Tämän esseen ovat kirjoittaneet Susanna Kankaanpää & Iiris Sorri

Johdanto

Rekrytointi aiheena on ollut meille ajankohtainen, sillä olemme olleet vastuussa erään tutun yrityksen rekrytoinnista. Suoritimme tämän rekrytointiprojektin sen paremmin teoriaan perehtymättä, hyödyntäen ainoastaan omia kokemuksiamme aiheen tiimoilta. Haluamme kuitenkin tutustua asiaan näin jälkikäteen, jotta voimme tulevaisuudessa olla entistäkin parempia ja ammattitaitoisempia rekrytoijia. Samalla pyrimme tarkastelemaan onnistuimmeko puolivahingossa ottamaan huomioon prosessin kaikki vaiheet ja teimmekö ehkä jotain poikkeavaa, mutta hyväksi havaittua. Sukelletaan siis aiheen pyörteisiin sellaisten yritysten näkökulmasta, joissa rekrytointi suoritetaan ilman ulkopuolista rekrytointikumppania. Käymme läpi rekrytoinnin vaiheita, mitä siinä kannattaa ottaa huomioon ja miten voisi onnistua parhaiten rekrytointiprosessissa. Lisäksi haluamme selvittää miten kehittää prosessia niin, että löydettäisiin huipputekijät ja miten olisi mahdollista yhdistää oikeat tekijät juuri oikeaan paikkaan?  

Miten aloittaa rekrytointiprosessi? 

Moni saattaa nopeasti ajatella, että rekrytointi tarkoittaa vain työpaikkailmoituksen tekemistä sekä haastatteluja. Siihen sisältyy kuitenkin paljon tehtävää ja liikkuvia osia niin ennen haastatteluja kuin sen jälkeenkin. Manpowerin Tuloksellisen rekrytoinnin oppaassa (2016) rekrytointikonsultti Jani Laine kertoo, kuinka prosessin ensimmäinen vaihe on luonnollisesti valita vastuuhenkilöt, jotka suorittavat rekrytoinnin. Laine (2016) painottaa prosessin alussa toiseksi tärkeäksi seikaksi aikataulutusta, koska useimmilla aloilla osaajapula on todellinen ja parhaat tekijät viedään käsistä. Jos laaditusta aikataulusta ei pidetä kiinni, voi se pahimmassa tapauksessa tarkoittaa hyvien hakijoiden päätymistä kilpailijan palkkalistoille (Laine 2016, 3). 

Loista rekrytoinnissa – hoida kosiomatka tyylillä (2014) kirjassaan Minna Salli ja Sini Takatalo kehottavat pitämään rekrytointiprosessin pituuden minimissään kahdessa kuukaudessa, pitäen kuitenkin huolen prosessin sujuvuudesta sekä kustannustehokkuudesta. Salli ja Takatalo (2014) vahvistavat kirjassaan Laineen (2016) painottamaa aikataulun tärkeyttä, sillä hakijalle kahdenkin viikon vastauksen odottelu voi johtaa omien päätelmien tekemiseen kieltävästä vastauksesta työn saamiseen. Tämä on vältettävissä luomalla selkeä ja tiivis viestintäyhteys, jossa informoidaan prosessin etenemisestä tai mahdollisista viivästyksistä. Kyseissä kirjassa oli esimerkki rekrytointiprosessin aikataulusta. Siinä vaiheet oli jaoteltu viikkokohtaisesti seuraavalla tavalla: 

Viikko 1: Valmistelutyöt 

Viikko 2–3: Hakuaika 

Viikko 3–4: Hakemusten läpikäynti 

Viikko 4–5: Esikarsinta 

Viikko 5–6: Haastattelut 

Viikko 6–7: Soveltuvuusarvioinnit 

Viikko 8: Rekrytointipäätökset
(Salli & Takatalo 2014, 11.) 

Oheisesta esimerkistä voi huomata, että yksinkertaisella aikataulutuksella prosessin hahmottaminen selkeytyy ja eteneminen on huomattavasti helpompaa. 

Rekrytointikriteerit 

Määrittelemällä rekrytoinnin kriteerit tiedostetaan paremmin, mitä ollaan hakemassa. Tällä säästetään sekä hakijan että rekrytoijan aikaa ja vältytään virheellisiltä valinnoilta. Niiden avulla pystytään paremmin erottamaan erinomaiset hakijat keskivertohakijoista. Rekrytointikriteerejä luodessa on tärkeää kartoittaa, mitä osaamista ja kompetensseja hakijalta vaaditaan ja ovatko ne sellaisia, joita on mahdollista oppia kyseissä työssä vai hakijan sisäänrakennettuja ominaisuuksia. (Salli & Takatalo 2014, 15.) Loista rekrytoijana (2014, 17) kirjassa kompetenssia kuvaillaan työntekijän ulospäin näkyvänä käyttäytymisenä, johon lukeutuu kyvyt, tiedot, taidot, persoonallisuus, kokemukset, arvot ja motivaatio. Salli ja Takatalo (2014, 17) käyttävät esimerkkinä myyntipäällikön asemaa, johon toivottuja kompetensseja ovat muun muassa: myynnillisyys, tuloshakuisuus, organisointikyky sekä vakuuttavuus. 

