Tampere
28 May, Tuesday
14° C

Proakatemian esseepankki

Yrityksen sidosryhmäviestintä



Kirjoittanut: Elmeri Sikala - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 9 minuuttia.

Milana Itäpää & Elmeri Sikala

 

JOHDANTO

 

Valitsimme esseemme aiheeksi yrityksen sidosryhmäviestinnän. Meille vieras, mutta erittäin mielenkiintoiselta kuulostanut aihe kannusti perehtymään asiaan tarkemmin. Käytimme tekstissämme useampia eri lähteitä, joista suurin osa löytyi erilaisista aiheeseen liittyvistä nettiartikkeleista. Hyödynsimme esseessämme myös kokemusasiantuntijuutta yrittäjän näkökulmasta ja haastattelimme rakennusalalla toimivan yrityksen toimitusjohtajaa sidosryhmäviestinnästä. Pohdimme esseessä yritystoimintaan liittyviä sidosryhmiä sekä viestinnän vaikutusta eri ryhmien välillä. Tavoitteenamme oli selventää millaisia sidosryhmiä yrityksellä voi olla, mitä ne yritykselle merkitsevät, mitä sidosryhmäviestintään sisältyy, millä asioilla on positiivisia vaikutuksia viestintään ja mitkä voivat vuorostaan huonontaa kokemusta.

 

 YRITYKSEN SIDOSRYHMÄT

 

Yrityksen sidosryhmistä puhuttaessa tarkoitetaan kaikkia niitä tahoja, joiden kanssa yritys on jollain tavoin toimintansa kautta yhteistyössä tai tekemisissä. Toisin sanoen yrityksen sidosryhmiin kuuluvat siis kaikki tekijät, jotka jollain tavalla vaikuttavat tai liittyvät yrityksen toimintaan. Sidosryhmät ovat ryhmiä, yksilöitä ja organisaatioita, jotka ovat kiinnostuneita yrityksen toiminnasta, toiminnasta, suorituksesta ja menestyksestä. Yrityksen menestys tai epäonnistuminen voi vaikuttaa suoraan tai epäsuorasti näihin henkilöihin, mikä on syynä tällaiseen kiinnostukseen.

Sidosryhmiä on yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Ne voivat muodostua yksityishenkilöistä, toisista yrityksistä tai yhteistöistä. Sidosryhmät käyttävät erilaisia ​​tietoja päätöksentekotarkoituksiin ja sidosryhmien käytettävissä olevat tiedot riippuvat siitä, onko sidosryhmä yrityksen sisäinen vai ulkoinen.

Yrityksen ulkopuolisia sidosryhmiä ovat tekijät, jotka liittyvät olennaisesti yrityksen toimintaan mutta eivät kuitenkaan edistä yrityksen liiketoimintaa yksinään. Ulkopuolisiksi sidosryhmiksi katsotaan esimerkiksi: asiakkaat, tavarantoimittajat, kilpailijat, rahoittajat, alihankkijat, viranomaiset ja yhteistyökumppanit. Yrityksen sisäisillä sidosryhmillä on mahdollisuus vaikuttaa suoraan yrityksen tekemään tulokseen. Sisäisiksi sidosryhmiksi kutsutaan yleensä omistajia, johtajia ja työntekijöitä. Vastuu yrityksen viestinnästä on lähtökohtaisesti aina yrityksen johtajilla.

Kaikki sidosryhmät ovat yrityksen toiminnan jatkuvuuden ja kannattavuuden kannalta tärkeitä, mutta niiden merkitys voi vaihdella eri aikoina sekä eri tilanteissa. Esimerkiksi jonkin sidosryhmän vetäytyminen yhteistyöstä voi pahimmillaan merkitä jopa yritystoiminnan päättymistä. Siksi on ensiarvoisen tärkeää miettiä sidosryhmiä jo hyvissä ajoin yritystä perustaessa ja sisällyttää ne liiketoimintasuunnitelmaan. Hyvät sidosryhmäsuhteet ovat myös yrityksen menestymisen kannalta erittäin tärkeitä, sillä ilman niitä yritys ei voi toimia.

