Tampere
24 May, Friday
22° C

Proakatemian esseepankki

Saawa Final Campille rahan näkökulmasta



Kirjoittanut: Inka Tikkanen - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.
Johdanto:

Olin mukana johtamassa tiimiämme Final Campille ja käyn esseessäni läpi projektia. Final Camp on osa opintojamme. Final Campin tarkoitus on oman käsitykseni mukaan näyttää tiimimme taidot myös kansainvälisestä näkökulmasta. Monesti tiimit lähtevät ulkomaille toteuttamaan Final Campia ja yleensä siihen liittyy joku toimeksianto, jonka tiimi toteuttaa osana Final Campia. Meidän tiimi Saawa Osk lähti Filippiineille ja toimeksiantomme oli tehdä kansainvälistä markkinointia lomaresortille. Saimme vastapalveluksena ilmaisen majoituksen resortilta.

Tavoitteet:

Tiimillämme oli tavoitteena kerätä rahaa yhteensä 50 000 € alv 0. Päädyimme kyseiseen summaan sen takia, koska suurimmalla osalla tiimistämme oli toiveena päästä lämpimään maahan ja lämpimät maat ovat talviaikaan kaukomaita, jonne lennot tulevat maksamaan reilu 1000€/hlö. Tiimissämme on 16 henkilöä, joten se pelkästään tekee noin 16 000 €. Pyöristimme summan 20 000 €, koska useampaan maahan liput olisivat olleet jo noin 1200€ per henkilö. Halusimme matkan kestävän noin kaksi viikkoa, koska halusimme toimeksiannon lisäksi lomailla puolet lomasta. Ajattelimme, että majoitus per henkilö tulee maksamaan suunnilleen saman verran kuin majoitus, mikä tekee jo 40 000 €. Lisäksi budjetoimme mukaan 5000 € yllättävien kulujen kassan sekä budjetoimme loput 5000 € yhteisiin aktiviteetteihin, ruokailuihin ja liikkumiseen esimerkiksi junalla tai taksilla. Sovimme etukäteen, että mikäli saamme esimerkiksi majoituksen veloituksetta, sen summa vähennetään tavoitesummasta. Sama pätee kaikentyyppisiin apurahoihin, yhteistöihin ynnä muuhun, mistä meille tulee rahan arvoista hyödykettä.

Rahan jakautuminen:

Onnistuimme keräämään 45 000 €. Lentolippuihin Helsinki-Manila, Manila-Surigao, Surigao-Manila ja Manila-Helsinki meni yhteensä noin 22 000 €. Jouduimme ostamaan lentoliput ensin Suomesta Manilaan. Toimeksiantajamme suositteli varaamaan Manilaan pari yötä, koska maan sisäisiä lentoja perutaan usein ja niitä menee vain yksi päivässä. Majoituksiin Manilassa (4yötä) meni yhteensä noin 2000 € ja pääkohteessamme Surigaossa saimme majoituksen veloituksetta toimeksiantajaltamme. Lisäksi maksoimme tiimiläisillemme junamatkat Tampereelta Lentokentälle ja takaisin. Näihin meni yhteensä noin 400 €. Yksi tiimistämme päätyi suorittamaan Final Campinsä Sveitsissä ja maksoimme hänelle lennot ja majoituksen joka teki yhteensä noin 1500 €. Kävimme syömässä kerran reissun aikana firman piikkiin ja tähän meni noin 400 €. Yhteensä meillä meni rahaa noin 26 000€ edestä Final Campiin. Saimme Ruuskaselta apurahaa reissuun noin 900 €/henkilö (yhteensä noin 15 000 €) ja tämä summa maksettiin suoraa jokaisen henkilön tilille henkilökohtaisesti. Tätä rahaa jokainen tiimiläinen meillä käytti hankintoihin matkaa varten kuten rokotuksiin sekä ruokailuihin ja liikkumiseen paikan päällä. Tästä summasta kaikilta meni noin 200€/hlö päivä- ja venereissuihin sekä aktiviteetteihin mitä teimme kohteessa. Tämä rahasumma vähennettiin yhteisesti kerättävästä summasta, mutta se ei fyysisesti missään vaiheessa ole näkynyt yrityksemme tilillä. Majoitus resortilla 16:lle henkilölle 10 yöltä olisi ollut noin 3500 € arvoinen. Yhteensä näistä tulee noin 45 000€.

