RE WORK – Vahingonhallinta ja kulttuuri

Esseen tekijä: Toni Ryöppy

Johdanto
1. Vahingonhallinta
2. Kulttuuri ja työtavat
3. Säännöt ovat byrokratiaa!
4. Loppupäätelmä
Lähteet

Maaliskuu 2020
Proakatemia
Yrittäjyyden ja tiimijohtamisen koulutus

Johdanto

Kirjailijan sanoja mukaillen ja omien mielipiteideni muuntelemana kirja on tarkoitettu kivenkoville A-luokan yrittäjille, myös niille vaatimattomimmille yrittäjille ja, jopa senkaltaisille ihmisille, jotka ovat lopen kyllästyneet päivätyöhönsä, jotka toivovat jostakin paremmasta, tietämättä vielä tarkalleen mitä se on.
Yksinkertaisuudessaan essee käsittelee kirjan tapaa kertoa, että vähempi ja yksinkertaisuus on parempi. Oli sitten kyse yrityksen ajankäytöstä, rahasta, henkilöstöstä, kokemuksesta tai ylipäätänsä yritystoiminnasta ja siitä mitä se pitää sisällään.
Mikä todistaa nämä väittämät todeksi? Käsittelemme esseessä kyseisiä asioita vielä tarkemmin ja spesifioiduin näkökulmin ja esimerkein.

Vahingonhallinta

Aikaisemmassa esseessäni jo mainitsinkin asiasta, että mikään ei ole ärsyttävämpää kuin jonottaa tuntitolkulla asiakaspalvelussa. Ja en ihmettele sitä miksi yleensä asiakaspalvelussa on kuulemani mukaan erittäinkin ärtyneitä ihmisiä asiakkaina, kun he joutuvat jonottelemaan tuntikausia, jotta saisivat ongelmaansa vastauksen ja siltikään he eivät välttämättä sitä saa. Olen itsekin useasti ärtynyt jonotettuani asiakaspalveluun ja lopulta saatuani jonkun asiakaspalvelijan langan toiseen päähän, niin hän on niin kyllästynyt työhönsä, ettei häntä voisi vähempää kiinnostaa asiakkaan ongelma ja se näkyy paistavasti läpi asiakaspalvelun tasosta.
Asiakkaat ovat niin tottuneita kaavamaisiin vastauksiin ja asiakaspalvelun laatuun, että sinun on helppo erottua joukosta. Otat todella asiakkaan huolenaiheen omaksesi ja vaikket heti tietäisikään vastausta niin lupaat selvittää asian. Näin itsellänikin turhautunut ja jokseenkin vihainen mielentila on muuttunut täysin, kun huomaakin asiakaspalvelun laadun olevan kohdillaan vaikka ensin odotitkin sitä perinteistä tympeää asiakaspalvelijaa ja huonoa asiakaspalvelun laatua.

2000-luvulla elä myöskään yritä salailla asioita, ole rehellinen ja avoin vastoinkäymisistäsi. Olemme nähneet monesti mihin virheellinen tiedonanto tai välinpitämättömyys johtavat. Esimerkiksi öljykriisien sattuessa isot öljy-yhtiöt yleensä yrittävät peitellä asioita ja sattunutta onnettomuutta isolta yleisöltä. Ja jokainen on nähnyt mihin se johtaa ja ennakkoluulot ja perusoletus niitä kohtaan onkin, etteivät he välitä luonnosta ja heille ainut asia mikä merkitsee, on raha.
Näissä tapauksissa paistaa läpi anteeksipyynnön merkitys ja se, että sen tekee vilpittömästi. Ei sano ”pahoittelemme mahdollista syntynyttä vahinkoa” vaan jopa henkilökohtaisesti pyytää anteeksi, antaa asiakkaaseen tai isommalle yleisölle vaikutuksen, jolla hän tai muut, kokee sen olevan vilpitön, ”pahoittelen tästä syntynyttä vahinkoa, korjaamme asian” olisi parempi lähestymistapa tässä tilanteessa, joka luo asianomaiselle tai asianomaisille sen vaikutuksen, että todella välitetään.
Kulttuuri ja työtavat

