1  JOHDANTO

Prosessien merkitystä ei tajua, ennen kuin ymmärtää niiden elämää helpottavan merkityksen. Itse pidin prosesseja aikaisemmin kummallisina kaavioina, missä hienosti, teorian kautta voidaan selittää jonkin asia. HIGHLEVELin projektitiimissä työskennellessäni kuitenkin huomasin, että prosesseja voi olla hyvin erilaisia ja toiset niistä ovat käytännöntasolla helpottamassa toimintaa ja niiden vaikutukset ovat välittömiä. Toisinaan prosessien selvittäminen voi varmasti viedä paljonkin aikaa, mutta ainakin itselle todella yksinkertainen prosessi avasi suunnattoman paljon niiden merkitystä. Itse näen prosessin merkityksen erityisesti aikataulua helpottavana sekä toimintaa selkiyttävänä asiana.

2   MIKÄ ON PROSESSI?

Prosessi on tapa, jolla asioita tehdään. Se pitää sisällään tehtäviä ja päätöksiä ja joiden tehtävänä puolestaan on tuottaa lisäarvoa asiakkaalle ja muille sidosryhmille (Tuominen 2010, 9). Prosessin avulla on tarkalleen tiedossa se, mitä tulee tehdä ja missäkin vaiheessa. Itselleni prosessit aukesivat, kun tehtävänä oli hoitaa webinaariin liittyviä ilmoittautumisia ja siitä infoamista. Itselläni ei ollut käytössä mitään automatisoitua järjestelmää, joka olisi hoitanut asiaa puolestani. Ilmoittautumisia webinaariin tuli pitkin viikkoa ja oli tärkeää, että asiakas sai nopeasti ilmoittautumisvahvistuksen, infot ja muistutukset tapahtumasta sekä linkin, jonka kautta webinaari on katsottavissa. Kun lähetin kaikille eri aikoihin viestejä niin oli tärkeää tietää, mitä asioita minkäkin viestin tuli pitää sisällään. Tämä auttoi sitten tulevissa vastaavissa tilanteissa. Järjellä miettien tällaisessa systeemissä automaattisten viestien sijaan ei ollut mitään järkeä, mutta tarkoituksenani oli selkeästi toimia siten, että ymmärrän prosessin merkityksen.

Millaisia prosesseja sitten on olemassa? Edellä mainittu prosessi sähköpostien lähettämisestä liittyy selvästi ainoastaan omaan toimintaani ja siihen, että minulle on selvää mitä asioita teen missäkin järjestyksessä. Tämä prosessi nopeutti huomattavasti omaa toimintaani sähköpostien parissa ja siten tehosti myös muuta ajankäyttöäni. Yksilölliset prosessit ovat tärkeitä, mutta niillä on kenties vielä suurempi merkitys työyhteisöissä. Uusiesimies.fi (2016) toteaakin, että toimiva organisaatio tarvitsee toimiakseen selkeät vastuurajat ja selvyyttä eri osapuolten odotuksista. Asiat jäävät helposti tekemättä, mikäli ei ole selvästi sovittu kuka tekee mitäkin. Mikäli jokin asia sovitaan ympäripyöreästi, tulkitaan asiaa aina oman edun mukaisesti. Tämä tietenkin aiheuttaa aina harmistusta työyhteisössä, sillä sovittuja asioita sopimatta jääneiden asioiden vuoksi jää tekemättä. (Uusiesimues.fi 2016.)

Prosessien avulla kaikki tulee varmasti tehtyä, eikä ole tarpeen miettiä, mitä tuli tehdä ja milloin. Prosessien mukana tulee selkeä järjestys siihen, missä järjestyksessä asiat tehdään. Tätä voisi verrata esimerkiksi sähkökaavioon, jossa kuljetaan selkeää linjaa pitkin ja nähdään samalla millaiset liitännät tulisi kulloinkin tehdä. Työn laadusta riippuen prosessit saattavat tehdä siitä hyvinkin mekaanista, mutta tällöin myös työtehot kasvavat, kun ei tarvitse joka kerta keksiä pyörää uudelleen. Näin työskentelyaikaa jää johonkin muuhunkin ja ainakin oma kokemukseni on se, että itse työn kehittämiselle on aina liian vähän aikaa. Koko työaika menee nimittäin usein vain akuuttien asioiden suorittamiseen. Prosessit olisivat ainakin yksi tapa löytää enemmän aikaa kehittämiselle ja kehittymiselle.

