Projektityöskentely on työmuoto, joka on kovaa vauhtia yleistymässä monissa eri työyhteisöissä. Pitää kuitenkin muistaa, että projektiin liittyy aina monta eri osatekijää, joista yhden mennessä pieleen, voi koko projekti muuttua sekasotkuksi. Projektin johdolta vaaditaankin laajaa kokonaiskuvan ymmärrystä.

 Projektin suunnittelu ja seuranta

Projektin tulee aina alkaa projektisuunnitelman laatimisella. Suunnitelmassa luodaan tavoitteet ja rajataan aihepiirit. Seuranta on myös tärkeää, sillä sen avulla tarkkaillaan projektin kehityssuuntauksia ja mahdollisia kasvavia ongelmakohtia, ja näin ollen ennakoiden minimoida riskit.

Tähän mennessä projektien seurantaa on tehty lähinnä motorolien muodossa jälkikäteen. SBS tiimistä Juho sanoi tästä hyvin, kun kirjoitettiin palautekyselyä asiakkaille ”tästä me saadaan se todellinen oppi, kun käydään näitä palautteita läpi motorolassa”. Projektin loppukoonti ja -puinti kriittisellä silmällä on aina hyödyllistä, ja tämä jälkiviisastelu auttaa toki tulevaisuuden projektien kanssa, mutta käyttämällä erilaisia seurantavälineitä koko työskentelyn ajan esim välimotorolaa on myös jo meneillään olevan projektin lopputuloksen laatu taattu. Seurantavälineiden käyttöä kaivattaisiin enemmän tiimimme projektityöskentelyyn. Tulemme usein vauhtisokeiksi, emmekä pysähdy kyseenalaistamaan asioita niin kauan kuin hommat näyttäisivät hoituvan nykyiselläkin tyylillä. Pitkäaikaisten asiakkuussuhteiden luonti ja ylläpito kuitenkin vaatii aina laadukkaan työnjäljen, mitä ei pystytä takaamaan ilman väliarviointeja ja projektin tilan säännöllistä tarkastelua objektiivisesta näkökulmasta. Tähänkin olisi siis syytä rutinoitua ja luoda seurantaa helpottavia työkaluja koko tiimin käytettäväksi.

Projektin suunnittelussa mennään myös mönkään, jos sille luodut tavoitteet ovat epärealistiset. Esimerkiksi liian vaikeasti saavutettavissa olevat tavoitteet voivat kannusteena toimimisen sijasta päinvastoin lannistaa ja aiheuttaa lamaantumista.

Projektin organisointi

Kaikki projektit ovat erilaisia, joten niiden hallintakeinot ovat myös erilaisia. Jokaisessa projektissa sen johtaja kohtaa uuden haasteen. Projektipäällikön tulee hahmottaa projektin kokonaiskuva, tulevaisuuden näkymät ja mahdolliset uhkakuvat. Johtajan tulee ennen kaikkea kyetä harjoittamaan delegoimisen taitoa ja jakaa vastuuta riittävästi projektin jäsenten kesken.

Vastuun ottaminen niin projekteissa kuin yleisestikin tuottaa toisinaan mielenahdistusta tiimissämme. Mielekkäisiin haasteisiin tartutaan ilomielin, kun taas vähemmän innostavia pallotellaan tiimiläiseltä toiselle. Itsensäjohtaminen ja sitä kautta vastuun ottaminen omista asioistaan ja tiimin yhteisistä jutuista vaikuttaa ajatuksen tasolla niin ilmiselvältä, mutta missä ovat todelliset teot. Edistystä on tapahtunut, ja tapahtuu koko ajan enemmän, mutta vielä tuskin kukaan voi rehellisin mielin todeta olevansa mestari esimerkillä johtamisessa. Olemme kaikki osasia tässä kokonaisuudessa. Mitä minä olen tehnyt tämän tiimin eteen? Onko se tarpeeksi? Jokaisen olisi hyvä pysähtyä itse ajattelemaan näitä asioita.

