Löysin jo kesän aikana Pipsa Lotta Marjamäen ja Jenni Vuorion kirjan Viestinnän johtaminen – Strategiasta tuloksiin (2021). Johtamisesta puhuttaessa ei voi sivuttaa viestintää, sillä ainakin itse koen laadukkaan kyvyn viestiä välttämättömänä hyvälle johtamiselle. Viestintä tekee johtamisesta parhaimmillaan läpinäkyvää ja selkeää. On kuitenkin eri asia johtaa tiimiä, kuin johtaa pelkästään sen viestintää ja pohdinkin mitä viestinnän johtamiselta lopulta vaaditaan tai mitä sillä voi aikaansaada.

Viestinnän johtaminen on kokonaisvaltaista

Toimiva viestintä on yksi organisaatioiden ja yritysten arjen tärkeimmistä tukipilareista. Viestintä ei ole vain muutaman henkilön vastuulla, sillä se koskee kaikkia. Tästä syystä viestinnän johtaminen ei voi olla luonteeltaan operatiivista, vaan viestintää täytyy johtaa strategisesti, suunnitelmallisesti ja vaikuttamalla (Marjamäki & Vuorio 2021). Organisaation sisäinen viestintä ja sen kehittäminen on hyvä lähtökohta viestinnän johtamisessa, sillä sen tilanne heijastuu kyllä ulospäin. Alla olevaa viestinnän johtamisen timanttia voi käyttää työkaluna viestinnän osa-alueiden tilan arviointiin, jolloin kehityskohteet sekä jo sujuvat asiat on helpompi erottaa (Marjamäki & Vuorio 2021).

Strategia eli suunnitelma miten saavutetaan voitto

Ensimmäisenä viestinnän johtamisessa tulee strategia ja sen sisäistäminen. Viestinnän johtajan pitää pystyä kertomaan, millä tavoin viestinnän tulisi olla osa organisaation strategian toteutumista. Harva organisaatio hyödyntää viestinnän asiantuntijuutta strategiasuunnittelun ollessa vielä kesken, mutta olisi järkevää jo siinä vaiheessa pohtia miten strategia voidaan viestiä kaikille organisaation jäsenille, jotta sen toteuttaminen olisi vaivattomampaa. On vanhanaikaista nähdä viestintä pelkkänä tiedottamisena, vaikka tämä onkin hyvin tyypillistä. Vain viestintä voi tehdä johtamisen näkyväksi, jolloin viestinnän näkeminen johtamisen tukena on järkevää. (Marjamäki & Vuorio 2021.)

Suunnitelma miten strategia viedään käytäntöön

Suunnitelma eroaa strategiasta siten, että siitä nähdään konkreettiset asiat, jotka tullaan tekemään strategian toteuttamiseksi. Viestintäsuunnitelma auttaa hahmottamaan millaisia resursseja ja toimenpiteitä tarvitaan viestintästrategian onnistumiseksi. Mitä tahansa strategiaa tai siihen liittyvää suunnitelmaa tehtäessä on syytä luoda myös mittaristoa ja tavoitteita, jotta toteutumista voidaan seurata konkreettisesti. Näiden ei tarvitse kumminkaan olla mitään monimutkaisia asioita tai hienoja taulukoita. Esimerkiksi viikoittainen kokouksen toteutuminen ja siellä läsnäolo voi toimia yhtenä tällaisena. Jenni Vuorio ehdottaa visuaalisen vuosikalenterin luomista suunnitelman hahmottamiseksi ja seurannan helpottamiseksi. Hyvä viestintäsuunnitelma rakentaa luottamusta, jonka vuoksi sen tekemiseen kannattaa panostaa (Marjamäki & Vuorio 2021).

Viestinnän johtamisen vaikutukset on oltava mitattavissa

Seuranta ja mittaaminen eivät ole tärkeitä niiden itsensä vuoksi, vaan siksi että ne mahdollistavat kehittymisen ja korjaamisen. Tavoitteiden seurannan on oltava riittävän aktiivista, jotta tarvittavia muutoksia voidaan tehdä ajoissa ja huomata jo aikaisessa vaiheessa viestinnän ongelmakohdat. Samoin kuin ajettaessa johonkin määränpäähän on syytä katsoa karttaa tai navigaattoria, on strategiaa toteuttaessa hyvä katsoa, ollaanko menossa oikeaan suuntaan.

Säännöllinen tavoitteiden tarkastelu auttaa huomaamaan myös onnistumiset ja mahdollistaa niiden juhlimisen (Marjamäki & Vuorio 2021). Jos otetaan vaikkapa tavoitteeksi tiimin voimakkaampi sitouttaminen sisäiseen viestintään, niin on määriteltävä, miten tilannetta voidaan seurata objektiivisesti ja mistä nähdään tavoitteen olevan menossa oikeaan suuntaan. Itse lähtisin esimerkiksi seuraamaan vaikkapa reaktioaikoja Teamsissa, reagointien määriä tai kyselyihin vastaamista.

Hyvä johtaminen panostaa vuorovaikutukseen

Johtaminen ei voi enää nykyään olla sitä, että ylhäältäpäin kerrotaan tiukasti kyselemättä mitä tulee tehdä. Tämän tyylinen johtamismalli ei rakenna luottamusta tai luo johdettavalle vastuuntunnetta tehtäviinsä eli sitoutuminen jää heikolle tasolle. Viestinnän johtaminen varsinkin on ennen kaikkea vuorovaikutusta. Työntekijän viestiessä itse työhönsä liittyvistä asioista lisää sitoutumista ja tunnetta organisaatioon kuulumisesta (Marjamäki & Vuorio 2021). Tämä harvoin toimii niin päin, että ensin sitoudutaan ja sitten aletaan viestiä.

Vuorovaikutteinen viestintä vähentää epävarmuutta ja mahdollistaa yhä vilkkaamman tiedon jakamisen. Parhaimmillaan omista tehtävistä viestimisestä tulee luontaista ja johdon ei tarvitse jatkuvasti olla vaatimassa vastauksia siitä missä mennään. Ei kuitenkaan ole syytä jättää kysymättä eli heikentää vuorovaikutusta. Marjamäki ja Vuorio (2021) jakavat kirjassaan sisäisen vuorovaikutuksen kolme koota ja yhden ännän: kohtaamisia, kuuntelua ja keskustelua sekä näkemys siitä mistä keskustellaan. Mielestäni ei voi liikaa korostaa vuorovaikutuksen määrän merkitystä sisäisen viestinnän kehittämisessä.

Lähteet:

Marjamäki, P. L. & Vuorio, J. 2021. Viestinnän johtaminen. Strategiasta tuloksiin. Helsinki: Alma Talent.