Tapahtumatuotanto ja sen vaiheet 

Kirjoittanut: Roosa Huhtamäki & Markus Vehmas 

Johdanto  

Tapahtumatuotanto koki suuria haasteita pandemian aikana kokoontumisrajoitusten takia, mutta ihmiset ovat jälleen päässeet nauttimaan erilaisista tapahtumista viime vuosien aikana. Olimme tammikuussa mukana Rukalla järjestetyssä suositussa Pipolätkä tapahtumassa. Osallistuimme tapahtumaan lähes koko tiimimme Hurmoksen voimin ja kokemus oli erittäin tiimiä sitouttava, sekä opettavainen. Pääsimme kurkistamaan syvemmin tapahtuman tuotantoon ja näkemään tarkemmin, mitä kaikkea onnistuneen tapahtuman järjestäminen edellyttää. Kiinnostus tapahtumatuotantoon heräsi entisestään ja päätimme lähteä etsimään aiheesta lisää oppia. Myöhemmin helmikuussa järjestimme Tampereelle oman Hönähoki tapahtuman, jonka tarkoituksena oli tuoda pipolätkän tunnelmaa myös tänne. Haastavista keliolosuhteista huolimatta saimme kasaan onnistuneen tapahtuman ja uskon, että se saa vielä jatkoa tulevaisuudessa. Höhähokilla on suuret kasvumahdollisuudet ja taitava porukka tuottamassa kyseistä tapahtumaa. Tämän esseen tavoitteena on perehtyä nykyajan tapahtumatuotantoon, sekä tarkastella onnistuneen tapahtuman piirteitä omiin asiakaskokemuksiin peilaten. Syvennymme myös asiakaspalveluun ja sen heijastuvuuteen osana tapahtumaa. 

Tapahtumatuotanto   

Alkuun tahdomme avaa käsitteen tapahtumatuotannosta. Tapahtumatuotanto tarkoittaa tapahtumien suunnittelua, organisointia sekä itse tapahtuman toteuttamista. Ala on hyvin kattava, sillä tapahtumia löytyy nykyään laidasta laitaan. On olemassa musiikkitapahtumia esimerkiksi erilaisia festivaaleja ja konsertteja, sekä messuja, kuten matkamessut tai häämessut. Tapahtumia on myös yrityksille, tai yksityisille kuluttajille. Tapahtumatuottaja vastaa aina tapahtuman kaikista näkökohdista, kuten sen budjetoinnista, markkinoinnista, logistiikasta, tekniikasta, sekä henkilöstön johdosta tapahtuman aikana ja ennen tapahtumaa. Käytännössä tapahtumatuottaja varmistaa, että tapahtuma on sujuva ja onnistunut. Tapahtumatuotanto koostuu yleensä ammatillisista toimijoista, jota harjoittaa tapahtuma-alan yritykset tai yksittäiset tapahtuman järjestäjät. Tapahtumat voidaan myös jakaa kolmeen eri ryhmään: perinteisiin, fyysisiin tapahtumatilassa järjestettävät tilaisuuksiin, virtuaalitapahtumiin, sekä näiden yhdistelmään eli hybriditapahtumiin. (Scene arts 2023)  

Tapahtuman järestämisen vaiheet 

Scene artsin blogitekstissä: Tapahtuman järjestäminen-suunnittelu ja tuotanto 2023, avataan tarkemmin tapahtumatuotannon eri osa-alueita, sekä kerrotaan mielenkiintoisia ehdotuksia tapahtuman suunnitteluprosessin aloittamiseen. Tapahtuman luominen on aina monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta.  