Kulttuuri on toistuvan käyttäytymisen sivutuote, jota Proakatemiallakin näyttäytyy monissa elementeissä ja tärkeimpänä itsellä omalla kohdallani on luottamus. Akatemialla voikin unohtaa tavaroita ympäri akatemiaa luottaen siihen, ettei kukaan kajoa niihin.
Jos rohkaiset ihmisiä avoimuuteen, lopulta siitä tulee osa kulttuuria. Jos rohkaiset ihmisiä olemaan rehellisiä, siitä tulee lopulta kulttuuria. Jos kohtelette asiakkaita rehdisti ja arvostavasti, siitäkin tulee lopulta osa kulttuurianne. Kulttuuri on toimintaa, ei sanoja. Kulttuurin on annettava kehittyä kuin hieno viski tammitynnyrissä, mitä pidemmällä aika kuluu, sitä vahvemmaksi ja paremmaksi kulttuurinne kehittyy.

Akatemian yksi huonoista yrityskulttuureista tai ainakin silloin kun tekee todella töitä, on se, että henkilöt tulevat usein puhumaan niitä näitä, jolloin työnteko katkeaa. Pidän todellakin ihmisten kanssa käydyistä keskusteluista ja läpänheitosta, mutta työn kannalta se ei ole ihanteellista. On vaikea saada mitään merkittävää aikaan, jos työ pätkii koko ajan. Työni keskeytyy usein ja jopa tämän esseen tekeminenkin keskeytyy, kun joku soittaa minulle esimerkiksi talousasioista tai jostakin muusta. Akatemialla on vaikea tehdä töitä ilman keskeytyksiä ja loppupäivän saldoksi 8 tunnin päivästä jääkin vain muutama tunti tehokasta työskentelyä kaikkine keskeytyksineen, oli sitten tosiaan siitä jonkun ohiheittämästä läpästä tai ruokatauosta tai jostain muusta asiasta. Itselläni kuitenkin työskentely sujuu parhaiten, kun laittaisi kännykän äänettömälle ja uppoutuisi kotona etätöissä oman työnsä pariin. Tosin toiveeni taisi jokseenkin toteutua huonolla tavalla esseetä kirjoittaessa, nimittäin tällä hetkellä on Korona viruksen aiheuttama karanteeni voimassa koko Suomessa.

5 vuoden työkokemus. On absurdia ajatella ja vaatia jostakin joltakin 5 vuoden työkokemusta, itse työn oppii todennäköisesti hyvin puolen vuoden – vuoden aikana. Silloin oppii sisäistämään merkittävät työtavat ja työsanaston. Loppu on mielestäni hienosäätöä. Omalla kohdalla voin kokea tämän todeksi, nimittäin kun aloitin kesätyöt lattianpäällystysfirmassa, opin vaadittavat taidot kiitettävälle tasolle parin kuukauden aikana, toki minulla oli entuudestaan 5 vuoden kokemus rakennusalalta muttei näistä työtehtävistä. Enemmän asiat ovat työntekijän motivaatiosta ja asenteesta kiinni.
Tai toisena ovat typerät vaatimukset tietystä tutkintoasteesta, monet yliopistotason taidot ovat miltein hyödyttömiä käytännön työelämässä. Kuten rakennusalallakin, ammattikorkeakoulun
penkiltä tulleet mestarit ovat paljon kokemattomampia, kuin rakennustyömaalla puoli vuotta työskennellyt kesätyöläinen. Maailmassa on lukemattomasti älykkäitä ihmisiä, jotka eivät menestyisi koulussa, itseni voin lukea tähän kastiin. Eikä se välttämättä minun tapauksessani johdu älykkyyden puutteesta vaan motivaation. Koen itselleni paljon merkittävämmäksi opiskella yrittäjyyttä Proakatemialla kuin jotakin muuta yliopistossa. Toki Proakatemiakin on koulu, mutta osaamista mitataan täällä aivan eri mittareilla kuin perinteisissä tutkinnoissa, johon itselläni ei tosiaan riittäisi motivaatiota. Proakatemian koulutusmetodit rikkovat perinteisten opetusmetodien rajoja.

