Kirjoittanut Emmi Salminen ja Mari-Anne Kuosa

1 KUPLAPALLON PROJEKTISUUNNITELMA

Projektin ajankohta

28.4.2023-31.8.2023

Projektin osapuolet ja henkilöstöresurssit

Projekti toteutetaan yhteistyössä toisen yrityksen kanssa vuokraamalta heiltä kuplapallon vetämiseen tarvittavat välineet (kuplapallot, sähköpumput, pelikenttätarvikkeet jne.)

Projektipäällikköinä projektissa Emmi Salminen & Marianne Kuosa.

Pelinvetäjille tehty erilliset toimeksiantosopimukset pelin vetämistä varten. Pelinvetäjiä yhteensä 5 henkilöä.

Projektin muut resurssit

Projektissa on käytössä asiakaspalvelupuhelin sekä sähköposti, jotka ovat projektipäälliköiden käytössä aina vuoroviikoin. Asiakkaat saavat tehtyä pelivarauksen kuplapallon nettisivuilta. Varaus tallentuu slotti.fi varausjärjestelmään, josta asiakkaalle lähetetään vielä varausvahvistus, mikä on myös projektipäälliköiden vastuulla.

Markkinoinnin työkaluina on käytössä sosiaalisen median alustat Instagram, Facebook sekä Tikok, joista myös asiakkaille kerrotaan (mikäli he haluavat tägäillä omia julkaisuja peleistä.)

Budjetointia ja pelivarauksia varten on myös käytössä excel -taulukot, josta pystytään tekemään projektin taloudellista seurantaa.

Projektipäälliköt vetävät myös pelejä asiakkaille operatiivisen johtamisen lisäksi.

Projektin tavoitteet

Tavoitteena saada yhteensä 60 kuplapallopeliä kesän aikana. Liikevaihtotavoitteena 16 000€.

Projektipäälliköillä tavoitteena saada kokemus oman projektista projektipäällikön roolissa ja kattaa tiimiyrityksen kulut työllistämällä itsensä omalla projektilla.

Tavoitteena myös mahdollistaa muiden työllistäminen toimeksiantosopimusten kautta.

Asiakasnäkökulmasta tavoitteena luoda elämyksellinen kokemus kuplapallon parissa ja ylittää asiakkaan odotukset.

Tavoitteiden tarkentaminen

Projektipäällikön Emmi Salmisen vastuulla hoitaa kuplapallon myyntiä ja markkinointia (Instagramin, Facebookin ja Tiktokin päivittäminen), ja vastata sidosryhmistä (yhteistyöt jne). Emmin vastuulla on myös hoitaa työntekijöiden hoitaminen varattuihin peleihin, asiakaspalvelu sekä asiakkaiden laskutus aina vuoroviikoin Mariannen kanssa.

Projektipäällikön Marianne Kuosan vastuulla on hoitaa tarvittavat luvat ja maanvuokrat projektin onnistumiseksi. Mariannella on myös päävastuu tehdä budjetti projektille hoitaa työntekijät varattuihin peleihin, asiakaspalvelu sekä asiakkaiden laskutus aina vuoroviikoin Mariannen kanssa.

Emmin ja Mariannen yhteisvastuuna on myös rekrytoida pelinvetäjät projektille, sekä tehdä toimeksiantosopimukset heidän kanssaan ja perehdyttää heidät pelien vetämiseen laadukkaan asiakaskokemuksen luomiseksi.

Pelinvetäjien vastuulla on tuottaa laadukasta asiakaspalvelua jokaiselle asiakkaalle ylittämällä asiakkaiden odotukset. Pelinvetäjät täyttävät ja tyhjentävät pallot ennen peliä ja pelin jälkeen, sekä tekevät pelikentän valmiiksi asiakkaille. Pelinvetäjien vastuulla on myös olla vastuullisia ja huolehtia siitä, että turvallisuusohjeet on aina käyty läpi asiakkaiden kanssa ennen pelin aloittamista. Myös riittävä hygienia pallojen puhdistamisessa on osa pelinvetäjien vastuuta.

Projektin riskit ja riskienhallinta

Projektin suunnitteluvaiheessa kartoitimme projektin eri riskejä sekä teimme riskienhallintaa, jotta pystyisimme mahdollisimman hyvin huomioimaan ne minimoimaan niiden vaikutuksen projektin toteutuksessa. Alla listattuna eri riskejä käyttäen Lähitapiolan (n.d) artikkelia apuna yrityksen riskienhallinnasta.

