Uusi neuvotteluvalta Revenassa

Kirja uusi neuvotteluvalta oli kuin suoraan taivaasta tippunut ohje, kuinka koota itselleen johtoryhmä. Astuessani Revenan kolmansiin bisnes liiderin saappaisiin olin aika yksin ajatusteni kanssa. Tiimini valitsi minut tähän tehtävään, joten en oikeastaan ollut etukäteen edes miettinyt mitä tähän kuuluu. Kirjan luettuani ja sitä hieman pohdiskeltuani tulin kuitenkin siihen tulokseen, että miksi tyyliä, jolla neuvottelutiimi kootaan ei voisi hyödyntää oman johtoryhmänsä koonnissa. 

Kirjassa uusi neuvotteluvalta (2019) kirjailija Juhana Torkki ja Sami Miettinen mainitsevatkin, että hyvä neuvottelutiimi koostuu erilaisista persoonista. Persoonia mainitaan neljä, valta–, analyyttinen-, sosiaalinen- ja periaatteellinen neuvottelija. Oma johtoryhmäni koostuu juurikin sosiaalisesta neuvottelijasta eli Kukasta. Toinen aisaparini on analyyttinen ja kyseenalaistava neuvottelija eli Axel. Itse en kuitenkaan kirjassa mainittujen esimerkkien pohjalta suoraa löytänyt omaa rooliani. Olen hieman analyyttinen, kuitenkin koen myöskin olevani sosiaalinen ja ehkä paikoitellenkin tiukka eli periaatteellinen neuvottelija. Koitankin kertoa esseessäni oppeja siitä, mitä tämä malli on esimerkiksi Revenan johtoryhmän toiminnassa saanut aikaan, ja millaisia havaintoja minulla on tämän kyseisen mallin toimivuudesta. 

Joryn toiminta arjessa 

Kirjassa sivulla 13 % havainnollistetaan hyvin kuvan avulla mitä tyypillisesti nämä neuvottelija tyypit hakevat omasta neuvottelutilanteestaan. Käytän neuvottelutilanteessa kakkupala esimerkkiä, jossa kakkupala on osa isompaa kokonaisuutta. Missä nämä persoonallisuus tyypit pyrkivät vaikuttamaan omaan osuuteensa eli kakkupalaan. 
Sosiaalinen johtaja pyrkii muuttamaan oman kakkupalansa hienommaksi kuin se todellisuudessa on. Hän kasvattaa näin ollen sen arvoa sosiaalisilla keinoilla ja luo kakunpalan imagoa koreammaksi. Hän koristelee kakunpalaa erilaisilla keinoilla ja pyrkii saamaan siitä syövälle osapuolelle herkullisen kuvan ennekuin kyseinen henkilö tätä kakkua pääsee maistamaan. Lyhyesti ja ytimekkäästi yrittää siis saada omat vaatimuksensa ja mielipiteensä kuulostamaan paremmilta kuin ne todellisuudessa ovat. 

Analyyttinen neuvottelija pyrkii kasvattamaan oman kakkupalansa kokoa hiomalla ja tukeutumalla tärkeisiin yksityiskohtiin. Analyyttinen henkilö pyrkii suoraan estämään tekijät, jotka voisivat vaikuttaa hänen kakkupalansa kokoon. Analyyttinen neuvottelija hyödyntää numeroita, faktatietoja sekä omaa kokomustaan asiasta. Hän on henkilö, jonka yli on vaikea kävellä, jos ei pysty perustelemaan omaa tietämystään paremmin. Tämä henkilötyyppi onkin vahvoilla neuvotteluissa, jotka sisältävät paljon numeroita ja faktatietoa kyseisestä asiasta. Usean suuryritysten neuvottelijat ovatkin analyyttisiä. Yritysmaailmassa tuloksenhan pitää olla mahdollisimman hyvä ja tämä henkilö siihen Torkin ja Miettisen mukaan soveltuu. 

