Oman yrityksen talouden seuranta kannattaa aloittaa heti yrityksen alkumetreillä. Hyvän perustan talouden seurannalle antaa huolellinen suunnittelu: yrityksen liiketoimintasuunnitelmaan kannattaa panostaa ja sitä kannattaa myös päivittää, jos yrityksen tilanne tai suunnitelmat muuttuvat.

Yritykset tarvitsevat elinkaarenvaiheesta ja taloudellisesta tilanteesta riippumatta aina hyvää talouden pitoa ja seurantaa.  Yrittäjän huomio usein keskittyy ydinliiketoimintaan ja arkisiin työtehtäviin. Yrittäjän tulee helposti nipistettyä aikaa talouden suunnittelulta, seurannalta ja kehittämiseltä, sillä ne jäävät muiden hoidettavien asioiden jalkoihin. Toimiva talous on kuitenkin perusta koko yritystoiminnalle. (Ahosola & Riekki, 2021.) Taloushallinnon kannalta ongelma onkin usein siinä, että taloushallinto koetaan lainsäädännölliseksi pakkopullaksi, vaikka taloushallinnon taitaminen on avain yrityksen vaurastumiseen (Erkkilä, 2021). Käytimme Samoassa tänä keväänä paljon aikaa uuden talousmallin kehittämiselle ja koen että siihen panostaminen kannatti ja se herätti paljon keskustelua ja myös ajatuksia eri näkökulmista. Talousmallin päättäminen auttoi konkretisoimaan sen miksi yrittäjämäinen ajattelu opiskeluaikana on tärkeä omaksua ja päästä minä- ajattelusta me- ajatteluun.

Talouden suunnittelu ja kehittäminen on hyvä aloittaa tutustumalla yrityksen menneisyyteen ja nykytilaan. Menneisyys tarkoittaa kirjanpidosta saatavia tietoja, toteutunutta yrityksen kannattavuutta, vakavaraisuutta ja maksuvalmiutta kuvaavia lukuja. Menneisyyden valinnat ja ratkaisut aina jollain tasolla heijastuvat nykytilanteeseen. Nykytilannetta on myös hyvä arvioida huolellisesti ja rehellisesti sillä tulevaisuuden ihannekuvaa on helpompi lähteä peilaamaan nykytilanteen kautta. On tärkeää asettaa konkreettisia ja realistisia askeleita kohti haluttua lopputulosta. (Ahosola & Riekki, 2021.)

”Melkein mitä vain voidaan saavuttaa hyvällä suunnittelulla ja seurannalla (Ahosola & Riekki, 2021).”

Miten menneisyyttä kannattaa tarkkailla?

Aluksi on hyvä ottaa haltuun jo olemassa olevat taloudelliset tiedot. Tyypillisesti näitä ovat kirjanpidosta saatavat kuukausittaiset tuloslaskelmat ja taseet. Yrittäjän päätöksenteon ja suunnittelun kannalta on tärkeää, että yrityksen raportteja on laadittu ja niihin on perehdytty kuukausittain. Pelkkä raporttien mekaaninen läpikäynti ei riitä, sillä se ei tuo yrittäjälle paljoakaan lisäarvoa. Tärkeintä olisi tarkastella lukuja päivittäisen tekemisen lopputuloksena, nostaa havainnot esiin ja miettiä kehitysaskeleet pitkälle ja lyhyelle aikavälille. Yrittäjällä voi olla tuntuma, että yrityksellä menee todella hyvin, kun kalenterit ovat täynnä, vaikka todellisuudessa samaan aikaan yrittäjä voi kamppailla rahojen riittävyyden ja kannattavuuden kanssa. (Ahosola & Riekki, 2021.)

Vasta kun perusta on kunnossa ja lukuja osataan tarkastella ja niihin on perehdytty, voidaan katse kääntää talouden kehittämiseen. Kirjanpidosta saatavien perusraporttien lisäksi yritykseen kannattaa määritellä ja kehittää yritystoimintaa tukevia raportteja ja mittareita. On hyvä myös muistaa, että tunnuslukujen ja mittareiden määrä ei korvaa niiden laatua. (Ahosola & Riekki, 2021.)

Mitkä ovat talouden tulevaisuuden näkymät?

Yrityksen tavoitteet muutaman vuoden päähän on hyvä konkretisoida. Pidemmän aikavälin tavoitteet ovat yhtä tärkeitä ja ne kannattaakin jakaa pienemmiksi osatavoitteiksi lyhyemmälle aikavälille. Näin saadaan kannustavia ja mitattavia välietappeja ja pystytään tarkastelemaan yritystoiminnan suuntaa. Monesti konkretisoinnissa helpottaa tulevaisuuden suunnitelmat on hyvä muuttaa luvuiksi. Kaikissa yrityksissä tulisikin olla kirkkaasti tiedossa seuraavan vuoden tavoitteet numeerisen budjetin muodossa.

Moni yrittäjä arvioi yrityksensä tilannetta tilillä olevan saldon perusteella ja saattaa ajatella kaiken olevan hyvin, kunhan tilillä on rahaa. Pelkkä saldo ei kuitenkaan anna kovin kattavaa kuvaa yrityksen tilasta: esimerkiksi yrityksen tulevat kulut eivät näy saldossa. Talouden seurannassa avainasemassa ovat tuore tieto ja ajantasaiset luvut.

Jotta tavoitteisiin päästään on tärkeää miettiä budjetin konkreettista toteutumista, miten budjetoituun liikevaihtotavoitteeseen voidaan päästä ja mitä se tarkoittaa henkilötasolla päivässä, viikossa tai kuukaudessa. Pelkkä tuloksen budjetointi ei monestikaan riitä, vaan on hyvä myös tehdä kassavirtalaskelma. Näin rahatilanne ei tule vuoden aikana yllätyksenä, ja yrittäjä pystyy ennakoimaan esimerkiksi kassan vajetta tai kausivaihteluita. Kassabudjetin avulla yrityksen on helpompi ajoittaa investoinnit ja suuremmat hankinnat oikea-aikaisiksi (Ahosola & Riekki, 2021). Pahoja tilanteita syntyy juuri silloin, jos yrityksessä ryhdytään innokkaasti investoimaan esimerkiksi edellisten virheellisten taloustietojen pohjalta ilman, että on otettu selvää todellisesta maksuvalmiudesta. (Erkkilä, 2021.)

Lähteet:

Ahosola, J & Krista Riekki, K. 2021. Talouden seuranta – Mitä jokaisen yrittäjän tulisi siitä tietää? Viitattu 11.2.2022. https://www.talenom.fi/talouden-seuranta-mita-jokaisen-yrittajan-tulisi-siita-tietaa/

Erkkilä, J. 2021. Tässä yrityksen talouden hallinnan kaksi kulmakiveä. Viitattu 11.4.2022.  https://www.salkunrakentaja.fi/2021/01/yritys-talouden-hallinta-kulmakivet/