Teet paljon töitä, mutta etenetkö ollenkaan? 

Kirjoittajat: Ava Koskinen, Jasmi Koskela, Suna Mikkola 

Alkusanat 

Jokainen meistä kuulee varmasti viikoittain, ellei päivittäin toistemme suusta, kuinka paljon kiireitä elämässä on niin töiden kuin vapaa-ajan saralla. Varsinkin Proakatemialla tämä tuntuu olevan enemmän sääntö kuin poikkeus. Saatamme olla niin tottuneita ajattelemaan omaa kiireistä elämäämme, että tuskin muistamme pysähtyä katsomaan mihin sitä aikaa oikeasti kuluu. Tiimiläisemme Niina fasilitoi Roimalle pajan aiheesta ajanhallinta ja vuosisuunnitelma, jonka innoittamana syvennyimme aiheeseen enemmän.  

Rick Pastoor kertoo kirjassaan Grip (2021), miten ihminen voi löytää työntekoon paremman, älykkään lähestymistavan. Pastoor lähti itse pohtimaan, miten voisi tehdä työnsä järkevämmin ja tämän seurauksena syntyi lähestymistapa Grip – parempi ote työstä ja elämästä. Ystävät ja kollegat innoistuivat Pastoorin menetelmästä ja alkoivat myös kokeilla sitä. Tämän myötä Pastoor julkaisi aiheesta kirjan, joka nousi Hollannin Best seller -listalle ja vuoden ajan hän sai joka päivä kirjeitä lukijoilta, jotka kiittelivät vuolaasti saamastaan avusta. Tulemme käsittelemään esseessämme kalenterin käytön merkitystä, sekä sen vaikutusta vuoden suunnitteluun, pohjautuen Pastoorin teokseen. Essee keskittyy havainnollistamaan konkreettisia vinkkejä siihen, miten kalenteri kannattaa suunnitella ja miten vuosisuunnitelma luodaan sen myötä. Lisäksi näytämme muutaman käytännön esimerkin vuosisuunnitelmasta. 

Miten täytät kalenterisi? 

Kalenteri on varmasti suurimmalla osalla töissä ja koulussa käyvillä ihmisillä kovassa käytössä. Pastoorin sanoin, kalenteri on korvaamaton. (Pastoor 2021, luku 1) Kalenterin käyttö on tärkeää jaksamisemme kannalta, sillä siellä on vain rajallinen määrä aikaa. Tämä auttaa estämään ylittämästä omia rajoja. Kun kalenteriin on lisätty päivittäiset työtehtävät, on helpompi kieltäytyä asioista, joille ei todellisuudessa ole aikaa, mutta myös helpompi sanoa kyllä uusille asioille. (Pastoor 2021, luku 1.) Pastoor suosittelee itse digitaalisen kalenterin käyttöä, sillä tällöin kalenteri on helposti käytettävissä kaikilla laitteilla ja jaettavissa esimerkiksi kollegoille. (Pastoor 2021, luku 1) Digitaalisen kalenterin hyviä puolia ovat myös sen helppo muokattavuus, mikäli muutoksia tulee. Näin on helpompi pysyä koko ajan kartalla ja digitaalinen kalenteri on myös todennäköisemmin aina matkassa, mikäli jotain yllättävää tulee keskellä viikkoa. Näin pystyt aina helposti tarkastamaan, onko aikaa vai ei, tai tarvitseeko jotain tapaamista siirtää. 

Yksi Pastoorin havainnoista kalenterin käytössä oli silmiä avaava: Kun lähdet lomalle, mietit viimeisenä viikkona, miten priorisoit kaiken. Tämä viikko on yleensä koko vuoden tuottavin ja tehokkain viikko. Suhtautumalla jokaiseen viikkoon näin, voit olla tehokkaampi vuoden jokaisena päivänä. Pastoor avaa kirjassaan Yhdysvaltain entisen presidentin Dwight D. Eisenhowerin matriisia, joka auttaa määrittämään miten kalenteriin merkityt tehtävät kannattaa priorisoida.  