Säännöt ovat byrokratiaa!

Kirjassa puhuttiin myös siitä, että elä kiellä työntekijöiltäsi kännyköitä tai mitään muutakaan sen tyyppistä. Ei kukaan tee todellisuudessa päivässä täyttä häkää töitä kahdeksaa tuntia. Jos he eivät saa käyttää puhelinta he keksivät jotakin muuta ajanvietettä, sama asia, jos käyt paskalla ja unohdat ottaa kännykän mukaasi saniteettitiloihin niin alat selailemaan käden ulottuvilla olevien hygieniatuotteiden tuoteselostuksia, ainakin omalla kohdallani. Ymmärsitte kuitenkin varmasti pointin.
Lisätunnit eivät ole tarpeen, vaan ne paremmin tehdyt työtunnit. Omasta puolesta uskaltaisin sanoa ja uskoisin myös, että monen muunkin kohdalla merkitsee enemmän se, että pomosi antaa sinulle vaihtoehdon tehdä työtehtävän, jonka edistymiseen sinä itse voit vaikuttaa ja siitä saatuun korvaukseen. Eli suomeksi sanottuna urakkapalkka. Tai se, että saat lähteä kotiin, kun kyseinen työ on tehty ja teet työn kolmessa tunnissa kuin taas muuten lorvisit tehden sitä koko päivän.
Kirjassa särähti mitä osuvin esimerkki verraten omaan osuuskuntaan, jonka mielipiteen jaan kirjailijan kanssa täysin. Ohjesäännöt ovat mielestäni yrityksen tai yhteisön vitsaus, jotka tekevät ainoastaan hallaa koko yhteisölle. Ne ovat yleensä yksittäisten henkilöiden virheistä annettuja joukkorangaistuksia. Elä kehitä itsellesi tai yrityksellesi ongelmia, joita ei vielä ole.
Jos kaikkeen tekemiseen vaaditaan aina lupa, se luo passiivisen työntekijöiden kulttuurin. He luulevat, että paskalla käymiseenkin varmaan tarvitsee kysyä lupa jumalauta. Tämänlainen asettelu huutaa jo itsessään työntekijälle päin naamaa, että ”sinuun ei voi luottaa”. Epäluottamus omia työntekijöitä kohtaan tulee hyvin kalliiksi.

”Heti kun töissä menee jokin vikaan, tavaksi on tullut laatia ohjesääntö. <> Eikä tarvita. Riittää kun Alille sanoo, ettei tule enää sortseissa töihin.” -ReWork

Liialliset kokoukset ovat myös myrkkyä ja ne vievät aivan liian paljon tehokasta työaikaa kirjan mukaan ja voin jakaa mielipiteeni täysin kirjailijan kanssa. Kokoukset ovat pahimmillaan turhaa pölinää ja asian jaarittelua ja aina löytyy se joku häläsuu joka venyttää asiaa vieden kaikkien muiden kallisarvoista työaikaa ja oikeassa työelämässä tämä on toki pahempaa kuin muualla, voin sen sanoa kovan kokemuksen rintaäänellä.
Kirjassa mainittuja hyviä pointteja mille raameille kokous tulisi rakentaa, mikäli kokous on välttämättä pidettävä.
-Ajasta kokouksen kesto etukäteen, kun kello soi, kokous päättyy, PISTE!
-Kutsu paikalle mahdollsimman vähän väkeä (vain asianomaiset ja siihen viakuttavat.)
-Päätä mistä ongelmasta aloitat ja tee aina selkeä asialista.
-Osoita konkreettisia ongelmakohtia ja ehdota konkreettisia muutoksia.
-Päätä kokous ratkaisuehdotukseen ja määrää vastuuhenkilöt panemään se täytäntöön.