Selkeä suunnitelma  

Suunnitellessa tapahtumaa on tärkeää määrittää sen tavoite. Selvitä siis tapahtumasi tarkoitus ja pohdi, mitä haluat sen avulla saavuttaa. Onko tapahtuman tarkoitus esimerkiksi tuottaa pääomaa, vaiko lisätä tietoisuutta. Scene artsin artikkelin mukaan on hyvä tuottaa parin lauseen mittainen tiivistys, joka sisältäisi tapahtuman ydintavoitteen ja sen kohderyhmän. Tähän on hyvä osallistaa useampi henkilö, sillä yleensä tapahtumaa toteuttavat sidosryhmät eivät todellisuudessa edes tiedä, miksi tapahtumaa edes järjestetään. Kun tapahtuman ydinajatus on tiivistetysti ylhäällä, hyötyvät siitä niin tapahtumatiimi, markkinointi-, tekniikka-, esiintyjät ja muut tapahtuman tuottajat. Hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty. “Suunnitteluprosessiin kuuluu tapahtuman tavoitteen määrittäminen, joka auttaa keskittymään siihen, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa.” (Scene arts 2023) Jotta tapahtuman kävijöille jää unohtumaton kokemus, on hyvin tärkeää kiinnittää huomio myös asiakaskokemukseen, sekä ottaa palvelumuotoilu huomioon.  

Rukalle lähtiessä oli selvänä, mitä kukakin tulee tekemään paikan päällä. Olimme yrittäneet hoitaa mahdollisimman paljon asioita jo etukäteen, ettei Rukalla olla ongelmissa.  

kohderyhmän määrittely 

Kohderyhmän rajaaminen on todella tärkeä vaihe, sillä mitä tarkemmin kohderymä pystytään rajaamaan, sitä helpompaa on suunnitella markkinoinnista juuri kyseistä asiakasryhmää puhutteleva markkinointiviesti ja löytää parhaat kanavat niiden tavoittamiseen. “Kohderyhmäpäätökset tehdään jo liikeideaa suunniteltaessa, mutta yksittäisillä kampanjoilla voi joskus olla kohderyhmä vain osa yrityksen asiakkaista.” (Hämäläinen, Kiiras, Kortenmäki & Pakkanen 2016, 179) Kun kohderyhmä on selvillä, on huomattavasti helpompi lähteä suunnittelemaan myös tilaa, tarjoiluja, sekä ylipäätään tapahtuman ohjelmaa. 

Sidosryhmät 

Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä miettiä, mitkä sidosryhmät eli rahoittajat, esihenkilöt, tapahtumatiimin jäsenet yms. ovat osallisena sen tavoitteiden saavuttamisessa. Sidosryhmiä tulee informoida ja usein ottaa mukaan myös tuotantoon. Kun tapahtuman sidosryhmät ovat valikoituneet on pohdittava heidän tarpeitaan ja selvittää miten ryhmän edustajat arvioivat niiden täyttymistä. “On erityisen hyödyllistä varmistaa sidosryhmiin kuuluvilta henkilöiltä, pitävätkö tapahtumatiimin oletukset ryhmästä ja sen tarpeista paikkaansa.” Tämän jälkeen määritellään konkreettiset realiteetit, joiden mukaan tapahtumaa lähdetään toteuttamaan sidosryhmän näkökulmia noudattaen. Tapahtuman informatiivista sisältöä miettiessä, tulee ottaa huomioon mitä tietoa ihmisille halutaan tapahtumasta välittää ja miten se olisi järkevintä levittää. Myös hetket, jolloin sidosryhmään syntyy kontakti tulee huomioida, sekä miettiä millainen tunnekokemus halutaan saada aikaan eri keinoja apuna käyttäen. (Scene arts 2023) 

Tapahtuman ohjelma 

Kun suunnitellaan tapahtuman ohjelmaa, tulee se lähestulkoon itsestään, kun tavoite ja kohderyhmät ovat selkeästi määriteltynä, Näin on helppo lähteä miettimään, miten tapahtuma palvelee kohderyhmään kuuluvia ihmisiä, sekä jo ennalta asetettuja tavoitteita. 