 

Mitä on yrityksen sidosryhmäviestintä?

Yrityksen sidosryhmäviestinnäksi luetaan kaikki vuorovaikutus mikä tapahtuu yrityksen ja sen eri sidosryhmien välillä. Toisin sanoen sidosryhmäsuhteet ovat vuorovaikutussuhteita. Sidosryhmäviestinnän määrään yrityksessä vaikuttavat mm. yrityksen koko ja toimiala. Eri työtehtävien rooli yrityksen sidosryhmäviestinnässä vaihtelee paljon toimialan mukaan. Esimerkiksi terveys- ja hyvinvointialalla isossa sairaalassa työskentelevä hoitaja saattaa kohdata päivän aikana useita kymmeniä ihmisiä asiakkaista kollegoihin ja esimiehiin. Hoitaja edustaa asiakkailleen työnantajaansa ja on siten osa yrityksen sidosryhmäviestintää. Vastaavasti isossa teollisuustehtaassa työskentelevä pakkaaja ei välttämättä koskaan näe edustamansa yrityksen asiakkaita. Teollisuustyöntekijän osuus sidosryhmäviestinnässä saattaakin jäädä esimiehen kanssa käytyihin sopimusneuvotteluihin sekä kahvihuoneessa kuulumisten vaihtoon kollegoiden kanssa. Yrityksen toimiala vaikuttaa siis hyvin paljon etenkin yksittäisen työntekijän osuuteen sidosryhmäviestinnässä.

 

Yritykset haluavat viestinnällään kasvattaa kilpailukykyä sekä lisätä näkyvyyttä. Vastuu yrityksen tuottamasta viestinnästä kuuluu yhtiön johtajille. Yritysten välisessä viestinnässä on tärkeä muistaa, että vaikka kyseessä on kahden yrityksen keskinäinen kommunikointi, edustaa molempia osapuolia aina ihminen. Viestinnän olisi siis hyvä olla ihmisläheistä ja toista ihmistä kuuntelevaa ja kunnioittavaa. Hyvät suhteet yritysten välillä muodostuvatkin usein hyvin toimivista ihmissuhteista. Ihmisenä kuulluksi ja nähdyksi tulemisen kokemus on siten myös tärkeä osa yrityksen sidosryhmäviestintää.

Kommunikointitaidon lisäksi viestinnässä tärkeää on osata ymmärtää erilaisia persoonia. Olisi tärkeä osata muotoilla viesti niin, että se on kaikille ymmärrettävää. Esimerkiksi etenkin ulkoisen viestinnän kohdalla on hyvä jättää tietty ammatti- tai erikoiskieli kokonaan pois, jotta mahdollisimman moni vastaanottaja saa siitä jotain irti. Myös esimerkiksi kankea, vaikeasti ymmärrettävä teksti olisi hyvä muuttaa selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi. Hyvä sidosryhmäviestintä on kaikessa yksinkertaisuudessaan aitoa sekä ihmisläheistä vaikuttamista.

 

ULKOINEN SIDOSRYHMÄVIESTINTÄ

 

Ulkoisesta viestinnästä puhuttaessa tarkoitetaan sellaista viestintää, joka on suunnattu yrityksen ulkopuolelle eri sidosryhmille. Yrityksen tuotteiden ja palveluiden hyväksymiseen, ostamiseen ja käyttämiseen vaikuttavat mielikuvat yrityksestä, joita ulkoisella viestinnällä luodaan. Ulkoinen viestintä kertoo yrityksestä kokonaisuudessaan sekä pitää yhteyttä sidosryhmiin erilaisissa toimintaympäristöissä. Kun viestintä nähdään kokonaisvaltaisesti, voidaan siitä rakentaa vahva kilpailutekijä yritykselle. Yrityksen toiminta onkin jatkuvaa vuorovaikutusta ja paneutumalla viestintään, voidaan rakentaa kilpailukykyä, jota muiden on vaikea kopioida. Edellytyksenä kokonaisvaltaiseen viestintään on, että yrityksen koko henkilöstö johdosta aina jokaiseen yksittäiseen työntekijään asti ymmärtävät viestinnän merkityksen ja vaikutukset yrityksen mielikuviin ja toimintaan, joita siitä muodostuu. Viestintä vaikuttaa paljolti yrityksen kilpailukykyyn ja menestymiseen. Siksi voidaankin sanoa, että kaikin puolin toimivat vuorovaikutussuhteet ovat yrityksen aineetonta pääomaa.

