Viestinnän merkitys työyhteisössä

Tässä esseessä käyn läpi viestinnän tärkeyttä työyhteisössä. Essee alkaa pohdinnalla siitä, mikä on viestintää työyhteisössä, sekä miten viestintä käsitteenä ymmärretään. Tämän jälkeen käydään läpi sitä mikä on hyvää viestintää, sekä mitä hyvällä viestinnällä saadaan aikaan. Esseessä pyrin luomaan käsitystä siitä mihin kaikkeen viestintä vaikuttaa ja miksi viestintää tulisi tehdä paremmin. Syvennyn esseessä sisäiseen viestintään, koska koen, että sisäisen viestinnän puute on ollut vahvasti läsnä yrityksissä, joissa olen itse aikaisemmin työskennellyt. Esseessä on myös vinkkejä viestinnän suunnitteluun sekä siihen, miten suunnitelman saisi otettua käytäntöön. Olen käyttänyt esseessä useita lähteitä ja yrittänyt luoda tekstistä kiinnostavan myös henkilöille, jotka eivät ole aikaisemmin nähneet viestintää niin tärkeänä osana työyhteisön ja yrityksen menestystä. Esseen tavoite ei ole kirkastaa kuvaa työyhteisön viestinnästä ja kertoa sanasta sanaan, miten siitä tulisi tehdä. Vaan tavoite on saada lukija ajattelemaan. Miksi meidän tulisi viestiä paremmin.

Viestintää

Viestintä on kaikessa yksinkertaisuudessaan vuorovaikutusta. Viestintä sanana on kaikille tuttu ja helposti ymmärrettävä. Aiheeseen kuitenkin tarkemmin tutustuessa näkemys siitä mikä on viestintää ja mikä ei, on kuitenkin pitkälti kirjoittajasta kiinni. Viestintä on todella laaja käsite ja tästä syystä sitä usein jaotellaan eri osiin. Näitä jaloitteluja ovat jako ulkoiseen- ja sisäiseen viestintään ja sanalliseen sekä sanattomaan viestintään. Työyhteisössä viestintä jaetaan usein juuri sisäiseen- ja ulkoiseen viestintään. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan yleisesti organisaation tai yhteisön sisällä tapahtuvaa viestintää. Ulkoisella viestinnällä taas tarkoitetaan organisaation tai yhteisön ulkopuolelle tarkoitettua viestintää. Nykypäivänä sisäinen viesti kuitenkin kulkeutuu herkästi myös ulkoisiin kanaviin sosiaalisesta mediasta ja työntekijöiden verkostoitumisesta johtuen. (Työelämässä n.d.)

Sisäinen viestintä

Sisäinen viestintä työyhteisössä on kaikkea yrityksen sisällä tapahtuvaa viestintää tai joissakin tapauksissa sisäinen viestintä nähdään yrityksen sisälle, sekä yrityksen sidosryhmille tapahtuvana viestintänä. Sisäinen viestintä työyhteisössä on sisäistä tiedottamista, työntekijöiden välistä keskustelua, sähköpostien vaihtoa ja kaikenlaista vuorovaikutusta eri kanavissa ja kasvokkain. Sisäinen viestintä on monimuotoista. Sitä tapahtuu organisaatiorakenteessa ylhäältä alaspäin, sekä alhaalta ylöspäin. Sivuttaissuunnassa eli kollegojen välillä, sekä yhteisesti kaikille, että osittain vain osalle työyhteisöä. (Wikipedia n.d.)

Sisäistä viestintää kuitenkin usein laiminlyödään. Tämä johtuu siitä, että sisäistä viestintää pidetään usein itsestään selvänä ja oletetaan jokaisen viestin menneen perille. Samalla sisäisen viestinnän tärkeys aliarvioidaan, koska keskitytään enemmän ulkoiseen viestintään, kuten markkinointiin. Sisäinen viestintä kulkee koko ajan lisääntyvien kanavien kautta. Sen vuoksi sisäisessä viestinnässä on tärkeää miettiä, mitä kautta viesti saadaan parhaiten perille.