Taloudelliset riskit

Pelit järjestetään ulkona, joten yksi suurimmista riskeistä on pelien peruuntuminen sateisen sään vuoksi, millä on suora vaikutus tavoitteisiin pelimäärästä sekä liikevaihtotavoitteesta.

Riskienhallintaa on mahdollista huonon sään kohdalla toteuttaa niin, että pelejä ei pystyisi lähtökohtaisesti perumaan, vaan ainoastaan niiden siirtäminen on mahdollista. Tämä voi toisaalta johtaa siihen, että peliä ei uskalleta alun perinkään varata, minkä vuoksi päätimme pitäytyä siinä, että pelin voi perua huonolla säällä. Lisäsimme kuitenkin varausvahvistukseen kohdan, että tihkusade ei ole syynä pelin perumiselle, jolloin voimme vedota asiakkaille siihen, että pieni sade ei ole esteenä.

Operatiiviset riskit

Liian vähän mitoitettu pelinvetäjien kesän varalle, mikä lisää projektipäälliköiden pelienvetämistä. Toisaalta jos pelinvetäjiä on liikaa, ei tunteja ole tarjota huonon sään vuoksi riittävästi.

Suurin osa pelinvetäjistä on Empirian osuuskunnasta, jolla on myös muu työ kuplapallon ohella, mutta kuitenkin riittävän joustava toteuttamaan kuplapallon vetämisen lyhyelläkin varoitusajalla. Riskienhallinnan kannalta siis kartoitimme sellaisia henkilöitä meille pelinvetäjiksi, jotka pystyvät joustamaan tarvittaessa.

Vahinkoriskit

Asiakkaiden loukkaantuminen peleissä on yksi riski, vaikka asiakkaat pelaavatkin omalla vastuulla. Loukkaantumisten minimoimiseksi kävimme läpi jokaisen pelin aluksi turvallisuusohjeet peliin liittyen. Saimme yhteistyön kautta myös kylmäpusseja suuren määrän vuokrakonttiin valmiiksi siltä varalta, jos loukkaantumisia tapahtuu, ja nopeasti ensihoitoa loukkaantumistilanteessa.

Ilkivalta kohdistuen kuplapallotarvikkeisiin sekä vuokrakonttiin kesän aikana lisäten projektin kuluja. Ilkivallasta aiheutuvat kulut huomioitiin budjetointivaiheessa yllätyskuluina.

2 PROJEKTIN TOTEUTUS

Projektin vaiheet ja aikataulu

Projektia varten tehtyjä sopimusneuvotteluja ja muita selvittelyjä alettiin tehdä jo helmikuun alussa, vaikka virallisesti projekti käynnistyi kesäsesongin alkaessa toukokuun alussa. Seuraavaksi käymme läpi projektin vaiheet helmikuun alusta alkaen sesongin käynnistymiseen.

1. Sopimusneuvottelut kuplapallotarvikkeita vuokraavan yrityksen kanssa

Helmikuussa tapaaminen yrityksen edustajan kanssa sekä kartoitus projektin operatiivisesta toiminnasta kesän ajan. Tapaamisen tuloksena tarjous projektin liikevaihdon jakautumisesta sähköpostitse.

Sopimusneuvottelut jatkuivat sähköpostin välityksellä, jossa tarjous hyväksyttiin ehdotuksella 67,5% – 32,5% aina 40 peliin asti, jonka jälkeen prosenttiosuudet olisivat 75% – 25%. Ensimmäinen prosenttiosuus Empirialle. Sopimuksen allekirjoitus sekä nettisivujen päivittäminen Empirian tietoihin.

2. Projektin suunnittelu

Sopimusneuvottelun ja hyväksytyn tarjouksen jälkeen projektisuunnitelman laatiminen. Projektisuunnitelman luomisessa apuna Hamkin (2016) Kohon (2020) artikkelit sekä konsultointi muiden akatemian projektien projektipäälliköiltä projektisuunnitelman laatimisesta. Roolien jako projektipäälliköiden kesken. Sekä yhteisten, että henkilökohtaisten tavoitteiden asettaminen projektipäällikköinä. Vastuualueiden jakaminen, kevään aikataulun luonti sekä yhteisten palaverien sopiminen.