Toisaalta toinen puoli projektin organisoimisessa on delegoiminen ja sen haasteellisuus. Tiimityöskentely tarkoittaa yhteisvastuuta jokaisesta projektista ja tiimin jäsenestä. Kenenkään ei tule paiskia töitä oman jaksamisensa rajoilla. Siksi kaikkien tiimiläisten tulee tunnistaa omat heikot kohtansa ja uskaltaa jakaa vastuuta muille, toisin sanoen delegoida eteenpäin niitä tehtäviä, joita ei itse kykene/ehdi hoitamaan. Tämä vaatii avoimmuuttaja luottamusta muihin tiimin jäseniin. Me kaipaamme omassa tiimissämme lisää avoimuutta vuorovaikutukseen, vaikka toimintamme sinänsä onkin muuten melko avointa tiimin sisällä. Luotamme ainakin näennäisesti toisiimme, mutta osittain meille jokaiselle on jo profiloitunut tietyt luottohenkilöt, joiden vahvuudet ja heikkoudet tunnemme ja joiden luotamme hoitavan heille annetut tehtävät. Käymämme dialogi luottamusasiasta on nostanut sen jokaisen tietoisuuteen. Kuitenkin on hyvä pitää mielessä, että teot painavat enemmän kuin sanat ja paras tapa tutustua toiseen tiimiläiseen on yksinkertaisesti työskennellä hänen kanssaan.

Avoimuuden puute aiheuttaa projektin organisoimisessa sen, että myös henkilöstövalinnat voivat olla vääriä. Väärällä tarkoitetaan tässä yhteydessä persoonapiirteiltään ja osaamisprofiililtaan liian yksipuolista projektiryhmää. Varsinkin alussa sorruimme tiimissämme projekteja jakaessamme huutoäänestyksellä valitsemiseen. Into tehdä projektia on toki aina merkittävä seikka, mutta ei ole järkeä valita samaa projektia tekemään kolme innovatiivista henkilöä eikä ollenkaan tekijähenkistä persoonaa. Tai toisinpäin. Nykyään olemme yrittäneet panostaa projektiryhmiä muodostettaessa monipuolisuuteen ja tehdä valinnat ominaisuuksien, ei pärstäkertoimen mukaan.

Viestintä projektissa

”Koko projektin ohjaus-, koordinointi- ja valvontaprosessi on riippuvainen viestinnästä – projekteja johdetaan viestinnän avulla.” Toimiva viestintä ja jatkuva vuorovaikutus projektin jäsenten kesken sekä toimeksiantajan kanssa ovat siis työn tuloksen kannalta merkittäviä tekijöitä.

Jotta viestintä toimisi projektissa, tulisi sen jäsenten sisäistää avoimen kommunikoinnin merkitys. Vain jos jokainen sitoutuu aktiivisesti viestimään toiminnastaan, jaksamisestaan ja osaamisestaan pysyy kokonaisuus kasassa ja projektin johto ajan tasalla.

Sosiaalinen viestintä on tärkeä osa projektia siinä missä muutkin viestinnän muodot ja tämä olisi projektipäällikön syytä ottaa huomioon. Tarvitsemme turhanpäiväistä lätinää tärkeiden asioiden puinnin lomassa, jotta projektin jäsenet voisivat kokea olonsa vapautuneemmaksi ja luottamussiteet alkaisivat syntyä. Tätä viestinnän muotoa on kuitenkin vaikea hallita ja siksi sitä monesti voikin olla joko liikaa tai liian vähän. Avoin keskustelu ja vapautunut ilmapiiri ratkaisevat monet ongelmat. Olemme kaikki vain ihmisiä, joten virheitä sattuu koko ajan, mutta niiden myöntäminen ajoissa itselle ja tiimille säästää meidät monelta vahingolta. Ajan kuluessa tutustumme toisiimme paremmin ja voimme alkaa luottamaan toisiimme, jolloin projektityöskentelykin alkaa sujua saumattomammin. Siihen asti tarvitsemme paljon avointa mieltä ja kunnioitusta toisiamme kohtaan.