Onko tieto näkyvää?

Tietoa on sekä hiljaista että näkyvää. Näkyvä tieto on nähtävissä ja ilmaistavissa olevaa dataa, joka tallennetaan esimerkiksi organisaation tietojärjestelmiin. Hiljaisella tiedolla puolestaan tarkoitetaan ihmisen pään sisällä olevaa tietoa, kokemuksen ja oppimisen kautta kertynyttä tietämystä. Hiljaista tietoa voi olla jopa vaikea tiedostaa. (Listenmaa 2023, 26.)

Näkyvän tiedon voi jakaa ns. kovaan ja pehmeään tietoon. Kovalla datalla tarkoitetaan objektiivista, tarkkaa tietoa tehdyistä toimenpiteistä ja niiden määrästä. Tähän sisältyy esimerkiksi valmistettujen tuotteiden määrä, henkilöstön määrä, vierailut verkkosivuilla, kassavirta jne. Pehmeällä tiedolla tarkoitetaan enemmän kokemuspohjaista tietoa, joka syntyy, kun ihmisiltä kysytään heidän näkemyksistään, tuntemuksistaan ja kokemuksistaan. Tällä saadaan dataa esimerkiksi asiakas- ja työtyytyväisyydestä. (Listenmaa 2023, 27–30.)

Suurin osa johtajista arvottaa kovaa dataa johtamisessaan enemmän. Kuitenkin on arvioitu, että 80–90 % ja asiantuntijayrityksissä jopa 95 % tiedosta on hiljaista tietoa. Vaikka näkyvää tietoa siis käytettäisiinkin päätöksen teossa, sen tueksi tarvitaan intuitiota, syy-seuraussuhteiden tunnistamista sekä ratkaisuideoita ja toimenpiteitä. (Listenmaa 2023, 33–34.) Tiedolla johtamista voidaan hahmottaa myös kahden erilaisen strategian kautta. Konfidointistrategiassa järjestelmän älykkyys on koodattavissa ja tiedon organisointi, jakaminen ja soveltaminen ovat tietojärjestelmävetoisia. Personointistrategiassa taas painotetaan ihmisten välisten kokemusten vaihtoa ja hiljaiseen tietoon perustuvan osaamisen hyödyntämistä. Tällöin tietoteknologian roolina on tukea ihmisten välistä kommunikointia ja verkostoitumista. (Jalonen 2015, 49.)

Kaikki informaatio ei ole merkityksellistä

Tiedolla johtamisen näkökulmasta olennaista on vain sellainen tieto, joka johtaa johonkin toimintaan (Listenmaa 2023, 26). Toisin sanottuna kaikella informaatiolla, joka on saatavilla, ei ole toiminnan kannalta olennaista merkitystä (Jalonen 2015, 40). Organisaatioissa kerätään paljon dataa, jota ei välttämättä osata käyttää. Onkin arvioitu, että jopa 80 % kaikesta varastoidusta näkyvästä tiedosta on sellaista, jota kukaan ei käytä (Listenmaa 2023, 34).

Tiedolla johtaminen on hyvä lähestymistapa organisaatioiden johtamiseen tietovaltaisissa yhteiskunnissa. Jos ajatellaan, että organisaation on sopeuduttava toimintaympäristöön, edellyttää informaation eksponentiaalinen kasvu organisaatioilta panostusta tiedolla johtamiseen. (Jalonen 2015, 48.)

On kuitenkin tärkeä miettiä myös, miksi ja mitä mitataan. Tulee muistaa, että myös tiedon keräämisen suunnittelu ja toteuttaminen sekä tiedon analysointi vievät aikaa ja voi täten käydä jopa kalliiksi. Mikäli käytettävät mittarit ovat puutteellisia, saadaan epärelevanttia tietoa. Voi myös olla mahdollista, että tiedon analysointiin ja muuttamiseen kehittäviksi teoiksi ei arjen kiireessä löydy aikaa. Usein ongelmana ei ole informaation puute, vaan epärelevantin informaation ylitarjonta. (Jalonen 2015, 55, 63.)

Mitä on tiedolla johtaminen?

