Tampere
23 May, Thursday
12° C

Proakatemian esseepankki

Sisäisellä viestinnällä on suuri merkitys



Kirjoittanut: Roosa Haaka - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Useita lähteitä
Useita lähteitä
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Tämän esseen on kirjoittanut Roosa Haaka ja Olli Järvinen. 

 

Johdanto 

Sisäinen viestintä on Proakatemia matkan aikana noussut ensiarvoisen tärkeäksi. Informaatiota tulee ovista ja ikkunoista eri kanavilla, jolloin joskus tärkeätkin viestit saattavat hukkua. Monissa tiimeissä on keskimäärin 20 henkeä ja tieto pitäisi saada välitettyä ajallaan jokaiselle heistä. Tässä vastuu jakautuu, niin tiedonjakajalle kuin myös tiedonvastaanottajalle.  

Luettuamme Martti Vaalahden kirjan Sanojen supervoima (2020), avautui aivan uudessa valossa se, kuinka paljon viestintään vaikuttaa tapa, miten esittää asiat. Aiheesta voisikin kirjoittaa täysin oman esseen, mutta tässä esseessä nostetut ajatukset pohjautuvat jonkin verran kirjan pohjalta nousseisiin ajatuksiin.  

Tässä esseessä tarkastelemme sisäisen viestinnän merkitystä sekä huonon sisäisen viestinnän mahdollisia seurauksia. Käymme läpi myös, mitä onnistunut johtamisviestintä edellyttää, miten tunteet vaikuttavat viestintään sekä tarkastelemme viestintää myös Proakatemian näkökulmasta. 

 

Sisäisen viestinnän määritelmä  

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan organisaation sisällä tapahtuvaa tiedonvaihtoa ja kommunikaatiota. Se kattaa kaikki ne vuorovaikutuksen muodot ja kanavat, joita käytetään työntekijöiden, johdon ja eri osastojen välillä organisaatiossa. (Kellokumpu 2022.)  

Sisäinen viestintä ei rajoitu pelkästään sanalliseen viestintään, vaan se voi sisältää myös visuaalisia elementtejä, kuten grafiikkaa, videoita ja esityksiä, sekä ei-sanallisia viestintätapoja, kuten elekieltä ja ilmeitä (Kellokumpu 2022). Viestinnän tavoitteena onkin varmistaa, että organisaation jäsenet ymmärtävät yhteiset tavoitteet, strategiat ja arvot, ja näin heillä on tarvittavat tiedot ja resurssit tehtäviensä suorittamiseen.  

Viestinnän tärkeys ja selkeys korostuu erilaisissa tilanteissa enemmän, yksi esimerkki voisi olla uuden työntekijän perehdyttäminen. Miten hyvin uudelle työntekijälle onnistutaan viestimään sekä tietyllä tapaa myös myymään yrityksen arvot, visio ja tavoitteet. Oletko itse pysähtynyt pohtimaan, ovatko yritykset onnistuneet tässä omalla kohdallasi? 

Hyvä sisäinen viestintä edistää avoimuutta, luottamusta ja työntekijöiden sitoutumista organisaatioon. Se auttaa myös vähentämään väärinkäsityksiä, konflikteja ja tehottomuutta organisaatiossa. Lisäksi viestintä voi toimia kanavana työntekijöiden palautteenannolle sekä parannusehdotuksien keräämiseen, mikä puolestaan auttaa organisaatiota kehittymään ja parantamaan toimintaansa.  

 

Mihin sisäinen viestintä vaikuttaa?  

 Sisäinen viestintä vaikuttaa moneen eri asiaan ja yksi niistä on työtyytyväisyys. Kun työntekijöille jaetaan tarpeeksi tietoa, voivat he ilmaista ajatuksiaan avoimesti. Näin työntekijät todennäköisemmin kokevat, että he saavat äänensä kuuluviin ja, että heitä arvostetaan organisaatiossa. (Kellokumpu 2022.)  