Matriisissa tehtävät jaotellaan seuraavasti: 

1. Tärkeä ja kiireellinen.  

Tehtäviä, jotka eivät voi odottaa. Työt, joilla on tiukka deadline. 

1. Tärkeä ja ei kiireellinen. 

Tehtävät, joita voi lykätä noin viikolla, ilman vakavia seurauksia.  

1. Kiireellinen ja ei tärkeä. 

Ovatko nämä todellisuudessa kiireellisiä? Esimerkiksi tehtävät, joita sinulta pyydetään yllättäen. 

1. Ei kiireellinen ja ei tärkeä. 

Asiat, joista ei yleensä ole mitään hyötyä. Puuhastelu, jota ei oikeasti tarvita. 

(Pastoor 2021, luku 1.) 

Kalenteria täyttäessä, kannattaa aina miettiä mihin tehtävä sijoittuu Eisenhowerin matriisissa. Tämä auttaa varmistamaan, että työn painopiste on kohdillaan. Yleinen ilmiö varsinkin Proakatemialla on, että ajatellaan että on aikaa tehdä kaikki mitä kalenterissa on ylhäällä, mutta lopulta se ei riitäkään. Pastoor kehottaa leikkaamaan tehtävät vain kahteen tai kolmeen, jolloin voi keskittyä siihen mikä on oikeasti tärkeää. Jos saat kaikki tehtävät tehtyä, aina on mahdollista tehdä lisää, mutta kolmea tehtävää enempää ei kannata lähtökohtaisesti suunnitella kalenteriin. On syytä pitää huoli myös siitä, että kalenterissa on huomioitu mahdolliset siirtymät sekä tauot. Pastoor toteaa, että noin 20 % työajasta kannattaakin suunnitella vapaaksi. Tämä vastaa noin 1-1,5 tuntia kahdeksan tunnin työpäivästä. (Pastoor 2021, luku 1.) 

Proakatemialla on tavallista, että päivän aikana hypitään eri tehtävistä toisiin lyhyillä tauoilla tai ilman taukoja. Kalenteria suunnitellessa tulee ottaa tarkastelun alle myös se, millaista työtä teet parhaiten mihinkin aikaan. Onko esimerkiksi luovuutesi parhaimmillaan maanantai aamuna vai torstaina iltapäivällä? Huomioitavaa on myös se, että jotkut saavat parhaiten aikaan lyhyissä pätkissä, kun toiset taas tarvitsevat koko päivän. Lisäksi ympäristö on asia mikä vaikuttaa suuresti työtehokkuuteen, joten voit myös miettiä toimitko parhaiten esimerkiksi hiljaisuudessa vai hälinässä, ryhmässä vai yksin, tai musiikin kanssa vai ilman. (Pastoor 2021, luku 1) Päivät kannattaa suunnitella sen mukaan, että käyttää työtunnit tehokkaasti omien vahvuuksien ja voimavarojen mukaan. Pohdi siis, miten itse toimit kaikista optimaalisimmin ja pyri suunnittelemaan viikkosi aina sen pohjalta. 

Perjantain yhteenveto
 

Perjantain yhteenveto on viikoittainen tapaaminen itsesi kanssa, jossa tarkastelet edellistä viikkoa ja suunnittelet seuraavaa. Yhteenvedossa tarkistetaan edellisen viikon tapahtumat, sekä listataan mahdolliset pois jääneet tehtävät, jotka täytyy vielä tehdä. Lisäksi käydään läpi viikon aikana tehdyt dokumentit, kuten muistiinpanot, postit laput, tai viestit kollegan kanssa. Lopuksi tarkastellaan käynnissä olevia projekteja. Katsotaan mikä on seuraava projektin vaihe, tai onko tiedossa uusia tai vanhoja projekteja. Yhteenvedolle varataan normaalisti aikaa 30 minuuttia viikossa, mutta ensimmäisellä kerralla Pastoor suosittelee varaamaan 90 minuuttia. Yhteenvetoa ei ole pakko tehdä perjantaina, vaan voit valita itsellesi sopivimman ajan. Ajan tulee kuitenkin olla sellainen, johon pystyt sitoutumaan viikottain. Mikäli pystyt tähän 4 peräkkäistä kertaa, on yhteenveto onnistunutta. Pastoorin sanoin, perjantain yhteenveto on tehokkain työkalu halutessasi saavuttaa huipputuloksia (Pastoor 2021, luku 4).  