Tapahtuman markkinointi 

Jokaisella tapahtumalla on brändi, joka luo vahvan mielikuvan koko tapahtumasta. Yleensä tapahtumalla on oma brändi, mutta toisinaan se voi järjestävän organisaation brändiä tukeva. Onnistunut tapahtuman brändi ohjaa sen tunnelmaan, teemaan ja visuaaliset koristeet, sekä tapahtumatekniikka tukee tätä. 

Kun kohderyhmä ja tavoite on selvillä, on helppo lähteä miettimään missä tapahtumaa markkinoidaan ja mainostetaan. Nuoret ihmiset tavoittavat esimerkiksi nopeiten sosiaalisen median kanavissa. Mikäli haluaa luoda toiminnastaan mahdollisimman luotettavaa ja ammattitaitoista kuvaa, olisi tapahtumalla hyvä olla selkeät, sekä laadukkaat verkkosivut. “Tapahtuman nettisivustoksi riittää usein yhden sivun kokonaisuus, josta löytyy tiiviissä muodossa informaatio tapahtumasta.” (Scene arts 2023) Jotta tapahtuman markkinointi on tehokasta, on se aloitettava riittävän ajoissa. Usein kesällä järjestettävien festareiden markkinointi aloitetaan jo puolivuotta- vuotta ennen tapahtuman ajankohtaa. Monet tapahtumajärjestäjät julkaisevat kuvia sosiaalisen median kanaviin, sekä useat käyttävät videomateriaalia aikaisempina vuosina otetuista materiaaleista. Scene artsin artikkelin mukaan, markkinointi viestin tulisi saavuttaa henkilö seitsemän kertaa kolmesta eri kanavasta, jotta viesti menee lopulta kuluttajalle perille. “Markkinointiviestinstää tulisi kuitenkin pitää investointina eikä kustannuksena.” (Hämäläinen, Kiiras, Kortenmäki & Pakkanen 2016, 180) Mitä enemmän siihen on valmis panostamaan, sitä enemmän syntyy yleensä tulosta. 

Kirjassa: Palvelun taitajaksi (Sanomapro, 2016) Määritellään onnistuneen markkinointiviestintä seuraavasti: Hyvä markkinointiviestintä perustuu ideaan, joka herättää välinpitämättömänkin ja antaa näin oivalluksen iloa sen havainneelle. Toisin sanoen markkinointiviestintä on brändin puhetta. Markkinointiviestiin liittyvät päätökset voidaan jakaa kahteen eri osaan: viestin sisältöön, joka kertoo mitä markkinoinnilla halutaan sanoa, sekä viestin muotoon, joka kertoo, miten asia sanotaan. (Hämäläinen, Kiiras, Kortenmäki & Pakkanen 2016, 180) Kirjassa mainittiin myös onnistuneen markkinointiviestinnän tärkeimmät elementit, huomion herättäminen, milenkiinnon lisääminen, ostohalukkuuden virittäminen, sekä toimintaan kehottaminen. (Hämäläinen, Kiiras, Kortenmäki & Pakkanen 2016, 181) 