Kokeilin elämäni ensimmäistä kertaa ChatGPT:tä ja esitin kysymyksen: Mitä on tiedolla johtaminen? En ollut ihan tyytyväinen ensimmäiseen vastaukseen, joten klikkasin ”regenerate” ja sain seuraavanlaisen vastauksen:

”Tiedolla johtaminen on liiketoiminnan käytäntö, jossa organisaatio käyttää tietoa ja data-analytiikkaa päätöksenteon tukena. Tavoitteena on parantaa liiketoiminnan tehokkuutta, tuloksia ja kilpailukykyä hyödyntämällä tietoa strategisesti ja päätöksenteon perustana. Tiedolla johtaminen perustuu siihen, että dataa kerätään, analysoidaan, ja hyödynnetään päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä.

Tiedolla johtamisen perusperiaatteita ja käytäntöjä voivat olla:

1. Tietojen kerääminen: Organisaation tulee kerätä laadukasta ja relevanttia dataa eri lähteistä, mukaan lukien sisäiset ja ulkoiset tietolähteet. Tiedon kerääminen voi sisältää esimerkiksi asiakastietoja, taloudellisia lukuja, toiminnan mittareita ja markkinatietoa.
2. Data-analytiikka: Tiedon analysointi on keskeinen osa tiedolla johtamista. Analytiikan avulla organisaatio voi tunnistaa trendejä, tehdä ennusteita, löytää yhteyksiä ja saada syvällisempää ymmärrystä liiketoiminnastaan.
3. Raportointi ja visualisointi: Tiedon esittäminen helposti ymmärrettävässä muodossa on tärkeää päätöksenteon helpottamiseksi. Graafiset raportit ja visualisoinnit voivat auttaa organisaatiota hahmottamaan tietoa nopeammin ja tehokkaammin.
4. Päätöksenteko: Tiedolla johtaminen vaikuttaa päätöksentekoprosessiin, koska se tarjoaa faktapohjaisen pohjan päätöksille. Organisaation johdon odotetaan tekevän päätöksiä, jotka perustuvat saatavilla olevaan dataan.
5. Toiminnan optimointi: Tiedolla johtaminen auttaa organisaatiota tunnistamaan mahdollisuudet prosessien ja toiminnan parantamiseen. Se voi auttaa vähentämään kustannuksia, tehostamaan toimintaa ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.
6. Jatkuva oppiminen ja sopeutuminen: Tiedolla johtaminen edellyttää organisaatiolta kykyä oppia ja sopeutua muuttuviin olosuhteisiin. Se voi sisältää uusien datalähteiden hyödyntämisen ja analytiikkatekniikoiden kehittämisen.

Tiedolla johtaminen voi olla erityisen tärkeää digitaalisessa aikakaudessa, jossa tietoa on saatavilla runsaasti ja nopeasti. Se auttaa organisaatioita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, parantamaan kilpailukykyään ja saavuttamaan tavoitteitaan tehokkaammin.”

Tiedolla johtaminen tiimiyrityksessä

Tiimiyritystä voidaan johtaa usein eri tavoin, eikä se taida koskaan olla mikään helppo tehtävä. Proakatemian kaltaisessa ympäristössä olemme tiimiyrityksessä yleensä myös hyvin tasavertaisia, jolloin johtamisesta on hyvä sopia. Johdettavana oleminen on myös taito, jota saamme opetella.

Tiedolla johtamista voidaan kuitenkin harjoittaa myös tiimiyrityksessä. Otan tähän muutaman esimerkin, miten olemme Saawassa yrittäneet ja oppineet johtamaan myös tiedolla.

Budjetointi ja taloudellisten tavoitteiden asettaminen on jotain, missä olemme matkan varrella kompastelleet. Muistan, että asetimme heti ensimmäisenä keväänä liikevaihtotavoitteen kesän loppuun mennessä. Tämä perustui tiedossa oleville projekteille ja näiden projektien tavoitteille. Taisimmekin päästä hyvin lähelle tavoitetta, vain parista tonnista jäi kiinni. Heti toisena vuonna aloimmekin räpiköimään ja heitimme liikevaihtotavoitteen kakkosvuodelle täysin päästämme sen mukaan, mikä nyt tuntui hyvältä. Tavoite ei perustunut mihinkään. Teimme mielestäni ihan hyvän tuloksen myös toisena vuonna, mutta tavoitteesta jäätiin hyvin kauas.

