Tämän esseen on kirjoittanut Roosa Haaka ja Elmeri Sikala.

Johdanto 

Työelämässä palautteen saaminen on välttämätöntä kehitykselle, olitpa sitten työntekijän tai esimiehen asemassa. Tärkeää onkin osata antaa palautetta, mutta ottaa sitä myös vastaan. Tässä esseessä käsittelemme palautteenantoa niin antajan kuin vastaanottajan näkökulmasta. Lisäksi käymme läpi palautteenannon vaikutuksia tiimiin ja vastaamme muun muassa seuraaviin kysymyksiin. Millaista on hyvä palaute? Entä millaista palautetta tulisi välttää?   

Mitä on palaute?  

Oli yllättävää, kuinka vaikeaa oli löytää selkeää määritelmää sanoille ‘palaute’ tai ‘palautteenanto’, tarkasteltaessa viime vuosien erilaisia lähteitä. Usein lähteissä siirryttiin esimerkiksi palautteen vaikutuksiin ja merkitykseen ilman, että itse termin määritelmää oli kunnolla esitetty. 

Palautteen voisi määritellä seuraavalla tavalla: Palaute on viesti, joka annetaan toiselle henkilölle tai ryhmälle heidän suorituksestaan, toiminnasta tai käyttäytymisestään. Palautteen voi antaa toiselle suullisesti tai kirjallisesti. Ajatellen kehittymistä ja oppimista, niin palautteen saaminen on välttämätöntä (Ristikangas, Ristikangas, Ristikangas & Lönnroth 2021, s. 186). 

Lisäksi palaute voidaan jakaa kahteen eri alalajiin, kannustavaan ja korjaavaan. Kannustava palaute on usein kehu, mutta se sisältää myös tiedon, miksi hyvää toimintaa tai käyttäytymistä kannattaa jatkaa. Korjaava palaute puolestaan kertoo, mitä ja miksi kannattaa tehdä toisin. Näin autetaan saajaa näkemään toimintaansa uusista näkökulmista. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 139.) 

Millainen on hyvä palaute?  

Ensimmäinen asia, jota palautteen antamisessa kannattaa miettiä on ajoitus. Palaute on ehdottoman tärkeää antaa oikea-aikaisesti, palautteen saajaa vahingoittamatta. Palautteen tulisi olla rehellistä, lisätä luottamusta sekä johtaa keskusteluun. Tärkeää olisi, että palaute lisäisi ymmärrystä ja toisi uutta tietoa. Sen tulisi olla hyödyllistä, konkreettista, selkeää ja osoittaa arvostusta sekä kunnioitusta. Palautteen antajan tarkoitusperän tulisi olla hyvä. Hyvä palaute kertoo, mitä kannattaa jatkaa ja mitä muuttaa, mutta päätösvalta täytyy olla vastaanottajalla. Hyvästä palautteesta tulee molemmille osapuolille hyvä mieli. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 179.) 

”Suora palaute on paras palaute” (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 179).  

Termi ”suora palaute” herättää yleensä paljon tunteita. Se ymmärretään helposti alatyyliseksi, jopa henkilökohtaisuuksiin meneväksi äksyilyksi. Moitteita ja haukkuja on varmasti kaikki joskus vastaanottaneet, ja vaikka kuinka pyrkisimme unohtamaan ne, jäävät ne helposti vaivaamaan. Siitä huolimatta moni haluasi, että virheistä puhuttaisiin ilman kiertoilmaisuja ja että palautekeskustelu käytäisiin mahdollisimman tuoreeltaan. Moni pitää suoraa palautetta reiluna erityisesti silloin, kun se edistää palautteen antajan, sen saajan ja koko yhteisön etua. Jos palautteen vastaanottaja ja antaja pohtivat yhdessä rakentavasti, miten virhe voidaan jatkossa välttää, koetaan usein motivoivaksi ja turvallisuutta vahvistavaksi lähestymistavaksi. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 179.) 