Viestintää on johdettava, suunniteltava, toteutettava ja seurattava samalla tavalla, kuin muitakin yrityksen toimintoja. Sitä on tarkasteltava yrityksessä kokonaisvaltaisesta näkökulmasta yhtenä strategisena voimavarana, jotta sitä voidaan käyttää yrityksen kilpailukyvyn yhtenä osa-alueena. Ulkoista viestintää on kaikki kohtaaminen ulkoisessa toimintaympäristössä, tapahtui se sitten henkilökohtaisesti, sähköisesti, digitaalisesti tai kirjallisesti. Viestinnän tehtävänä on jakaa erilaista tietoa eri sidosryhmille yrityksestä ja sen tarjoamista tuotteista, palveluista ja yrityksessä tapahtuvista muutoksista. Viestinnän avulla tuodaan yritystä esiin, saavutetaan ja vahvistetaan tunnettavuutta ja kerrotaan toimintaan liittyvistä muutoksista.

Parhaimmillaan viestintä yhdistää, herättää luottamusta ja saa aikaan arvostusta. Pahimmillaan taas viestinnän laiminlyönti voi saada aikaan epäluuloja, epäluottamusta, tietämättömyyttä, aiheuttaa motivaation puutetta ja hankaloittaa yhteistyötä. Tämä voi aiheuttaa yritykselle turhia kustannuksia ja näin ollen tulla kalliiksi, mikäli resurssit kohdistuvat vääriin asioihin.

Viestinnän tehtävänä on yrityksen vuorovaikutussuhteiden luominen, ylläpitäminen, kehittäminen ja vahvistaminen eri sidosryhmien välillä. Jotta jokainen sidosryhmä saa yrityksestä niitä tietoja, joita se tarvitsee ja odottaa, on tärkeää kartoittaa ja analysoida sidosryhmät huolellisesti. Sidosryhmäanalyysin laiminlyöminen voi johtaa siihen tilanteeseen, että vain tietyt sidosryhmät tavoitetaan muiden jäädessä viestinnän ulkopuolelle. Viestintää toteutetaan mahdollisimman monilla eri välineillä huomioiden yrityksen eri sidosryhmät. Keskeisimpiä välineitä viestintään ovat yrityksen verkkosivut, sosiaalinen media, mainonta, sähköinen uutiskirje, sähköposti, julkiset kuulutukset, viralliset ilmoitukset, välitön viestintä ja asiakaspalvelu.

Hyvän sidosryhmäviestinnän yksi tärkeimmistä elementeistä on siis rehellisyys. Ihmisille muodostuu kuva yrityksestä pitkälti sen tuottaman viestinnän pohjalta ja rehellisyyttä tulisi noudattaa kaikissa sidosryhmäviestinnän muodoissa. Jos yritys tuottaa jossakin kanavassaan epärehellistä sisältöä toiminnastaan, voi sillä paljastuessaan olla suuria negatiivisia vaikutuksia yrityksen tulevaisuuteen.

 

Yrityksen viestiminen asiakkaille

Yrityksen viestintä asiakkaan suuntaan muodostuu hyvin monesta osasta. Esimerkiksi mainokset, myyjän kanssa keskustelu ja reklamaatio sähköpostiin vastaus ovat kaikki yrityksen ja asiakkaan välistä viestintää. Yrityksen viestinnän tulisi olla kaikissa muodoissaan vakuuttavaa ja uskottavaa. Mikäli esimerkiksi mainoksissa olisi lupa antaa virheellistä tietoa, vääristäisi se yritysten välistä kilpailuasetelmaa ja asiakkaat kokisivat tulleensa petetyiksi. Jos asiakas on kokenut jossain tilanteessa saaneensa epäluotettavaa tai -selvää viestintää, huonontaa se hänen kuvaansa yrityksestä. Myöskin myyjältä saatu huono palvelu tai asiakkaan reklamaatiosähköpostiin huonosti hoidettu vastaus tuskin kannustaa asiakasta jatkossa käyttämään kyseisen yhtiön palvelua tai tuotetta. On siis tärkeää, että yritys kiinnittää huomiota ja haluaa kehittää viestintäänsä kaikissa sen muodoissa.

