Tiimiyrityksen taloushallinto

Aake Kuoppala, Kaarlo Pälä

Johdanto

Yritysten taloushallinto ei ole pelkkää ruusuilla tanssia ja palkkojen nostelemista. Sen olemme itsekin päässyt todistamaan tiimiyrityksessämme. Itseasiassa kun kehiin heitetään tiimiyritys, jossa on yli 20 yrittäjää ja erilaisia projekteja eri aloilla ja erilaisilla tuloilla, taloudesta huolehtiminen alkaa olemaan todella monimutkaista. Tässä esseessä tulemme käsittelemään tiimiyrityksen taloushallinnon tuomia haasteita ja saamiamme oppeja taloushallinnon johtajan ja operatiivisen johtajan näkökulmasta.

Yrityksen taloushallinto yleisesti

Yrityksen taloushallintoon kuuluu monia asioita, kuten budjetin laskeminen. Tämä helpottuu, kun yrityksellä on säännöllisiä tuloja ja menoja. Budjetin tulisikin olla hyvä yhdistelmä tulevan suunnittelua ja menneeseen peilaamista. Monesti yritykset tekevät syksyllä budjettia seuraavalle vuodelle. (Visma.fi 2023). Mutta meidänkin tapauksessamme kovin tarkkojen budjettien tekeminen on haasteellista, kun emme vielä täysin tiedä tuloista ja menoistamme. Aloittavalla yrityksellä ne eivät välttämättä ole tasaantuneet, eikä ole edellistä tilikautta, johon verrata. Jonkin näköinen budjetti silti tarvitsee olla, jotta saadaan käsitys siitä, paljonko yrityksellä on rahaa käytettävissä mihinkin.

Muita taloushallinnollisia tehtäviä ovat esimerkiksi kirjanpito, tilinpäätös, laskujen tekeminen ja maksaminen, viranomaisilmoitusten tekeminen ja palkanlaskenta. Näitä tehtäviä yritykset yleensä ulkoistavat, jotta heillä itsellään jää aikaa muuhun. Sähköisen kirjanpidon avulla voidaankin kätevästi lähettää ja maksaa laskuja sekä hoitaa kirjanpito yhdessä tilitoimiston kanssa. (Visma.fi 2023)

Mikäli palkkaa halutaan maksaa, tarvitsee yrityksen suorittaa palkkalaskenta. Palkkoja maksaessa tarvitsee siis laskea työntekijälle maksettavien eurojen määrä, maksaminen heidän pankkitileilleen sekä ilmoittamaan eri asioita eri tahoille, kuten verottajalle, ammattiliitoille ja työeläkeyhtiöihin. Tässäkin on iso hyöty sähköisestä kirjanpitojärjestelmästä ja hyvästä kirjanpitäjästä. (Visma.fi 2023)

Taloustilanteen aktiivinen seuraaminen ja siitä raportoiminen auttaa yrityksen johdossa olevia tekemään yrityksen taloudesta riippuvaisia päätöksiä. Mitä vähemmän tiedetään varmaksi yrityksen taloustilanteesta, sitä vaikeammaksi päätöksenteko yrityksessä menee. Siispä on tärkeää olla jokin selkeä paikka, josta datan näkee helposti, esimerkiksi sähköisestä kirjanpidosta. (Visma.fi 2023)

Rahoituksen strategia ja kassanhallinta

Yrityksen rahoitusta miettiessä tulee huomioida, miten saadaan likviditeetti pidettyä riittävällä tasolla ja riittääkö siihen myyntitulot, vai tarvitseeko yritys ulkopuolista rahoitusta. Jos päätyy budjetoimaan vain myyntitulot, joiden avulla yritystä rahoittaa, kannattaa silti suunnitella, mitä tehdään esimerkiksi tilanteessa, jossa yrityksellä onkin kassavajetta.