Tie tavoitteisiin:

Aloitimme rahan keräämisen Final Campille kunnolla vasta 2023 vuoden alussa ja lähdimme Final Campille 1.11.2023. Etukäteen mietimme, että olisi kiva, jos pystyisimme keräämään rahan tiimin yhteisillä projekteilla. Hyvin pian kuitenkin huomasimme, että rahan keruuta ei kannata keskittää ainakaan pelkästään niihin. Kaikilla on niin erilaisia kiinnostuksen kohteita ja erilaiset kalenterit. Viimeisenä vuonna opinnäytetyöt ja muut opintojen viimeistelyt vievät yllättävän paljon aikaa ja sotkevat suunnitelmia. Kävimme ensimmäisen puolen vuoden aikana tekemässä tiimin kanssa yhteisiä rahankeruu projekteja, joista tuotto menisi suoraa Final Campin kassaan. Jaoimme alkuvuonna tiimimme myyntitiimeihin ja heillä oli tavoitteena myydä projekteja tai hankkia rahan arvoisia hyödykkeitä noin  7000 € edestä. Myyntitiimillä oli lupa työllistää myös muuta tiimiä itse työn toteutuksessa. Myyntitiimit perustettiin ensin sen perusteella, ketkä eivät välttämättä olisi työskennellet aikaisemmin yhdessä ja tutustuisivat toisiinsa projektin avulla paremmin. Tästä voisi olla hyötyä myös esimerkiksi 24H innovoinnissa. Tämä kokeilu ei toiminut kovin hyvin, joten teimme uudet myyntitiimit sen perusteella, ketkä olisivat olleet jo entuudestaan mahdollisimman paljon tekemisissä ja tuntisivat toisensa jo hyvin. Tämä toimi meillä huomattavasti paremmin. Osa tiimeistä suunnitteli omia projekteja, joilla toisi Final Campiin rahaa. Pidimme esimerkiksi MM-kisojen aikana Kisakojua Fan Zonella, myimme vapputorilla makupopcornia, jotka valmistimme itse jne. Osa rahasta tuotiin erilaisten promootioprojektien avulla ja osa muiden myytyjen projektien avulla. Osa maksoi rahaa omasta “ressustansa” ja osa ei päässyt täysin tavoitteeseen. Olemme keränneet rahaa samaan aikaan kokoajan myös tiimiyrityksen kassaan rahaa ja jonkun verran sieltä pystyttiin irroittamaan Final Campiin.

 

Toukokuu oli meillä käänteen tekevä kuukausi Final Campin toteutumisen kannalta. Toukokuussa saimme toimeksiantajan ja sovimme majoituksen veloituksetta hänen kanssaan. Tämän jälkeen tiesimme kohdemaan ja pystyimme varailemaan lippuja. Lisäksi ilmainen majoitus huojensi budjettiamme jonkun verran. Olimme tähän mennessä keränneet juuri ja juuri lentolippujen verran rahaa, jotta ne pystyttiin hankkimaan. Lisäksi Toukokuussa meille myönnettiin noin 15 000 € apuraha, mikä huojensi entisestään rahallista painetta. Apurahan jälkeen laskimme myyntitiimien rahatavoitteen lopulta 3500 €.

Pohdintaa:

Työnterveyslaitoksen mukaan tavoitteet kannattaa asettaa yhdessä ja tilannekartoituksen pohjalta (Työterveyslaitos n.d.). Entä miksi onnistuimme näinkin hyvin Final Campimme tavoitteessa? Ensinnäkin tarve Final Campille oli olemassa, koska se on pakollinen osa opintojamme. Sitä ei kuitenkaan olisi ollut pakko järjestää ulkomailla tai eteenkään Filippiineillä asti. Meillä kuitenkin suurin osa tiimiläisistä tykkää matkustamisesta, meillä on paljon tiimiläisiä, jotka ovat reissanneet aikaisemmin ja 90% tiimiläisistä toivoi lämpimää maata kohteeksi. Ehkä niin vahva enemmistö sitoutti ainakin suurimman osan asettamiimme rahallisiin tavoitteisiin. Meillä on myös hyvä psykologisen turvallisuuden taso tiimissä ja ne keitä ei välttämättä kiinnostanut niinkään kohdemaana Filippiinit tai lämmin maa, sanoivat sen ääneen ennen päätöstä kohdemaasta.

 

Meillä on tiiminä kunnianhimoa emmekä halua tyytyä riman alitukseen. Osalla motivaattorina saattoi toimia arvosana, osalla osaamisensa näyttö, osalla loma, kohdemaa ja lämpö. Kehitettävää Final Campiä johtavalla tiimillä olisi ollut erilaisten motivaattoreiden tunnistaminen ja eri henkilöiden motivoiminen heitä motivoivalla tavalla. Aikaa johtamiselle ja ihmisten kanssa keskustelulle olisi hyvä ollut olla enemmän. Me myös seurasimme säännöllisesti missä kukin myyntitiimi menee ja laitoimme yksityisviestejä kullekin myyntitiimille. Lisäksi meillä oli viestintäkanavana tuloslinja, jonne kukin myyntipari raportoi koko tiimille, missä he menevät tavoitteita peilaten. Kaikki Final Camp tiimiin kuuluneet henkilöt saivat omat rahatavoitteensa jo kevään aikana tehtyä ja keskittyivät syksyllä opintoihin ja opinnäytetyöhön hyvin pitkälti. Olisi ollut hyvä, jos joku olisi pystynyt keskittymään ja panostamaan Final Campin johtamiseen enemmän myös syksyn aikana.