 

Yrityksen viestiminen yhteistyökumppanien ja viranomaisten kanssa

Hyvät suhteet yhteistyökumppaneihin ovat monelle yritykselle elinehto, sillä yhteistyökumppanit ovat usein iso tekijä yrityksen toiminnassa. Viestittäessä yhteistyökumppaneille, esimerkiksi alihankkijoille, keskusteluilmapiirin tulisi olla avoin. Avoin ilmapiiri parantaa yhteistyön sujuvuutta, lisää luottamusta ja auttaa ongelmakohtien korjaamisessa. Pitkässä yhteistyössä muodostuu usein sujuvat toimintamallit, eikä asioita tarvitse läpikäydä kovin usein. Sujuva yhteistyö taas on usein yksi avaintekijä onnistuneessa yritystoiminnassa ja kannattavassa liiketoiminnassa.

Viestittäessä viranomaisten kanssa, käytetään nykyään yhä useammin sähköisiä viestintä välineitä. Viranomaisten kanssa viestiminen on yleensä hyvin muodollista, virallista ja kasvotonta.

 

SISÄINEN VIESTINTÄ

 

Sisäinen viestintä on nimensä mukaisesti organisaation sisäistä tiedottamista ja kommunikointia. Järjestöissä ja yhdistyksissä sisäisen viestinnän piirissä voitaisiin ajatella olevan työntekijät (työpaikan sisäinen viestintä), luottamushenkilöt, aktiivit ja muut vapaaehtoiset sekä jäsenet. Sisäinen viestintä on ennen kaikkea johtamisen työkalu. Sen on siis tuettava organisaation tarkoituksen, strategian ja toimintasuunnitelmien toteuttamista. Sisäisestä viestinnästä vastaavat kaikki, mutta sitä on myös koordinoitava. Sisäistä viestintää ei voi vastuutta yksin viestinnästä vastaavalle.

Yrityksen sisäinen viestintä on siis yrityksen tai organisaation työntekijöille suunnattua viestintää. Työnjohtajien ja esihenkilöiden työtehtävissä korostuvat usein hyvien vuorovaikutustaitojen merkitys. Työnjohtajan työpäivä saattaa koostua lähes pelkästään alaisten kanssa käydyistä keskusteluista, neuvotteluista ja jatkosuunnitelmista. Monesti työnjohtajan työnkuvaan kuuluu myös ohjeiden ja neuvojen antaminen alaisille, jolloin hyvä ihmistuntemus ja kommunikointitaidot auttavat oikeanlaisen viestin välittymisessä.

Avoimuus ja rehellisyys korostuvat muutostilanteissa, esimerkiksi yrityksen omistajaportaan vaihdon tai muun ison muutoksen yhteydessä. On erittäin tärkeää, että työntekijöille tiedotetaan mahdollisimman nopeasti, mitä tulee tapahtumaan ja miten se vaikuttaa käytännön tekemiseen. Muutostilanteessa vähäinen tai puutteellinen tiedottaminen voi usein saada aikaan epävarmuutta, huhuja ja tyytymättömyyttä (Korpela A. 2021). Johtajilla on tärkeä tehtävä viestin välittämisessä muutostilanteessa ja heidän olisi hyvä muistaa työntekijöiden inhimilliset tarpeet. Työntekijä, jolla voi olla perhe elätettävänä sekä asuntolaina maksettavana, saattaa tuntea voimakasta ahdistusta tulevaisuuden näyttäessä epävarmalta. Hyvän johtajan tulisi osata antaa selkeää, rauhoittavaa ja totuudenmukaista viestiä muutoksista.

