Mitä sisäinen viestintä on?

Sisäinen viestintä tarkoittaa yrityksen, yhdistyksen tai organisaation sisällä tapahtuvaa tiedonvälittymistä ja vuorovaikutusta. Sisäistä viestintää voidaan pitää olennaisena osana johtajuutta, koska sillä pystytään motivoimaan ja sitouttamaan työntekijöitä. Viestintä kertoo paljon yrityksestä ulospäin ja täten vaikuttaa imagoon, jolla puolestaan on merkittävä vaikutus yrityksen menestykseen ja jatkuvuuteen. (Juholin 1999, 13.)

Sisäisen viestinnän tehtäviin kuuluu tiedonvälityksen lisäksi luoda, kehittää ja ylläpitää yrityksen sisäistä kulttuuria (Piha 2014, 12). Olennaista on myös palautteen antaminen ja vastaanottaminen, mikä monesti etenkin suomalaisessa työpaikkakulttuurissa osoittautuu haastavaksi. Sisäinen viestintä tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden ilmaista mielipiteitään ja mahdollisuuden keskustella työtovereiden ja esimiesten kanssa.

Tämän päivän taso yritysten ja organisaatioiden sisäisessä viestinnässä on mielestäni kelvollinen, ainakin länsimaisissa kulttuureissa. Yritysmaailmassa parhaillaan tapahtuva hierarkioiden mureneminen muokkaa myös sisäisen viestinnän tapoja. Johtajan ja työntekijän välistä eroa ei enää korosteta, vaan kaikki organisaation jäsenet halutaan ja pyritään tuomaan samalle tasolle viestinnän osalta ja se onkin yksi syy, miksi yhteisöviestintää on aikoinaan lähdetty kehittämään. Nykyään työyhteisöjen jäsenet eivät vain tyydy suorittamaan oman roolinsa edellyttämää tehtävää, vaan tahtovat olla perillä työpaikkaansa koskevista asioista ja mukana kehittämässä yhteisöä (Juholin 1999, 16).

Miten sisäistä viestintää hyödynnetään tiimeissä?

Jokaisessa organisaatiossa tai pienemmässä tiimissä toteutetaan sisäinen viestintä organisaation parhaaksi katsomallaan tavalla. Isoimmat organisaatiot haluavat menestyä jokaisella osa-alueella. Tähän kuuluu myös isona ja ratkaisevana osana viestintä. Yrityksen on viisasta käydä erilaisia koulutuksia liittyen viestintään ja hyödyntää työntekijöiden jo ennalta opittua ja koettua. Koulutuksen kokonaisuuksia ovat toisten kuuntelu, kerrontatapa, lukemisen sekä vastaamisen tekniikat (Puro, 2004 s. 112). Koulutukseen ja sen suunnitteluun on hyvä ottaa mukaan myös työntekijät, näin tehtyä saadaan parhaiten palveleva kokonaisuus. Yritysten tavoitteena on, että työtapoihin saadaan muutos paremman viestinnän avulla ja tämä muutos näkyisi myös ulospäin. Hyvin, ellei jopa loistavasti viestivä yritys loistaa yrityksen ulkopuolelle herättäen kiinnostuksen ja haalien asiakkaat itselleen. Sisäinen viestintä tulisi olla kaikille avointa ja läpinäkyvää. Viestinnän kuuluisi olla kaikille yhtä helposti saatavilla. Viestintä on myös osa meidän kaikkien jokapäiväistä arkea. Jokaisen tulisi keskittyä siihen, miten puhumme ja reagoimme toistemme puheisiin. Viestintää pystyy hyödyntämään monen erilaisen kanavan kautta, tänä päivänä osataan arvostaa paljon sosiaalisen median kautta toimivia viestivälineitä, mutta miten otetaan huomioon kasvokkain keskustelu? Pidin sisäisen viestinnän pajan ja luulin, että neljä tuntia olisi pitkä aika tämän asian läpikäymiseen. Toisin kävi, aluksi puhuimme sisäisen viestinnän olemisesta ja merkityksestä, mutta konkreettiset neuvot saivat hiljaisimmatkin osallistumaan keskusteluun ja kertomaan omat mielipiteensä. Siinä vaiheessa, kun puhuimme konkreettisista muutoksista ja toimintatavoista, huomasimme, että toiselle neljän tunnin pajalle olisi ollut aihetta. Tapoja hyödyntää viestintää on monenlaista. Perus ratkaisuna kannattaa kuitenkin miettiä, että mitä kaikkia viestimisen välineitä käyttää. Lisäksi on hyvä rajata tarkasti, että mistä löytyy mitäkin, ettei tärkeä tieto huku monen eri viestimisvälineen tulvaan. Nykypäivänä on tarjolla monenlaisia sähköisen viestinnän välineitä, kuten esimerkiksi Whatsapp ja Slack. Isoimmissa yrityksissä toimii intranet ja pienemmissä taas post it-lappuseinä. On tärkeää miettiä, miten yritys kohtaa viestinnän osana arkea ja miten se toteutetaan. On ensisijaisen tärkeää, että jokainen työntekijä tai tiimiläinen tuntee hyötyvänsä viestinnästä yhtä paljon. Uskon, että 2010-luvulla moni yritys on vielä lapsen kengissä viestinnän suhteen tai sitten se on vanhanaikaista. Moni yritys voisi muuttaa toimintaansa nykyaikaisemmaksi ja hyötyä siitä nopeudesta ja saavutettavuudesta mitä nykypäivän viestintävälineet tarjoavat.