Elämyksellisyys on kuluttajille yhä tärkeämpää. ”Yritykset tutkivat ostokäyttäytymistä, muokkaavat palveluympäristön asiakkaisen toiveiden mukaisiksi, rakentavat tuote- ja palveluvalikoimat sekä esittelyt myyviksi ja panostavat elämykselliseen markkinointiviestintään” (Hämäläinen, Kiiras, Kortenmäki & Pakkanen 2016, 36) Myös itse tapahtuma on hyvin otollinen paikka mainostaa esimerkiksi tapahtuman sponsoreita ja yhteistyökumppaneita. Esimerkiksi Rukan pipolätkässä yhteistyökumppaneiden beach flagit ja muut mainokset, oli koko tapahtuman ajan selkeästi esillä ja alueella. Itse tapahtumaa ja lippuja ei tarvitse hirveästi mainostaa, koska joukkueliput myydään alle kahdessa päivässä loppuun. Pipolätkä tuotti myös erittäin laadukasta kuva- ja video materiaalia tapahtumasta. Kameran taakse oli selkästi palkattu ammattilainen, sillä tapahtuman aftermovie oli timanttisen laadukas, ja sinetöi koko tapahtuman tunnelman. Ammattitaidolla tehty aftermovie on myyvä, lyhyehkö ja välittää tapahtuman fiiliksen. Usein katsoja, saa heti kiinni millainen tapahtuma on kyseessä ja osaa näin hahmottaa haluaako olla mukana kyseisen tunnelman luomisessa. Tapahtumanhallintaan tarvitaan usein myös erinäisiä digitaalisia työkaluja, riippuen toki tapahtuman tyypistä. “Tapahtumateknologinen polku alkaa ilmoittautumisesta ja/tai lipunmyynnistä, esitietojen keräämisestä sekä yleisestä tiedottamisesta esimerkiksi tapahtumasivu nettiin.” (Scene arts 2023) Tapahtumateknologiaa tarjoavat yritykset huolehtivat tietosuojasta, sekä tietoturvasta ja auttaa niihin liittyvissä kysymyksissä. 

Tapahtumatekniikka, äänentoisto ja valot 

“Tapahtumatekniikka sisältää kokonaisuuksia kuten äänentoiston, valotekniikan, presentaatiotekniikan, livestriimauksen ja etäyhteydet.” (Scene arts 2023) Yleensä tekniikka on kohdallaan silloin kuin vieraat eivät kiinnitä siihen sen kummemmin huomiota. Sen suunnittelu kannattaa aloittaa vasta, kun olet itse päässyt tutustumaan tilaan ja sen asettamiin ehtoihin. Koristelut ja tilasuunnittelu ovat merkittävä osa tunnelman lumisessa. Tapahtumatyöntekijöiden, juontajien ja muun sisällön yhdistelmä vaikuttaa myös merkittävästi yleiseen fiilikseen tapahtumassa. Tapahtumatekniikan toimittajalla on kattava rooli tapahtuman tunnelman luomisessa ja tekniikan ihmisille kannattaakin aina viestiä tarkasti, millaista tunnelmaa ollaan hakemassa. “Valaistuksella, taustamusiikilla ja projisoinnilla saadaan aikaan todella merkittäviä muutoksia tilassa kuin tilassa.” (Scene arts 2023)  

Mikäli tapahtuman järjestäminen sisältää äänentoistojärjestelmää vaativia laitteita, on niihin tärkeä panostaa. Äänentoistojärjestelmää kasattaessa on tärkeä huomioida tila ja tapahtuma-alue. Tekniikan toimittajaa on tärkeä konsultoida hyvissä ajoin, jotta hän osaa arvioida tekniikan tarpeet tarkasti, sekä ottaa huomioon esimerkiksi tilan vaikutuksen ääneen ja sen, kuinka paljon yleisön saapuminen tilaan muuttaa äänentoistollista tilannetta. (Scene arts 2023)  

Valot luovat tunnelmaa ja niiden avulla tuottamia efektejä kannattaa ehdottomasti hyödyntää tapahtumaa järjestäessä. Valot pystyy esimerkiksi yhdistämää tapahtuman organisaation brändiin mukautuviksi. Lisäksi valolla voidaan ohjata yleisön huomiota. Tapahtuman valaistus koostuu yleensä tila- ja yleisvalaistuksesta, lavavalaistuksesta, sekä julkisivuvalaistuksesta. On hyvä keskustella tekniikantoimittajan kanssa etukäteen, millainen kokonaisuus tukisi tapahtuman tavoitteita parhaiten. “Osaava tapahtumatekniikan toteuttaja voi tarvittaessa piirtää mallinnuksen tilan ja lavan valaistuksesta.” (Scene arts 2023) 

Tapahtumaturvallisuus 

Suunnitellessasi tapahtumaa kannattaa olla yhteydessä tapahtumaturvallisuuspalveluita tarjoavaan organisaatioon taikka tapahtumatoimistoon. Näin varmistat turvallisuusprosessien pätevyydestä. Turvallisuus kysymyksissä on hyvä konsultoida tapahtumapaikan vuokraajaa, sillä usein he ovat hoitaneet turvallisuusasiat jo ennalta. 