 

Kymmenen johtamisviestinnän perusohjetta

On hyvä asettaa muutama perusohje sisäisen viestinnän rungoksi johdon sekä etenkin yrittäjän näkökulmasta. Helsingin yliopiston blogissa (Saara Kankainen, 30.9.2019) mainitaan kymmenen hyvää vinkkiä sisäisen viestinnän tueksi.

Ensimmäisenä tässä tekstissä kehotetaan ylläpitämään avointa viestikulttuuria. Sisäisen viestinnän perustana voidaan nimittäin pitää avoimuutta. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa henkilöstöä sekä parantaa luottamusta yrityksen tai organisaation johtoon. Jos henkilöstö kokee, että heiltä salataan asioita, työ ei ole motivoivaa. Johdon välittämän viestintäkulttuurin puolestaan ollessa avointa, on työntekijöiden helpompi nostaa esiin työarjessa ilmeneviä ongelmia. Asiat eivät jää siis täten käsittelemättä tai kaivelemaan hampaankoloon.

Toisena vinkkinä suositellaan panostamaan viestien selkeyteen. Monesti törmätään siihen, että viestejä ei ollakaan ymmärretty tarkoitetulla tavalla, vaikka selkeiden viestien välittäminen on voinut tuntua itsestään selvältä. On siis ehdottoman tärkeää kiinnittää huomiota etenkin johtamis- sekä esimiesviestinnässä viestien selkeyteen sekä yksiselitteisyyteen, jotta vältytään kaikelta monitulkinnaisuudelta sekä väärinymmärryksiltä. Johdon kannattaa myös muistaa kaikenlaisessa viestinnässä, että viestin vastaanottajat eivät ole todennäköisesti olleet mukana samoissa keskusteluissa. Asiat täytyy siis selittää ikään kuin uutena ja taustoittaa niitä riittävästi. Turhaa jargonia on myös suositeltavaa välttää, sillä sille on harvemmin tarvetta etenkin, kun tavoitteena on saada viesti välitettyä mahdollisimman selkeästi.

Kolmantena tulisi varmistaa, että viesti on ymmärretty. Johdon kannattaisi aina varmistaa, että viestit – sekä suulliset että kirjalliset ‒ on ymmärretty tarkoituksen mukaisesti oikein koko henkilöstön keskuudessa samalla tavalla. Väärinymmärryksiä syntyy yllättävissäkin tilanteissa, vaikka viestin selkeyteen olisi kiinnitetty tarkkaan huomiota. Väärinymmärryksien riski on yleensä suuri etenkin silloin, kun viestejä välitetään sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Kirjallisten viestien ymmärrettävyyteen voi panostaa esimerkiksi niin, että antaa jonkun asiaan perehtymättömän lukea vistin ensin ja varmistaa hänen ymmärtävän sen oikein.

Neljäntenä ohjenuorana kannustetaan viestimään suunnitellusti sekä oikeaan aikaan. Viestinnän suunnittelu on nimittäin sen onnistumisen lähtökohta ‒ myös sisäisessä viestinnässä. Johdon kannattaa viestiä muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä mahdollisimman nopeasti koko henkilöstölle, mutta kuitenkin niin, että viesti ja sen välittämiskeino on suunniteltu ja harkittu. Suunnitelmallisuuden lisäksi tarvitaan tilannetajua, millaisissa tilaisuuksissa tai yhteyksissä on hyvä kertoa mistäkin asioista. Myös viestin välittämisajankohtaan on syytä kiinnittää huomiota: esimerkiksi työajan ulkopuolella ei kannata viestiä henkilöstölle etenkään kysymyksiä ja keskustelua herättävistä aiheista.