3  KAHDENLAISIA PROSESSEJA

Oman näkemykseni mukaan prosesseja on kahdenlaisia. Toiset koskevat vain omaa, henkilökohtaista työtä. Tällöin prosessien käyttöönottaminen vaatii ensimmäiseksi prosessien merkityksen ymmärtämistä, muuten koko kehitystyö loppuu ennen kuin alkaakaan. Prosessien merkityksen löydyttyä on tärkeää löytää ne tekijät, joissa prosesseja voi hyödyntää. Dokumentointi on myös yksi prosessien tärkeimmistä tekijöistä. Prosessit nimittäin menettävät merkityksensä, mikäli prosessin vaiheita tulee mietittyä pitkään. Dokumentointi tulee tehdä yksinkertaisesti ja sen on oltava helposti saatavilla ja ajan tasalla. Henkilökohtaisten prosessien tarkoitus on helpottaa omaa työskentelyä ja siten tehdä työteosta tehokkaampaa, mielekkäämpää ja kehittävämpää.

Toisenlainen ja todella erilainen tapa tehdä prosesseja on työyhteisön prosessit. Työyhteisössä ei enää riitä, että osa yhteisöstä ymmärtää prosessien merkityksen, vaan merkityksen tulee olla kaikkien tiedossa sen toimimiseksi ja kaikkien täytyy myös sitoutua siihen. Ilman sitoutumista työyhteisöltä putoaa luottamus, joka on merkityksellinen osa prosesseissa. Myös dokumentointi korostuu entisestään, kun puhutaan työyhteisöstä. Sen täytyy olla niin selkeää, että sitä pystyy seuraamaan ilman, että täytyy selvittää muilta, miten jokin asia tehdään tai menee. Työyhteisössä on tärkeää käydä keskustelua myös siitä, kuka on vastuussa prosessien päivittämisestä. Muun muassa aika, järjestelmät ja vastuuhenkilöiden vaihdokset saavat nopeasti aikaan muutoksia prosesseissa ja siksi asioiden sopiminen ja kirjaaminen on tärkeää. Parhaimmillaan toimiessaan prosessit kuitenkin helpottavat ja selkiyttävät kaikkien työtehtäviä esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdytykseen liittyen. Prosessien suunnitteluun käytetty aika tuleekin helposti takaisin käytettävissä olevana työaikana ja työhönsä tyytyväisillä työntekijöillä.

4  POHDINTA

Itse en pääse yli siitä, miten suuri merkitys prosesseilla on. En myöskään näe mitään perustetta sille, miksi itsellä tai työyhteisöllä ei olisi tarvetta prosesseille. On sanomattakin selvää, että toisiin tilanteisiin ne sopivat huomattavasti paremmin kuin toisiin, mutta kokeilemisen arvoisia ne kuitenkin ovat. Vaikka prosessit ovatkin toimiessaan ylivertaisia, täysin haasteettomia ne eivät kuitenkaan ole.

Aikaisemmin jo mainitsikin sen, miten prosesseihin täytyy sitoutua niiden toimimiseksi. Mikäli sitoutumista ei tapahdu, niin prosessit jäävät myös päivittämättä ja silloin niistä ei ole enää mitään hyötyä. Toinen haaste on se, että prosessit ovat helposti saatavilla ja niiden sijainti on kaikilla tiedossa. Ei ole mitenkään tarkoituksenmukaista kehittää prosesseja ja sen jälkeen piilottaa ne johonkin kansioon, josta niiden etsiminen vie enemmän aikaa kuin uuden prosessin luominen. Tämä luo totaalisen haasteen nykyiseen kompleksiseen yhteiskuntaamme, jossa sukkuloimme monien eri ohjelmien välillä, joiden toimivuuttakaan ei voi aina kehua. Kysymys kuuluukin, ovatko toimivat prosessit tuhoon tuomittuja jo alkuunsa hankalien ohjelmien ja muutenkin jokapäiväisen tiedostosukkuloinnin ja käyttäjästä riippumattomien tietoteknisten ongelmien vuoksi vai tarjoaako kulttuurimme työyhteisöissä parastaan ja prosesseille löytyy oma paikkansa sydämistämme ja tiedostoistamme.

LÄHTEET

Tuominen, K. 2010. Tehoa ja laatua prosessien ja virtauksen kehittämiseen. Jyväskylä: WS Bookwell.

Uusiesimies.fi. 2016. Kuka kaipaa prosesseja johtamisessa? Blogi. Julkaistu 10.1.2016. Luettu 24.11.2020. http://uusiesimies.fi/kuka-kaipaa-prosesseja-johtamisessa/