pidetään? onko se ajankohtaista? ja koskeeko palaverin aihe juuri sillä hetkellä kaikkia osapuolia? onneksi olemme kutakuinkin samaa mieltä siitä, että nämä seikat ovat hyvä ottaa huomioon ja tälle pohjalle olisi hyvä syksyn aikataulua lähteä rakentamaan. Myös sitä olemme miettineet mikä olisi tehokkain tapa viestiä ja työskennellä. Akatemia on onneksi hyvinkin viihtyisä fyysisin tiloinensa ja sinne on yleensä mukava mennä tekemään hommia, mutta ihmiset ovat tehokkaita eri olosuhteissa eri aikoihin. Etätyö on nimenään tuttu ja siitä tulee ensimmäisenä mieleen kotisohvalla läppärin naputtelu, mutta miksei etätyö voisi olla nimeltään vain työ? miksi työ pitäisi ylipäätänsä tehdä aina tietyssä paikassa esim. toimistolla, jos jollekin on todistetusti tehokkaampaa tehdä työ peiton alla sängyssä.

Olen huomannut, että saatan saada montakin esseetä kirjoitettua ja opiskeltua melkeinpä kokonaan uuden kielen (okei ehkä pientä suurentelua) mutta kuitenkin koen olevani tehokkaimmillani kunnon aamupalan jälkeen musiikit korvilla peiton alla tai aurinkoisena päivänä rauhallisessa paikassa. Varsinkin start-up maailmassa on panostettu työtilan merkityksestä innovatiiviseen ajatteluun. Onko siis 8h läppärillä toimistolla istuminen jatkuvasti tehokasta työtä? jotkut ihmiset varmasti saavat aikaiseksi paljon silloinkin, mutta voin vaikka väittää, ettei koko 8h ole pelkkää työntekoa vaikka siitä miinustaisi ruokatauon pois. Myös vastuualueiden jako on hyvin tärkeää tehdä tarkasti selväksi heti projektin alussa niin on selkeämpi lähteä projektia työstämään ja jokainen tietää ns. oman paikkansa ja tuntee työnsä merkittäväksi. Olen itse sitä mieltä, että tärkeintä ja tehokkainta on esim. Projektin kanssa saattaa projekti tehokkaasti maaliin laadukkaalla lopputuloksella ja polku maaliin asti voi jokaisella olla omanlaisensa ja juuri sellainen, että jokainen pystyy tuottamaan oman parhaan itsestään. Fakta on kuitenkin se, että jokaisen oma paras on erilainen ja jokaiselle pitäisi antaa mahdollisuus tuottaa oma osuutensa itselleen tehokkaimmalla tavalla oli se sitten kotisohva, kahvila tai toimisto.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaikkien tarvitsisi yksilö suorittaa, koska todistetusti tiimissä on voimaa ja yhdessä saa enemmän aikaan kuin yksin. Tiimin voi esimerkiksi jakaa pienempiin porukoihin vastuualueiden mukaan tai kommunikointia voi käydä esim.  puhelimen välityksellä, nykyisin kun kuitenkin tässä teknologian maailmassa vaihtoehtoja on monia. Jokainen kun tekee oman osuutensa ja tuntee itsensä tärkeäksi syntyy siitä yhteinen loistava tulos. Myöskin kun jokainen tiimin jäsen on täysin selvillä siitä, miksi työtä tehdään ja mikä on työn päämäärä, työ muuttuu automaattisesti tehokkaammaksi.

Viestinnän merkitys työyhteisössä

Apajan ensimmäinen paja kesän jälkeen oli aiheesta viestintä. Paja sujui kaikkien mielestä todella hyvin ja pajan aihe on tiimillemme ajankohtainen. Myös kirjassa käsiteltiin paljon viestintää lähinnä projektien ja työnteon suhteen. Kirjassa käytiin läpi viestintäkanavia ja kuinka nykyteknologia on tehnyt viestimisestä naurettavan helppoa. Olen sitä mieltä, että tiimillä on hyvä olla jonkinlainen yhtenäinen viestintäkanava käytössä ja meillähän on ollut käytössä slack niin kuin suurimmalla osalla akatemian tiimeistä onkin, tosin slack on uusien tietojen mukaan poistumassa ja tilalle on tulossa kätevämpi sovellus. Kirjassa painotettiin, ettei viestintä sovelluksia kuitenkaan kannata olla määräänsä enempää ja yksi sovellus on yleensä riittävä. Myöskin kirjassa oltiin hyvin vahvasti sitä mieltä, että loppujen lopuksi face to face viestintä on kaikista parhain keino ainakin jossain tilanteissa. Ihmiset usein unohtavat, että. periaatteessa myös slackin tapaiset kanavat ovat sosiaalista mediaa. Kun kirjoittaa infon kanavalle tiimiläiset yleensä reagoivat siihen jollakin tavalla jolloin viestimisestä tulee helppoa jatkossakin, mutta jos info ei saa minkäänlaista reagointia ja tai reagointi on hyvin vähäistä ei jatkossa tee mieli sinne uudestaan viestiä. Sama periaate pätee, kun päivittää instagramiin tai facebookkiin päivityksen/kuvan.

Kun ihmisten välille asetetaan ruutu on viestiminen väistämättä erilaista. Viestistä ruudulla ei. välttämättä huomaa tunnereaktiota ja perimmäinen tarkoitus voi mennä jopa kokonaan ohi. Tosin verkossa viestiminen on helpompaa ja väärin ymmärryksiltä voidaan välttyä, sillä asian esittämisellä huonosti tai sen ymmärtämisellä väärin on aina riskinsä. Sähköisen Viestinnän tarkoitus on kuitenkin helpottaa ei vaikeuttaa työyhteisön ja tiimin toimintaa ja siksi siihen on hyvä keskittyä ja miettiä mikä viestintäkanava toimii parhaiten juuri tässä tiimissä.

Koen, että viestintäkanavia olisi hyvä olla olemassa yksi selkeä, johon informaatiot aikatauluista ja tärkeistä asioista kirjattaisiin, sekä yhteisissä palavereissa sovittaisiin tehokkaasti tärkeitä päätöksiä ja aikaa ei tarvitsisi palavereihin käyttää määränsä enempää. Joskus tunti tehokasta työaikaa on tuottoisempaa, kuin 8 tuntia tehotonta aikaa. Sama pätee mielestäni myös projekteissa ja työn teossa, oman ajan aikatauluttaminen ja itsensä johtaminen vaatii opettelua ja kokeilemista, mutta on varsin tärkeä taito opetella. Jossain vaiheessa oppii huomaamaan, mitkä tavat työskennellä ovat itselle tehokkaita ja näin se vie myös tiimiä eteenpäin, kun jokainen osaa tunnistaa itsestään tehokkaimmat piirteet ja aikatauluttaa elämänsä järkevästi.

Halme, M. 2019 Työelämän kapinalliset