Johdanto

Viestintää on monenlaista, mutta mietitäänpä sisäistä viestintää tai toisin sanoen työyhteisöviestintää. Sisäinen viestintä on käsitteenä erittäin laaja, koska sitä on sekä välillistä että välitöntä. Välitön viestintä ovat kaikki kasvotusten tapahtuvat keskustelut ja kommunikoinnit työyhteisössä. Välillinen viestintä taasen on jonkin välineen kuten tietokoneen tai puhelimen avulla viestittyä viestintää. Sisäistä viestintää tapahtuu kaiken aikaa ja sen merkitys työyhteisöissä on valtavan suuri, koska hyvä ja toimiva viestintä rakentaa ja parantaa suhteita työympäristössä, sekä luo yhteisöllisyyden tunnetta. Itse olen kokenut eri työpaikoilla hyvinkin erilaisia sisäisen viestinnän tyylejä joissa on voinut olla paljon hyvää, mutta myös kuormittavaa ja jopa myrkyttävää vaikutusta työpaikan ilmapiiriin. Mitä sisäisellä viestinnällä sitten oikein tarkoitetaan? Mitä hyvää ja huonoa siinä voi olla? Voidaanko sillä latistaa työilmapiiriä vai voisiko sen avulla nostattaa ilmapiiriä työyhteisössä?

Sisäisen viestinnän tärkeys

Viestinnän tärkeys korostuu nykypäivänä entistä enemmän, kun puhutaan luottamuksesta, motivaation ylläpitämisestä ja tuottavuudesta työyhteisöissä. Sisäisen viestinnän ollessa avointa, läpinäkyvää ja tarpeeksi kattavaa, luo se vuorovaikutuksesta helpompaa ja lähestyttävämpää. Kiteytyksenä työyhteisön sisäisestä viestinnästä voisi sanoa, että se käsittää kaiken mahdollisen tiedonkulun ja vuorovaikutuksen, jota tapahtuu työyhteisössä ja tiimeissä eri henkilöiden välillä kasvotusten tai välillisten asioiden avulla. (Hämäläinen 2011.) Sisäisessä viestinnässä tulisi aina ottaa huomioon, että se on mahdollisimman nopeasti kulkevaa, ennakoivaa, vuorovaikutteista ja muut huomioon ottavaa sekä tietenkin avointa ja rehellistä. Parhain mahdollinen tiedonkulku lähtee aina toisten ihmisten kunnioittamisesta, ystävällisestä ja hyväkäytöksisestä vuorovaikutuksesta. Sisäinen viestinnän ollessa avointa ja ystävällistä, se kehittää työilmapiiriä ja luo kannustavaa sekä keskustelevaa kulttuuria. (Pitkämäki 2007.)

Viestinnässä yleisesti on muistettava monimuotoisuus ja -kanavaisuus, jotta tärkeät asiat tavoittaisivat kaikki. Monimuotoisuuden tärkeys korostuu esimerkiksi siinä, että eri ihmiset sisäistävät asioita eri tavoin, jotkut paremmin kuuntelemalla, toiset lukemalla ja osa havainnoimalla esimerkiksi kuvien avulla. (Luukka 2019.) Luukka kertoi kirjassaan, miten Timo Erämetsä oli kuvaillut hyvin viestinnässä usein tapahtuvaa ongelmaa. Se meni näin: ”Kun kerrot jonkin asian kerran, niin puolet sanomastasi tulee kuulluksi. Kuullusta puolet ymmärretään. Ymmärretystä puolet uskotaan, pidetään tärkeänä ja tahdotaan toteuttaa. Tärkeänä pidetystä puolet muistetaan ja puolet muistetusta johtaa toimintaan. Eli vain 1/32 viestistä johtaa toimintaan, jos se on kerrottu vain kerran. ”. (Luukka 2019.) Tämän kaltaista tapahtuu työyhteisöissä usein ja tärkeimmät viestit vaativat toistoa toiston perään saavuttaakseen toimintaa. Erittäin tärkeää on kuitenkin muistaa tästä esimerkistä myös se, että vastuu viestinnässä on aina viestijällä sekä itse vastaanottajalla.