Kalenterin täyttämisen muistilista: 

• Tarkastele työtehtäviesi painoarvoa matriisin avulla ja karsi kalenteristasi turhat menot. 
• Muista merkitä kalenteriin tauot, siirtymäajat sekä vapaata aikaa. 
• Tutustu työtapoihisi: Mihin vuorokauden aikaan työskentelet tehokkaimmin tai koska luovuutesi on parhaimmillaan? Kuinka pitkiä aikoja voit työskennellä tehokkaasti putkeen? Rakenna aikataulusi näitä tietoja hyödyntäen. 
• Tee perjantaisin (tai jonain muuna sinulle parhaiten sopivana päivänä) yhteenveto kuluneesta viikosta. 

(Pastoor 2021, luku 4.) 

Vuosisuunnitelma 

Optimaalisesta kalenterin käytöstä pääsemme Pastoorin (2021) vuosisuunnitelmaan. Vuosisuunnitelma on sitä helpompi tehdä, mitä paremmin on sisäistänyt ajankäyttönsä jo kalenteria täyttäessä. Perjantain yhteenveto on myös ratkaisevassa roolissa. Vuosisuunnitelmaan voi käyttää joko muutaman tunnin tai vaikka kaksi kokonaista päivää. Tulokset ovat tietysti sitä parempia, mitä enemmän aikaa käyttää, mutta parissakin tunnissa kerkeää saada aikaan suunnitelman, joka vaikuttaa tulevaan vuoteen. Vuosisuunnitelmalle ei ole mitään tiettyä ajankohtaa, jolloin se tulisi tehdä, vaan tämän saa päättää itse. Hyvä ohjenuora voisi olla, tee se silloin kun siltä tuntuu. (Pastoor 2021, luku 6.) 

Vuosisuunnitelma alkaa edellisen vuoden reflektoinnilla: 

1. Edellisen vuoden arviointi kalenterin avulla. Mikäli sinulla ei ole kalenterissa merkintöjä, voit myös selata tyhjää kalenteria ja muistella kuluneen vuoden tapahtumia. Tässä vaiheessa listataan vuoden kohokohdat sekä heikot kohdat. Hyödynnä tarvittaessa myös valokuvia tai päiväkirjaa. 

1. Tarkastele menneitä tavoitteitasi. Mitä tavoitteita sinulla oli edelliselle vuodelle ja ovatko ne toteutuneet? Jos eivät, niin miksi? 

1. Eri kategorioiden arviointi: työ, kumppani ja kotielämä, sukulaiset, ystävät, henkinen elämä, terveys, taidot, sivuprojektit, hauskanpito, antaminen, lopettaminen, raha. Voit myös keksiä muita kategorioita. Mieti mistä sait energiaa ja mikä otti energiaa. 

1. Vuosikatsaus kvartaaleittain. Ota esiin kuluneen vuoden kohokohdat ja heikot kohdat ja kirjoita muutama virke jokaisesta kolmen kuukauden pätkästä.  

1. Reflektointi. Yritä tiivistää koko vuosi muutamaan virkkeeseen. Tässä voi käyttää apuna myös luovuutta tekemällä esimerkiksi ajatuskartan tai maalauksen. 

(Pastoor 2021, luku 6.) 