Viidentenä vinkkinä kehotetaan pysymään johdonmukaisena. Johtamis- ja esimiesviestinnässä on tärkeää noudattaa sisäisen viestinnän suunnitelmaa johdonmukaisesti. On olennaista, että kaikkien johtoasemassa toimivien välittämä viesti on sama, eivätkä esimiehet esimerkiksi viesti toistensa kanssa päinvastaisista linjauksista. Johdon yhtenäisen näkemyksen välittämiseksi on hyvä pitää koko johtoporras ajan tasalla kaikista viestittävistä asioista. Johdonmukaisena pysymisen kannalta on siis tärkeää, että sisäistä viestintää toteutetaan suunnitellusti.

Kuudennessa vinkissä kerrotaan, että olisi hyvä välittää oikeaa tietoa ja välttämään puolestaan huhumyllyä. Kun johto viestii olennaisista asioista ajantasaisesti ja selkeästi, oikea tieto välittyy koko työyhteisöön. Tällöin henkilöstön ei tarvitse arvailla johdon ajatuksia ja toiminnan taustalla olevia tekijöitä. Toisin sanoen vältetään lietsomasta huhupuheita, jotka vääristävät oikeaa tietoa. Johdon ja esimiesten on lisäksi syytä näyttää esimerkkiä siinä, ettei arkaluontoisista ja kyseenalaisista aiheista keskustella käytävillä tai avokonttorissa. Etenkin johdon väliset ohimennen kuullut keskustelut lisäävät tunnetta asioiden pimittämisestä, kasvattavat väärinymmärrysten riskiä ja laittavat huhut liikkeelle.

Seitsemäntenä tulisi pitää strategia pöydällä ja tavoitteet kirkkaina. Strategian jalkautuminen on nimittäin edelleen haaste, joka on havaittavissa monissa yrityksissä ja organisaatioissa. Johdon kannattaa siis tuoda strategiaa ja yhteisiä tavoitteita jatkuvasti esiin kaikessa viestinnässään luontevalla tavalla, jotta ne eivät pääse perustyöarjessa unohtumaan. On ristiriitaista viestiä henkilöstölle strategisista linjauksista, arvoista ja tavoitteista, jos ne eivät johdon ja esimiesten viestinnässä ilmene. Strategia muuttuu huomattavasti uskottavammaksi ja todennäköisemmin koko henkilöstön toiminnan lähtökohdaksi, kun johdon toiminnan havaitaan perustuvan siihen.

Kahdeksannen vinkin mukaan ei tulisi moittia vaan kannustaa kehittymään. Johdon ja esimiesten viestien liiallinen autoritaarisuus, nuhteleva sävy tai syyllisten etsiminen harvoin johtavat hyviin tuloksiin. Sisäisessä viestinnässä kannattaa ennemmin korostaa yhdessä tekemisen sekä kehittymisen merkitystä, sillä se herättää huomattavasti paremmin motivaatiota. Viestitään koko henkilöstölle, että epäonnistumisia ei tarvitse peitellä, ja että apua saa ja sitä täytyy pyytää. Tässäkin on olennaista johdon näyttämä esimerkki: ei yritetä peitellä myöskään omia virheitä tai puutteita osaamisessa, vaan osoitetaan kehittymisen halua.

Yhdeksännessä kohdassa kehotetaan olemaan läsnä, sillä johdon on tärkeää osata olla läsnä sekä valmiina vastaamaan henkilöstön kysymyksiin etenkin muutostilanteissa. Jos tärkeitä viestejä lähetetään esimerkiksi sähköpostin välityksellä silloin, kun ei itse olla paikalla, ei henkilöstö koe saavansa johdolta tukea. Tärkeistä asioista keskusteltaessa johdon ja esimiesten on syytä kuunnella ja olla paikalla. Kiireenkin keskellä johdon on kyettävä olemaan läsnä, mikäli tarve niin vaatii.

Viimeisessä eli kymmenennessä vinkissä kannustetaan sitoutumaan viestintään sekä näyttämään esimerkkiä. Sisäisen viestinnän onnistumiseksi on ensiarvoisen tärkeää, että johto sitoutuu siihen. Johdon viestintää ei voi ulkoistaa viestintätiimille, vaan kaikkien johtamistehtävissä toimivien on oltava siinä aktiivisesti mukana. Jos asioista halutaan työpaikalla keskusteltavan avoimesti ja rakentavasti, on johdon ja esimiesten näytettävä esimerkkiä. Johto voi itse ylläpitää omalla toiminnallaan sellaista viestintäkulttuuria, jota henkilöstön halutaan toteuttavan.