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen viestintä työyhteisössä nähdään joidenkin mukaan markkinointina. Joissain tapauksissa taas sitä ei haluta sekoittaa markkinointiin olleenkaan. Usein kuitenkin kaupallisissa organisaatioissa ulkoinen viestintä mietitään nimenomaan markkinoinnin näkökulmasta. Taitavinta viestintää onkin sellainen, jossa lukija ei huomaa markkinointia, mutta viesti vaikuttaa tai vaikuttaa positiivisesti lukijan näkemykseen yrityksestä. Ulkoinen viestintä on siis kaikkea yrityksestä ulospäin, ja ulkoa yritykselle tapahtuvaa viestintää. Ulkoinen viestintä on siis vuorovaikutusta ympäristön kanssa, jossa viesti kulkee molempiin suuntiin.

Mikä on hyvää sisäistä viestintää?

Hyvä sisäinen viestintä on avointa, selkeää, suunnitelmallista, johdonmukaista, kannustavaa ja todenmukaista. Hyvä sisäinen viestintä ei ole pelkkää tiedottamista, vaan ihmisten välillä tapahtuvaa vuorovaikutusta, eri kanavissa ja kasvokkain. Sisäisessä viestinnässä korostetaan avoimuutta, sillä se sitouttaa henkilöstöä ja rakentaa luottamusta. Selkeys viestinnässä tuntuu itsestään selvältä, mutta usein viestit kuitenkin jäävät vastaanottajalta ymmärtämättä. Sisäisessä viestinnässä usein unohtuukin viestin perille menon varmistaminen. Nobel ja Oscar palkitun kirjailijan George Bernard Shawn tiedetään sanoneen, että ”Suurin yksittäinen ongelma viestinnässä on illuusio siitä, että sitä on tapahtunut.” Tutkimukset ovat myös osoittaneet, että ihmisen on kuultava asia seitsemän kertaa, jotta se muistetaan. On siis tärkeää varmistaa, että viesti on mennyt perille. Vastuu viestin perille menosta kuuluu lopulta sille, kuka haluaa viestin ylipäätään lähettää. (Luukka 2019)

Sisäistä viestintää tekevät yrityksessä kaikki, joten vastuu sisäisestä viestinnästä kuuluu kaikille. On kuitenkin johdon, esimiesten ja yrittäjän vastuulla pitää huoli siitä, että viestintä on yrityksen näköistä, eikä hyvän sisäisen viestinnän periaatteita laiminlyödä. Hyvässä sisäisessä viestinnässä tulisi myös ajatella viestinnän kanavia, mitä kanavaa tulisi käyttää, missä kanavassa viesti menee parhaiten perille, minkälainen viesti sopii mihinkin kanavaan ja osaako vastaanottaja käyttää kyseistä kanavaa. (Luukka 2019)

Sisäisen viestinnän merkitys korostuu koko ajan, sillä sosiaaliset mediat tuovat meidät alttiimmaksi sisäisten viestien pääsylle ulkoisiin kanaviin. Sisäistä viestintää tulee siis tehdä entistä tarkemmin ja harkitummin. Ihmiset ovat nykypäivänä niin verkostuneita, että hyvällä sisäisellä viestinnällä ja johtamisella voidaan saada myös näkyvyyttä. Näin voi käydä, kun henkilöstö jakaa sosiaalisessa mediassa pyyteettömästi tuntemuksiaan ja kokemuksiaan työpaikalta. Tämä on varmasti tehokkaampaan, kun yrityksen omien sosiaalisten medioiden hyödyntäminen, koska kyse ei ole viestin lähettämisestä vaan henkilön konkreettisesta kokemuksesta. (Luukka 2019)

Sisäisen viestinnän merkitystä markkinoinnillisiin tavoitteisiin harvoin yhdistetään. Sisäinen viestintä ja sen markkinoinnilliset hyödyt olisikin hyvä ymmärtää. Tämän kaltaisella ajattelulla sisäisen viestinnän tärkeyden ymmärtäminen olisi varmasti entistä helpompaa. Sisäiseen viestintään kannattaa panostaa, koska siltä ei voi välttyä. Miksi sitä ei tekisi hyvin, kun sitä joutuu joka tapauksessa tekemään. (Luukka 2019)