Katse tulevaan 

Tämän jälkeen siirrytään tulevan vuoden suunnitteluun, jossa mietitään tavoitteet kohdan 3 kategorioiden avulla. Tavoitteet asetetaan kvartaaleittain, eli kolme kuukautta kerrallaan. Vuosi on aivan liian pitkä aika konkreettisten tavoitteiden asettamiseksi ja kuukausi on liian lyhyt (Pastoor 2021, luku 6). Ensin voidaan miettiä erilaisia toiveita kategorioista. Toive voi olla esimerkiksi ”haluaisin oppia taloudesta enemmän.” Sen jälkeen valitaan 1-3 toivetta, jotka halutaan muuttaa tavoitteiksi. Tavoitteen tulee olla tarkkaan määritelty ja mitattava (Pastoor 2021, luku 6). Tavoite voisi olla tässä esimerkissä olla ”Osallistun talousosaamisen kurssille ja liityn roiman taloustiimiin, sekä pidän pajan tilinpäätöksestä.”  

Tavoitteiden asettamisen jälkeen tarkastellaan, mitä muuta kalenterista jo löytyy. Onko tiedossa tehtäviä tai tapahtumia, jotka vievät seuraavan kolmen kuukauden aikana huomattavasti aikaa? Ovatko tavoitteet tarpeeksi haastavia tai mahtuvatko ne kalenteriin? Lopuksi suunnitellaan vuoden loput 3 kvartaalia suurpiirteittäin. Pystyäkseen saavuttamaan tavoitteet, on ne lisättävä henkilökohtaiselle tarkastuslistalle ja tämän takia opittu tapa perjantain yhteenvedosta on merkittävä. Näin voit joka perjantai varmistaa oletko tehnyt jotakin tavoitteiden eteen.  

Vuosisuunnittelun esimerkki: Sunan Vuosisuunnitelma 

Edellisen vuoden reflektointi kalenterin avulla 

Roiman vuosisuunnittelu pajassa (2023) kaikilla oli ennakkotehtävänä kirjoittaa ylös asioita, mitä on jäänyt käteen viime vuodesta. Tämä on alku vuosisuunnitelman tekemiselle ja myös Pastoorin mallin ensimmäinen kohta. Käydessäni läpi omaa kalenteriani viimeisen vuoden ajalta tuntui, että on tapahtunut paljon tai ainakin merkintöjä oli paljon koko vuoden ajalta. Lähdin itse tarkastelemaan edellistä vuotta lukuvuotena eli enemmän Proakatemian ja Roiman näkökulmasta. Mitä oikein olen saanut aikaan toisen vuoden opiskelijana, mitä olen oppinut, mitä olen saavuttanut ja missä asioissa olen epäonnistunut?  

Onnistumiset ja epäonnistumiset 

Ehdottomasti yksi toisen opiskeluvuoden suurimmista kohokohdista on ollut Secondhand Vanha Tehdas tapahtuma, minkä järjestimme syksyllä 2022 ja keväällä 2023. Toinen suuri onnistuminen tiiminä oli Sadonkorjuu. Sadonkorjuu eli myyntipäivät oli sekä onnistuminen että epäonnistuminen. Muita heikkoja kohtia ja niin sanottuja epäonnistumisia viime vuodelta oli muun muassa Roiman tiimihaaste, jonka toteutimme S-ryhmille. Tiimihaasteessa punnittiin Roiman yhteen hiileen puhaltamista, johtamiskykyä sekä tiimityöskentelytaitoja aikapaineen alla. Tässä emme suoriutuneet kovin hyvin viime joulukuussa.  

Menneiden tavoitteiden tarkastelu 

Pastoorin (2021) mallin mukaan seuraavaksi tarkasteluun tulee ottaa tavoitteet mitä on asettanut viime vuodelle.  

Ovatko asettamasi tavoitteet toteutuneet menneen vuoden aikana?  

Itse asetin toisen opiskeluvuoden tavoitteeksi tehdä mahdollisimman paljon eri projekteja ja kokeilla paljon asioita. Halusin ryhtyä erilaisiin asioihin ja oppia niistä. Lisäksi tavoitteenani oli selvittää tarkemmin mitä haluan tulevaisuudessa tehdä, mikä on se minun juttuni ja missä olen hyvä. Tavoite oli myös keskittyä enemmän ajanhallintaan ja ajan priorisointiin, mistä minua oltiin huomauteltu ensimmäisen akatemiavuoden aikana.  

