Arvot ja toiminta

Hyvin toimivalle tiimille tunnusomaista on toiminta, joka on vahvasti sidottuna tiimin arvoihin. Arvot yhdistävät jäsenten ajattelua, ohjaavat ihmisten toimintaa ja asettavat sallitulle toiminnalle rajoja. Tärkeä tehtävä onkin viedä arvot konkreettisen työn tasolle. Jäsenien sitoutumisen ja jaksamisen kannalta oleellista on omien ja yhdistyksen arvojen keskinäinen ristiriidattomuus: “Tämä on meidän yhteinen juttu!” (Ilvonen 2011, 15).

Hyvän tiimin piirteitä:

• Yhteiset tavoitteet ovat tiedossa, ja ne on sisäistetty.

• Tehtävät ja työnjako ovat selkeitä.

• Tiimissä vallitsee oikeudenmukaisuus ja kaikkia kohdellaan tasa-arvoisesti.

• Vuorovaikutus on avointa ja aidosti kuuntelevaa ja onnistumisesta saa palautetta.

• Kaikki jäsenet kokevat kuuluvansa joukkoon ja tervetulleiksi tiimin toimintaan.

• Ongelmiin ja konflikteihin uskalletaan tarttua ja se tapahtuu nopeasti.

• Yhteiseen tulevaisuuteen luotetaan.

”Hyvä, toimiva tiimi ei ole ongelmaton, mutta se kykenee itse tarttumaan ongelmiinsa ja myös purkamaan ne. Se uskaltaa pyytää myös ulkopuolista apua silloin, kun tilanne näyttää olevan pahassa solmussa. ” (Ilvonen 2011, 17.)

Yhteiset pelisäännöt

Tiimin säännöt määrittävät yhteisön toimintakulttuuria, yhdessä hyväksyttyjä arvoja, toimintamalleja ja pelisääntöjä. Yhdessä sovitut pelisäännöt auttavat ja edistävät tiimin toimintaa yhteisen tavoitteen puolesta sekä luovat toimintaan turvallisuutta. Jokaisessa tiimissä on omat käyttäytymissääntönsä, joita jokaisen jäsenen oletetaan noudattavan.  Ne luovat turvallisuuden tunnetta, kun ne tunnetaan ja jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan. Säännöt ovat osa tapaa toimia, olla ja elää. Ne eivät saa olla liian piilossa ja epävirallisia, jotta kaikkien jäsenten on mahdollista omaksua ne. (Ilvonen 2011, 16.)

Muutoksia tulee jatkavasti, se on osa arkeamme. Muutoksen ymmärtäminen auttaa ihmisiä hyväksymään muutokset esimerkiksi omissa tehtävissään. Tietous muutoksesta auttaa ihmisiä myös tunnistamaan parannusmahdollisuuksia. Eri tehtävissä oleville ihmisille tarvitaan erilaista lähestymistapaa. Sitoutuminen muutokseen on todennäköisempää, jos henkilö on itse osallistunut tavoitteiden asettamiseen. Motivointia pohdittaessa on hyvä lähteä siitä, mikä motivoi ihmisiä tiimissä ja pohtia, miten niitä asioita saataisiin yhdistettyä toiminnan muutokseen. (Ilvonen 2011, 37.)

Tiimin jäsenten tulee olla perillä kaikista uusista tiedoista voidakseen tehdä ratkaisuja ja pystyäkseen hoitamaan tehtävänsä mahdollisimman hyvin, oli kyse sitten tapahtuman järjestämisestä, minitiimissä toimimisesta, tai palaverin suunnittelusta.  Kaikkien tiimin jäsenien tehtävä on huolehtia, että kaikki päätökset ja toiminnan kannalta tärkeät tiedot viestitään nopeasti ja avoimesti kaikille. Lisäksi kaikkien tulisi omalla käyttäytymisellään edistää avointa viestintäkulttuuria.

Tiedon kulun avoimuus, selkeä tiedottaminen päätöksistä ja muutoksista sekä palaverit, jotka mahdollistavat ihmisten aidon osallistumisen auttavat jäseniä sitoutumaan tiimiin ja sen tavoitteisiin. Tietoa ei koskaan ole liikaa, joten asioista on hyvä tiedottaa mahdollisimman laajasti. (Ilvonen 2011, 41.)

Strategia

“Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty” -sanonta pitää paikkansa myös tiimin pitkän tähtäimen suunnittelussa ja strategiatyössä. Vaikka strategian työstämiseen voi kulua paljon aikaa ja se voi tuntua turhauttavalta, kannattaa siihen kuitenkin panostaa. Ilman pidemmän tähtäimen suunnitelmaa tai strategiaa tiimi on kuin laiva ilman ruoria. Se voi kulkea johonkin suuntaan, mutta kukaan ei tiedä minne ja koska mennään karille.

Strategia antaa tiimin toiminnalle suuntaviivat ja tavoitteet, joita kohti pyrkiä. Se auttaa jäseniä valitsemaan, mihin yhteistyöhön lähdetään mukaan ja mikä on tärkeää. Se myös auttaa hahmottamaan omaa toimintaansa ja kehittämään sitä. Strategiassa asetettuja tavoitteita kannattaa tuoda esille tiimin sisäisessä viestinnässä, esimerkiksi kokouksissa ja palavereissa. (Ilvonen 2011, 26.) On tärkeää, että strategiaprosessi ei ole muutaman ihmisen projekti, vaan sen laatimiseen tulisi ottaa mukaan kaikki jäsenet.  Kaikkien tulisi myös sitoutua sekä strategian laatimisprosessiin että viemään myöhemmin käytäntöön strategiassa asetettuja tavoitteita.

Strategia on:

• Kykyä nähdä uhat ja mahdollisuudet: ilmiöt, muutokset, trendit, ajattelutavat jne.

• Tahtoa arvottaa valintoja halutun tulevaisuuden suhteen

• Sisään rakennettu osa toimintakulttuuria

• Identiteetti “Keitä me olemme”

• Paikantaminen “Mistä olemme tulleet ja missä olemme”

• Suuntaaminen/muuttaminen “Mihin me olemme menossa ja/tai mihin haluamme mennä” (Ilvonen 2011, 27.)

Kaikilla meillä on paljon erilaista osaamista, jota kannattaa hyödyntää tiimin toiminnassa ja toisaalta se innostaa ihmisiä, kun he saavat tehdä niitä asioita, joita osaavat. Tärkeää on huolehtia, että kaikki löytävät itselleen sopivia tehtäviä. Ensin on hyvä kartoittaa ja pohtia yhdessä, millaisia tehtäviä olisi tarjolla ja mille on tarvetta. Isot tehtävät kuten talous, mavi tms. on hyvä jakaa erilaisiin vastuualueisiin ja antaa useammalle ihmiselle paikka oppia ja kehittyä asian tiimoilta. On myös tärkeää että, kierrätetään eri tehtäviä tiimiläisten kesken, jotta jokaisella olisi mahdollisuus oppia uusia asioita. Hyvä tapa kehittää tiimiläisiä ja oppia  uutta on myös vierailojoiden avulla. Hankitaa vierailijoita ja hyödynnetään heidän osaamistansa kouluttajina ja ohjaajina erilaisiin tehtäviin.

Lähde:

Ilvonen, A. 2011. Miten johdan? Yhdistystoiminnan johtamisopas. Helsinki: OK-opintokeskus.