Parhaimmillaan palaute on silloin, kun se herättää tunteita. Rantasen mukaan vaikuttavinta palaute on silloin, kun palautteen antaja on löytänyt saajan toiminnasta jonkun kohdan, jonka kuuleminen saattaa jopa sattua. Palaute, joka ei tunnu miltään, ei yleensä myöskään vaikuta. (Rantanen 2022, 13:45) 

Ihmiset ajattelevat usein hyvän palautteen olevan lähtökohtaisesti positiivista, esimerkiksi kehuja tai muuta kohteelle miellyttävää kuultavaa. Kirjassa ”Suoraa palautetta!” Minna Oulasmaa ja Mika Pesonen tuovat esiin erilaisen näkökulman hyvästä palautteesta. ”Meidän mielestämme kaikki hyvin annettu palaute on positiivista, jos sen tarkoitus on auttaa palautteen saajaa. Saman logiikan mukaisesti negatiivista palautetta on, olipa kyseessä sitten kannustava tai korjaava palaute, jos se annetaan vääristä syistä tai taitamattomasti. Huonosti annettu palaute ei auta palautteen saajaa. Sillä on negatiiviset seuraukset eli vähimmillään se aiheuttaa hämmennystä. Pahimmillaan se aiheuttaa epätietoisuutta ja keskinäisen luottamuksen murenemista.” (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 179.)  

”Palaute ei koskaan ole positiivista tai negatiivista, vaan neutraali tosiasia siitä, miten palautteenantaja sen näkee. Se on silkka havainto käyttäytymisestä ja sen vaikutuksesta palautteen antajaan.” (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 179.) 

Hyvälle palautteelle on siis ominaista, että se on annettu oikeaan aikaan, se on selkeää ja konkreettista sekä osoittaa arvostusta. Sen tulisi edistää kaikkien etua ja usein se saattaa herättää tunteita. Palaute itsessään ei ole negatiivista tai positiivista, mutta tapa, jolla se annetaan voi olla. Voisi jopa todeta, että palautteenanto tavalla, ajoituksella ja muotoilulla on suurempi tai vähintään yhtä suuri merkitys palautteen onnistumiseen kuin itse palautteen sisällöllä.  

Millaista palautetta tulisi välttää? 

Millainen palaute on ”huonoa” palautetta, vai onko sellaista olemassa? Onko kaikki palaute saajalle arvokasta?  

Ehdottoman tärkeää on, ettei palaute ole koskaan nöyryyttävää tai vastaanottajaa halventavaa. Uutta taitoa opetellessa ihminen ei myöskään halua välittömästi saada palautetta tekemisestää, vaan haluaa ensin kokeilla ja epäonnistua itse. Kun taito on kehittynyt hieman, on palautteen vastaanottaminen mielekkäämpää. (Rantanen 2022, 13:58)  

Ihmisten usein käyttämää hampurilaismallia ei suositella käytettäväksi sen liian tulkinnanvaraisuuden takia. Hampurilaispalautteen epäsuoruus ja varsinaisen sanoman piilottaminen kehujen väliin saattaa tuntua helpolta aralle palautteen antajalle. Herkästi voi käydä niin, että kehuihin verhottu rakentava palaute jää huomiotta tai sekoittuu eri asiaan. Palautemallin rakenne piilottaa korjaavan palautteen ja hukkaa kannustavan palautteen, sillä suurin osa tuntee hampurilaisen reseptin ja osaa odottaa positiivisen palautteen jälkeen jotakin ikävää. Ensimmäinen kehu menee ohi korvien, koska palautteen vastaanottaja tietää odottaa seuraavaa kommenttia. Toinen kehu kolmannessa osioissa menee helposti myös ohi, kun saaja käsittelee korjaavaa palautetta. Kun palaute aloitetaan kannustuksella ja jatketaan kehittämisellä, hukataan mahdollisuus antaa kannustava palaute sellaisenaan. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s.139.)  

