Koko syksyn olen kuvitellut, että olen ollut järjestämässä tapahtumaa ensimmäistä kertaa. Kuinka väärässä olinkaan, sillä tajusin vasta, että olen järjestänyt tapahtumia viimeiset yhdeksän vuotta. Mistä tämä aivopieru sitten johtuu? Aikaisemmin tapahtumien järjestäminen on ollut osa työtäni, vaikkakin vain pieni osa sitä. Sitä aikaisemmin tapahtumien järjestäminen on kuulunut olennaisesti rooliini aikaisempien opintojeni opiskelijajärjestön hallituksessa. Kummassakaan se ei ole ollut se pääpointti, mutta kuitenkin melko olennainen osa toimintaa. Nyt työn alla kuluneena syksynä oli kuitenkin Proakatemian perinteinen loppunäyttötapahtuma 24H.

Miksi tämä syksy on sitten tuntunut niin erilaiselta? Varmasti siksi, että olen enimmäistä kertaa hakeutunut järjestämään tapahtumaa sen sijaan, että olen ajautunut tekemään sitä. Toisekseen, nyt on myös ensimmäistä kertaa ollut aikaa paneutua tapahtuman järjestämiseen. Aikaisemmassa työssäni varhaiskasvatuksen opettajana tapahtumia on alettu suunnittelemaan maksimissaan kuukautta ennen tapahtumaa ja se on aina tuntunut pakolliselta pahalta muun työn ohessa. Päiväkodissa tapahtumia voi olla vuoden aikana hyvinkin monia, mm. vanhempainillat, joulujuhlat, perhepäivät, ulkotapahtumat, itsenäisyyspäivänjuhlat, kevätjuhlat jne. Näiden tapahtumien järjestäminen on tuntunut turhauttavalta, sillä paljon muitakin töitä olisi ollut tehtävänä.

Projektipäällikön pallille

Nyt oli kuitenkin toisin ja löysin jopa sisäisen visualistin sisältäni vaihtamalla kaksi väärän väristä ilmapalloa toisiin. Nautinkin tapahtuman järjestämisestä siinä määrin, että olin innokas ottamaan vastuullisemman roolin projektipäällikkönä tulevan vuoden loppunäyttötapahtumassa. Tähän rooliin onkin kunnia ryhtyä, sillä oman tiimini palautekeskusteluissa minun toivottiin ottavan johtoroolia tiimissämme. Tiimini ei valitettavasti pääse nauttimaan minun päällikköydestäni nyt, sillä kyseessä ei ole koko tiimin projekti. Tarjoankin tämän nautinnon vain harvoille ja valituille.

Olen perehtynyt Vallon ja Häyrisen (2016) teokseen Tapahtuma on tilaisuus ja sieltä löytyy paljon sellaista asiaa, jota joudun projektipäällikkönä miettimään tapahtumaan liittyen. Itselleni sieltä löytyi myös paljon hyviä ohjeita projektipäällikön roolia omaksuessani. Isoimman helpotuksen toi lause: ”Tapahtumantekijän tärkein tehtävä on varmistaa, varmistaa ja varmistaa. (267)” ja se on jopa niin tärkeä asia, että varmistaminen on ainoa asia, josta Projektipäällikön tehtävät -kappaleessa puhutaan.

Helpotus tämä oli siksi, että itselläni on luontainen tapa varmistaa, onko jokin asia hoidettu, selvitetty jne. Ja olen kyllä myös tiennyt, että näin täytyy projektipäällikkönä tehdä, mutta ns. tiimiläisenä olen välillä pohtinut sitä, saako se muut kokemaan, että tunnen epäluottamusta heitä kohtaan. Vaikka sellaiseksi sitä ei todellakaan ole tarkoitettu, eikä se sellaista myöskään ole. Jatkossa voin kuitenkin hyvillä mielin varmistella asioita projektipäällikkönä. Toki projektipäällikön tehtäviin kuuluu muutakin, joten tähän varmisteluntarpeeseeni on löydyttävä jokin toimiva käytäntö, kuten esimerkiksi Trello, johon merkataan valmiiksi hoidetut asiat. Näin voin keskittää energiaani muihin, ei tärkeämpiin, mutta vähintään yhtä oleellisiin asioihin projektipäällikkönä.

Osaava johtaja on sellainen tekijä, mitä onnistunut tapahtuma vaatii taaksensa. Kun kyse on tapahtuman järjestämisestä, johtaminen vaatii toimivaa johtamista sekä ihmisiin että asioihin liittyen. (Vallo & Häyrinen 2016, 265.) Tässä onkin itselläni työsarkaa, sillä johdettavia osa-alueita tulee olemaan todella monta 24H tapahtumaan liittyen. Toki tiedän, että monia työtehtäviä on jaettava projektitiimilleni ja voin luottaa siihen, että ne hoituvat. Tämä ei kuitenkaan vähennä vastuutani johtajana näissä osa-alueissa ja ihmisten johtaminen on delegoinnista huolimatta tulee olemaan jatkuvasti vastuullani.

Pelkästään asioiden johtaminen 24H tapahtuman järjestämisessä jakautuu moneen eri osa-alueeseen. Näitä ovat ainakin aikataulutus, toimeksiantajien hankkiminen, yhteistyökumppaneiden hankkiminen, tapahtumapäivän kulku, tapahtuman visuaalinen ilme, tekniikka ja itse juhla. Itse ihmisten johtamista tulee olemaan omaan projektiryhmääni liittyen sekä tekniikka ja muuhun itse tapahtuma-apuna olevaan porukkaan.

Uuden edessä

24H projektissa tulee olemaan monta liikkuvaa osaa ja oman haasteensa projektipäällikköyteen tuo se, että olin itsekin järjestämässä tapahtumaa vain nyt syksyllä, kun tapahtumaan valmistautuminen on kuitenkin aloitettu jo keväällä. Tämä saattaa kuitenkin olla myös vahvuus, sillä tapahtumien täytyy kuitenkin aina kyetä uudistumaan (Vallo & Häyrinen 2016, 91). Nyt toivottavasti on se hetki, sillä asioiden tekeminen eri lailla kuin ennen on nyt helpompaa kuin koskaan, sillä aikaisemmasta minulla ei ole paljonkaan tietoa. Tällä hetkellä koen omiksi vahvuuksikseni projektipäällikön tehtävää ajatellen kokonaiskuvan hahmottamisen, varmistelun tarpeen, oikeudenmukaisuuden ja realismin. Katsotaan, miten nämä vahvuudet tulevat tulevana vuonna esiin ja millaisia uusia piirteitä löydän itsestäni.

Lähteet:

Vallo, H & Häyrinen, E. 2016. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. 5. painos. Helsinki: Tietosanoma Oy