Näistä kymmenestä vinkistä on ehdottomasti hyvä ottaa koppia sidosryhmäviestintään liittyen. Ne toimivat mainiosti eräänlaisena runkona esimerkiksi työympäristössä sisäiseen viestinnän kohdalla. Vinkit siis kannattaa ehdottomasti ottaa talteen joko kokonaisuudessaan tai poimia niistä vähintään oleellisimmat asiat oikeaoppisen sisäisen viestinnän toteutumisen tueksi.

 

Sisäisen viestinnän tavoitteet

Sisäisellä viestinnällä on kolme päätavoitetta, jotka ovat tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitoutuminen. Tiedonkulun kannalta olisi tärkeää, että tieto kulkeutuisi kaikille sidosryhmän jäsenille yhtäaikaisesti tai mahdollisimman nopeasti. Tiedon tulisi myös olla helposti saatavilla tai etsittävissä uudelleen. Vuorovaikutukseen sisäisessä viestinnässä vaikuttavat useat eri tekijät. Isolla yrityksellä viestintä on usein kaavamaista ja muodollista, kun taas pienellä yrityksellä vastaavasti tiedottaminen voi olla epävirallisempaa ja yleensä myös ihmisläheisempää. Työ on harvoin motivoivaa, jos työntekijät kokevat johtajien salailevan asioita heiltä. Avoin vuorovaikutus yrityksen sisällä tuo viihtyvyyttä työpaikalle ja sen on katsottu parantavan työntekijöiden yhteishenkeä.  Avoin viestintäkulttuuri myös sitouttaa ja kasvattaa työntekijöiden luottamusta yhtiön johtoon. Kun työntekijöillä on hyvä olla työpaikallaan, työtehokin kasvaa ja yritys tekee parempaa tulosta.

Sitoutumisella tarkoitetaan yrityksen strategian, vision ja arvojen näkyvyyttä yhtiön sisäisessä viestinnässä (Korpela A. 2021). Arvojen, strategian ja vision näkymiseen sisäisessä viestinnässä vaaditaan johdon sitoutuminen. Johto ei voi ulkoistaa viestintää vain viestintätiimille, vaan koko johtoryhmän tulee omalla toiminnallaan edistää aktiivista viestintäkulttuuria.

Johtoryhmän halutessa keskustelun työpaikalla olevan avointa ja rakentavaa, on johtajien ja esihenkilöiden oltava itse esimerkin näyttäjiä. Johto voi omalla toiminnallaan edistää ja ylläpitää arvojensa mukaista viestintäkulttuuria. Johdon välittämän viestintäkulttuurin ollessa avointa, on työntekijöillä matalampi kynnys tulla kertomaan työarjessa ilmeneviä ongelmia. Näin johdon toiminta heijastuu henkilöstöön ja sitä kautta koko yrityksen toimintaan sekä parantaa yhtiön tulosta.

 

YRITTÄJÄN AJATUKSIA

 

Haastattelimme rakennusalalla toimivan yrityksen toimitusjohtajana työskentelevää henkilöä sidosryhmäviestinnästä. Hän kertoi yritysten välisen viestinnän usein olevan yleisesti ajateltua epävirallisempaa ja toimintatapojen vaihtelevan suuresti eri henkilöiden kanssa toimittaessa.