Sisäinen viestintä yrityskulttuurin luojana

Yrityksen sisäisen viestinnän tärkeyttä korostetaan monien mainostoimistojen ja konsultointiyritysten viestinnässä. Näissä nousee usein esille samat sanat, jotka ovat yrityskulttuuri tai organisaatiokulttuuri. Molemmat sanat tuntuvat olevan trendikkäitä käsitteitä, jotka muodostuvat yrityksen käyttäytymisnormeista, arvoista, toimintatavoista sekä kaikesta toiminnasta mitä yrityksessä tapahtuu. William Wolfram vastaa Panu Luukan kirjassa ”Yritys- kulttuuri on kuningas” tyhjentävästi kysymykseen siitä, mitä yrityskulttuuri on: ”Minulle yrityskulttuuri tarkoitta kaikkea sitä, mitä yrityksessä tapahtuu, kun kukaan ei ole katsomassa.” Yrityskulttuurista puhuminen onkin nostanut sisäisen viestinnän tärkeyttä yrityksissä.

Hyvällä sisäisellä viestinnällä voidaan vaikuttaa siihen, miten työtä tehdään sekä millainen tekemisen meininki yrityksessä vallitsee eli millainen on yrityksen kulttuuri. Väittäisin, että sisäisen viestinnän tärkein tehtävä onkin luoda yhteisöllisyyden tunnetta ja rakentaa voittavaa yrityskulttuuria. Ulkoiseen viestintään panostaminen ei pelkästään riitä, sillä mikäli ulkoiset toimenpiteet ovat ristiriidassa sisäisten kanssa kokemus voittaa aina viestinnän. Tärkeintä siis on, että ulkoinen ja sisäinen viestintä ovat linjassa. Sisäinen viestintä näkyy vähintäänkin välillisesti asiakaspinnassa, joten brändin ja yrityskulttuurin rakentaminen tulisikin aloittaa sieltä. Mikäli sisäiseen viestintään ei panosteta, ei yritys ja yrityskulttuuri voi olla voittavaa pitkässä juoksussa. (Aava & Bang 2021)

Viestintä osana strategiaa

Viestinnän suunnittelussa usein lähdetään liikkeelle toiminnasta. Mitä toimenpiteitä tulisi tehdä, jotta viestintä olisi toimivampaa? Tämä kysymys on kuitenkin väärä, kun viestintää lähdetään suunnittelemaan. Tulisi lähteä liikkeelle tavoitteesta ja niinkin pitkältä, kun yrityksen strategiasta. Kuten alikersantti Rokka tuntemattomassa sotilaassa sanoo ”Strategia on sitä, että tähtää ennen, kun ampuu” näin tulisi toimia viestinnässäkin. Kaikki lähtee strategian ymmärtämisestä, jota seuraa suunnitelmallinen toteutus. Suunnitelma tekee viestinnästä ymmärrettävämpää myös niille, jotka eivät viestintää toteuta. On myös helpompi ymmärtää tarvittavat resurssit, kun suunnitelma on tiedossa. Tarkoitus ei ole suunnitella vain, koska se näyttää hyvältä vaan suunnitella siksi, että viestinnän tekeminen helpottuu. Suunnittelu on kuitenkin vasta helpoin vaihe. Tämän jälkeen tulisi vielä viedä suunnitelma käytäntöön. (Marjamäki &Vuorio 2021)

Viestinnän suunnittelu

Viestinnän suunnittelua kannattaa purkaa osiin. Kuten tavoitteille asetetaan välitavoitteet, jotta lopullisiin tavoitteisiin päästään. Myös viestinnän suunnittelua kannattaa pilkkoa osiin. Näitä osia voi olla viestintästrategia, vuosisuunnitelma, viestintäsuunnitelma ja ajankohtaisviestintä tai päivittäisviestintä. Viestintästrategia on suunnitelma, jossa ei mennä toimenpiteisiin, vaan pyritään rakentamaan viestintästrategia organisaation strategisten tavoitteiden pohjalta. Tarkoitus on luoda viestinnälle tavoitteet. Vuosisuunnitelmassa on tarkoitus purkaa viestintästrategia pienempiin vuotuisiin tavoitteisiin ja konkreettisiin toimintoihin. Vuosisuunnitelmaan voidaan miettiä tärkeimpiä viestinnällisiä teemoja. On tärkeää myös pohtia, miten tavoitteet saadaan todella käytäntöön ja niihin päästään. Viestintäsuunnitelmia on yksittäisistä palveluista, tuotteista, hankkeista tai projekteista tehtyjä viestintäsuunnitelmia. Tässä suunnitelmassa kirkastetaan eri toimenpiteet eri toiminnoille. Ajankohtaisviestintä tai päivittäisviestintä on arjessa tapahtuvia asioita. Jotta tästä saadaan mahdollisimman sujuvaa, voidaan hyödyntää erilaisia viestinnän työkaluja, vaikka kanban- taulua. (Marjamäki &Vuorio 2021)