 

Tavoitteiden asettamisessa voidaan käyttää seuraavaa kaavaa:

  • S = Selkeä
  • M = Mitattava
  • A = Aikaan sidottu
  • R = Realistinen
  • T = Tarpeellinen (Työterveyslaitos n.d.)

 

Asetimme tavoitteemme Final Campille mielestäni selkeästi. Kerroimme tiimille ketkä ovat myyntitiimi ja mikä rahasumma tavoite on ja, että sen voi tehdä miten itse kokee parhaaksi. Osa ehkä saattoi jäädä kaipaamaan enemmän tukea myymiseen ja projektien hankkimiseen, mutta myös Final Camp tiimi ei voi ottaa vastuuta kaikesta tekemisestä. Tähän olisi ehkä voinut kuitenkin jonkun keinon keksiä.

 

Tavoitteemme oli myös helposti mitattava. Euromääriä oli helppoa seurata ressujärjestelmämme Final Camp ressun kautta sekä myyntitiimien tekemien raporttien kautta. Hieman epäselkeyttä saattoi aiheuttaa esimerkiksi se, että mikä lasketaan ilmaisen majoituksen arvoksi ja oliko apurahahakemuksen tehneen tiimin työpanos riittävä myynnin kannalta. Eteenkin, kun valmentajamme muokkasi sitä jonkun verran ennen hakemuksen lähettämistä.

 

Tavoite oli aikaan sidottu aluksi liukuvasti. Tiesimme, että reissu tullaan toteuttamaan loppuvuodesta marras-/joulukuun aikana. Sen tarkempaa tietoa ei ollut, ennen kun saimme toimeksiantajan ja ostimme liput. Tämä onneksi tapahtui meillä jo kevään aikana.

 

Entä oliko tavoite realistinen? Useampi tiimiläisistämme mainitsi kevään aikana, että summa tuntuu epärealistiselta eteenkin kun kaikilla on opinnäytetyöt, esseet, vapaasti valittavat opinnot ynnä muut loppuopinnot suoritettavana. Lisäksi meillä oli useampi tosi kuormittunut työmäärästä erityisesti kevään aikana. Kuitenkin, jos 50 000€ pilkkoo myyntitiimeille: noin 7000 € ja myyntitiimeissä henkilöille, ei summa ollut kuin noin 3000€/henkilö ja aikaa rahan keruuseen oli 10 kuukautta. Tästä summasta myös osa kuittaantui tiimin tekemillä yhteisillä projekteilla ja summa tippui apurahan saamisen myötä. Tavoitteen johtaminen oli kuitenkin haastavaa, koska osasta kerättävä rahasumma tuntui kuormittavalta ja ylitsepääsemättömältä ja osasta se oli ihan helppo. Kannattaako viljellä 50 000 € tiimin tavoitetta, 7000 € myyntitiimin tavoitetta vai 3000 € jokaisen tiimiläisen tavoitetta? Tähän en löytänyt vastausta, koska kaikissa tuntui olevan jotain huonoa. 3000 € / hlö tavoite saa yksilön olon tuntemaan olevansa tavoitteen kanssa yksin, 50 000 € tiimin yhteinen tavoite on liian suuri rahasumma saavuttaa ja 7000 € on liikaa 2-3 ihmiselle.

 

Asettamamme tavoite oli mielestäni ehdottomasti tarpeellinen. Mikäli tavoitteemme ei olisi ollut 50 000 € tuskin olisimme onnistuneet keräämään edes 45 000 €. Korkeampi tavoite olisi voinut olla entistä ahdistavamman kuuloinen ja pienempi tavoite ei olisi todennäköisesti vähentänyt keräämäämme summaa ja olisimme saattaneet joutua maksaa osan reissusta itse henkilökohtaisesti. Pääsimme Filippiineille reissuun ja saimme kokea aivan uskomattoman hienon reissun ja toteuttamaan juuri meidän tiimille sopivan toimeksiannon hienoissa maisemissa lämpimän auringon alla. Kiitos tiimilleni Saawalle kokemuksen mahdollistamisesta! <3

 

Lähteet:

Työterveyslaitos. N.d. Tunnista tarpeet, aseta tavoite. Verkkosivu. Viitattu 21.11.2023.

https://hyvatyo.ttl.fi/mielenterveyden-tyokalupakki/toimintamalli-tyoterveysyhteistyohon/tunnista-tarpeet-aseta-tavoite

Kommentoi