”Omassa työssäni iso osa yrityksen sidosryhmäviestinnästä tapahtuu nykyään usein sähköpostilla tai puhelimen välityksellä. Kauppaa tehdessä muodostuu yleensä tietty tyyli minun ja sidosryhmän edustajan välille. Eri sidosryhmien välillä tapahtuvassa viestinnässä saattaa olla keskenään suuria eroja. Tilaan tavaraa isolta toimittajalta vain laittamalla tarjouspyynnön tekstiviestin muodossa myyjälle, johon myyjä vastaa usein välittömästi kertoen tarjouspyynnön sisältämien tuotteiden hinnat. Mikäli hinnat ovat mielestäni järkevät, vastaan tarjouspyyntöön myöntävästi ja parin tunnin päästä tuotteet saattavat olla jo toimitettuna. Vastakohta edelliselle on toinen tavarantoimittajani, joka haluaa sähköpostilla viralliset tarjouspyynnöt ja tarjoukset. Viestiminen on yleensä hidasta ja näitä tuotteita halutessani minun täytyy tietää kolmen viikon päässä oleva tarve. Viestimillä kommunikoitaessa korostuu yksittäisen tekijän merkitys koko yrityksen edustajana. Jos esimerkiksi myyjä vastailee sähköposteihin hitaasti tai epäselvästi, on sillä helposti negatiivinen vaikutus kuvaani koko yrityksestä. Sujuvan yhteistyön kannalta on tärkeää, että viestintä tapahtuu aina samojen ihmisten välillä ja voidaan käyttää totuttuja toimintamalleja.” (Ylikoski A. 2021)

 

POHDINTA

 

Esseessämme kävimme läpi kokonaisuudessaan erilaisia yritysten sidosryhmiä, niiden vaikutuksiin yrityksen toimintaan sekä jatkuvuuteen viestinnän saralla. Syvennyimme edellä mainittujen lisäksi myös viestintään yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella eri ryhmien välillä, sekä annoimme esimerkkejä erilaisista tilanteista aiheen tiimoilta.

Kokonaisuudessaan voimme todeta, että kaikenlainen viestintä eri ryhmien välillä niin yrityksen sisällä kuin ulkona on merkityksellistä. Sidosryhmäviestintä yrityksien kannalta on tärkeä keino suhteiden lujittamiseksi. Sen avulla voimme rakentaa, edesauttaa ja helpottaa yhteistyötä, niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolella.

Esimerkiksi työyhteisössä viestintä luo edellytykset itse työlle. Ei voi johtaa, ellei viesti. Jos esimerkiksi tavoitteet ja arvot jäävät huonon johtamisen takia epäselviksi, töitä ei tehdä täten tehokkaasti. Merkitysten tuojana viestintä luo työyhteisöön yhteisöllisyyttä sekä yhteistä kulttuuria. Viestintä on itse asiassa niin tärkeää yhteisön kannalta, että ilman sitä organisaatiota ei ole.

Oikeaoppinen yrityksen sidosryhmäviestintä on toimivan sekä menestyvän yrityksen kulmakivi.

 

LÄHTEET

Kankainen S. 2019:Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille | Helsingin yliopisto HY+ (helsinki.fi) Luettu 25.11.2021

Enlund H. 2021: Sidosryhmäviestintä ja analytiikan seuranta | Hennaksi Luettu 4.11.2021

Business Credit 2021: Yrityksen sidosryhmät | BusinessCredit | BusinessCredit.fi Luettu 13.11.2021

Laitakari J. 2016: Sidosryhmäosallistaminen suurissa hankkeissa ja yritystoiminnassa  (ulapland.fi) Luettu 16.11.2021

Korpela A. 2021: Yhteisöviestinnästä, sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä.    Powerpoint diat

Ylikoski, A. Toimitusjohtaja. 2021: Haastattelu 21.11.2021 Haastattelija Sikala, E. Tampere

Businesscredit 2021: https://www.businesscredit.fi/blog/keita-ovat-yrityksen-tarkeimmat-sidosryhmat Luettu 28.11.2021

Sawakinhome 2021:https://fi.sawakinome.com/articles/business/difference-between-internal-and-external-stakeholders-2.html Luettu 28.11.2021

JääHy-projekti 2020: https://blogi.eoppimispalvelut.fi/jaahyprojekti/2020/02/29/ulkoinen-viestinta/ Luettu 29.11.2021

Hyplus, Helsingin yliopisto 2019: https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ Luettu 29.11.2021

Aihetunnisteet:
Kommentoi