Tampere Business Festival ensimmäisenä projektina

Saimme heti osuuskunnan perustamisen alkuun upean mahdollisuuden olla mukana Tampere Business Festival -tapahtuman järjestämisessä. Iso projekti heti alkuun, vau! Oikeastaan meillä oli tämä projekti Flyynassa jo ennen y-tunnusta. Suoraan asiaan ja heti hommiin, teimme sopimuksen tapahtuman lippujen ja kumppanuuksien myynnistä, sosiaalisen median päivittämisestä ja tilien kasvattamisesta sekä verkkosivujen päivittämisestä. Lisäksi olisimme apukäsinä tapahtumassa tapahtumapäivänä.

Sopimusneuvottelut olivat jännittäviä ja uutta meille. Itse en ollut niissä mukana, mutta koko tiimin voimin odotimme lisätietoa innoissamme. Sovimme, että projekti on koko tiimin yhteinen ja kaikki tuotot menevät osuuskunnan yhteiseen kassaan. Tämä söi joidenkin motivaatiota etenkin myynnin suhteen, myös itse voin myöntää myyntityötä jo ennen akatemiaa tehneenä, että myyntiä ilman minkäänlaista provikkaa on haastavaa tehdä täydellä motivaatiolla. Saimme kuitenkin kasaan jonkinnäköisen muutaman tiimiläisen vahvuisen myyntitiimin, jossa osa ylitti itsensä huimasti – erityismaininta Jamille, jolle myyntityö oli ihan uutta. Sinella vastasi verkkosivujen tekemistä/päivittämisestä, sillä hänellä oli siitä aiempaa kokemusta. Iisa ja Sofia ottivat kopin sosiaalisesta mediasta, mutta myös minä olin siinä jokseenkin mukana matkan varrella.

Kommunikaatio kulki vaihtelevasti, ei ollut selkeää linjausta siitä, kuka on yhteydessä asiakkaaseen, joten lopulta yhteydenpitäjiä oli useita eikä tiedonkulku ollut enää selkeää. Myös tiimimme keskinäinen kommunikaatio oli vajavaista ison osan matkasta. Projektipäälliköllä ei ollut selkeää kuvaa projektin etenemisestä eikä projektitiimiä eritelty lainkaan. Koko tiimi oli siis mukana, mutta ei kuitenkaan ollut. Tehtävät jakautuivat epätasaisesti – osa porukasta teki paljon töitä projektin eteen ja osa ei ollut mukana juuri lainkaan. Lopulta motivaatio laahasi, mutta olen ylpeä siitä, ettei se näkynyt ulospäin. Sopimus taidettiin allekirjoittaa vasta projektin loppuvaiheessa, mutta siitä ei kuitenkaan sen isompia ongelmia syntynyt. Hinnoittelun kanssa on vielä paljon opittavaa, mutta hienosti onnistuimme rakentamaan sopimuksen, joka oli meille ihan uutta.

Projekti lähti vauhdilla käyntiin ilman sen suurempaa suunnittelua ja organisointia, myös projektipäällikkö valittiin lennosta vasta kesken projektin. Parannettavaa olisi ollut paljon monessakin asiassa, alkaen projektibudjetin ja tavoitteiden konkreettisesta laatimisesta. Projekti oli meille kuitenkin ensimmäinen ja erittäin opettava sellainen niin positiivisessa kuin negatiivisessakin mielessä, tästä on suunta vain ylöspäin.

Tämä oli myös tiimimme kannalta kasvattava kokemus. Tiimidynamiikkamme kenties hetkellisesti heikentyi tästä projektista, mutta uskon, että pitkällä aikavälillä yhteinen projekti vei meitä huimasti eteenpäin. Haluamme olla huipputiimi ja toimiakseen se vaatii seuraavaa:

”Huipputiimin jäsenet puhaltavat yhteen hiileen, työ etenee rivakasti, ristiriitoja osataan ratkaista ja henkilökohtaiset kahnaukset loistavat poissaolollaan. Tekemisessä syntyy yhteisiä flow-tiloja, jotka tuottavat uutta ajattelua ja uusia innovaatioita.

– Huipputiimin tunnusmerkit:

* yhteinen päämäärä ja resurssien tehokas kohdentaminen sen tavoitteluun

* sitoutuminen ja yhteisvastuu tiimistä ja sen tuloksista (vastuu, arvot, pelisäännöt)

* hyvä yhteishenki ja jäsenten ominaisuuksien ja osaamisen hyödyntäminen

* avoin ja rehellinen palaute (antaa ja saada)

* jäsenten välinen tasa-arvo

* positiivinen tiimihenki (avoin, läpinäkyvä, tulevaisuuteen kohdistuva kulttuuri)

* kehityshalu ja pyrkimys jatkuvasti parantaa tiimin toimintaa (sekä tiimi että yksilöt)

* erilaisuuden arvostaminen (miten kukin parhaiten voi vaikuttaa tiimin päämäärän saavuttamiseen)

* yksilön suoritusta tukeva ilmapiiri (tuki, apu)

* keskinäinen luottamus ja sitoutuminen tiimiin (jäseniin että tiimiin)

* muutoskyky (myönteinen suhtautuminen muutoksiin, kehittymiseen)

– tiimitoiminnassa on kyse tasapainosta erityisosaamisen ja moniosaamisen välillä – ”kaikkien on osattava kaikkea”- periaate ei mahdollista erityisosaamisen riittävää kehittämistä” (Salminen, 2014).

Meillä on tässä vielä paljon kehitettävää ja opittavaa, mutta yhdessä tekemällä saavutamme huipputiimin vielä joku päivä. Tämä ensimmäinen projektimme avasi tiimimme kannalta useita yllä olevia asioita keskusteluun, mikä on mielestäni hyvä asia.

Itse tapahtumapäivä oli hyvin onnistunut ja tapahtumassa toimimme mielestäni hienosti tiiminä kiireestäkin huolimatta. Aloitimme tiiminä tapahtumapäivän kasaamalla tapahtumaa Tavara-asemalla ja olimme päivän aikana mukana erinäisissä työtehtävissä, yhteistyömme toimi hyvin. Itse olin muun muassa jakamassa lippuja saapuville vierailijoille sekä tapahtuman backstagella auttamassa tarvittaessa tapahtuman esiintyjiä. Tapahtumapäivästä jäi todella hyvä fiilis ja tapahtuma oli upea. Tällaisia mielellään lisää, kiitos!

Sen mitä itse tästä projektista opin, niin jatkossa kommunikointiin tulee panostaa ja sen tulee olla selkeää niin tiimin kuin asiakkaankin suuntaan. Täytyy olla projektitiimi, jolla on motivaatiota olla projektissa mukana sekä selkeä roolitus projektitiimin jäsenille. Projektipäällikkö tulee päättää heti projektin alkuun ja hänellä olisi hyvä olla halua ottaa selvää roolinsa työnkuvasta. Ajankäyttöä tulisi priorisoida ja olisi hyvä laatia selkeä suunnitelma, tavoitteet, strategia ja muun muassa projektibudjetti. Sopimuksien allekirjoitus ennen projektin aloittamista olisi myös järkevää.

Lähteet:

Tampere Business Festival, Tavara-asema Tampere, 17.3.2023.

Salminen, J. 2014. Onnistu tiimityössä. https://peda.net/ulvila/varhaiskasvatus_esiopetus/arkipedahanke/kirjareferaatit/ot