Rahoituksen strategiaan siis tarvitsee miettiä, miten käytetään omaa ja vierasta pääomaa. Haetaanko rahoitusta esimerkiksi ulkopuolisia sijoittajia vai yrityksen omistajilta? Joka tapauksessa ikinä ei ole huono asia, jos yrityksen omavaraisuusaste on korkealla. Korkea omavaraisuus nimittäin antaa tilaa hengittää, sillä se helpottaa ulkoisen rahoituksen saamista ja auttaa yritystä selviämään mahdollisia tappioita vastaan. Jatkon turvaamiseksi tulee siis suunnitella jokin omasta pääomasta koostuva puskuri, joka auttaa selviämään sen aikaa, kun yritys tekee tarvittavia muutoksia huonon taloustilanteen vuoksi. (Almatalent.fi)

Kassassa tarvitsee tietysti olla puskurin lisäksi koko ajan valmius maksaa kiinteät kustannukset. Esimerkiksi palkat ja vuokra juoksevat koko ajan. Yrityksen pyörittäminen on myös paljon helpompaa, kun äkilliset investointitarpeet voidaan hoitaa omalla pääomalla, eikä tarvitse aina hakea vierasta pääomaa mukaan. Tällä hetkellä Suomessa on päällä taantuma, joka vaikuttaa hyvin laajasti eri alan yrityksiin, mutta kipeiten sen vaikutuksien kouriin joutuvat yleensä nuoremmat yritykset, jotka ovat velkaantuneempia, kuin vanhemmat yritykset, jotka ovat ehtineet kiriä ulkoiset rahoitukset umpeen.

Aikaisemmat seikat huomioon ottaen, yritykset pitää tehdä päätöksiä investoinneista. Investoinnit pitää suunnitella lyhyellä ja pitkällä aikavälillä ja tulee ottaa myös huomioon, että, mitä tehdään, jos investointi ei heti tuotakaan suunnitellusti. (Businesscredit.fi 2023). Tietysti investointien riskiarvio pitää tehdä aina ja taas pääoman alkuperä vaikuttaa suunnitteluun.

Tiimiyrityksen tuomat haasteet

Osuuskuntapohjainen noin kahdenkymmenen ihmisen tiimiyritys on todella monimuotoinen organisaatio. Osuuskunnassa hyvinä puolina ovat toki liittymisen ja lähtemisen helppous ja se, että yrityksessä on kaikki osakkaat samalla omistajia, johtajia, työntekijöitä, mahdollisesti työnantajia ja yrittäjiä ilman yrittäjän titteliä. Osuuskunta antaa myös paremmat mahdollisuudet vaihdella, kuka kulloinkin on johdossa. Samalla nämä tuovat vaikeuksia esimerkiksi johtamiseen ja talousmallin miettimiseen. (Toivanen, H. 2013, 16)

Meillä Flyynassa on niin kutsuttaja pikkutiimejä, jotka vastaavat eri osa-alueista yrityksessämme päälliköidensä johdolla. Nämä johtajat kuuluvat sitten johtoryhmään, johon kuuluu myös yrityksen operatiivinen johtaja ja tiimin johtaja. Tämä johtoryhmä on siis käytännön tasolla elin, joka tekee päätöksiä meidän yrityksessämme. Tämä johtuu siitä, että kierrätämme johtajia ja johtoryhmään kuuluu aina silloin johdossa olevat henkilöt, jolloin arjen päätökset on helpompi kierrättää sieltä, kuin hallituksen kautta, joka on tietysti kiinteä.

Yhdessä taloustiimin ja johtoryhmän kanssa yritämme myös pitää koko tiimiä mahdollisimman hyvin kartalla reaaliaikaisesta taloustilanteesta, jotta saisimme mahdollisimman helposti tehtyä päätöksiä. Isoimmat päätökset osuuskunnassa ratkaistaan yleensä aika demokraattisesti ja esimerkiksi äänestyksiä onkin helppo järjestää.