Hampurilaispalaute saattaa jättää saajalle hyvin ristiriitaisen tunteen. Hän voi ajatella, että palautteen antaja haluaa kehullaan lieventää korjaavaa palautetta. Tämän takia hampurilaismalli toimii huonosti, koska se vie terän sekä kannustavalta että korjaavalta palautteelta ja jättää epäselvän olon vastaanottajalle. Usein hampurilaispalautteen antaja haluaa tiedostamattaan suojella molempien tunteita, antajan sekä vastaanottajan. Hän ei halua pahoittaa palautteen vastaanottajan mieltä, mutta haluaa myös säästää itsensä toisen tunteiden kohtaamiselta. Jos hampurilaispalautteesta luopuminen tuntuu vaikealta, kannattaa miettiä, löytyykö omasta historiasta kokemusta hylkäämisestä, mikä saattaa tehdä suoran palautteen antamisesta hankalaa. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 139.)  

Palautteenantamisessa kannattaa opetella välttämään ”mutta”-sanan käyttöä. Usein sanotaan ensin jotakin positiivista ja kuulijaa ilahduttavaa, jonka jälkeen tulee itse palaute. Tällöin kivasti muotoiltu lauseenalku voi menettää merkityksensä. Oulasmaa ja Pesonen kehottavat korvaamaan ”mutta”-sanan esimerkiksi sanoilla ”ja”, ”vaikka” tai ”sen lisäksi”. Toinen tapa on puhua lause kerrallaan, jolloin asia tulee selkeämmin esille ja tieto kulkee nopeammin. (Oulasmaa, Pesonen 2022 s. 139.) 

Yhteenvetona voidaan todeta, että palautteen antamisessa tulisi välttää epäsuoraa ja monella tapaa ymmärrettävää kieltä. Palautteenanto tilanteen tulisi olla turvallinen, eikä vastaanottaja koskaan saa tuntea oloaan nöyryytetyksi. Hampurilaismallia ei suositella käytettäväksi ollenkaan sen epäselvyyden vuoksi ja mitätöivän ”mutta”-sanan käyttöä tulisi rajoittaa.  

Palautteen vastaanottaminen 

Kuten antajalla, palautteen vastaanottajalla on myös suuri merkitys palautteen onnistumiselle. Molemmilla heistä on omat ennakkoasenteensa ja historiansa painolastinaan. Stressi, ajankohta ja vireystila ovat myös vaikuttavia tekijöitä palautteensaajan reaktioissa. Henkilö voi esimerkiksi suhtautua ihan eri tavalla saamaansa palautteeseen tänään kuin ensi viikolla vastaavassa tilanteessa. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265).  

Jos yksilö haluaa kehittyä palautteen vastaanottamisessa, hänelle voi olla hyödyllistä havainnoida, mitä itsessä tapahtuu korjaavaa palautetta saataessa? Tuleeko esimerkiksi tarve puolustautua välittömästi? Palautteen vastaanottaja saattaa selitellä tilannetta parhain päin tai väittää palautteenantajan olevan väärässä. Usein syytetään myös olosuhteita tai muita ihmisiä. Mikäli havaitsee alkavansa puolustautua, hyökätä tai lamaantua tällaisissa tilanteissa, kannattaa tutkia omaa historiaa ja persoonaa sekä pyytää luotettavaa henkilöä avuksi asian käsittelyyn. Jos tilanne toistuu usein voi myös turvautua ammattilaisen apuun. Joskus esimerkiksi henkilöillä, jotka vaativat paljon itseltään ja ovat taipuvaisia perfektionismiin, on hankaluuksia sietää ulkopuolelta tulevaa arviointia. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265.)  

Palautteenantaja ja -vastaanottaja saattavat molemmat etukäteen jännittää palautetilannetta ja kokea sen epämiellyttävänä. ”Resilienssi eli henkinen muutosjoustavuus auttaa vaikeissa tilanteissa. Se on taitoa ja vahvuutta tässä hetkessä sekä toivon näkemistä tulevaisuudessa. Henkilö, joka on vahvistanut resilienssiään, ei pelkästään reagoi jo tapahtuneisiin asioihin rakentavalla tavalla, vaan pystyy suuntaamaan katseensa kohti tulevaa ja ennakoimaan asioita.” (S. 265 Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265).  