3. Vuokrakontin vuokraaminen sekä maanvuokran selvitys

Helmikuun aikana selvitettiin myös vuokrakontin vuokraaminen Nalkalan kentälle sekä maanvuokran selvitys konttia varten, jotta pelin järjestäminen on mahdollisimman helppoa ja vaivatonta. Kuplapallotarvikkeita pystyttäisiin tällöin säilyttämään kentän laidalla koko kesän ajan. Kontti sekä maanvuokra saatiin helmikuun loppuun mennessä.

4. Muut yhteistyöt

Maaliskuun aikana pesuvälineiden hankinta yhteistyön kautta, sekä aikaisemman tiimiyrityksen kontaktointi heidän käyttämistään peliliiveistä ja lukoista sekä niiden ostaminen omaan käyttöön.

5. Pelinvetäjien rekrytointi

Maaliskuun aikana toimeksiantoilmoituksen tekeminen sekä toimeksiantosopimusten luominen sekä allekirjoittaminen palveluntuottajien kanssa rekrytoimisen jälkeen. Whats app -ryhmän luonti pelienvetäjille, jossa työvuorot jaetaan pelinvetäjille varausten tullessa.

6. Myynti ja markkinointi

Huhtikuun alussa koulujen, päiväkotien sekä erilaisten yritysten kontaktointi sähköpostin sekä puhelimen välityksellä. Instagramin ja Facebookin aktivointi päivityksellä varauskalenterin avautumisesta.

7. Projektin käynnistyminen

Huhtikuun lopussa vuokrakontin saapuminen kentälle, kuplapallotarvikkeiden läpikäynti sekä ensimmäisten varausten myötä pelinvetäjien kouluttaminen peleihin.

8. Projektin toteuttaminen

Huhtikuun lopusta elokuun loppuun aktiivinen myynti ja markkinointi, varausten hallinnointi sekä pelien toteutus projektipäälliköiden johdolla.

3 PROJEKTIN BUDJETOINTI

Projektisuunnitelmaa tehdessä arvioimme projektin tulot edellisten vuosien ja pelien perusteella. Saimme budjetointiin myös konsultointia edelliseltä tiimiyritykseltä, jotka olivat samaa projektia pyörittäneet kaksi aikaisempaa vuotta. Tämän vuoksi meillä oli hieman enemmän tarttumapintaa lähteä tekemään arviota kesän tuloista.

Budjetoimme projektin kaikki menot, joista alla dokumentti menojen yhteenvedosta. Myös yllätyskulut huomioitu budjetointivaiheessa.

Pelinvetäjille loimme oman laskutustaulukon, jossa huomioitu pelien valmisteluihin menevä aika varsinaisen pelin lisäksi. Tässä taulukossa ei ole huomioitu pelejä, jotka järjestetään muualla kuin Nalkalan kentällä, tai jos peli on pidempi kuin 1h.

Projektipäälliköiden korvaus pelistä jakautuu aina tasaisesti, mikäli molemmat projektipäälliköt on ollut vetämässä pelin. Mikäli vain toinen projektipäälliköistä on ollut vetämässä peliä, jakautuu tällöin tuotto 80% – 20% -periaatteella.

4 PROJEKTIN ARVIOINTI JA ASIAKASPALAUTTEET

Mikä meni hyvin?

Projektin suunnittelu ja käynnistäminen onnistuivat meiltä helposti ja vaivattomasti. Saimme paljon apua edellisiltä projektipäälliköiltä, mikä helpotti huomattavasti projektin suunnittelua. Meillä oli käytössä heidän ansiostaan paljon kontakteja joihin olla yhteydessä, sekä pysty.imme huomioimaan myös mahdollisia riskejä hyvin.

Meillä ei ollut koko kesänä tilannetta, milloin emme olisi saaneet ketään vetämään peliä. Kaikki pelit sujuivat onnistuneesti, sekä pahoilta vältyimme pahoilta loukkaantumisilta. Asiakkaat tykkäsivät todella paljon peleistä ja myös meillä pelinvetäjillä oli hauskaa vetää pelejä.

Mitä kehitettävää?

Myyntiä ja markkinointia olisi voinut tehdä vielä enemmän, etenkin kun pelien peruuntumisia tapahtui huomattava määrä. Tämä näkyi suoraan liikevaihdossamme, joka jäikin todella paljon meidän asettamasta tavoitteesta. Kesä oli kokonaisuudessaan todella heikko säiden osalta, ja meidän huonoksi tuuriksi myös moni varatuista peleistä osui sateisille ajanjaksoille. Jäimme liikevaihtotavoitteestamme noin 40%. Lähdimme myös tähän projektiin molemmat melko täydellä kalenterilla jo muutenkin, mikä näkyi ylimääräisten tempausten ja ideoinnin heikkona toteutuksena.