Loppupäätelmä

En ollut todellakaan samaa mieltä kaikissa kirjassa mainituista asioista, mutta yhteisen ymmärryksen suunta oli sama kirjailijalla ja itselläni. Joten asiat, joita esitin esseessä, eivät välttämättä pohjautuneet kirjailijan kirjoittamiin mielipiteisiin, vaan omiin mielipiteisiini asioihin ja aatteisiini asiaan koskien.
Kirja antoi hyvin paljon hienoja vinkkejä ja niksejä asioiden ymmärtämiseen ja helpottamiseen yritysmaailmassa. Toki niin kuin edellä mainitsinkin jo, en ollut kaikesta samaa mieltä kirjailijan kanssa, mutta se ajatustyö mitä tein pääni sisällä koskien käsiteltyjä aiheita, selvensi hyvin kyseisiä asioita itselleni ja yritin tuoda sen esille omien ajatuksieni kautta parhaani mukaan myös teille.
Hassu fakta. Kirjailija ei puhunut paskaa kirjassaan, että haluaa pitää yrityksensä pienenä ja täten hän on torjunutkin lukemattomia sijoittajia tarkasteltuani faktoja.
Kirjailijan ja myös yrittäjän Basecamp yritys on valuoitu erittäin arvokkaaksi, tarkkaa lukemaa ei löytynyt, mutta joidenkin lähteiden mukaan puhumme sadoista miljoonista.
Yrityksellä on kuitenkin vain 51 työntekijää (2019).

”Jason Fried has turned down more than 100 investment offers from venture capitalists and private equity firms for Basecamp, which makes cloud-based software that provides small businesses with a centralized system that brings together internal communications, projects and client work in one location. Fried prefers slow, consistent and profitable growth of at least 5% a year “so we can enjoy the culture of a small business.” Among those joys are employee benefits that include a 30-day sabbatical every three years, subsidies for hobbies outside of work and paid family vacations” -Forbes

Ihailenkin yrittäjän ja tässä tapauksessa myös kirjailijan näkemystä siitä, että on merkittävää löytää itselle sopiva yrityskoko ja, että isot yritykset haaveilevat pienen yrityksen ketteryydestä ja pienet yritykset haikailevat kasvusta. Meidän ei tulisi mitata yrityksen arvoa sen suuruuden vuoksi vaan sen mitä yritys tuottaa, enkä puhu nyt ainoastaan rahallisesta tuotosta. Psykologisesti totta kai kuulostaa hienommalta kuulla työllistääkö yritys 1000 henkeä kuin 15, mutta se ei kerro sitä paljonko se tahkoaa rahaa ja tämän myös kirjailijan ja yrittäjän oma yritys Basecamp todistaa.

”Työnarkomaanit ovat itsekin hakoteillä. He yrittävät ratkoa ongelmia tuhlaamalla niihin lisää työtunteja. Älyllinen velttous yritetään korvata raa`alla voimalla.” -ReWork

Itse sorrun kovasti työnarkomaniaan ja niin myös moni muukin, palkkatöissä toki ei ehkä ole ulospääsyä asian suhteen, koska itse suoritettu työ tuottaa suorana tuloksena x määrän rahaa. Jaan kirjailijan kanssa mielipiteen siitä, että yrittäjäelämässä tätä voi todellakin hyödyntää ja kehittää itseohjattavuutta, ajanhallintaa ja kaikkea mitä tekee ja miten.

Ajanpuute ei käy verukkeeksi, muiden kuuluukin usein sanovan, ettei aika riitä millään. Se on paskapuhetta ja osittain omalla kohdallakin. Aikaa riittää aina, kunhan sen käyttää oikein, pitää osata työstää omaa asiaa tai ideaa sen sijaan, että katsoo iltaisin Netflixiä tai pelaa pleikkaria, se on maailman tyhmin selitys mitä voi itselleen hokea tai muille. Jos oikeasti haluaa jotakin, sen ajan raapii mistä tahansa muista velvollisuuksista, jotta pystyy työstämään omaa intohimoaan.