Keinot, joita Torkki ja Miettinen mainitsevat, heijastuvat suoraan Revenan arkeen. Joryn palavereissa tehdään päätöksiä, joita sitten tuodaan viikkopalavereissa esille. Ei siis ole sattumaa, että ikävät uutiset kertoo Kukka, jonka tavoitteena on saada ne kuulostamaan mukavammilta mitä ne todellisuudessa ovat. Axel taas on pyrkinyt jo neuvottelutilanteessa eli joryn palaverissa saamaan niistä asioista sellaisia, että ne eivät sisällä porsaan reikiä tai asioita, joita ei ole päätöstä tehdessä osattu ottaa huomioon. Eli ennaltaehkäisemään tulevaa “kriisiä”. 

Kun taas itse kerron jotain, niin kakun palanen pysyy aikalailla samanlaisena kuin se on jo ollutkin. Tämä ei tuo lisäarvoa siinä tilanteessa kyseiselle asialle, mutta periaatteellisen neuvottelijan tavoitteena onkin saada se oma kakunpalanen pysymään tilanteessa kuin tilanteessa aina samanlaisena, eli kiinteänä ja ehtoja muuttamattomana. Periaatteellinen neuvottelija eli minä olen hyvä niissä tilanteissa, joissa halutaan pitkäaikaista vaikutusta eli esimerkiksi luoda monia vuosia kestäviä sopimuksia aina vanhojen sopimusten perään. Periaatteellinen neuvottelija onkin suosittu tilanteissa, joissa luottamus on jo rakennettu. Tämä henkilö ansaitsee luottamuksensa sillä, että tekee usein samanlaisia tarjouksia eikä muuta omaa käyttäytymistään vaan toimii aikaisempien kokemustensa perusteella. Tästä tuleekin nimi periaatteellinen neuvottelija. Periaatteellista ihmistä hyödynnetäänkin usein analyyttisen neuvottelijan kaverina pitkäaikaisstrategioiden suunnittelussa. 

Torkki ja Miettinen mainitsevatkin neuvottelutilanteen perustuvan usein kuuteen kohtaan, noudattaen aina samaa runkoa. 

1. Henkilösuhteiden luonti 

1. Tarpeiden kartoitus 

1. vaihtoehtojen kartoitus; etsitään keinoja vastata kaikkien osapuolten tarpeisiin 

1. ratkaisumallien kartoitus ja valinta joillakin kriteereillä 

1. tavoitteiden vaihto pakettitarjouksia käyttäen 

1. sopiminen 

Mielestäni meidän johtoryhmän palaverin kulku etenee juuri näillä vaiheilla, ottaen kuitenkin huomioon jo sen, että henkilösuhteet ovat luodut jo aikaisemmin. Esimerkkinä voidaan tässä tapauksessa käyttää viimeisintä joryn palaveria, jossa tehtiin strategisia linjauksia tiimin yhteishengen ja luottamuksen parantamiseksi. (etäpajan säännöt ja kamerakeskustelu.) 

Ensiksi tiimiltä oli havaittavissa erimielisyyksiä kameroiden käytöstä etäpalavereissa. Toiseksi johtoryhmä lähti keskustelemaan, että mitä vaihtoehtoja meillä olisi tämän asian muuttamiseksi. Tämän jälkeen sovelsimme eri malleja ja koitimme saada yhteistä ratkaisua. Axel kuitenkin perusteli analyyttiselle neuvottelijalle tyypillisellä tavalla sen, että asiassa ei voi olla joo ja ei vaihtoehtoa, vaan linjan on pysyttävä samana päätöksen aikana, tehdessä, soveltaessa ja tämänkin jälkeen. Tämän keskustelun jälkeen ratkaisu oli syntynyt, seuraavaksi se tuli viedä käytäntöön. Hyödynsimme tietoa ilmi tuodessamme kohdassa viisi mainittua tapaa tehdä kauppoja vaihto menetelmää käyttäen. Tiesimme, että tämä uusi sääntölinjaus ei kuitenkaan tulisi saamaan kannatusta tiimiltä tai se tulisi aiheuttamaan närää. Perustelimme tämän asian kokeiluna tiimin arjessa seuraavan viiden viikon aikana. Ja kas kummaa asia meni läpi heittämällä. Annoimme mahdollisuuden tiimillemme, kun vaihdoimme lopullisesta kestosta tilapäiseen, jonka jälkeen neuvottelemme uudelleen asiasta. 