Kanban viestinnän työkaluna

Kanban on alun perin Toyotan tehtaalla ensikertaa käyttöön otettu tuotannon ajoitusjärjestelmä. Kanban-taulu on työkalu, jolla on tarkoitus visualisoida työn kulkua. Kanban-taulua voidaan käyttää monissa eri tarkoituksissa ja sen eri versioita nähdään useissa eri yrityksissä. Kanban-taulu toimii erinomaisesti sisäisen viestinnän työkaluna. (Gofore 2020)

Kanban-taulu auttaa parhaimmillaan ymmärtämään, mitä työyhteisössä tai organisaatiossa tapahtuu. Kanban-taulusta näkee yhdellä katsauksella missä vaiheessa Liisa tai Matti on inventaarion kanssa, sekä mitä heillä on seuraavaksi työn alla. Taulua voidaan käyttää pienemmissä ryhmissä tai suurempia kokonaisuuksia havainnoidessa. Tauluun on helppo merkitä työn vastuuhenkilö tai vastuuosasto eri väreillä, vaikka post-it lappuja käyttämällä. Tauluun usein lisätään myös merkintä työtehtävän kiireellisyydestä. (Gofore 2020)

Ville Leinon näkemys kanban-taulusta.

Kanban-taulun käyttöönotto voi selkeyttää ja lisätä avoimuutta yrityksen toimintaan sekä vähentää, vaikka yhteisten palaverien tarvetta näin korona aikana. Halusin lisätä esseen loppuun konkreettisen työkalun, jolla sisäistä viestintää voi tehdä ja kanban-taulu on sellainen.

Esseen kirjoitus prosessi

Esseen kirjoitus prosessi oli haastava, koska aiheeseen oli vaikea löytää laadukasta sisältöä. Marjamäen ja Vuorion sekä Luukan kirjojen lisäksi suurin osa sisällöstä on viestintätoimistojen tai konsultointiyritysten tuottamaa, joten hyvin pitkälti kaupallista sisältöä. Viestintä työyhteisössä on kuitenkin kiinnostava aihe ja ajankohtainen, koska olemme rakentamassa toimivaa viestintää tiimiyritykseemme. Olen myös paininut sisäisen viestinnän ongelmien kanssa työnantajallani. Esseetä kirjoittaessa tuli kuitenkin sellainen olo, että viestinnän tärkeys, sekä sen merkityksen ymmärtäminen on kuitenkin kasvussa. Uskon, että tulevaisuuden yrityksissä viestintä on suunnitelmallisempaa. Sujuvalla ja avoimella viestinnällä tehdään työpaikasta miellyttävämpi ympäristö tehdä töitä sekä johtaa.

Lähteet

Aava & Bang. n.d. Oppaat, Sisäinen viestintä ja yrityskulttuuri. Luettu 27.02.2021.
https://marketing.bang.fi/oppaat/

Gofore. 18.03.2020. Mikä on Kanban? Luettu 27.03.2021.

Luukka, P. 2019. Yrityskulttuuri on kuningas. Helsinki: Alma Talent.

Marjamäki, P. Vuorio, J. 2021. Viestinnän johtaminen strategiasta tuloksiin. Helsinki: Alma Talent.

Työelämässä. n.d. Työelämän viestintä, työelämäviestintä. Luettu 27.03.2021.

Työelämäviestintä

Wikipedia. n.d. Kanban. Luettu 27.03.2021.

https://fi.wikipedia.org/wiki/Kanban

Wikipedia. n.d. Viestintä. Luettu 27.03.2021.

https://fi.wikipedia.org/wiki/Viestintä