Johdanto

Miksi palautteenanto ja vastaanottaminen on aina niin vaikeaa? Tämä on kysymys, mitä itse olen miettinyt jo kauan, mutta Proakatemialle tultaessa tämä realisoitui, kun se olikin vaikeampaa kuin olettaisi. Palautteen antamista voisin kuvailla jopa tuskalliseksi itselleni. En tiedä voiko kukaan muu samaistua päättäväisyyteen palautteenannon alussa, mutta suun avatessa yhtäkkiä tuleekin 10 kehua ja väliin on ujutettu jonkinlainen kehittävä palaute ilman, että sitä kukaan edes lauseesta kuulee.

Palautteen antaminen on asia, jossa itse haluan huomattavaa muutosta ja sen vuoksi päätin tämän esseen kirjoittaa, siis ihan vain omaksi opikseni. Palautteen vastaanottamisessa koen olevani ihan hyvä ja harrastuksieni kautta sitä olen tottunut saamaan, mutta käsitellään aiheena myös sitä, koska tiedän monilla olevan myös siinä haasteita.

Esimies ja palautteenanto

Voiko olla hyvä ajatus miettiä palautetta lahjana? Kyllähän palautetta lahjana voi ajatella, mutta onko se lahja, jos se tulee nöyryyttävästi, väärässä paikassa ja vielä väärään aikaan. Kuitenkin on tärkeä miettiä palautteen antamista merkkinä välittämisestä ja halusta nähdä muiden kehittyvän. Tätä olemmekin Hurmoksessa toitottaneet, kun palautteet on olleet vähäistä.

Mikäli palaute tulee aina vaan negatiivisena, voi työntekijän työuupumuksen ja kuormittumisen riski lisääntyä. Mutta, jos syvennymme nyt enemmän siihen rakentavaan palautteeseen, on sen tärkeä olla nimenomaan rakentavaa. Ei musertamista, eikä haukkumista. Keksitään yhdessä parannuskeinoja ja kehitytään mieluummin. Yksi pointti, joka on myös hyvä nostaa eli harkittu ja oikeudenmukainen palaute. Hyvä esimies saa työntekijät kukoistamaan, hän osaa antaa palautteen kahden kesken ilman, että koko työpaikka on kuulemassa. Hän osaa myös antaa palautteen välittömästi, eikä siirtää sitä pidemmälle (Rinta-Tassi, 2018.)

Palautteenannon täytyy olla työympäristössä kaksipuoleista, tai itseasiassa kolmepuoleista; esimieheltä työntekijöille, työntekijöiltä esimiehille ja työntekijöiltä työntekijöille. Aina on tärkeä muistaa, että kehuihin ja tsemppaamiseen ei löydy ylärajaa (Rinta-Tassi, 2018.) Jos mietimme palautetta kehittävästä näkökulmasta pitää esimiehenkin saada palautetta. Tästä vastuussa ovat ehkä vielä esimiesten esimiehet, mutta lähimmät palautteenantajat ovat työntekijät. Heillä on käsitystä puhtaasti esimiehen johtamistaidoista ja taidoista saada tiimi kasvamaan ja kehittymään. Tämä kohta etenkin minulle kuulostaa hyvin hurjalta, eihän minulla ole auktoriteettia esimiehiini. Kerran olen palautteen antanut ja siitä syttyikin viikon kehityskeskustelu kaikille työntekijöille, mutta tästä tuli kuin tulikin pitkällä tähtäimellä pelkkää hyvää.

Palautteenannon parannuksia

Duunitorin sivuilta (2023) löysin ison listauksen vihjeistä, kuinka antaa hyvää palautetta. Tämä ainakin auttoi minua avaamaan silmiä, ja otan varmasti jatkossa vihjeet haltuun. Käydään vihjeitä kohta kohdalta läpi. Tässä kohtaa huomautan, että oma ongelmani on kriittisessä palautteessa, joten nyt käydään nimenomaan tärkeitä asioita kriittisen palautteenannossa ja pohdinta kohtien jälkeen on täysin omaa pohdintaani, jotta pääsen kiinni palautteenannon ihmeelliseen maailmaan.