Kirjan suurimmat opit 

Kirjassa Torkki ja Miettinen paneutuvatkin erittäin syvällisesti neuvottelukeinojen hyödyntämiseen yritysmaailmassa. Esimerkkejä näistä keinoista on hyvä- ja paha poliisi tilanne, jossa lyhyesti ja ytimekkäästi paha poliisi yrittää ajaa tilanteen niin ahtaalle, että vastapuolella ei ole vaihtoehtoja. Kehiin astuu hyvä poliisi, joka antaa sympatiaa ja empatiaa vastapuolelle ja näin ollen voittaa tämän luottamuksen. Hyvä poliisi saa aikaan lievemmän ratkaisun, mutta todellisuudessa hyvä ja pahapoliisi molemmat ajavat samaa asiaa, tämä on vain tehostettukeino saada ratkaisu syntymään nopeammin. 

Esimerkkiin, jossa mietitään kannattaako neuvottelutilanteessa esittää tarkkoja vai suurpiirteisiä lukuja. Tämänkin toiminta on testattu käytännössä, sillä kirjassa mainittiin Brjörn Wahlroosin esimerkki, kun hän myi sampo pankin liiketoiminnan tanskalaisille yli neljän miljardin hintaan, vaikka todellinen arvo huiteli jossain kolmessa ja puolessa miljardissa. (5 %) Niin kutsuttu nalle onnistui tässä kaupassa siten, että ilmoitti mukamas todella tarkkoja ja tarkasti laskettuja summia ostajalle, joka automaattisesti oletti summien pitävän paikkansa. 

Neuvottelutilanteissa vastapuolen ajatusmalli tulisikin olla selvillä ennen neuvotteluiden alkamista, jolloin tiedettäisiin minkälaisia ihmisiä istutetaan samaan pöytään. 

Kuitenkin tietynlaisille ihmisille, eli esimerkiksi sosiaalisille ja valta asemasta nauttiville ihmisille ”Asia tulee esittää niin yksinkertaisesti kuin mahdollista, mutta ei yksinkertaisemmin” – Albert Einstein (7 %). Tämä lause kuvaa mielestäni hyvin koko kirjan oppeja siitä, miten neuvottelutilanteissa tulisi käyttäytyä, jos tiedät olevasi se, kuka sanoo viimeisen sanan. Asiat tulee tuoda vastapuolelle ilmi selkeästi ja ytimekkäästi, mutta ei avata liikaa, jotta vastapuoli ei tajua mikä on jutun juoni. 

Mietin kirjaa lukiessani, että mitä todellisuudessa saan tästä kirjasta vietyä käytäntöön ja en hetkessä tajunnut sitä. Nyt kuitenkin parikuukautta johtoryhmäni perustamisen jälkeen olenkin huomannut, että kirjassa mainitut keinot ovat suoraan verrannollisia joryn käytökseen, meillä se vaan tapahtuu automaattisesti, eikä ohjatusti. Mielestäni jory onkin onnistunut työskentelemään paremmin kuin osasin odottaa ja toistaiseksi suuremmilta myrskyilta on vältytty. Joryn toiminnassa on hyödynnetty jokaisen jäsenen “neuvottelupersoonaa”. 

Lähteet: 

Uusi Neuvotteluvalta, Miettinen S ja Torkki J, 2019, WSOY