Tavoite 1: Tehdä mahdollisimman paljon projekteja 

Mielestäni tavoitteeni olivat hyvin onnistuneita tavoitteiden asettamisen kannalta. Tavoitteet olivat hyvin selkeitä minulle, koska tiesin mitä haluan tehdä ja kokea toisena akatemia vuotena. Voin todeta suoraan, että projektien osalta onnistuin saavuttamaan tavoitteeni erinomaisesti. Tein paljon projekteja muun muassa Secondhand Vanha Tehdas tapahtuman kahdesti, myimme, teimme ja toimitimme laskiaispullia tamperelaisiin yrityksiin, olimme myymässä Donitseja Ratinan kauppakeskuksessa sekä veimme sadonkorjuutiimillä Roiman kohti myyntipäivien voittoa. Paljon on tullut tehtyä ja se oli tavoite.  

Tavoite 2: Omien tulevaisuuden suunnitelmien kirkastaminen 

Yksi tavoitteistani oli selvittää enemmän omaa tulevaisuuttani ja sitä, mitä haluan tulevaisuudessa tehdä. Tarkoitukseni oli tehdä ja kokeilla paljon erilaisia asioita, jotta selviäisi tarkemmin mikä on itselle mieluisaa tekemistä ja mikä taas ei. Pääsin tavoitteeseeni osittain. Ymmärsin, minkälaisissa asioissa olen parhaimmillani ja minkälaisia asioita minun kannattaisi tavoitella. Koen silti, etten vieläkään tiedä mihin minun kannattaisi tarkalleen keskittyä, kun niin moni asia kiinnostaa. 

Tavoitteeni oli tehdä paljon ja ottaa tekemisistä opikseni, siinä onnistuin ja otin opikseni kaikesta tekemästäni jotain. Esimerkiksi Donitsi Pop Up -projekti Ratinan kauppakeskuksessa poiki Juontajaksi-koulutukseen menemisen Avan kanssa. Tartuimme yhdessä koulutukseen ja tajusimme, että meillä on yhteinen kiinnostuksenkohde. Aloimme tästä inspiroituneena pohtia yhteisiä juontokeikkoja. Yksi iso oppi oli siis ainakin itselleni se, että kaikesta tekemisestä voi poikia aina jotain uutta ja kivaa. Jo se voi viedä omaa polkua eteenpäin, jos vain kokeilee rohkeasti asioita ja verkostoituu ihmisten kanssa.  

Eri kategorioiden arviointi: Mikä toi energiaa ja mikä vei sitä pois? 

Kolmannessa vaiheessa piti miettiä mitkä elämän osa-alueet veivät energiaa, ja mitkä toivat sitä lisää omaan elämään.  

• Ajan käytön haasteet veivät energiaa 

Miettiessäni viime vuotta ja esimerkiksi toisen opiskeluvuoden alkua ensimmäisenä mieleeni tulee viime syksyn haasteet ajankäytönsuhteen. Tein itse töitä Op:lla samaan aikaan koko syksyn akatemian opintojen ohella. Tämä oli näin jälkeenpäin ajateltuna todella raskasta ja kuormittavaa. Samaan aikaan itseäni kuormitti oma henkilökohtainen taloudellinen tilanne ja sen vuoksi oli pakko tehdä töitä akatemian ohella. Olen vahva enkä voi ehkä kuitenkaan sanoa, että uuvuin, mutta se koetteli. Sain kuitenkin syksyn pakettiin ja vuoden vaihteen jälkeen en tehnyt töitä akatemian ulkopuolella koko keväänä lainkaan. Tämä oli hyvä päätös. Samaan aikaan oma talous hupeni, ja se tietenkin loi hieman painetta elämään ylipäätään, mutta olin päättänyt, että panostaisin akatemian projekteihin koko kevään, ja niin myös tein.  