1. Esitä palaute aina kahden kesken henkilölle, jota se koskee – ei muille

Tätähän kävimme jo vähän läpi; palaute ei saa nöyryyttää vastaanottajaa millään tavalla, jos haluamme kehittyä. Tämä voi olla vaikeaa varsinkin tilanteissa, jossa meitä todenteolla ärsyttää jonkun tapa toimia ja haluamme miettimättä vain saada palautteen ulos.

2. Älä vertaa vastaanottajan käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen

Ei ole tärkeä alkaa vertailemaan toisiamme keskenämme. Olemme jokainen yksilöitä ja pikkuhiljaa se on hyvä alkaa ymmärtämään. Emme anna palautetta, että tee niin kuin muut, vaan miten voisimme yksilönä kehittyä.

3. Esitä palaute heti, kun siihen tarjoutuu tilaisuus

On turha antaa palautteen muhia, kun sen voi antaa tilanteen tullen mahdollisimman nopeasti. Asiat ja teot ovat silloin mielessä, joten niitä on helppo alkaa reflektoimaan ja miettimään parannuskeinoja.

4. Anna palaute vain sellaisesta, mihin toinen voi vaikuttaa

Ei ole mitään järkeä alkaa vaatimaan keltään asioita, joihin he eivät voi vaikuttaa. Pysytään asioiden ytimessä ja pyritään omalla tekemisellä vaikuttamaan sen verta, kun voimme. Tätä voi verrata oppiin, jonka olemme kaikki kuulleet, eli ei kannata valittaa asioista, joihin ei voi vaikuttaa.

5. Älä varoita etukäteen

Jos mietin tähän kohtaan itseäni palautteen vastaanottajana, olisi minusta aivan hirveätä olla tilanteessa, jossa minua uhataan palautteella ilman, että saan sen. Olen myös ollut tässä tilanteessa ja en ymmärrä minkä vuoksi palautetta ei vain voi antaa. Tämä saa aivot raksuttavat ja jännityksen päälle, eikä varmasti ole paras keskittyminen varoituksen jälkeen. Palataan siis kohtaan, jossa pyydetään antamaan palaute heti, kun mahdollista.

6. Älä pyydä anteeksi oikeutettua palautetta

Jos sinulla on aihetta antaa palaute, anna se, äläkä pyytele anteeksi. Meistä jokaisen täytyy pystyä opettelemaan palautteen vastaanottaminen ja ymmärtää miksi se meille annetaan. Palautetta antaessa on toki hyvä muistaa, että aina täytyy tulla parannusehdotus, eli miten minä sen tekisin, koska silloin vastaanottajankin on helpompi nähdä palaute oikeudenmukaisena.

7. Vältä ironiaa ja sarkasmia

Palautteenantamisen ei tarvitse olla kuin hautajaisten kahvitteluhetki, mutta on tärkeä saada asia perille oikein ja oikealla tavalla. Vältetään siis turhaa ironiaa ja sarkasmia, jotta vastaanottajan on helpompi palautetta ottaa vastaan, sillä tavoin, kun antaja hänen haluaa.

8. Anna palautetta vain sellaisesta, jota voit aisteillasi havaita

Palautteenantaminen on jokaisen vastuulla, sinun ei tarvitse kuulopuheiden perusteella lähteä antamaan palautetta, jos et ole itse havainnut aihetta sille. Tästä lähtee muuten mielenkiintoinen kiertokulku ja sen voin todistaa ihan itse. Eli anna palaute vain, jos itse olet sen aisteillasi havainnut.

9. Vältä sanoja ”aina” ja ”ei koskaan”

Tämä kohta pitäisi olla meille jo oppina tuttu. Ei saisi käyttää äärisanoja, koska todennäköisesti ne eivät pidä paikkaansa. Myöhästelijälle ei kannata lähteä antamaan palautetta, kuinka hän aina myöhästyy, sillä todennäköisesti hän on ollut joskus myös ajoissa.