Rekrytointikriteerien määrä on hyvä pitää kohtuullisena, sillä se rajaa ja tarkentaa haluttua osaamista sekä millaista henkilöä ollaan etsimässä. Sallin ja Takatalon (2014, 15) mukaan ihannemäärä kriteereille liikkuu kuuden ja kahdentoista välillä. Rajattu määrä kriteerejä helpottaa niiden määrittelyä ja auttaa kriteerien ymmärtämistä samalla tavalla rekrytoijasta riippumatta. Kun rekrytoijilla on yhteisymmärrys kriteereistä ja ne osataan yhdistää organisaation vision sekä strategian kanssa, osaavat he valita oikeat tekijät mahdollistamaan näiden toteutumisen. (Salli & Takatalo 2014, 16–18.) 

“Niin kuin talolla kuuluu olla perustukset, tulee rekrytoinnissa olla kriteerit.” 

“Ilman selkeitä kriteereitä rekrytointi huojuu, kuin heikoilla perustuksilla oleva talo.” 

-Salli & Takatalo 

Työnantajamielikuvan kirkastus  

Suurten ikäluokkien eläköityminen on johtanut työntekijäpulaan, jonka seurauksena yritysten on kiinnitettävä huomiota entistä enemmän työnantajakuvaan. Ennen yrityksillä on ollut enemmän valtaa valita parhaat työntekijät hakijoiden joukosta. Nyt tilanne on kääntynyt päälaelleen, koska kilpailu alan osaajista on kovaa. Tässä kohtaa työnantajamielikuvan tärkeys korostuu. Työnantajien on pystyttävä erottautumaan kilpailijoistaan ja oltava positiivisesti näkyvillä niin sosiaalisessa mediassa kuin työntekijöiden puheissa organisaation sisällä sekä sen ulkopuolella. Työnantajamielikuva on siis rekrytoidessa ratkaisevassa asemassa. (Salli & Takatalo 2014, 41–43.) 

Miten tällainen positiivinen mielikuva sitten luodaan? Kirjassaan Salli ja Takatalo (2014) mainitsivat, että työnantajamielikuvaa rakentaessa tämän hetken tärkein edistämiskeino on sosiaalinen media. Se ei kuitenkaan riitä, että yrityksellä on käytössään sosiaalisen median eri kanavia, vaan niitä tulee hyödyntää proaktiivisesti reaktiivisuuden sijaan. Salli ja Takatalo (2014) nostivat kirjassan Eric Qualmanin kuvaileman sosiaalisen median ilmiön: Word of mouth -> World of mouth. Tällä tarkoitetaan sitä, miten nykymaailma on kehittynyt sellaiseksi, että yritysten imago ei määräydy enää pelkän kuulopuheen pohjalta, vaan sosiaalinen media on tuonut “kuulopuheet” kaikkien nähtäville ympäri maailmaa. (Salli & Takatalo 2014,42–43.) 

Työnantajamielikuvaa ei voida rakentaa valheelliseksi vaan sen tulee pohjautua avoimuuteen, aitouteen ja rehellisyyteen realistisella otteella. Tästä syystä oikoreittiä onneen ei ole vaan positiivisen mielikuvan luominen vaatii systemaattista työtä hyvän työntekijäkokemuksen takaamiseksi. Hyvä työntekijäkokemus taas on seurausta aidosta kiinnostuksesta työntekijöitä kohtaan, heidän tarpeiden huomioon ottamista sekä arvostuksesta työntekijää ja hänen työpanostaan kohtaan. On myös hyvä pohtia työntekijäarvolupausta eli, mitä yritys lupaa tarjota työntekijälleen sitouttaakseen hänet pitkäaikaiseen työsuhteeseen. (Salli & Takatalo 2014, 45–46.) 

Houkutteleva työpaikkailmoitus 

Duunitorin (2023) sivuilla opastetaan, kuinka laatia houkutteleva ja informatiivinen ilmoitus, jolla löydettäisiin oikeanlaiset osaajat. Työpaikkailmoitusta suunnitellessa on pidettävä kohderyhmä ja valitut kriteerit kirkkaana mielessä sekä pohtia, mitä itse haluaisi tietää työpaikkaa hakiessa. Kriteerien ja kohderyhmän ollessa selkeät, rajaa se työhön sopimattomien hakijoiden määrää. Tämä on hyvä asia, sillä tavoitteena ei ole haalia suurta hakijamäärää vaan juuri työnkuvaan sopivia henkilöitä. (Duunitori 2023.) Käydään seuraavaksi läpi duunitorin kuusi vinkkiä hyvän työpaikkailmoituksen tekemiseen.  