Tapahtumaturvallisuus sisältää mm. järjestyksenvalvonnan, vartioinnin, paloturvallisuuden, esiintymislavan turvallisuuden, ensihoidon, hätäpoistumiseen liittyvät asiat, viranomaisille tehtävät pakolliset ilmoitukset ja lupahakemukset. Turvallisuuteen liittyy oleellisena osana myös erinäiset vastuut ja vakuutukset ja, joihin kannattaa tutustua huolella, sekä sopia ne eriosapuolten kesken.  

On myös erittäin suositeltavaa kiinnittää tapahtuman vastuullisuuteen huomiota, sillä tänä päivänä se kiinnostaa tapahtumakävijöitä aiempaa enemmän. Luodessasi merkittäviä vastuullisuustavoitteita, kannattaa ne tuoda esiin esimerkiksi markkinoidessasi tapahtumaa. 

On todella tärkeää ennaltaehkäistä tapaturmat ja ottaa pienetkin yksityiskohdat huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Turvallisuus onkin yksi tärkein kohta onnistuneen tapahtuman suunnittelussa. Luimme Des Conwayn kirjan: The Event Manager´s Bible The Complete Guide to Planning and Organising a Voluntary or Public event (2009). Kirjassa käydään läpi tapahtuma-alan turvallisuus näkökulmia. Kirja auttoi ymmärtämään oikeudellisia vaatimuksia tapahtuma järjestäjän näkökulmasta, sekä auttoi hahmottamaan, miten turvallisuutta tapahtuma-alalla konkreettisesti toteutetaan. 

Suurempia tapahtumia varten monet poliisivoimat usein laativat tahdonilmaisun, jonka avulla he jakavat vastuunjakoa poliisin ja tapahtumanjärjestäjän välillä, määritellen tarvittavat komentomenettelyt mahdollisen hätätilanteen varalta. Yksinkertaisesti sanottuna tämä on asiakirja, jossa todetaan, kuka on vastuussa mistäkin, sekä mitkä vastuut hätätilanteessa säilyvät tapahtumanjärjestäjällä ja mitkä puolestaan palautuvat poliisille määriteltyjen olosuhteiden alaisena. (Conway 2009, 147)  

Vaikka tapahtumasi olisi erityisen pieni, on silti suositeltavaa ilmoittaa siitä poliisille, jotta paikalliset päivystäjät tietävät, mitä heidän alueellaan tapahtuu. Jos tapahtuma ei ole pelkästään paikallinen, on välttämätöntä keskustella paikallisen poliisin kanssa varmistaaksesi, että kaikki sujuu turvallisesti. Useimmilla voimilla on tapahtumiin erikoistuneita yhteyshenkilöitä, jotka voivat käyttää asiantuntemustaan, taitojaan ja kontaktejaan neuvoakseen ja auttaakseen sinua tekemään parhaat järjestelyt tapahtumallesi. (Convay 2009, 147) 

Suurten ajoneuvomäärien logistiikan käsittely on erikoisala, jossa koulutus tai kokemus tarjoaa toimivamman ratkaisun. Jos vain pidät peukkuja ja kokeilet, saatat päätyä tuhoamaan kaikki toiveesi tapahtuman kannattavuudesta ja voit aiheuttaa liikennekaaoksen maanteillä mailien säteellä. Harkitse poliisin kutsua tapahtumaan. Esimerkiksi paikalliset partioivat poliisit voivat perustaa teltan. Joissakin erikoistapahtumissa poliisin yksiköt esimerkiksi ratsupoliisit voivat haluta myös osallistua. Maanomistaja on myös huomioitava, sillä useimmissa tapauksissa tapahtumanjärjestäjä ei omista maata, jolla tapahtuma on tarkoitus järjestää. On siis ilmeistä, että tarvitset maanomistajan luvan, ilman sitä tapahtumaa ei voi järjestää. Maanomistaja voi asettaa rajoituksia riippuen maan käytöstä. Esimerkiksi he voivat kieltäytyä antamasta lupaa avotulien käytölle, jos läheisillä pelloilla tai rakennuksissa on liian suuri tulipaloriski. (Convay 2009, 147) 