• Eri elämän osa-alueiden yhteensovittaminen toi sekä haasteita että iloa elämään 

Kokonaisuutta kun miettii viime syksyn ja kevään osalta niin kuormittavinta oli etäsuhteen, akatemian, ystävien ja perheen yhteensovittaminen. Voin silti sanoa, että kevät lukukausi meni helpommin ja sujuvammin kun ei tarvinnut sovittaa työntekoa akatemian arkeen. Voisin todeta, että syksy oli raskainta aikaa ja silloin itselleni energiaa toi oma koti, omat harrastukset sekä poikaystävä ja perhe. Kevättä kun tarkastellaan, niin töiden lopettaminen antoi lisää energiaa tekemiseeni. Lisäksi mieluisa tekeminen antoi energiaa itselleni, esimerkiksi aina kun projektin kesken oli hyvä meininki päällä, se toi hyvää energiaa päiviini. Donitsi Pop Up ja laskiaispulla -projektit olivat tällaisia. Keväällä myös tiimin kanssa oleminen ja yhteiset hetket tiiminä eli esimerkiksi Mökkipaja ja Myyntipäivät toivat energiaa omaan tekemiseen ja jaksamiseen.  

Vuosikatsaus kvartaaleittain 

Neljännessä kohdassa Patroosin mukaan pitää käydä läpi kulunut vuosi kvartaaleittain.  

Mitä hyvää ja mitä heikkouksia kuhunkin kvartaaliin sisältyi? 

Syys-Loka-Marras: Olin aika uupunut kesän jälkeen aloittaessani taas akatemian arjen. Minulla oli kova stressi Lokakuun Secondhand -tapahtumasta ja siinä onnistumisesta. Tapahtuma meni kuitenkin hyvin, mistä olimme Helmin kanssa erittäin iloisia ja ylpeitä. Myös Roimassa oleminen oli tässä vaiheessa hieman haastavaa, sillä tiimiläiset olivat ensimmäisen kesäloman jälkeen aika irrallaan toisistaan.  

Joulu-Tammi-Helmi: Roimana epäonnistuimme tiimihaasteessa. Roima sai tuotteen myyntipäiville.  Aloitimme harjoittelemaan intensiivisesti myyntipäiviä varten ja saimme edistettyä roiman myyntitaitoa. Sain itse paljon enemmän energiaa, kun lopetin ulkopuoliset työt. Tiimissä oleminen tuntui taas paremmalta.  

Maalis-Huhti-Touko: Myyntipäivien jälkipuinti otti koville koko Roimassa. Olimme entistä vahvempi ja yhtenäisempi tiimi. Secondhand -tapahtuman suunnittelu ja järjestäminen vei kaiken ajan. Lisäksi teimme silti Donitsi-projektin mihin olimme tyytyväisiä. Olin myös helpottunut, kun akatemia arjesta siirryttiin kesäloman viettoon.  

Kiteyttäminen ja reflektointi 

Viidennessä ja viimeisessä kohdassa pitää tiivistää koko kulunut vuosi muutamaan virkkeeseen.  

Sanoisin, että toinen opiskeluvuosi minun kohdallani oli raskas, mutta todella antoisa. Näin jälkeenpäin mietittynä opin todella paljon erilaisia asioita taloudesta, tapahtuma- ja media-alasta sekä omista tulevaisuuden haaveistani. Lisäksi opin minkälainen on oikeasti hyvä, kannustava ja toisiinsa tukeutuva tiimi. Opin mitä se vaatii, että tiimi saavuttaa huipputiimin tason ja mitä kaikkea se vaatii yksilöiden kohdalla. 

Tulevan vuoden suunnittelu: Mitä seuraavaksi? 

Nyt kun olen käynyt läpi edellisen vuoden, voin suunnata katseeni ja ajatukseni tulevaan, viimeiseen kokonaiseen lukuvuoteen akatemialla. Syksy 2023 on jo lokakuussa, mutta tässä kohtaa on hyvä vielä tarkentaa omaa vuosisuunnitelmaa, jotta tietää mihin keskittyä lujasti vielä loppu vuoden aikana.  Asetan itselleni Pastoorin kehottamana tavoitteita kvartaaleittain. Niin kuin Pastoor (2021) kertoo, niin tässä kohtaa on vaikea tehdä kovin tarkkoja ja spesifejä tavoitteita koko vuodelle. Tästä syystä tavoitteita pilkotaan hieman osiin.  