Organisaation tehokkuuteen voidaan vaikuttaa hyvän ja selkeän sisäisen viestinnän avulla. Kun tiedot ja ohjeet välitetään selkeästi ja oikea-aikaisesti, työntekijät voivat tehdä päätöksiä nopeammin ja näin myös vähentää virheiden tekemisen riskiä. (Kellokumpu 2022.) 

 Sisäinen viestintä on avainasemassa, kun puhutaan organisaation kulttuurin luomisesta. Kun viestintä on avointa ja läpinäkyvää, edistää se luottamusta ja yhteistyötä organisaatiossa. Jos taas viestintä on puutteellista voi se johtaa epäluottamukseen ja konflikteihin. (Kellokumpu 2022.)  

 Organisaation työtyytyväisyyden, tehokkuuden ja kulttuurin lisäksi näemme sisäisen viestinnän vaikuttavan myös työntekijöiden sitoutumiseen ja innostumiseen. Jos tarkastellaan ulkopuolisen näkökulmasta, esimerkiksi teknologiajätin Applen sisäistä viestintää. Voimme pohtia heidän toimintaansa sekä sen vaikutusta työntekijöiden sitoutumiseen ja innostumiseen. Havaitsimme, että Applen avoin ja suoraviivainen viestintä omassa työyhteisössään auttaa työntekijöitä Piilaaksossa olemaan entistä sitoutuneempia ja innostuneempia omasta työstään. Monet organisaatiot voivat ottaa oppia Applen sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, sillä se ei ole vain tiedonvälitystä, vaan myös yrityskulttuurin rakentamista. Tämä voisi mahdollistaa sen, että Apple voi jatkossakin menestyä alallaan, koska työntekijät ovat ilmeisen vahvasti sitoutuneita ja innostuneita, kun heitä kuunnellaan ja heille tarjotaan tietoa avoimesti ilman piilottelua. Tietystikään ei voida tietää millainen strategia todellisuudessa tällä yrityksellä on, koska sitä ei julkisessa jaossa ole. Tarkastelemalla Applen omia työntekijöitään voitaisiin huomata, että ainakin Eurooppatasolla työtyytyväisyys on hyvinkin korkealla, ja viestintä on selvää. 

 

Mihin huono sisäinen viestintä voi johtaa? 

 Jos yllä mainittuja sisäisen viestinnän vaikutuksia ei oteta organisaatiossa huomioon, niin voi tilanne johtaa huonoihinkin lopputuloksiin, kuten epäselvyys yrityksen perusasioista työntekijöiden keskuudessa. Työntekijät voivat olla tietämättömiä yrityksen missiosta, arvoista tai toiminta-ajatuksesta, mikä vaikuttaa heidän sitoutumiseensa ja tehokkuuteensa. (Fulmore n.d.) 

 Erityisesti muutostilanteissa, kuten organisaatiorakenteen muuttuessa, hyvä sisäinen viestintä on elintärkeää. Huono viestintä voi muuten johtaa muutosvastarintaan ja yrityksen maineen heikkenemiseen (Fulmore n.d.).  

 Johdon sitoutuminen viestintään on ratkaisevan tärkeää, sillä jos johto ei välitä tarpeeksi tiedon jakamisesta, työntekijät saattavat kokea, ettei heitä arvosteta. Vaikka usein syytetään huonoa viestintää lähettäjästä, vastuu on myös vastaanottajalla. Esimerkiksi jos henkilöstö ei ole sitoutunut yritykseen tai viestit jäävät lukematta kiireiden takia. (Fulmore n.d.) 

 

 Kymmenen ohjetta onnistuneeseen johtamisviestintään 

  1. Avoimen viestintäkulttuurin ylläpitäminen 

Avoin viestintäkulttuuri on sisäisen viestinnän kulmakivi. Kun organisaatiossa vallitsee avoimuus, se luo vahvaa sitoutumista ja luottamusta myös johdolle. Luottamuksen ilmapiirin vallitessa, on työntekijöiden helpompi ilmaista mielipiteensä ja nostaa esiin ongelmia, mikä edistää ratkaisujen löytämistä ilman pelkoa seuraamuksista. Avoimuus luo myös motivoivan työilmapiirin, jossa jokainen tuntee olevansa arvostettu ja kuulluksi tullut. (Kankainen 2019.) 