Mikä sen merkitys on tiimissä?

Toivon, että jokainen yritys, joka haluaa menestyä, nostaa viestinnän merkityksen korkealle työyhteisössään. Viestinnän avulla yritys voi saada paljon hyvää aikaiseksi, kaikkia hyötyjä voi olla jopa haastava huomata. Haluaisin uskoa, että viestinnällä olisi suuri rooli yrityksen ja työntekijöiden tai tiimiläisten arjessa. Harmikseni olen kuitenkin huomannut, että näin se ei todellakaan ole. Viestinnän kuuluisi olla osa päivittäistä arkea ja työrutiinia. Toki, viestinnän riskinä on se, että työntekijä on myös aina saatavilla. Työntekijän ollessa lomalla tai viettämässä vapaapäiväänsä hän saa samat viestit kuin töissä olevat, varsinkin jos työ Whatsapp tai Slack on omaan puhelimeen asennettuna. Näin voidaan helposti olettaa, että työntekijä on aina saatavilla ja valmis reagoimaan työasioihin, vaikkei hän olisi sopinut tästä. Näin on vaikea miettiä työtunnit ja palkanmaksu, pitäisikö palkkausmallia muuttaa näin ollen?

Parhaimmillaan loistavalla viestinnällä työpaikka voi tehdä työntekijälle tai tiimiläiselle tilanteen, että hän ei halua vaihtaa työpaikkaa, tai vieraileva tiimi haluaa ottaa mallia ja yrittää tehdä yhtä hyvää perässä. Viestinnän merkitys ja voima voi olla todella suuri ja kantava yrityksessä. Se, että työntekijä tuntee olonsa tärkeäksi ja kuulluksi merkitsee työpaikalla todella paljon, sekä lisää työssä viihtyvyyttä. Pienemmissä yrityksissä sisäinen viestintä voi olla luontevaa keskustelua työasioista työkavereiden kesken. Usein viestintä hoidetaan oman työn ohella, eikä viestintää varten ole erillisiä palavereita. Tästäkin huolimatta pienemmissäkin yrityksissä on tärkeää suunnitella avoin ja suunnitelmallinen viestintä, jotta työt sujuvat suunnitellusti. (Honkala ym., 2013 s.183) Isommissa yrityksissä suullisten keskustelujen tuoma päätös pitää vielä viestiä sisäisesti isommalle joukolle, jotta kaikki tietävät missä mennään. Riskinä tässä on, että nopea viestintä menettää merkityksensä, kun koitetaan tavoitella isoja joukkoja. Viestinnän tärkeys korostuu työpaikoissa, joissa vuorotyöntekijöiden vuorot vaihtuvat. Töihin tuleville työntekijöille on tiedotettava edellisen vuoron tapahtumista, jotta vuorosta vastuussa olevat ihmiset osaavat varautua näihin tilanteisiin sekä toimia joustavasti (Honkala ym., 2013 s.183). Huolimatta siitä, kuinka iso organisaatio on, täytyy ylimmän johtoportaan suunnitella kuinka johtaa ja viestiä työyhteisössä, koska nämä kaksi asiaa liittyvät saumattomasti toisiinsa. Menestyvä johtaja tarvitsee viestinnän taidon. (Hagerlund ja Kaukopuro-Klemetti, 2013, s.11) Ilmanmenestyvää johtajaa ei ole menestyvää tiimiä tai yritystä, eikä varsinkaan menestyvää viestintää.