Tärkeimpiä tavoitteita viestinnässä on, että se tukee yrityksen arvoja, visiota, strategiaa ja tavoitteita. Tarvitseeko sisäinen viestintäkin oman strategiansa? Kyllä, sen pitää vastata kysymyksiin mitä, milloin, missä ja miksi? Strategian avulla sisäisestä viestinnästä voidaan saada tavoitteellisempaa ja systemaattisempaa, joka helpottaa koko organisaation kommunikointia keskenään. Silloin viestijälle on selkeää, milloin ja mistä pitää tiedottaa ja vastaanottajan on helpompaa tiedostaa mistä tiedot löytyvät sekä sisäistää tiedotetut asiat. Koskaan ei pidä rakentaa sisäisen viestinnän strategiasta yksisuuntaista, vaan osallistaa koko työyhteisöä siihen. Tällä tavoin saadaan nostettua yhteisöllisyyttä, luotua läpinäkyvyyttä ja avoimuutta sekä poistettua eriarvoisuuden tunteita työyhteisössä. (Luukka 2019.)

Empiriassa meillä sisäisessä viestinnässä on paljon kehitettävää juuri siinä, että välillinen viestintä tapahtuu hyvin paljon vain vastuuhenkilöiden toimesta eikä sitä olla selkeytetty tarkemmin, että kuka tiedottaa mistäkin asioista. Tähän on tarkoitus tehdä selvennyksiä ja miettiä konkreettisia toimia, miten saamme sisäisen viestinnän paremmaksi ja kuinka osallistamme siihen koko tiimiä, sillä passiivisuus viestinnässä loistaa läsnäolollaan tällä hetkellä. Selkeyttä eri kanavien välillä olemme pyrkineet tekemään niin, että töihin liittyvät asiat kommunikoidaan Teamsin välityksellä, muu päivittäinen viestintä tapahtuu tiimin Whatsapp -ryhmässä ja vapaa-ajan kommunikointi Snapchatissa. Tällä on pyritty pitämään työasiat ainoastaan yhdessä paikassa, jotta jokaisen olisi helpompi löytää töihin liittyvät asiat helpommin samasta paikasta. Teamsissa olemme luoneet kanavia eri asioille, kuten aikatauluille, projekteille, pajoille yms., näin ollen viestiessä ja vastaanottaessa viestejä olisi helpompaa löytää oikea kanava eri tiedoille. Vaikka näin koitamme toimia, on tiimissämme näkyvissä tietämättömyyttä mistä mitäkin löytyy. Tässä tullaan mielestäni siihen, ettei usein välttämättä jakseta edes etsiä itse tietoa eli itseohjautuvuus ja oma-aloitteisuus on vajavaista.

Miten ja milloin?

Sisäisessä viestinnässä merkityksellisyys on isossa roolissa siinä, kuinka hyvin viesteihin jaksetaan perehtyä ja ne ymmärretään. Informaation ja viestien lähettäminen vain lähettämisen ilosta ei palvele ketään. Määrä ei koskaan korvaa laatua, joten tähän kannattaa kiinnittää aina huomiota. Koskaan ei kuitenkaan saa liikaa typistää viestintää, etteivät kaikki tärkeät viestit ja keskustelut jäisi käymättä vain siksi, että oltaisiin tehokkaampia viestinnässä. Monesti liian vajavainen ja puutteellinen viestintä aiheuttaa työyhteisöissä huhupuheita, joilla voi olla myrkyllisiä ja vahingoittavia vaikutuksia työilmapiiriin sekä ihmisten toimintaan. Viestinnässä on hyvä kiinnittää huomiota sisältöön, että se on selkeää, ytimekästä ja laadukasta. Parhaiten ihmisten mielenkiinto lukiessa ja kuunnellessa pysyy, kun viestintä on merkityksellistä ja tarinallistettua. Luukan (2019) kirjassa oli hyvin sanottu, että ”kertomalla tarinoita opetamme parhaiten ja kuulemalla tarinoita opimme parhaiten”. Kyllähän tarinat purevat ihmisiin ja ne jäävät aina paremmin mieleen.

