Value valmistautuu Proakatemian opintojen viimeiseen tiimin arvioitavaan koitokseen, 24- näyttöön.  Olemme jakaneet tiimssä rooleja loppukoitoksen kokoonpanoihin. Jokainen tiimin jäsen sitoutuu kehittämään roolinsa mukaisia taitoja. Minun roolini on “presentaatiopäällikkö”. Tästä syystä opiskelen nyt diapresentaatioiden rakentamisesta. 

Yhdeksi lähteeksi tämän aiheen tietotaidon kartuttamisessa löytyi ilmaiseksi TUNIin opiskelijoille saatavilla olevasta e-kirjasto KauppakamariTiedosta. Katleena Kortesuo ja Jarkko Sjöman tarjoilevat tietoa onnistuneen presentaation reseptiiksi. Kirjassa käsitellään kaikkia seuraavia diapresentaation elementtejä: 

• Aihe ja substanssi 
• Esityksen rakenne 
• Diojen ulkoasu 
• Esiintyminen ja vuorovaikutustaidot 

Tässä esseessä keskityn esityksen rakanteen suunnitteluun ja pohdintaan. 

Esityksen rakenne suunnitellaan tietenkin yhteistyössä esiintyjien kanssa. Esityksen suunnitteluryhmä 24h-näytössä koostuu toisin sanoen esiintyjistä sekä graafisesta suunnittelijasta. Esityksen rakenteen suunnittelu alkaa siitä, kenelle esitystä pidetään ja miksi. Kun ymmärretään, kuka on yleisössä, mitä hän haluaa tietää ja miksi, on selvillä arvoperusteet, joihin nojaamalla pystyy rajaamaan esityksen sisältöä. Mitä lyhyempi aika on esittää asia, sen selkeämpi ja tiukempi pitää rajauksessa olla. 24h toimeksiannossa esitystä mietitään toimeksiantajan saappaista. Toimeksiantajalla on ongelma, johon hän haluaa ratkaisun. Tiimin noin 20 tunnin aikana luoma ratkaisu on esitettävä ymmärrettävässä muodossa. Toimeksiantajan tulee ymmärtää ratkaisu esimerkiksi sen kannalta, miksi ratkaisu ylipäätään tuottaa arvoa ja miten ratkaisu on hyödynnettävissä käytännössä. Kirjassa vinkataan, että on hyvä määritellä mahdollisimman tarkkaan, mitkä tunne-, tieto- ja taitotavoitteet haluat kuulijan saavuttavan esityksesi aikana. 24h-toimeksiannossa se voisi olla esimerkiksi seuraavaa: 

 ”Haluan, että toimeksiantaja poistuu innostuneena esittämästämme uudesta markkinointistrategiastamme.” 

”Haluan, että toimeksiantaja oppi jotakin uutta verkkokauppojen automaatiomarkkinoinnista alle 30-vuotiaille.” 

”Haluan, että toimeksiantajalla on varmuus siitä, että hän pystyy huomenna laittamaan käytäntöön yrityksessään uudistetut kehityskeskustelut.” 

Ennen tarkempaan suunnitteluun hyppäämistä Kortesuo ja Sjöman suosittelevat seuraavaa: päätä ennen faktasisältöä esityksen aloitus ja lopetus. Ne ovat painoarvoltaan äärimmäisen tärkeitä, vaikka vievät ajallisesti vain vähän aikaa esityksestä. Aloituksessa mietitään edellä mainittujen tärkeimpien pointtien kautta, kuinka kuulijan huomio herätetään ja kiinnostus sytytetään. Lopetuksessa mietitään tärkeimpien pointtien kautta, miten kiinnostus jätetään kytemään tai koko soppa kiteytetään. Vasta alun ja lopun määrittelyn jälkeen mietitään, miten keskivaiheilla tapahtuvassa osiossa viesti välitetään ja tieto annetaan.  