1. Työnkuvan avaaminen konkreettisesti
   Kuvaavan tehtävänimikkeen käyttö helpottaa työntekijää ymmärtämään mihin työtehtävään on hakemassa. Tärkeintä on kuitenkin antaa selkeä kuvaus vastuualueesta, sen sisältämistä työtehtävistä ja vaadittavasta osaamisesta. Näiden lisäksi ilmoituksen on hyvä sisältää myös työn tavoitteet, mikä tekee tehtävästä erityisen ja millaisia erilaisia mahdollisuuksia se voi tulevaisuudessa tarjota hakijalle. (Duunitori 2023.)
    
2. Ihannehakijan osaamisen määrittely
   Seuraava askel on määritellä työntekijäprofiili eli toisin sanoen listataan asiat, joita työntekijältä halutaan löytyvän. Näitä ovat erilaiset taidot, koulutus, kokemukset, kyvyt, vahvuudet sekä tehtävää hyödyttävät ominaisuudet. (Duunitori 2023.)
    
3. Työpaikan myyminen työnhakijalle
   Tapa, jolla työpaikkailmoitus aloitetaan vaikuttaa siihen, luetaanko ilmoitusta alkua pidemmälle. Tekstin sisältö ja kirjoitustyyli kannattaa muotoilla kiinnostavasti ja innostavasti. Kerrottaessa yrityksestä tulisi ennemmin korostaa esimerkiksi työpaikan rentoa kulttuuria, lukujen ja ammattitermistön sijaan. Työpaikkailmoituksesta on hyvä huokua positiivinen ja helposti lähestyttävä energia. (Duunitori 2023.)
    
4. Palkasta kertominen
   Palkasta ja sen määräytymisestä on hyvä kertoa rehellisesti työpaikkailmoituksessa. On hyvä mainita minkä työehtosopimuksen alle työtehtävä lukeutuu ja selkeyden vuoksi myös kertoa palkka numeroina. Mahdolliset työpaikkaedut kannattaa ehdottomasti mainita, koska niillä voi erottautua edukseen. (Duunitori 2023.)
    
5. Houkuttelevan kuvan valitseminen
   Hyvän kuvan valitsemisella on suuri merkitys, kun työpaikkailmoitusta mainostetaan sosiaalisessa mediassa. Hyvässä kuvassa näkyy työntekijöitä oikeassa työympäristössä ja siitä välittyy hyvä tunnelma. Sillä voidaan saavuttaa myös passiivisten hakijoiden huomio, jotka voisivat olla yrityksen tulevia huipputekijöitä. (Duunitori 2023.)
    
6. Käytännön yksityiskohdat
   Tietysti työpaikkailmoituksen on sisällettävä kaikki käytännön oleelliset tiedot kuten ohjeet työtehtävän hakemiseen, hakuaika, rekrytoinnin etenemisen informaatio sekä yhteystiedot (Duunitori 2023).  

Eri lähteissä myös nostettiin erityisesti näitä kuutta ohjetta työpaikkailmoituksen tekemisen keskiöön. Kun nämä vaiheet on sisäistetty, syntyy työpaikkailmoitus kuin itsestään ja kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu. 

Hyvä esikarsinta  

Esikarsinta aloitetaan luonnollisesti hakemusten läpikäynnillä, mutta ensisilmäyksellä ei kannata tehdä liian jyrkkiä johtopäätöksiä. Salli ja Takatalo (2014) listasivat kirjassaan hyvin, mitä kannattaa ottaa huomioon hakemuksia läpikäydessä. Hakemuksesta kannattaa katsoa täyttääkö se tehtävään määritellyt kriteerit ja onko hakijalla työhön vaadittavaa koulutusta tai työhistoriaa. Muun muassa se, kuinka paljon hakemuksen tekemiseen on nähty vaivaa ja onko kirjoitusvirheet jätetty huomioimatta, kertoo paljon esimerkiksi hakijan huolellisuudesta sekä aidosta kiinnostuksesta työpaikkaa kohtaan. Ellei työpaikka vaadi paljoa aikaisempaa kokemusta tai valmista osaamista, ei kannata olla hakemusten läpikäyntivaiheessa liian ehdoton valintojen suhteen vaan antaa mahdollisuus hakijalle, josta huokuu asenne ja halu oppia. (Salli & Takatalo 2014, 49–50.) 