Mikä on tehokkain tapa viestiä tiimin kesken

Voidaan todeta, että suullisesti kasvokkain viestiminen on tehokkainta viestin välittämisen ja vastaanottamisen kannalta, koska puhuessaan ihminen pystyy eleillään ja äänenpainollaan helpottamaan viestin ymmärtämistä. Se ei ehkä kuitenkaan ole aina paras tapa viedä läpi viikkopalaverit, pajat ja kokoukset, eikä ainakaan kustannustehokkain. Välillä jopa turhauttaa, kun pienenkin asian suunnittelua ja päättämistä varten pitää kokoontua fyysisesti samaan tilaan sen viedessä runsaasti monen ihmisen aikaa pois muista olennaisista tehtävistä.

Olisiko mahdollista, että omaksuisimme digitaalisen viestinnän keinot niin hyvin, että maanantaisin meidän ei tarvitsisikaan lähteä toimistolle aamupalaverin vuoksi, vaan pystyisimme hoitamaan kaiken etänä? Puuttuuko käytännön osaaminen, rohkeus kokeilla, vai onko kokoontumisissa läsnäolo, vuorovaikutteisuus ja yhteisöllisyys niin paljon arvokkaampaa, kuin tehokkuus?

Pikaviestipalvelut, Skype, sähköpostit ja monet muut digitaalisen viestinnän kanavat eivät ole vielä lähelläkään korkeinta potentiaaliaan yritysmaailmassa. Väitän, että työpaikkojen palaverit muuttuvat vuosien edetessä yhä enemmän etäpalavereiksi. Sitä en tiedä, ottaako videopuhelut paikkansa käytetyimpänä etäkokoustamismuotona vai voiko esimerkiksi WhatsApp ryhmässä käydä selkeän ja tehokkaan palaverin tietyn ajan puitteissa. On jopa jännittävää nähdä, miten pikaviestipalveluiden käyttö muuttuu vuosien kuluessa, sillä niiden mukana tulleet emojit, eli hymiöt parantavat viestin ymmärtämistä ja esimerkiksi Englannissa niiden on todettu olevan maan nopeimmin leviävä kieli (Martyn Landi, 2015).

Pohdinta

Jos katsotaan viestinnän matkaa vaikkapa 1970-luvulta tähän päivään, voidaan todeta, että matka lankapuhelimesta älypuhelimiin on ollut huikea. Viestinnän kehitys on pitkälti teknologian kehityksen ansiota ja nykyään viestiminen niin yksityishenkilöiden välillä, kuin

työyhteisöjen sisällä on helpottunut. Ennen saattoi työpaikan sisällä joutua kävelemään toiseen päähän rakennusta kertomaan asiaansa, mutta nykyään ainoa siihen liittyvä vaiva on valita mieleinen kanava asiansa kertomiseen. Mieleen tietty juolahtaa tässä kohtaa, että voiko tämä etäännyttää työyhteisön jäseniä toisistaan ja vaikuttaa tiimien tuottavuuteen negatiivisesti.

Mitkä ovatkaan seuraavat viestintään hyödynnettävät innovaatiot? Muuttuuko VR-lasit pian piilolinsseiksi ja sitä kautta avautuu uusia mahdollisuuksia? Tätä solua miettiessä mieliimme nousi idea teknologian avulla mahdollistuvasta telepatiasta ja teleporttauksesta. Eihän sitä ikinä tiedä. Mietimme myös, miten meidän omat lapset ja lapsenlapset viestivät toisilleen omissa tulevaisuuden työyhteisöissään? Toisaalta, tehdäänkö silloin enää töitä? Hmm.

LÄHTEET:

Puro, J-P. 2004. Onnistu viestinnässä. Juva: WS Bookwell Oy.

Hagerlund, T., Kaukopuro-Klemetti, H. 2013. Työyhteisö viestii, jotta olisi olemassa. Helsinki: Suomen Kuntaliitto.

Honkala, P., Kortetjärvi-Nurmi, S., Rosenström, A., Siira-Jokinen, S. 2013. Linkki Työyhteisön viestintä. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Martyn Landi, 2015, https://www.mirror.co.uk/news/technology-science/technology/emoji-fastest-growing-language-uk-5721126

Juholin, E. 1999. Sisäinen viestintä. Helsinki: Inforviestintä Oy.

Piha, K. 2014, Sisäinen viestintä – käärmettä pyssyyn? https://www.slideshare.net/EllunKanat/kirsi-piha-sisinen-viestint-krmett-pyssyyn