 

2. Viestien selkeys 

 Viestien selkeys on avainasemassa tehokasta viestintää tehdessä. Vaikka selkeiden viestien välittäminen saattaa tuntua itsestään selvältä, kuitenkin törmätään usein siihen, että viestejä ei ymmärretä tarkoitetulla tavalla. Siksi johtamis- ja esihenkilöviestinnässä on äärimmäisen tärkeää kiinnittää erityistä huomiota viestien selkeyteen ja yksiselitteisyyteen, jotta vältyttäisiin mahdollisilta väärinymmärryksiltä ja monitulkintaisuudelta. (Kankainen 2019.) 

 On tärkeää myös muistaa, että viestin vastaanottajat eivät todennäköisesti ole olleet osallisina samassa keskustelussa tai tiedä tarkempia taustoja. Siksi on välttämätöntä selittää asiat selkeästi ja tarjota riittävästi taustatietoa. (Kankainen 2019.) 

 

3. Varmista, että viestisi on ymmärretty oikein 

Johdon on tärkeää varmistaa, että viestit, olivat ne sitten suullisia tai kirjallisia, ovat ymmärretty oikein ja yhdenmukaisesti koko henkilöstön keskuudessa. Väärinymmärrysten riski on suuri, erityisesti silloin kun viestit välitetään sähköpostitse tai kirjallisesti. Kirjallisten viestien ymmärrettävyyteen kannattaa panostaa esimerkiksi pyytämällä joku asiaan perehtymätön henkilö lukemaan viestin ensin ja varmistamaan sen ymmärrettävyys ennen sen lähettämistä. (Kankainen 2019.)  

 

4. Viesti suunnitellusti ja oikeaan aikaan 

On tärkeää ymmärtää, että viestinnän onnistuminen lähtee suunnittelusta, ja tämä pätee myös sisäiseen viestintään. Johdon tulisi tiedottaa muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä henkilöstölle mahdollisimman nopeasti, mutta samalla huomioiden viestin sisältö ja sen välittämistapa, jotka on harkittava ja suunniteltava huolellisesti. Suunnitelmallisuuden lisäksi tarvitaan tilannetajua siinä, missä ja milloin on sopivaa käsitellä eri aiheita. On tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että viestitään oikeaan aikaan, esimerkiksi välttää viestintää työajan ulkopuolella erityisesti herättävistä aiheista. (Kankainen 2019.)  

 

5. Pysy johdonmukaisena 

 On tärkeää, että johto ja esihenkilöt noudattavat sisäisen viestinnän suunnitelmaa yhdessä ja johdonmukaisesti. Kaikkien johtoasemassa olevien on välitettävä yhtenäistä viestiä, ja ristiriitaisuudet on vältettävä. Tämä edellyttää sitä, että koko johtoryhmä pidetään ajan tasalla kaikista viestittävistä asioista. (Kankainen 2019.) 

 

6. Välitä oikeaa tietoa ja vältä huhuja 

Johdon välittäessä tärkeät asiat ajoissa ja selkeästi, varmistetaan, että oikea tieto leviää koko työyhteisöön. Tällöin työntekijöiden ei tarvitse arvailla johdon päätösten taustalla olevia syitä, mikä vähentää huhupuheiden syntymistä ja väärinymmärrysten riskiä. (Kankainen 2019.)  

Lisäksi johdon ja esihenkilöiden tulisi toimia esimerkkinä siitä, että arkaluontoisista asioista ei keskustella julkisesti, kuten käytävillä. Satunnaiset kuullut keskustelut johtohenkilöiden välillä voivat herättää epäilyksiä tiedon salaamisesta ja lisätä huhuja. Tämä vain kasvattaisi väärinymmärrysten riskiä ja heikentää työyhteisön luottamusta. (Kankainen 2019.) 