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä on tärkeää miettiä viestien lähettämisen ajankohtaa, milloin viestejä sekä informaatiota kannattaa laittaa ja jakaa sekä kuinka hyvä tavoitettavuus mihinkin kellon aikaan on. Aina työpäivän päätteeksi ihmiset pyrkivät sulkemaan työasiat pois mielestään, joten myöhään tulevat viestit helposti jäävät vähäisemmälle huomiolle tai ne kuormittavat ja saavat stressaantumaan. Jokaisen kannattaisi miettiä omia rajojaan siihen, mihin aikaan voi viestejä laittaa ja mihin asti on itse tavoitettavissa työasioihin liittyen. Sisäisen viestinnän rajojen selkeyttäminen työyhteisössä edesauttaa kaikkien hyvinvointia ja jaksamista sekä auttaa lisäämään tehokkuutta työn tekemisessä. Omia kokemuksia edellä mainitusta on vanhasta työpaikasta, jossa tehtiin vuorotyötä. Kun aamuvuorosta lähtiessä olisi halunnut sulkea työasiat pois mielestään, tulikin viesti iltavuorolaisilta liittyen johonkin aamuvuorossa kenties tapahtuneeseen asiaan tai viikonloppuna vapaalla ollessaan saattoi puhelin piipata työasioista, jotka liittyivät viikolla aiemmin tapahtuneisiin asioihin. Tuolloin tuntui, että piti olla koko ajan työpaikan tavoitettavissa ja se sai kuormittumaan paljon sekä työstä palautuminen oli onnetonta.

Näin jälkeenpäin mietittynä, kyseiset ajat on saanut pohtimaan omia tämän hetkisiä rajoja tavoitettavissa olemiselle, sillä vieläkin itselläni on vaikeuksia erottaa omaa vapaa-aikaa työajasta, etenkin suorittajamaisen mielen vuoksi. Tiimimme joryssa myös nousi kyseinen aihe puheeksi, että pitäisikö yhteisiä rajoja viestinnässä ja tavoitettavissa olemiselle miettiä. Ehdotuksena nousi esiin, että päivässä oli tietty aika esim. klo 7:00-17:00 jonka aikana tiimiläiset tietäisivät jokaisen olevan tavoitettavissa työasioissa ja voidaan odottaa viesteihin reagointia. Tietenkin aina on poikkeustilanteita ja puhuimme myös siitä, kuinka viestiä voisi laittaa tuon ajan ulkopuolellakin, mutta silloin ei voisi odottaa muilta regointia. Voisiko tämän tapaisella rajaamisella olla positiivisia vaikutuksia työssä jaksamisessa ja hyvinvoinnin lisäämisessä työyhteisössä?

Pohdintaa sisäisen viestinnän vaikutuksista työilmapiiriin

Sisäisen viestinnän vaikutus työilmapiiriin on merkittävä, kun mietitään juurikin vajavaisesta viestinnästä johtuvaa huhupuheiden liikkumista tai passiivisaggressiivisista viesteistä syntyvää epätietoisuutta, kireää ilmapiiriä ja ns. varpaillaan olemista.  Tällaisesta tiimillämme on myös kokemusta ja sen myötä varmasti moni meistä on alkanut kiinnittämään enemmän huomiota viestien sisältöön ja ulosantiin. Suuressa roolissa sisäisessä, etenkin välittömässä viestinnässä on myös ilmeet, eleet ja äänenpaino. Jokaisen olisi aina hyvä miettiä mitä ja miksi haluaa jotain sanoa, sekä miten asian tuo ilmi ja mitä sillä haluaa saavuttaa.

Mietitäänpä vaikka palautteen antamista. Sillä miten tuot kehittävän palautteen ilmi, on suuri vaikutus johtaako se kehittymiseen ja muutokseen. Tylyillä ja töksäyttelevillä kommenteilla tuskin autat toista ihmistä kehittymään. Entä jos sanoisitkin positiiviseen sävyyn, että ”toivoisin sinun toimivan eri tavalla tai olisin toivonut tällaista”, tällöin palautteen vastaanottaja voi kokea sen enemmin vinkkinä, että jonkin asian olisi voinut tehdä toisella tavalla eikä niin, että hän olisi tehnyt jotain väärin. Tiimissämme edelleen harjoitellaan palautteen antamista ja vastaanottamista, mutta erilaisten palautekeskustelujen myötä varmasti olemme oppineet, kuinka moni asia omassa viestinnässä vaikuttaa lopputulokseen.