10. Muista myös kiittää

Niin kuin kävimme läpi, pitää positiivista palautetta antaa todella paljon enemmän aina yhtä rakentavaa palautetta vastaan, mutta on myös tärkeä kiittää. Jokainen meistä tekee jotain oikein, joten miksi emme voisi kiittää toisiamme enemmän? Miksi palautteenannon yhteydessä ei voisi muistuttaa myös hyvistä asioista ja kiittää, kunhan rakentava palaute kuitenkin menee perille? Kiitollisuus ja sen puute on mielestäni kummallista, ainakin tämä on asia, johon pyrin ihan sama kenen kanssa teen ja mitä teen.

Palautteen vastaanotto

Palautteen antaminen on paljon helpompaa, kun se vastaanotetaan hyvin ja pystytään luottamaan, ettei kukaan ole suuttumassa. Kehittävän palautteen vastaanottamisessa on todella tärkeä korostaa ymmärrystä.

Luin aiheesta BoMentis – Coaching house blogikirjoituksen, jossa pohdittiin, miten voisi kehittyä palautteen vastaanottajana. Tässä mallissa jaetaan vastaanottajat kolmeen muuttumattomaan ja kolmeen kasvun kohtaan.

Muuttumattomia vastaanottajia ovat vetäytyjä, selittäjä ja hyökkääjä. Vetäytyjä sanansa mukaan vetäytyy tilanteesta, eikä pysty keskittymään tai kuuntelemaan palautetta. Selittäjällä taas on selittämässä, miksi teki niin, mitkä ulkopuoliset tekijät vaikuttivat ja miksi asia ei onnistunut. Hyökkääjää hyökkää ja kertoo kuinka palaute ei pidä paikkaansa tai kiistää asian suoraan (Ristikangas, V., Ristikangas, M-R., Alatalo, M. 2019.)

Kasvuun eli kehittymisen mahdollistajiin kuuluu pysähtyjä, kiinnostuja ja kehittyjä. Pysähtyjä ja vetäytyjä ovat hyvin samankaltaisia. Pysähtyjä tarvitsee aikaa ajatuksilleen, kuitenkin pysähtyjä on valmis kuulemaan palautteen, eikä vetäydy tilanteesta pois. Kiinnostuja ei hyökkää, mutta haluaa kuulla esimerkkejä ja perusteluja. Hän haluaa ymmärtää tilanteen. Kehittyjä on avoin kaikelle palautteelle. Hän kiittää ja haluaa oppia palautteista ja nähdä toisten puolen palautteeseen (Ristikangas, V., Ristikangas, M-R., Alatalo, M. 2019.)

Pohdinta

Palautteenantajana aion todella kehittyä. Sain konkreettisia oppeja, kuinka parannan kykyjä antaa myös kriittistä palautetta. Palautteenannon tärkeyttä ei voi korottaa tarpeeksi. Me kaikki joudumme tilanteeseen, jossa saamme ja joudumme antamaan palautetta. Tämä ei kuitenkaan ole maailmanloppu, kun asiaan perehtyy ja opettelee kyvyn, kuin minkä tahansa muunkin asian.

Haluan korottaa tässä kohtaa myös tärkeyttä positiiviselle palautteelle, jota en esseeseen lähtenyt enempää pohtimaan, sillä koen sen osaavani hyvin. Tarvitsemme positiivisuutta ja kannustusta vielä enemmän kuin kehityskohteita. Muistetaan olla kaikille armollisia ja antaa tilaa kehittymiselle. Voimme auttaa toisiamme kehittymään ja oppimaan maailman mukana, kukaan meistä ei siihen yksin pysty.

Lähteet

Duunitori. 2023. 10 tapaa antaa palautetta fiksusti – vältä yleiset virheet. Verkkosivu. Luettu 1.12.2023. https://duunitori.fi/tyoelama/palautteen-antaminen

Rinta-Tassi, M. 2018. Pomon palaute voi saada työntekijän loistamaan tai repiä itsetunnon riekaleiksi. Artikkeli. Luettu 30.11.2023. https://yle.fi/a/3-10560637

Bo Mentis – Coaching house. 2020. Kehity palautteen vastaanottamisessa. Blogi. Luettu 2.12.2023. https://www.bomentis.fi/blogit/kehity-palautteen-vastaanottamisessa/