Se ei silti tarkoita, että aina päästäisiin yhteisymmärrykseen ja noin kahdenkymmenen henkilön tiimissä se onkin aika pieni todennäköisyys, että kaikki ovat täysin samaa mieltä asioista. Siksi tuleekin löytää koko tiimin yhteisymmärrys jostain ja pureskella se sitten pienimmiksi asioiksi tiimin sisällä. Talousasiat ovat olleet ainakin meidän tiimissämme isoin puheenaihe ja jakanut myös isosti erimielisyyksiä. (Toivanen, H. 2013, 17)

Taloustiimi ja projektityöskentely

Talousosaston merkittävin tehtävä on budjetoida yrityksen toimintaa. Yleensä budjetointi tapahtuu niin, että esimiehet budjetoi oman vastuualueensa ja sitten talousosasto yhdistää ne. Seuraavaksi vertaamme, miten se näkyy meidän tapauksessamme taloustiimin ja projektien yhteispelinä ja kenen tulisi olla vastuussa mistäkin.

Ison haasteen rahoituksen strategiointiin antaa epävarmuus projekteista. Projekteista pitäisi saada mahdollisimman nopeasti mahdollisimman säännöllisiä tuloja, jotta pystytään ennustamaan tulevia rahavirtoja. Yritykset yleensä tekevät myös niin, että he ennakoivat esimerkiksi sesonkivaihtelut ja saattavat haluta tasata ne ulkoisen pääoman avulla, eli ottamalla lainaa silloin, kun myynti on pientä. (Businesscredit.fi 2023)

Taloushallintoa hankaloittaa projektityöskentelyssä esimerkiksi se, että kaikki tulot tulevat eri projekteista, jotka voivat olla eri aloilta, kertaluontoisia tai jatkuvia ja tuoda erilaisia tuloja sekä erilaisia menoja. Erilaisia menoja voivat olla esimerkiksi investoinnit projektin tarvikkeisiin tai lisäkustannuksien tuominen kirjanpitoon. Näin ollen on mietittävä ratkaisua, jolla saadaan kaikki kustannukset katettua, ennen kun voidaan laskea, paljonko projekti ja sen työntekijät saavat jakaa keskenään. Tässä voisikin olla fiksua esimerkiksi jakaa budjetointia eri osabudjetteihin, joiden pohjalta voidaan tehdä tuloslaskelma ja sen avulla taas taloussuunnittelua. (Holvi.com)

Alettaessa kokoamaan eri osabudjetteja taloussuunnitelmaa varten, myyntibudjetti on kaikkein tärkein. On oltava tiedossa, kuinka paljon on myyntiä tulossa mistäkin. Tässä tärkeää olisi, että projekteilla olisi omat budjetit ja arviot, jotka saataisiin taloushallintoon tiedotettua ja he voisivat alkaa laskemaan tuloslaskelmaa muiden osabudjettien avulla. Budjetit ja arviot tulee olla projekteilla omat johtuen esimerkiksi sesongeista ja muista muuttuvista tekijöistä, joista projektinjohto on parhaiten perillä. (Holvi.com)

Yrityksen kassabudjetista pitää huolta osuuskunnassamme taloustiimi. Kuitenkin samaa pitää tehdä myös projektitasolla. Kassabudjetilla tarkoitetaan yrityksen kuukausittaisten kassavarojen ennakoimista ja tärkeä on pitää huoli, että niiden sisäpuolella pysytään huolimatta siitä, pyöritetäänkö yritystä velkarahalla vai pelkillä myyntituloilla.

Muuttuvien kustannusten budjetista pitää huolta koko yrityksen tasolla taloustiimi, mutta myös projektien tulee laskea omia muuttuvia kustannuksiaan ja kantaa vastuu siitä, että tuo saman rahan ns. emoyhtiöön, kuin mitä se käyttää sieltä. Pääsääntöisesti se on kuitenkin yrityksen talous- ja muun johdon tehtävä varmistaa, että muuttuvat kustannukset on huomioitu talousmallissa. Yritys ei saa kärsiä siitä, että sen alainen projekti kasvaa rahallisesti isommaksi. Myös markkinointibudjettia tulisi ylläpitää niin koko yrityksen tasolla, kuin projektikohtaisestikin. Eikä sen tärkeyttä sovi aliarvioida, sillä jos vertaillaan maailmalla oleviin muihin yrityksiin, Yhdysvalloissa markkinointiin budjetoidaan n. 11 % kokonaisliikevaihdosta, kun taas suomessa vain 2 %. (Holvi.com)

