Tulevaisuuden hallitusosaamisen kurssi osa 2

Toni Rantanen ja Ismo Salminen

Neljännellä kerralla meidän vierainamme olivat Toni sekä Ismo. Tällä kerralla puhuttiin paljon strategiatyöstä. Hallituksen työskentely lähes kaikki koskee jollain tavalla strategia ja skenaario työskentelyä. Yrityksessä vastuu strategiasta onkin hallituksella, jonka toimitusjohtaja ja johtoryhmä sitten varmistava, että henkilöstökin tuntee strategian ja ymmärtää oman roolinsa siinä. Hallituksen kannattaa strategisia linjoja vetäessään järjestää esimerkiksi strategia workshoppeja ja tätä kautta ottaa johtoryhmän jäsenet mukaan osaksi strategian luomista, johtoryhmällä kun on kaikkein ajantasaisin kuva kuitenkin siitä mitä yrityksessä tapahtuu. Tästä nousikin toinen juttu mieleen, jonka Toni mainitsi hallituksesta. Hallitukseen kannattaa ottaa esimerkiksi talouspäällikkö kirjuriksi, tällöin kenelläkään hallituksen jäsenellä ei mene keskittyminen kirjaamiseen sekä tarvittaessa talousluvut ovat talouspäällikön mukana palavereissa mukana ajantasaisena.

Hallitukselle kuuluu strategisen tason riskit ja johtoryhmälle operatiivisen tason riksit. Tämän jaon kautta on helppo ymmärtää mitkä tehtävät ja vastuut kuuluvat kenellekin. Ja hallituksessa onkin pisteyttää yrityksen eri liiketoiminnallisia riskejä ja tarvittaessa reagoida niihin.

Hallituksen kommunikointi olisi hyvä saada mahdollisimman matalalle kynnykselle, tällä saadaan reagoitua nopeasti sekä tuotua sitä työskentelyä rennommaksi. Monelle hallitukselle pönöttäminen ja jäykistely onkin juuri tehokkuuden este.

Hallituksen uutena jäsenenä on erittäin tärkeetä olla kiinnostunut tutustumaan yritykseen, alaan ja henkilöstöön. Niin sanotusti vaatia perehdytystä ja olla itse aktiivinen ottamaan selvää ja ennen kaikkea kysymään. Yksi tärkeä sääntö kuitenkin on, että hallituksen jäsenenä yrityksen työntekijöitä jututtaessa olla kuuntelu moodilla. Siellä ei lähdetä jakamaan mielipiteitä tai hallituksen puimia asioita.

”Strategian toteutumattomuus on yleensä prosessin vika, ei strategian.”

 

Ismo puhui kokemuksella strategiasta ja häneltä tulikin muutama hyvin tsekkikysymys strategian luomiseen:

• Mitä meidän hallituksessa pitää päättää nyt, jotta pääsemme pitkän aikavälin tähtäimeen?
• Minkälaista käytännön hyötyä meidän nykyinen hallitus tuo yritykselle?
• Onko meillä toteuttamiskelpoinen, elävä ja kilpailukykyinen strategia?
• Onko toimitusjohtajamme halukas tämän toteuttamaan?
• Onko strategiamme toteuttaminen jokaisen unelma?

Uuden strategian kanssa taas hyvä olisi miettiä seuraavia asioita:

• Miten organisoidumme eri tavalla kuin aikaisemmin?
• Miten ohjaamme eri tavalla kuin aikaisemmin?
• Miten suunnittelemme eri tavalla kuin aikaisemmin?
• Miten kehitämme eri tavalla kuin aikaisemmin

Siinä määrin peräpeiliin katsominen on hyvästä, että pystymme vertaamaan miksi jossakin onnistuimme ja miksi emme. Mitä taas nykyinen strategiamme vaatii operatiivisesti muutoksia, jotta strategia on toteutettavissa.

”Kuinka paljon osaamme ja uskallamme ottaa etukenoa”

 

Strategiat sivuavat myös vahvasti megatrendejä. Mihin suuntaan maailma on menossa ja mitkä tulevat olemaan seuraavia maailmaa muuttavia asioita. Strategiaa tulevaisuuteen miettiessä ja eri skenaarioita luodessa on hyvä miettiä: ”Kuinka paljon osaamme ja uskallamme ottaa etukenoa”. Jos etukenomme otto osuu oikeaan ja iskemme uuden megatrendin aallonharjalle, mitä sitten? Jos taas olemme väärässä tai ajoituksemma on väärä ja siksi kaadummekin naamalleen etukenosta, mitä sitten?

Reetta Keränen & Aleksis Nokso-Koivisto

Reetta nosti viidennellä lähitaapamis kerrallamme esiin hallituksen ja toimitusjohtajan vuoropuhelua. Tällä hetkellä tuo kommunikaatio monessa tapauksessa menee siten päin, että hallitus kyselee toimitusjohtajalta. Toivottavaa kuitenkin olisi, että toimitusjohtaja saisi hallitukselta tukea ja se oli alusta, jossa toimitusjohtaja saa kysyä askarruttavat kysymykset sekä tukea hallitukseen strategian loppuunsaattamiseen. Toisaalta taas toimitusjohtajan tuodessa jotain hallituksen pöytään on haalituksen hyvä myös kyseenalaistaa tätä, esimerkiksi kysymällä: Onko totta / Mistäs tiedät? Toimitusjohtaja kun yleensä toimii välikätenä hallitukselle, niin on riskinsä, että sanoma on toimitusjohtajan näköinen ja suppeammalla katsonnalla.