Korjaavaa palautetta annettaessa tilanne on usein palautteen saajalle hankalampi kuin sen antajalle. Vaikka palaute olisi erittäin taitavasti annettu, saattaa se silti aiheuttaa mielipahaa ja loukata kuulijaansa. Tällaisissa tapauksissa resilienssi auttaa palautteen vastaanottajaa olemaan lamaantumatta ja nujertumatta. Se antaa sitkeyttä löytää luovia ratkaisuja parannusehdotuksiin tai muutostoiveisiin, joita palautteen saajalle kerrotaan. Vahvan resilienssin omaaville henkilöille on helppo antaa palautetta. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265.)  

Mitä parempi itsetuntemus ja -luottamus palautekeskusteluun osallistujilla on, sitä paremmin keskustelut yleensä sujuvat. Jos itseluottamuksessa on säröjä, korjaava palaute otetaan helposti henkilökohtaisesti. Sen tulkitaan uhkaavan omaa arvostusta ja itsetuntoa. Itsetunnon vahvistuminen sekä kyky erotella suoritus ja ihmisarvo toisistaan ovat avaimia onnistuneelle palautekeskustelulle. Korjaavan palautteen vastaanottaminen voi olla kiusallista, jopa pelottavaa. Viisas korjaava palaute annetaan asiasta, ei henkilöstä tai hänen ominaisuuksistaan. Sen tarkoitus ei ole muuttaa ihmistä, vaan hänen toimintaansa ja käyttäytymistä. Jos palautteen antaja kuitenkin puhuu henkilökohtaisista ominaisuuksista, häntä voi pyytää palaamaan asiaan myöhemmin mietittyään ensin palautteensa aihetta ja sanamuotoja. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265.) 

Palautekeskustelussa voi vastaanottajalle ensin tulla ärtymys ja vasta myöhemmin ymmärrys, kun asiaa on pohdittu rauhassa. Vihastuminen saattaa syntyä siitä, jos palautteenantaja huomauttaa samasta asiasta useaan kertaan. Suuttumus saattaa nousta myös silloin, jos palautteen antaja on yllättänyt kuulijansa. On saattanut ilmetä asioita, joita saaja olisi halunnut pitää piilossa tai tieto saattaa olla täysin uutta ja yllättävää. Se saattaa tuoda esiin keskeneräisyyttä ja vajavaisuutta, mitä ei haluttaisi itsessä nähdä ja itseä voi olla vaikea tunnistaa palautteesta. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265.) 

Hyvä itseluottamus ja arvostelun sietokyky auttavat palautteen saajaa ottamaan korjaavan palautteen rakentavasti vastaan. Ne ovat edellytys sille, että tilanteesta jää positiivinen tunne myös silloin, jos palautteen aihe on yllättävä ja tuntuisi aluksi ikävältä. (Oulasmaa, Pesonen 2022, s. 265.) 

Palautetta vastaanotettaessa tärkeää on siis pystyä erottelemaan henkilöön ja henkilön tekemisisiin kohdistuva palaute. On myös hyvä tiedostaa oma historia ja taipumukset palautteen vastaanottotilanteissa. Tunteet nousevat helposti pintaan palautetta saadessa, ja silloin olisi tärkeää pyrkiä näkemään palaute omista negatiivisilta tuntuvilta tunteista huolimatta. Palautteen vastaanottamista voi myös harjoitella ja siten harjoittaa resilienssiä. Palautetta vastaanotettaessa pitää tiedostaa, ettei vastaanottaja tarkoita pahaa vaan lähtökohtaisesti antaa palautteen vastaanottajan parasta ajatellen.  

Palautteenanto tiimissä ja organisaatiossa  

Palautteenanto tiimissä ei ole aina niin yksiselitteinen asia. Tärkeää on ottaa huomioon esimerkiksi se, että palaute merkitsee eri tiimin jäsenille erilaisia asioita. Yksilöiden näkemykset ja odotukset palautteesta voivat vaihdella merkittävästi. Esimerkiksi joillekin pelkkä hymy tai peukku voi olla riittävä palaute, kun taas toiset toivovat syvällisempää, laajempaa ja erikseen varattua aikaa palautteelle. On olemassa myös niitä, jotka etsivät jatkuvasti palautetta ja ovat avoimia sille, kun taas toiset saattavat vältellä sitä. (Ahonen 2023.)  