Kun nämä budjetit yhdistetään, ehkä helpoimpaan budjettiin eli kiinteiden kustannusten budjettiin, saadaan jo hyvä käsitys siitä, miten projektit toimivat ja pyörivät rahallisesti. Talousjohto, tässä tapauksessa taloustiimi kokoaa kaikki osabudjetit tulosbudjetin alle ja pystyy näin ollen ennustamaan tilikauden tuloksen, vaikka kuukausikohtaisesti. Tulosbudjetin valmistuttua se vaatii jatkuvaa tarkkailua, muokkauksia, päivittämistä ja reagointia. Tuloslaskelma on kuitenkin parempi olla pohjalla, kuin että vain reagoisi eri käänteisiin ilman budjettia, johon pohjata toimintaa. (Övermark. K., Björkbacka. J., 2022)

pohdinta

Taloudesta huolehtiminen on yrittäjän tärkeimpiä tehtäviä ja sen toteuttamiseksi on kehitettävä toimiva malli, jolla organisaatio pitää kirjaa taloustilanteesta. Taloustiimi on ollut meillä tähän asti toimiva konsepti, mutta se vaatii jatkuvaa kehitystä kohti tulevaa. Yhteistyö tulee lisääntymään projektinjohtajien ja talouspäällikön kanssa, kun saamme useampia projekteja, jotka tuovat kassavirtaa.

Nämä opit vievät tällä hetkellä ajatusmaailmaamme siihen suuntaan, että parasta olisi, kun projekti tekee myyntiä, ottaisi yritys osuuden siitä sivuun ja maksaisi sillä kaikki yritykselle tulevat kulut ja laittaa sivuun aikaisemmin mainitsemiemme budjettien mukaisesti vaadittavan summan. Tämän jälkeen taloustiimi voisi laskea rahasumman, jonka projekti voi itse käyttää investointeihinsa ja palkkojenmaksuun, josta he sitten projektin sisällä vastaisivat. Projektien sisällä nimittäin työskentelee myös lähtökohtaisesti tiimiyrittäjiä, jotka jakavat itselleen palkkaa, eikä koko yrityksen johdolla ole välttämättä niin varmaa kuvaa siitä, millaisen työpanoksen ja -määrän kukin on kentällä antanut ja tehnyt.

Kirjanpidon ulkoistaminen on toiminut meillä hyvin, lukuun ottamatta sitä, että meillä talouspäällikön vaihtuessa vaihtuu aina tietysti myös yhteyshenkilö kirjanpidon suuntaan. Omaa talouttamme ja budjetointiamme meidän tulee miettiä jatkuvasti ja tehdä päätöksiä yrityksen etujen mukaisesti. Yrityksen talouden suunnittelulle saa hyvän lisähaasteen, kun osakkaana on noin kaksikymmentä henkilöä.

Lähteet

Miten teen taloussuunnitelman?. holvi.com Viitattu 10.10.2023 https://www.holvi.com/fi/holvipedia/taloussuunnitelma/

Toivanen, H. 2013. Kaverijohtamisen visuaalinen innostuskirja. Vaasa: Oy Fram Ab https://pellervo.fi/wp-content/uploads/2013/11/kaverijohtamisen-visuaalinen-innostuskirj.pdf

Tunnuslukuopas. Omavaraisuusaste-%. Almatalent.fi. Viitattu 15.10.2023. https://www.almatalent.fi/tunnuslukuopas/vakavaraisuus/omavaraisuusaste-prosentti/

Yrityksen taloushallinto – opas taloushallinnon järjestämiseen. Visma.fi. Viitattu 10.10.2023.https://www.visma.fi/visma-fivaldi/yrityksen-taloushallinto/#taloushallinto

Yrityksen rahoituksen suunnittelu. businesscredit.fi. 13.6.2023. Viitattu 15.10.2023

https://www.businesscredit.fi/blog/yrityksen-rahoituksen-suunnittelu

Övermark. K., Björkbacka. J. Vinkkejä yrityksen talouden hallintaan ja suunnitteluun. syo.fi 14.9.2022. Viitattu 10.10.2023 https://www.syo.fi/vinkkeja-yrityksen-talouden-hallintaan-ja-suunnitteluun/