Lähdimme tiimimme oman joryn kanssa pohtimaan Empirian sisäistä viestintää, josta aihe tähän esseeseen myös lähti. Keskustelussa pohdimme mikä kaikki meillä on sisäistä viestintää ja toimiiko se? Mielestäni vastaus tähän on, että tällä hetkellä viestintämme on vielä hieman lapsen kengissä. Itse vastaan TL:n roolissa tällä hetkellä laajalti sisäisestä viestinnästä ja eri asioiden informoinnista tiimissämme ja olen pyrkinyt miettimään omassa viestinnässäni sitä, millaista viestintää itse arvostan sekä haluaisin lukea tai kuulla. Koen että selkeällä, positiivisella ja hyvän mielen twistillä informoidessa ja viestiessä saa parempia tuloksia tavoitettavuudessa aikaan. Niin kuin monessa asiassa elämässä ylipäätään päätee sanonta: kohtele muita niin kuin toivoisit heidän kohtelevan sinua, sopii se myös ajatellessa viestintää.

Joka tapauksessa jokaisen omalla sanallisella ja sanattomalla viestinnällä on suuri merkitys työyhteisöviestinnässä ja hyvän työilmapiirin ylläpitämisessä. Mietitäänpä, kuinka usein tulet itse miettineeksi, että jonkun sanomiset tuntuivat itsestä ikäviltä tai mitäköhän hän tuollakin tarkoitti? On hurjaa miten sanaton viestintä saattaa olla välillä niin vahvaa, että sen ollessa ristiriidassa sanallisen viestinnän kanssa, uskoo enemmän sanatonta viestintää ja voi ymmärtää tilanteet sekä tarkoitetun viestinnän merkityksen täysin väärin. On siis tärkeää tunnistaa itsessään, millaisia sanattomia ja sanallisia viestejä välittää, miltä oma kommunikointi, kuten kirjoitustyyli, eleet, ilmeet ja äänenpaino kuulostaa sekä näyttää. Vastuu tulkinnasta on tietenkin myös vastaanottajalla, mutta viestijä on aina vastuussa lähtökohdista.

Sisäisellä työyhteisöviestinnällä on siis todella suuri merkitys työilmapiiriin, koska sitä tapahtuu kaikkialla ja koko ajan. Empiriassakin on syytä alkaa pohtimaan konkreettisia asioita, miten parannamme meidän työyhteisöviestintäämme ja kuinka saamme jokaisen sitoutumaan siihen, jotta toimintamme kokonaisuudessaan parantuu, tehostuu ja tukee arvojamme sekä visiotamme. Uskon, että kun saamme viestintäämme lisää selkeyttä ja ketteryyttä, vahvistaa se myös ”me-henkeä”. Jos viestintä työyhteisössä ei toimi, miten mikään muukaan voisi toimia?

Lähteet:

Hämäläinen, S. 2011. Työyhteisön sisäisen viestinnän haasteet organisaation muutoksessa. Yhteisöviestintä. Jyväskylän yliopisto. Yhteisöviestinnän pro gradu -tutkielma. Viitattu 3.3.2023.
https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/27084/URN:NBN:fi:jyu-2011052710925.pdf?sequence=1

Luukka, P. 2019. Yrityskulttuuri on kuningas: Mikä, miksi ja miten? Helsinki: Alma Talent. Äänikirja & E-kirja: Storytel. Viitattu 3.3.2023.

Muurasniemi, A. 2022. Sisäisen viestinnän kehittäminen itseohjautuvassa organisaatiossa- Työntekijänäkökulma. Liiketalouden koulutusohjelma. Laurea-ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. Viitattu 3.3.2023.
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/788353/Muurasniemi_Annabria.pdf?sequence=2&isAllowed=y#page17

Pitkämäki, P. 2007. Sisäinen viestintä työyhteisössä- kohti parempaa viestintää. Liiketalouden koulutusohjelma. Tampereen ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. Viitattu 3.3.2023.
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/9123/Pitk%C3%83%3Fm%C3%83%3Fki.P%C3%83%3Fivi.pdf?sequence=2