Viimeiselle vuodelle tulosbudjetin tekemiseen otettiin ihan uusi kulma. Kaikki projektit listattiin ylös. Kaikkien projektien täytyi tehdä oma tulosbudjetti, joka perustui esimerkiksi edellisten vuosien dataan tai realistiseen arvioon siitä, miltä markkina näytti. Nämä kerättiin sitten yhteen, josta syntyi koko Saawan tulosbudjetti. Tämän pohjalta syntyi liikevaihtotavoite vuodelle 2023, johon päästiinkin jo alkusyksystä! Tämänkaltaisessa johtamisessa talouspäällikkömme ja taloustiimi johti erittäin hienosti. Tämä kasvatti myös motivaatiota tiimissä ja toi selkeästi kaikki projektit yhä lähemmäksi tiimiä.

Tämän lisäksi olemme toisen vuoden syksystä alkaen tehneet kuukausittaisen kyselyn. Kyselyt käytiin aina yhdessä läpi tiimipalavereissa ja niistä nousseet asiat otettiin kehityksen alle.

Pajojen laatu on ollut tiimillemme aina tärkeää. Kyselyn ensimmäinen kysymys on aina ollut arvosana pajoille sekä kommenttikenttä kehitysehdotuksille. Tämän perusteella olemme voineet helposti puuttua tilanteeseen, jos on tuntunut, että pajojen laatu heikkenee. Kerran esimerkiksi johtoryhmässä päätimme, että seuraavaan kuukauteen pajoissa ei jaeta porukkaa pienryhmiin, sillä edelliset pajat oli koettu pirstaleisiksi ja koko porukan syvää dialogia kaivattiin. Uskon, että kyselyn ansiosta pajojemme laatu on säilynyt ja arvosana on ollut toistuvasti nelosen tuntumassa. Olemme onnistuneet ajoittain myös huippupajoissa, mutta kokonaisuutena emme ole tainneet onnistua kipuamaan vitoseen asti.

Tämän lisäksi kyselyssä on voitu kysyä, onko jotain, mitä tiimissä pitäisi nostaa esille. Näin olemme voineet puuttua kehityskohteisiin ja esimerkiksi parantaa palautekulttuuria tiimissämme. Olemme myös tiimissämme halunneet keskittyä juhlimiseen, mikä on yksi arvoistamme. Tämän vuoksi kyselyissä on aina saanut jakaa viisi halia tai loistopistettä haluamilleen tiimiläisille. Eniten pisteitä keränneet nostettiin esiin tiimipalavereissa. Näin halusimme motivoida siihen, että autamme toisiamme ja olemme läsnä toisillemme. Lisäksi kyselyssä on ajoittain kysytty jaksamisen ja motivaation tasosta sekä ajankohtaisia asioita, esimerkiksi palaute yhteisestä projektista.

Kaiken kaikkiaan tiedolla johtaminen on taitolaji, jonka merkitys lisääntyy nykyisessä tietotulvassa. Mitä tietoa kerätään ja miten sitä käytetään? Mikä on tiedon keräämisen ja sillä johtamisen tavoite? Suosittelen harjoittelemaan näitä asioita jo Proakatemialla, sillä tällä taidolla tekee varmasti tulevaisuudessa paljon!

LÄHTEET

ChatGPT.

Jalonen, H. 2015. Tiedolla johtamisen näyttämö ja kulissit. Teoksessa Tiedolla johtaminen hallinnossa: teoriaa ja käytäntöjä (toim. Virtanen, Stenvall & Rannisto). Tampere: Tampereen Yliopistopaino Oy – Juvenes Print.

Listenmaa, J. 2023. Laita tieto töihin: tiedolla johtamisen käsikirja. Helsinki: Alma Talent. Verkkokirja Alma Talent Bisneskirjasto -verkkopalvelussa. Vaatii käyttöoikeuden.