 

7. Strategia esiin ja tavoitteet kirkkaana 

Strategisen suunnitelman käytäntöön vieminen on edelleen monille yrityksille ja organisaatioille haaste. Siksi on tärkeää, että johto pitää strategian ja yhteiset tavoitteet jatkuvasti esillä viestinnässään luontevalla tavalla, jotta ne pysyvät työntekijöiden mielessä eivätkä unohdu kiireisen arjen pyörteissä. (Kankainen 2019.) 

On ristiriitaista puhua henkilöstölle strategisista suunnitelmista, arvoista ja tavoitteista, jos ne eivät konkretisoidu tai näy johdon ja esihenkilöiden viestinnässä. Kun työntekijät näkevät johdon toimivan strategian mukaisesti, se vahvistaa strategian uskottavuutta ja saa koko henkilöstön sitoutumaan sen toteuttamiseen. (Kankainen 2019.) 

Olli suoritti hallitusosaamisen kurssin, jonka pohjalta hän ymmärsi, että nykyään yrityksissä ja johtotasolla, missä luodaan ja määritellään yrityksen eri strategioita, vallitsee trendi ottaa suunnitteluprosessiin ja strategian sisäänajoon mukaan mahdollisimman paljon kentällä toimivia työntekijöitä. On äärimmäisen tärkeää, että viestintä on tällä osa-alueella kunnossa, ja jokainen yrityksessä työskentelevä on ajan tasalla siitä, mitkä ovat yritykselle tärkeitä ajankohtia viestinnän näkökulmasta ja mihin yritys haluaa erityistä fokusta. Näin ollen, kun strategiaan osallistuu laaja joukko ihmisiä, se heijastaa juuri kyseisen yrityksen työntekijäkaartin näkemyksiä ja helpottaa strategian toteuttamista. Tämä puolestaan säästää merkittävästi aikaa niiltä, jotka vastaavat yrityksen viestinnästä.  

 

8. Ei moitita, vaan kannustetaan kehittymään 

Johdon ja esihenkilöiden tulisi välttää liiallista autoritaarisuutta, moittivaa sävyä tai syyllisten etsimistä viestinnässä, sillä nämä harvoin tuottavat hyviä tuloksia. Sen sijaan sisäisessä viestinnässä olisi parempi korostaa yhteistyön ja kehittymisen merkitystä, mikä innostaa työntekijöitä huomattavasti paremmin. (Kankainen 2019.)  

On tärkeää viestiä koko henkilöstölle, että epäonnistumisia ei tarvitse pelätä ja, että apua saa ja pitää pyytää. Johdon tulisi tässä näyttää esimerkkiä osoittamalla avoimesti omaa haluaan kehittyä ja tunnustamalla omat virheensä tai osaamisen puutteensa. Tämä kannustaa muita tekemään samoin ja luo avoimen ja kehittymistä tukevan ilmapiirin organisaatiossa. (Kankainen 2019.) 

 

9. Ole läsnä 

On tärkeää, että johto on läsnä ja valmis vastaamaan henkilöstön kysymyksiin, erityisesti muutostilanteissa. Jos tärkeitä viestejä lähetetään esimerkiksi sähköpostilla silloin, kun johto ei ole paikalla, henkilöstö voi kokea jäävänsä ilman tukea. Kun keskustellaan merkittävistä asioista, johdon ja esihenkilöiden tulisi olla läsnä ja kuunnella. Vaikka kiire olisikin, se ei saa näkyä liikaa ja johdon on oltava saatavilla tarvittaessa, jotta henkilöstö kokee saavansa tarvittavaa tukea. (Kankainen 2019.) 

 

10. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä 

Sisäisen viestinnän onnistumiseen vaikuttaa olennaisesti johtoryhmän sitoutuminen. Viestintä ei voi jäädä vain viestintätiimin vastuulle, vaan kaikkien johtotehtävissä olevien tulee osallistua siihen aktiivisesti. Jos halutaan edistää avointa ja rakentavaa keskustelukulttuuria työpaikalla, johdon ja esihenkilöiden on ehdottomasti toimittava esimerkkinä. Näin johto voi omalla käytöksellään luoda sellaisen viestintäilmapiirin, jonka he haluavat henkilöstön omaksuvan. (Kankainen 2019.) 