Toiveet ja tavoitteet syys- ja kevätlukukaudelle 

Syys-Loka-Marras: Tehdä / Saada alulle yksi uusi projekti. Innostua jostain. Saada kerättyä omaan ressuun rahaa, ettei tarvitsisi keväällä heti tammikuussa murehtia sitä.  

-> Jättää tarpeeksi aikaa syksyllä akatemiatekemiselle. Tarkemmat aikataulut viikoille, jotta asiat pysyvät selkeinä ja tiedän, milloin olen varattuna missäkin.  

Joulu-Tammi-Helmi: Oppia ja perehtyä vielä syvemmin projektijohtamiseen ja johtamiseen ylipäätään. Saada opinnäytetyön aihe tarkennettua.  

-> Tehdä vähintään 3 yritysvierailua. Tehdä ainakin 1 essee projektijohtamisesta. 

Maalis-Huhti-Touko: Saada opinnäytetyö hyvään vaiheeseen ennen kesää. Tehdä kevään aikana vähintään yksi projekti. Oppia juontamista käytännössä. 

-> Keskittyä aikataulutukseen akatemian ja esimerkiksi töiden suhteen.  

-> Kontaktoida yrityksiä ja saada mahdollisimman paljon juonto- ja esiintymiskeikkoja.  

-> Tehdä kalenteriin tyhjää tilaa opinnäytetyön kirjoittamiselle.  

Asettamani tavoitteet kolmannen vuoden opintoihin ja viimeiselle kokonaiselle akatemia vuodelle ovat mielestäni hyviä ja sellaisia, jotka varmasti opettavat minulle paljon sellaisia asioita, mitä en vielä tässä vaiheessa osaa edes kuvitella. Nämä toiveet ja tavoitteet tulevat varmasti tukemaan osaltaan omaa viimeistä opiskeluvuottani ja toivon todella pääseväni näihin tavoitteisiin.  

Yhteenveto 

Pastoorin malli palvelee sinua yksilönä 

Pastoorin malli antaa selkeitä ohjeita oman elämän hallintaan ja aikataulujen hallintaan. Malli on suunniteltu yksilöille ja se auttaa silloin, kun olet osana työyhteisöä, sinulla on jokin vastuurooli tai toimit yrittäjänä. Mallia voi soveltaa hyvinkin henkilökohtaisiin tarpeisiin, mikä tekee siitä monille sopivan. Tämä malli palvelee sinua yksilönä, mutta miten voi hallita koko yrityskokonaisuutta? 

Myös yritykselle voi tehdä vuosisuunnitelman 

Tämän esseen esimerkissä hyödynsimme Sunan vuosisuunnitelmaa ja pohdimme vuosisuunnittelua enemmän henkilökohtaisista näkökulmistamme. Vuotta kannattaa kuitenkin tarkastella myös laajemmin kuin vain omasta näkökulmasta. Jos olet yrittäjä ja hallitset itsesi lisäksi myös toista kokonaisuutta eli yritystäsi, kannattaa yritykselle tehdä myös vuosisuunnitelma. Pastoorin mallissa on paljon sellaisia ominaisuuksia, joita voi viedä sellaisenaan myös yrityksen vuosisuunnitelmaan. Tällaisia ovat esimerkiksi edellisen vuoden reflektointi, menneiden tavoitteiden tarkastelu sekä uusien asettaminen kvartaaleita hyödyntäen. 

OP Median Olli Manninen on kirjoittanut blogitekstin (2019) yrityksen vuosisuunnitelman näkökulmasta. Yrityksen vuosisuunnitelman voi rakentaa esimerkiksi seuraavia välivaiheita hyödyntämällä: 

1. Määrittele liiketoimintasi rytmi 

Toimiiko yrityksessäsi 12 kuukauden suunnitelma, vai olisiko parempi tarkastella hieman pidempää aikajaksoa kerrallaan, kuten 18 kuukautta (Manninen 2019)? 