Pohdinta  

Tapahtumatuotanto tarjoaa monia mahdollisuuksia, mutta samalla se asettaa haasteita, ja kysymys kannattavuudesta on usein keskeinen tekijä tapahtumanjärjestäjille. Tapahtumatuotanto voi olla erittäin kannattavaa, kun se suunnitellaan huolellisesti ja toteutetaan ammattimaisesti. Samalla se voi kuitenkin olla haastavaa monista syistä. 

Yksi keskeinen näkökulma on taloudellinen. Tapahtuman tuottaminen vaatii usein merkittäviä taloudellisia panostuksia, kuten tilavuokrat, turvallisuusjärjestelyt, mainonta ja tekniset varusteet. Kannattavuus voi olla epävarmaa etenkin, kun on kyse pienemmistä tapahtumista tai ensimmäisistä kertoista, kun brändi ei vielä ole vakiintunut. 

Toinen näkökulma on ajan ja resurssien hallinta. Tapahtumanjärjestäjät joutuvat kohtaamaan monimutkaisia logistisia haasteita, aikataulutuksen paineita ja mahdollisia odottamattomia tilanteita. Tapahtuman onnistuminen vaatii tehokasta suunnittelua, koordinointia ja reagointikykyä. 

Haasteisiin liittyy myös odottamattomien tekijöiden hallinta. Sääolosuhteet, tekniset ongelmat tai muut yllättävät tilanteet voivat vaikuttaa tapahtuman kulkuun. On tärkeää, että tapahtumanjärjestäjä on valmistautunut ja kykeneväinen reagoimaan nopeasti näihin haasteisiin ilman, että se vaarantaa tapahtuman onnistumisen. 

Vaikka tapahtumatuotanto voi olla vaativaa, se tarjoaa myös mahdollisuuden luovuudelle, yhteisöllisyydelle ja merkityksellisyyden luomiselle. Onnistuneet tapahtumat voivat vahvistaa brändiä, tuoda yhteen yhteisöjä ja tarjota unohtumattomia kokemuksia. 

Yhteenvetona voidaan todeta, että tapahtumatuotanto on sekä haastavaa että palkitsevaa. Onnistuminen vaatii sitoutumista, taitoa ja resurssien tehokasta hallintaa. Kriittinen arvio omista voimavaroista ja realistinen suunnitelma voivat auttaa tapahtumanjärjestäjää pääsemään yli haasteista ja luomaan tapahtuman, joka sekä tarjoaa arvoa osallistujille että tuottaa taloudellista hyötyä. 

LÄHTEET 

Tapahtuman järjestäminen-suunnittelu ja tuotanto. 2023. Scene Arts. Blogi. 14.2.2023. Viitattu 6.2.2024 https://scenearts.fi/tapahtuman-jarjestaminen/ 

Hämäläinen, M, Kiiras, H, Korkeamäki, A & Pakkanen, R. Palvelun taitajaksi. 2016. Sanoma Pro Oy. Kirjan 9 uudistettu painos. 

Conway, D. The Event Manager´s Bible. The Complete Guide to Planning and Organising a Voluntary or Public event. 2009. How to content.  

Pipolatkä ruka. Aftermovie. Youtube. 2.2.2024 

https://youtu.be/26o-MSZ1eR0?si=d026jcl8za8hvT9z