Jokainen mainituista ohjeista on merkittäviä omalla tavallaan, mutta erityisesti haluamme korostaa sitoutumista, esimerkin näyttämistä, läsnäoloa sekä kannustavaa ja positiivista viestintätyyliä. Uskomme, että näiden noudattaminen tekee viestinnästä miellyttävämpää ja saa ihmiset suhtautumaan siihen myönteisemmin, niin esimiesten kuin työntekijöidenkin keskuudessa. Lisäksi on tärkeää, että onnistunutta viestintää, johon on panostettu, arvostetaan organisaatiossa. 

 

Vaikuta viestinnässä tunteella 

”Olen oppinut, että ihmiset unohtavat kaiken mitä sanoit ja kaiken mitä teit, mutta eivät koskaan unohda tunnetta, jonka heissä herätit” – Maya Angelo 

Maailmassa on satoja organisaatioita, joissa kaikissa on paljon erilaisia vaikutusvaltaisia ihmisiä eri tasoilla toimimassa johtotehtävissä. Voidaan kuitenkin huomata kaksi erilaista viestintäkulttuuria näiden johtajien välillä – määrääminen tai vaikuttaminen, kumpi näistä on parempi? Määrääminen voi jatkua loputtomiin, mutta se päättyy, kun johtajan sana ei enää kanna. Toisaalta vaikuttaminen on erityinen taito, jossa vedotaan tunteisiin, mikä saa työntekijän sitoutumaan johtajaan ihmisenä. (Vaalahti 2020, luku 6.) 

Määräämisen ja vaikuttamisen ero korostuu Proakatemian johtamismallissa erityisen suuresti, sillä tiimijohtajalla on vaikutusvaltaa vain tiettyyn pisteeseen asti. Proakatemialla johtamismalli perustuu hyvinkin pitkälle vertaisjohtamiseen, ei tällöin yksilöä voida määrätä vaan johtaminen kallistuu hyvin suuresti vaikuttamiseen. Kuitenkaan vaikuttamisen varaan ei voida laskea kaikkea, sillä vastuu on aina loppupelissä yksilöllä.  

 

Pohdinta 

Esseessä on käsitelty erityisesti viestintään liittyvää vastuunkantamista monissa eri muodoissa, etenkin tiedonjakajan näkökulmasta. Haluamme kuitenkin muistuttaa, että vastuu koskee myös viestin vastaanottajaa.  

Viestintää käsitellessä korostuu erityisesti tiimityössä esiintyvät haasteet. Jos viestinnässä ilmenee haasteita, kuten Teamssista tulevien viestien lukemattomuus tai niihin reagoimatta jättäminen, ei välttämättä ole järkevää ryhtyä loputtomiin korjaamaan ja etsimään ratkaisuja. Ne, jotka haluavat vaikuttaa tiimin ytimessä ja näyttää suuntaa, reagoivat ja osallistuvat aktiivisesti kaikkeen. Jokaisen ihmisen, erityisesti tiimiläisen, on itse ymmärrettävä, miksi viestitään ja mitä se edistää tiimissä. Niin kauan kuin tiimiläinen ei ymmärrä viestinnän merkitystä ja arvoa, saattaa ongelmia tiimin viestinnässä ilmetä. 

 

 

 

Lähdeluettelo 

Fulmore. N.d. Sisäinen viestintä = tärkeää!. Blogi. Viitattu 24.2.2024. https://materiaalit.fulmore.fi/markkinointiblogi/blogi/sisainen-viestinta-tarkeaa 

Kankainen, S. 2019. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esihenkilöille. Blogi. Viitattu 24.2.2024. https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ 

Kellokumpu, M. 2022. Sisäinen viestintä organisaation kilpailutekijänä. Blogi 15.9.2022. Viitattu 24.2.2024. https://blog.kuulu.fi/sisainen-viestinta-kilpailutekijana  

Vaalahti, M. 2020. Sanojen supervoima. E-kirja. Helsinki: WSOY. Viitattu 27.2.2024. Vaatii käyttöoikeuden. https://www.bookbeat.com/fi/kirja/sanojen-supervoima-170868  

Kommentoi