Huolimatta siitä, että emme päässeet asettamaamme liikevaihtotavoitteeseen, pääsimme kuitenkin tavoitteisiimme työllistää itsemme projektin kautta niin, että saamme Empirian kulut katettua omalta osaltamme. Saimme myös työllistettyä kesän aikana muita pelinvetäjiä.

Mitä opimme?

Saimme valtavasti itsevarmuutta oman projektin vetämiseen tämän projektin myötä. Opimme myös paljon sopimusneuvotteluista ja siitä, kuinka paljon yhteistöiden kautta on mahdollista karsia ylimääräisiä menoja. Opimme operatiivisesta johtamisesta (työhaastattelut, toimeksiantosopimukset, työvuorosuunnittelut jne.) Opimme myös sisällöntuotantoa markkinoinnin myötä.

Mitä viemme käytäntöön?

Laajensimme verkostoamme projektin myötä, jota aiomme myös tulevaisuudessa hyödyntää uusien projektien myötä. Saimme paljon eväitä sopimusneuvotteluihin, jotka pidämme mielessämme käydessämme jatkossakin sopimusneuvotteluja. Myös molempia osapuolia hyödyttävät yhteistyöt hyödynnämme myös jatkossakin tulevissa projekteissamme.

Huomasimme projektin kuluessa, että meillä kummallakin olisi halu panostaa enemmän projektiin esimerkiksi ideoimisen suhteen, mutta kalenterimme olivat molemmilla aivan täynnä. Haluamme jatkossa panostaa projekteihin täydellä teholla niin, että olemme myös suunnitelleet kalenterin sen mahdollistamiseksi.

Kannamme projektin myötä saadun itsevarmuuden ja rohkeuden lähteä toteuttamaan tulevaisuudessa niitä asioita mistä haaveilemme, eikä jättää ajatuksia vain puheen tasolle. Nyt etenkin tulevan vaihto-opiskelun myötä koemme, että meillä on uskallusta tarttua oikeasti eteen tuleviin mahdollisuuksiin, ja toteuttaa jokin projekti jopa Espanjassa, jos sellainen tilanne tulee eteen.

Asiakaspalautteet

Yksi projektimme tavoitteista oli luoda elämyksellinen kokemus kuplapallon parissa ja ylittää asiakkaan odotukset. Keräsimme jokaisen pelin jälkeen asiakaspalautteita suullisessa muodossa asiakkailtamme. Olisimme voineet luoda asiakaspalautteita varten lomakkeen, jonka asiakas täyttää pelin päätyttyä, jotta olisimme saaneet vielä enemmän dataa asiakaspalautteista. Tässä siis olisi ollut vielä kehitettävää. Palaute mitä asiakkailta saimme, oli kuitenkin positiivista ja kuplapallopeleistä tykättiin erityisen paljon. Kuplapallot alkoivat olla jo siinä kunnossa, että niiden läpi ei ihan täysin moitteettomasti nähnyt. Tästä kuuli aina välillä keskustelua, kun asiakkaat juttelivat pelin ohessa kentällä.

Meille molemmille on todella tärkeää laadukas asiakaspalvelu, ja seuraava Kuplapallo.fi Googlearvostelu tuntuikin erityisen hyvältä saada, sillä koemme onnistuneemme ylittämään asiakkaan odotukset.

5 LÄHTEET

HAMK. 2026. Miten projektisuunnitelma tehdään? Luettu 7.2.2023. Verkkosivu. https://unlimited.hamk.fi/yrittajyys-ja-liiketoiminta/miten-projektisuunnitelma-tehdaan/

Koho Sales. 2020. Mitä onnistunut projektisuunnitelma sisältää? Luettu 7.2.2023. Verkkosivu. https://www.kohosales.com/sisaltopankki/mita-onnistunut-projektisuunnitelma-sisaltaa/

Martat. n.d. Talouden suunnittelu eli budjetointi. Luettu 7.2.2023. Verkkosivu.

https://www.martat.fi/omat-rahat/taloudenhallinnan-perustaidot/talouden-suunnittelu/

LähiTapiola. n.d. Yrityksen riskienhallinta. Luettu 7.2. Verkkosivu. https://www.lahitapiola.fi/yritys/palvelut/yrityksen-riskienhallinta/yritystoiminnan-riskit