Tällaisessa tilanteessa tärkeää on, että johto tiedostaa tiimin erilaiset palautetarpeet. Johtajan täytyy oppia tuntemaan tiiminsä, jotta tietää millaista palautetta yksilöt kaipaavat. Kun yksilöiden tarpeet on tunnistettu, niin palautetta on helpompi antaa myös koko tiimille. Näin saadaan kehitettyä toimivampaa palautekulttuuria, joka edistää tiimin toimintaa.  

Millaisia vaikutuksia palautteenantamisella on tiimiin? 

1.Palaute tukee tiimin toimintaa ohjautumaan yhteisesti sovittuun suuntaan 

Me kaikki tarvitsemme palautetta ja vahvistusta siitä, toimiiko yhteisten tavoitteiden ja pelisääntöjen mukaisesti. Tämä toimii myös toisinpäin eli jos ei toimi sovittujen tapojen mukaan, niin antamalla palautetta pystytään tekemistä ohjaamaan takaisin oikeaan suuntaa. (Ristikangas, Ristikangas, Ristikangas & Lönnroth 2021.) 

2.Palaute vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja keskinäistä arvostusta 

Palautteenantamisella pystytään osoittamaan arvostusta toista henkilöä kohtaan. Palautteen vastaanottaja on palautteen antajalle tärkeä henkilö, jota hän haluaa auttaa kehittymään. Oikeanlaisella palautteenannolla pystytään voimaannuttamaan, syventämään luottamusta sekä lujittamaan tiimiläisten välisiä suhteita. (Ristikangas, Ristikangas, Ristikangas & Lönnroth 2021.) 

3.Palaute lisää yksilöiden itseymmärrystä ja lujittaa itseluottamusta 

Palautteenantamisella pyritään nostamaan esiin toisen osaaminen, onnistumiset ja oppimiset. Tämä vahvistaa vastaanottajan pätevyyden tunnetta. Tällainen palaute on erityisen tärkeää silloin, kun tiimiläinen kokee onnistuneensa sekä myös sellaisissa tapauksissa, joissa hän ei itse tunnista omia vahvuuksia tai saavutuksiaan. (Ristikangas, Ristikangas, Ristikangas & Lönnroth 2021.) 

Positiivinen palautekulttuuri on tärkeää tiimissä: Miten vahvistaa sitä? 

Positiivisen palautekulttuurin rakentaminen tiimissä voi olla haasteellista, sillä helpommin saatetaan keskittyä positiivisten asioiden sijaan enemmän kehitettäviin asioihin. Tällöin myös positiivinen palaute saattaa jäädä vähemmälle. Kuitenkin positiivisen ilmapiirin, tiimin kehityksen ja menestyksen kannalta on tärkeää, että positiivista palautetta on. Käydään seuraavaksi läpi malli, jonka avulla pystytään edistämään positiivista palautekulttuuria tiimissä. Malli on seuraavanlainen:  

4+1 askelta positiiviseen palautekulttuuriin tiimissä 

1. Opetelkaa hyvät tavat palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen 
2. Tehkää palautteen antamisesta rutiini, tapa ja osa arkea 
3. Opetelkaa tunnistamaan tilanteet, joissa palautteen antamiselle on aihetta 
4. Pyytäkää palautetta toisiltanne
   +1. Anna palautetta heti tänään.

(Innanmaa 2019.)  

Käydään seuraavaksi läpi, miten näemme näiden askeleiden tarkoituksen laajemmassa kuvassa. Aloitetaan ensimmäisestä askeleesta, joka on oppia hyvät tavat palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen. Tiimiläisten on opittava antamaan niin rakentavaa kuin myönteistä palautetta toisilleen. Palautteen antamisen lisäksi on tärkeä opetalla vastaanottamaan palautetta avoimin mielin. 