1. Luotaa tavoitteet + tee välitavoitteet 

Tavoitteiden asettamisen yhteydessä on hyvä tarkastella niitä syvällisemmin. Ovatko tavoitteet sellaisia, joihin ylletään minimisuorituksella ja mitä se vaatisi, että saisimme aikaan enemmän? Paljastaako tavoitteemme myös yrityksemme herkkyyskohtia: Jos tuplaamme kasvutavoitteet, mitä toimintoja tai millaista riskinhallintaa se vaatii yritykseltä? (Manninen 2019.) 

1. Mieti toimet, joilla on eniten merkitystä yrityksesi tavoitteiden toteutumiseen 

Tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta on olennaista, että keskitämme aikaamme ja resursseja niihin tehtäviin, joilla tavoitteet todennäköisimmin tullaan saavuttamaan. (Manninen 2019.) 

1. Elä hetkessä ja muista käyttää pelisilmää 

Vuosisuunnittelemisen malleihin ei kannata jäädä myöskään liikaa kiinni! Yrittäjyydessä pitää muistaa myös käyttää omaa pelisilmää. Nykyään se voi tarkoittaa esimerkiksi yrityksen kykyä hypätä ennalta-arvaamattomiin trendeihin nopealla aikataululla mukaan. 

1. Sisäisen markkinoinnin tärkeys 

Mitään ei saavuteta, elleivät kaikki ole sitoutuneita yhteiseen päämäärään. Onkin siis ensiarvoisen tärkeää huomioida jokaisen työntekijän rooli tavoitteita asettaessa sekä niitä saavuttaessa. (Manninen 2019.) 

Tässä esseessä emme syvenny sen enempää yrityksen vuosisuunnitelmaan, mutta sen tekemiseen löytyy myös paljon apumalleja ympäri internettiä.  

Pohdinta 

Vuosisuunnittelu-paja antoi paljon pohdittavaa niin yksilö- kuin yritysnäkökulmastakin. Tässä esseessä syvennyimme enemmän yksilöllisen suunnittelun maailmaan, joka on olennainen osa isompaa kokonaiskuvaa. Mikäli yksilöt eivät osaa johtaa ollenkaan itseään, se myös hidastaa toimintaa isommissa kokonaisuuksissa. Jos esimerkiksi yrityksessä on kymmenen työntekijää, joista puolet eivät osaa hallita ajankäyttöään, se on jo aika iso menetys rahassa koko yritykselle. Jos taas kaikki osaavat optimoida ajankäyttöään, se säästää niin yksilön omaa kantokykyä ja jaksamista, kuin myös näkyy suoraan yrityksen tuloksessa.  

Kiitokset siis erityisesti tiimiläisellemme Niinalle ajatuksia herättävästä pajasta. Nyt on meidän vuoromme pistää suunnitelmat käytäntöön. Nyt, kun vuosi on enää jäljellä, on suunnitelmalla erityinen merkitys: Missä pisteessä haluamme olla, kun valmistumme? Millaisten taitojen tai liiketoiminnan parissa haluamme jatkaa akatemian jälkeen? Näihin kysymyksiin on löydettävä vastaukset tämän vuoden puolella, sen jälkeen alkaa olla jo myöhäistä.  

LÄHTEET: 

Manninen, O. 2019. Hyvä vuosisuunnitelma tunnistaa yrityksen kasvun mahdollisuudet ja päivittyy jatkuvasti. Blogiteksti. Luettu 20.10.2023. Viitattu 20.10.2023. 

https://www.op-media.fi/yrittajyys/yrityksen-kasvu/hyva-vuosisuunnitelma-tunnistaa-yrityksen-kasvun-mahdollisuudet-ja-paivittyy-jatkuvasti/ 

Pastoor, R. 2021. Grip. Näin hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi. E-kirja. Otava. Helsinki.  

Piirainen, N. 2023. Roiman vuosisuunnittelu. Roiman paja Proakatemialla 12.9.2023. Viitattu 20.10.2023.