Reetta myös painotti Slackin ja Whatsappin kaltaisten viestimien hyödyntämistä hallituksella. Tällöin hallituksen tapaamiset on myös helpompi pitää tulevaisuuteen katsovina, eikä raportointiin keskittyvänä.

Yrityksellä on monia vaiheita ja Reetta kuvasi niiden hallituksia seuraavasti:

• Startupilla on kokeileva hallitus
• Kasvu yrityksellä on dynaaminen hallitus
• Vakiintuneella yrityksellä on institutionaalinen hallitus
• Laskevalla tai uudistuvalla yrityksellä taas joko kriisi- tai dynaaminen hallitus

”Jos joku päivä näyttä siltä, että joku toinen on tähän parempi, älä arastele hetkeäkään vaihtaa minua pois.”

 

Tähän mentaliteettiin Aleksis uskoo hallitus työskentelyssä, kyse hallitustyössä, kun on kuitenkin yrityksen palvelemisesta. Hallituksen kokouksen listalla viimeinen kysymys on hyvä olla: Miten meillä meni? Tämä kysymys antaa hallitukselle mahdollisuuden kehittää toimintaansa.

Aleksis myös nosti esille sitä, että mikäli yritykseen ollaan ottamassa ulkopuolisia jäseniä, on hyvä yleensä ottaa suoraan kaksi. Yhdellä voi näet tulla hieman orpo ja eriarvoinen olo jos esimerkiksi kaikki muut ovat omistajia. Tällöin myös ulkopuolisista saadaan varmasti enemmän hyötyä irti. Hallituksen ja jäsenten on myös hyvä käydä puolin ja toisin odotukset läpi heti alussa. On myös hyvä muistaa sopia tarkkaan siitä, että miten hallitus ja johtoryhmä voivat keskustella ja mikäli keskustelu suoraan on hyväksyttyä, on kuitenkin hyvä toimittaa pieni memo toimitusjohtajalle sekä hallituksen puheenjohtajalle, jotta he tiimin vetäjinä ovat kartalla missä mennään.

Sari Vaajanen-Ärrälä & Klaus Breitholtz

Sarilla vahvasti läsnä on intohimolla tekeminen ja, että tehdään täysillä tai ei ollenkaan. Tähän intohimolla tekemiseen samaistuin vahvasti. Intohimo auttaa jaksamaan ja ajamaan läpi vastaan tulevista haasteista. Sarilla on erittäin laaja kokemus hallitustyöskentelystä ja olikin rohkaisevaa kuulla, että menemällä, tekemällä ja kokemalla asioita tapahtuu. Hänelläkin hallituspaikkoihin päätymiset ovat tulleet hyvin monesti sattuman kautta eri reittejä pitkin. Oli myös mielenkiintoista kuulla intuition käyttämisestä tällaisessa positiossa. Onkin mielenkiintoista, miten saisi oman intuition valjastettua hyvin käyttöön, osaisi olla läsnä ja kuunnella sitä omaa intuitiota ja ennen kaikkea luottaa siihen. Tämä varmasti asia mikä myös kokemuksen kautta kehittyy taitavammaksi, kunhan sille muistaa antaa mahdollisuuden.

Sari myös nosti tärkeän opin hallituksen kokouksiin. Alussa kannattaa käydä tärkeät strategiat sekä vierailijat ja jättää vasta loppuun toimitusjohtajan katsaukset ja raportoinnit. Tällä tavoin energia saadaan ohjattua se sitä vaativiin tehtäviin ja hieman toisarvoisemmat asiat hoidetaan lopussa. Yksinkertainen on hallityössäkin kaunista, strategian on hyvä olla niin sanottu one pager, tällöin se on riittävän napakka ja helposti omaksuttava.

Onnistuminen hallitustiiminä vaatii:

• Motivoitunutta ja sitoutunutta jäsentä
• aktiivista työskentelyä
• hallituksen ja johdon yhteistyöskentelyä
• hallituksen ja henkilöstön vuorovaikutusta

”Omistajilla on vastuu hallituksen valitsemisesta”

 

Hallitustyö voi olla intohimo, kunniathetävä, velvollisuus tai ammatti toteaa Future Boardin toiminnajohtaja Klaus. Hallitustyössä innostavaa on kanssa ihmiset. Siellä pääsee ratkaiseen huomisen ongelmia fiksujen ja motivoituneiden ihmisten kanssa. Se on ennekaikkea paikka, jossa saa oppia, jakaa sekä skaalata omaa osaamistaan.

”Anna enemmän kun voit itse saada”

 

Reflekstointi ja omistajien jatkuva keskustelu ja kehitys ovat hallituksen avaimia onnistumiseen ja hallitus tarvitsee johtoryhmältä laajempia ongelmia ratkaistavaksi kuin kyllä / ei. Jokainen hallituksen jäsen tuo pöytään liiketoimintaosaamista, hallitusosaamista, kokemuksi ja oppeja, verkostoja ja / tai uskottavuutta

”Hallitustyöläiset kun innostuvat, mennään yleensä nopeasti syvään päätyyn”