Toinen askel on tehdä palautteen antamisesta rutiini ja tapa, joka on osa arkea. Palautteen ei tulisi olla vain satunnaista, vaan siitä tulisi tulla luonteva osa tiimin vuorovaikutusta. Jokainen tiimin jäsen pystyy vaikuttamaan siihen, että palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat päivittäisessä arjessa mukana.  

Kolmas askel on oppia tunnistamaan tilanteet, joissa palautteen antamiselle on aihetta. Tämä vaatii tilannetajua ja kykyä huomata tilanteet, joissa palautta olisi hyvä antaa. Onkin tärkeää, että tiimi oppii antamaan palautetta niin positiivisissa kuin negatiivisissakin tilanteissa. 

Neljäs askel on pyytää suoraa palautetta tiimikavereilta. Kukaan ei voi tietää, miten omalla toiminnalla vaikuttaa tiimissä, ellei kysy sitä suoraan. Pyytämällä palautetta saa arvokasta tietoa siitä, miten muut näkevät henkilön toiminnan tiimissä.  

Bonus askel, joka on erityisen tärkeä, on antaa palautetta heti tänään. Palautteen antaminen ei saa jäädä odottamaan parempaa hetkeä tai ensi kertaa, vaan se tulisi antaa mahdollisimman pian tilanteessa tai heti sen jälkeen. Tällä varmistetaan se, että palaute on ajankohtaista ja näin pystytään vaikuttamaan tiimin toimintaan nopeasti. 

Yhteenveto 

Silmiä avaavaa oli, kuinka tärkeässä roolissa palautteenanto on kehityksen kannalta. Lisäksi oli yllättävää, kuinka paljon omat sisäsyntyiset reaktiomme, persoonamme ja toimintamallimme vaikuttavat palautteen vastaanottamiseen. On myös hyvä muistaa, että jokaisella yksilöllä on oma tyylinsä antaa palautetta.  

Tärkeää on oppia tuntemaan tiimi- ja työkaverinsa, jotta osaa antaa palautetta oikeassa tilanteessa sekä sopivalla tavalla. Koemme, että meillä Empiriassa palautekulttuuri on kehittymässä hyvään suuntaan. Kehitettävää on palautteen antamisessa säännöllisesti ja joskus palaute saattaa jäädä hieman pinnalliseksi. Lisäksi olemme havainneet, että hyvälle tiimikaverille on joskus hankalaa antaa suoraa ja rakentavaa palautetta. Palautteenantamisen helpottamiseksi sen tulisikin olla osana organisaation tai tiimin arkipäiväistä toimintaa. 

Lähdeluettelo 

Ahonen, K. 2023. Palaute on tärkeä osa tiimin vuorovaikutusta – mutta miten se toimii? Blogi 8.9.2023. Viitattu 12.10.2023. https://prologos.fi/palaute-on-tarkea-osa-tiimin-vuorovaikutusta-mutta-miten-se-toimii/  

Innanmaa, K. 2019. 4+1 askelta positiiviseen palautekulttuuriin tiimissä. Verkkosivu. Viitattu 12.10.2023. https://esseepankki.proakatemia.fi/41-askelta-positiiviseen-palautekulttuuriin-tiimissa/ 

Lyytinen, N. Rantanen, J. 2022. Miten antaa parempaa palautetta? Vieraana Jarkko Rantanen. Podcast. Julkaistu 14.2.2022. Viitattu 10.10.2023.  https://spotify.link/ISGPxDK7qDb  

Oulasmaa, M. Pesonen, M. 2022. Suoraa palautetta – Viisaan keskustelun käsikirja. Viitattu 13.10.2023. Helsinki. Alma Talent. https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.libproxy.tuni.fi/teos/GABBXXBTABHEE#kohta:Suoraa((20)palautetta/piste:tO 

Ristikangas, M. Ristikangas, V. Ristikangas, V & Lönnroth, A. 2021. Valmentava tiimin johtaminen – yhdessäohjautuvuus ja systeeminen ajattelu onnistumistekijöinä. 2. painos. Helsinki. Alma Talent.