Viimeisiä pikku pointteja, joita jäi mieleeni kirjan luettuani, josta ei sen enempää ollut kirjoitettavaa, mutta haluan kuitenkin mainita ne.

Tee muidenkin töitä ja vaihtele töitä edes muutaman kerran vuodessa päikseen, esimerkiksi asiakaspalvelijat ja tuotteen valmistajat vaihtavat paikkaa, jotta he oppisivat ymmärtämään paremmin asiakkaita ja toisinpäin.

Älä innostuksissasi ala heti luomaan tai toteuttamaan omia ideoitasi, kirjoita ne muistiin ja puntaroi niitä muutama päivä. Siten todella näet haihtuuko ne pois vai onko niissä potentiaalia jäädäkseen.

Montaa asiaa ei voi tehdä tehokkaasti samanaikaisesti ja siksi onkin erittäin tärkeää, että asettaa mahdollisimman paljon omia resursseja yhteen asiaan, jotta voi tehdä kyseistä työtehtävää täysin. Asettamalla itsellesi montaa työtehtävää samanaikaisesti verottaa toista tehtyä työtä juuri sen verran mitä annat panosta toiseen tehtävään ja täten et voi ikinä tehdä yhtä asiaa täysillä ja antaa kaikkea aivokapasiteettiasi sille.

Välineurheilu yritysmaailmassa on yleistä, siksi onkin tärkeää painaa seuraava vertauskuva mieleesi. Nimittäin muistakaa, että Tiger Woods pieksisi muut pelaajat paskoillakin mailoilla. Luota omaan työhösi ja tee töitä ilman parhaita laitteita, koska parhaiden laitteiden hinta ja sen tuoma hyöty suhde saattaa olla minimaalinen.

Älä kuvaile sanoin jonkin asian ulkomuotoa vaan piirrä se, jos vain voit. Älä selitä miltä jokin kuulostaa, vaan hyräile se. Yritä parhaasi mukaan kaivaa esiin asian olemus abstraktioiden alta. Raporttien ja asiakirjojen kaltaisissa abstraktioissa on se vika, että ne luovat yhteisymmärryksen harhan ja jokainen yksilö luo henkilökohtaisen mielikuvan asian suhteen.

Ja viimeisenä muttei todellakaan vähäisimpänä on se, että joskus on viisainta hylätä työn alla oleva tehtävä, vaikka olisikin käyttänyt siihen jo aikaa. Älä hukkaa hyvää työaikaa kehnoon työhön.

Tähän on hyvä lopettaa essee ja mainitsenkin kirjailijan inspiroivat lopetussanat, jotka haluan jakaa kanssanne.

”Meillä kaikilla on ideoita. Ideat ovat kuolemattomia. Ne säilyvät ikuisesti.
Sen sijaan inspiraation ei säily ikuisesti. Se on kuin tuore hedelmä tai maito: sillä on viimeinen käyttöpäivä. Jos haluat ryhtyä johonkin, siihen on ryhdyttävä nyt. Et voi panna sitä pariksi kuukaudeksi jäihin odottamaan, että palaat taas asiaan. Et voi vain tokaista, että hoidan sen myöhemmin. Myöhemmin et ole enää siitä yhtä innoissasi.
Jos inspiraatio iskee perjantaina, lupaa unohtaa viikonloppu ja käy hankkeeseesi käsiksi. Kun inspiraatio hurahtaa päähän, saatat tehdä kahden viikon työt yhdessä vuorokaudessa. Inspiraation toimii siinä mielessä aikakoneena.
Inspiraatiossa on taikaa, se moninkertaistaa tuottavuuden, se kannustaa. Mutta se ei jää odottamaan sinua. Inspiraation aikamuoto on nyt. Jos se tarttuu sinuun, tartu sinäkin oitis siihen ja pane se töihin.” -ReWork

Lähteet:
https://www.forbes.com/profile/james-dyson/#45c80a872b38

ReWork Tee työsi toisin, Jason Fried, David Heinemeier Hansson, Atena kustantamo, Bookwell Oy 2011, Suomentanut Tiina Ohinmaa