Vielä selkeämmän ja moniulotteisemman kuvan hakijasta saa esimerkiksi pyytämällä muutaman minuutin vapaamuotoisen esittelyvideon itsestään. Vaihtoehtoinen tapa on antaa hakijalle tiettyjä kysymyksiä, joihin hakijan tulee vastata annetun ajan puitteissa. Tämän kaltaiset ennakkotehtävät ovat kuin yksisuuntaisia haastatteluja, jotka auttavat erottamaan massasta oikeasti kiinnostuneet ja motivoituneet hakijat. Hakijoiden määrän ollessa suuri voidaan myös käyttää lyhyttä puhelinhaastattelua hakemusten tukena, josta selviää ainakin jossain määrin hakijan vuorovaikutustaidot. (Salli & Takatalo 2014, 50–51.) 

Nyt on käsitelty ne rekrytointiprosessin vaiheet, jotka tulisi tapahtua jo ennen varsinaisia haastatteluja. Esseen toisessa osassa käsitellään prosessin seuraavia vaiheita haastatteluista aina valintojen tekemiseen ja työnantajan arvolupausten lunastamiseen asti. 

Pohdintaa 

Alussa kirjoitimme, miten emme olleet perehtyneet aiheen teoriaan juurikaan etukäteen ja sen laajuus yllätti meidät. Tästä syystä päätimme jakaa aiheen kahteen esseeseen. Kuten edellä mainitsimme, tämä ensimmäinen osa keskittyy rekrytointiprosessin alkuvaiheisiin ennen varsinaisia haastatteluja. Pohdinnassamme syvennymme tarkastelemaan, onnistuimmeko tuoreessa rekrytointiprojektissamme suoriutumaan esseessämme käsiteltyjen prosessin vaiheiden mukaisesti.  

Aloitimme rekrytointiprosessimme konsultoimalla yrityksen omistajia siitä, mitä he työntekijöiltään toivovat. Suuntaviivat saatuamme lähdimme kiteyttämään rekrytointikriteerit toiveiden pohjalta. Sen jälkeen kirkastimme itsellemme yrityksen työnantajamielikuvaa, jotta se olisi mahdollista saada välitettyä työpaikkailmoitukseen. Aloimme kokoamaan työpaikkailmoituksen runkoa kriteereitä ja työnantajakuvaa hyödyntäen omalla persoonallisella tyylillämme, josta välittyy yrityksen henki. Näiden hieman abstraktienkin seikkojen lisäksi työpaikkailmoitukseemme oli sisällytetty kaikki oleelliset käytännön tiedot. Ilmoituksen näkyvyyden lisäämiseksi otimme tietenkin myös huomioon sosiaalisen median voiman. Julkaisuissamme halusimme välittää työyhteisön perheenomaista ja lämmintä tunnelmaa valitsemalla oikean kuvan tähän tarkoitukseen. 

Näin jälkikäteen on ilo huomata, kuinka onnistuimme toteuttamaan melkein jokaisen prosessin alkuvaiheen kohdan täydellisesti. Kaikki ei kuitenkaan sujunut kuin tanssi, sillä emme luoneet kaiken kattavaa viikkoaikataulua prosessin etenemisen tueksi, lukuun ottamatta hakuaikaa sekä valinnan tekemistä. Toinen asia, jossa olisimme voineet suoriutua paremmin, oli esikarsintavaihe. Hakemuksia läpikäydessä olimme ehkä liian kriittisiä siinä, ketä kutsuimme haastatteluihin. Varsinaista ennakkotehtävää esimerkiksi videon tai puhelun muodossa emme suorittaneet, mutta kutsut haastatteluun toteutimme puhelimitse. Sen avulla saimme jo hieman käsitystä hakijan innokkuudesta ja vuorovaikutustaidoista.  

Uskallamme ehkä todeta, että ainakin rekrytointiprosessin alkuvaiheet sujuivat suurin piirtein oppikirjan mukaisesti ja voimme olla ylpeitä itsestämme. Jatkuuko onnistumisemme prosessin edetessä, kun haasteenamme on löytää oikeat tekijät oikeaan paikkaan? 

Lähteet 

Duunitori. 2023. Hyvästi pitkille vaatimuslistoille! Hyvä työpaikkailmoitus syntyy näistä 6 asiasta. Viitattu 13.3.2024.
https://duunitori.fi/tyoelama/rekrytointiopas-tyopaikkailmoitus 

ManpowerGroup. 2016. Tuloksellisen rekrytoinnin opas. Viitattu 13.3.2024.
https://blogi.manpowergroup.fi/rekrytointiprosessin-vaiheet-11-askelta-tehokkaaseen-rekrytointiin 

Salli, M. Takatalo, S. 2014. Loista rekrytoijana – hoida kosiomatka tyylillä. Helsinki: Kauppakamari.