Keskivaiheen suunnitteluun Kortesuon ja Sjömanin opeista voisi 24h-näytössä toimia kolmen pointin strategia. Jos lyhyeen esitykseen yrittää mahduttaa liikaa asiaa, voi kuulijalle muodostua vaikeuksia ymmärtää asian tärkeimmät puolet. Esityksestä olisikin määrä karsia kaikki turha ja pyhittää esitys vain kolmen tärkeimmän asian selittämiseen. Suunnitteluryhmässä tuleekin miettiä tarkkaan, mitkä kolme asiaa ovat siis tärkeimmät, joiden avulla selittää ratkaisun, jotta sanoma on kuulijalle ymmärrettävä ja vastaa toimeksiantoon.Rakenteessa kolmen kohdan niksi toteutetaan käytännössä siten, että nämä kaikki kolme asiaa ensin luetellaan. Sitten ne kaikki käydään yksitellen läpi, jonka jälkeen lista vielä kerrataan ennen lopetusta. 

24h-näytössä arvioinnin aihealueet arvosanan 5 määritelmien mukaisesti ovat seuraavat: 

• Asiakastyytyväisyys: Asiakas on sekä palveluun että lopputulokseen erittäin tyytyväinen 
• Tulosten sovellettavuus ja ongelman ratkaisu: tiimi on ratkaissut ongelman. Ehdotetut ratkaisut ovat realistisia ja sovellettavissa käytäntöön. 
• Presentaatio ja/tai raportti: presentaatio ja raportti ovat erinomaisia ja asiakkaan tarpeisiin sopivia. 

• Luovuus ja innovatiivisuus: Ehdotetut ratkaisut ovat luovia ja perusteltuja. 
• Asiantuntijuus: ratkaisu ilmentää asiantuntijuutta ja asiaan perehtymistä. 
• Tehtävän rajaus: Tehtävä on rajattu erittäin tarkoituksenmukaisesti. 

Presentaation suunnittelussa tulisi siis jotenkin ilmentää näitä kaikkia kohtia, jonka tuloksena ensimmäinen kohta toteutuu. Presentaation sisällön suunnittelussa listaa voisi kaventaa esimerkiksi seuraavasti kolmeen kohtaan. 

• Tulosten sovellettavuus ja ongelman ratkaisu. Tehtävän rajaus määrittää kuinka hyvin ongelma on ratkaistu. 

• Luovuus ja innovatiivisuus. 
• Asiantuntijuus. Työn perustelu, validointi. 

Asiakastyytyväisyys ja presentaation ja raportin onnistuminen syntyy siis ”itsestään”, kun edellä mainittu lista toteutuu ja näytön aikana on muutoin toimittu asianmukaisesti. 

Konkreettisesti tarkempaan diaesityksen suunnittelun aloitukseen Kortesuo ja Sjöman antoivat näppärän vinkin. Suunnittele esityksesi Post–it lappujen avulla. Yksi lappu edustaa yhtä diaa. Nyrkkisääntönä on, että yhdellä dialla ei tulisi olla yli 4 kappaletta tietoyksiköitä tai bulletpointteja. Mikäli tekstiä ja asiaa on yhdellä dialla liikaa, kuulijat saavat infoähkyn. Post-it lapulle ei mahdu paljoa tekstiä, joten tiivistämistä tulee tehtyä automaattisesti. 

Jotta esitys on vaikuttava, Kortesuo ja Sjöman vinkkaavat seuraavan tarkistuslistan läpikäymiseen. 

1. Onko esityksessäni kuulijalle uutta tietoa tai vinkkejä? 
2. Onko esitykseni hauska, viihdyttävä tai muuten tunteisiin vetoava? 
3. Aktivoiko esitykseni kuulijaa pohtimaan tai toimimaan 

Kaikkien edellä mainittujen ei tarvitse toteutua, mutta vähintään yhden kyllä. Ja mielestäni 24h-ratkaisun esityksessä tavoitteena on noiden kaikkien kolmen kohdan toteutuminen, mikäli tavoittelee parasta mahdollista arvosanaa. 

Me Valuessa emme vain toivo parasta arvosanaa näytöstä, vaan teemme valmisteluja loppukoitosta varten. Testaamme taitojamme vielä kerran itse hankkimallamme 12h-innovaatiolla, jonka suoritamme ennen 24h-näyttöä.