Johdanto

Käsittelemme esseen aiheena palautetta. Sen antamista ja vastaanottamista, miten ylipäätään antaa hyvin palautetta ja miten vastaanottaa sitä. Lähteinä käytän omaa kokemusta, sekä Minna Oulasmaan ja Mika Pesosen kirjoittamaa kirjaa ”Suoraa palautetta! Viisaan keskustelun käsikirja”.

Palaute on hyvin tärkeä osa organisaation ja tiimin työskentelyä. Miten se kulkee asiakkailta yrityksille ja miten yrityksen työntekijät jakavat sitä toisilleen. Palautteen rehellinen antaminen ja sen vastaanottaminen ilman olettamuksia vaatii psykologista turvallisuutta, joka taas on keskiössä tiimidynamiikan luomisessa.

Milloin on hyvä antaa palautetta?

Itse sanoisin tähän, että aina kun sille tulee tarve, oli kyse kritiikistä tai hyvästä palautteesta. On mielestäni todella tärkeää tuoda palaute ilmi heti, jotta sen vastaanottaja pystyy korjaamaan asioita heti, tai toisena näkökulmana tietää missä asiassa on toiminut hyvin. Palautetta kuuluu jakaa viivyttelemättä ja suoraa. Suora palaute on ainakin itselleni mieluisin tapa saada tietää omasta toiminnasta. Ei voi kuitenkaan täysin pois sulkea sitä tosiasiaa, että toisille ihmisille palaute täytyy antaa eri tavalla, johtuen yksilön tavasta prosessoida kritiikkiä esimerkiksi. Tätä asiaa kuitenkin lievittää psykologinen turvallisuus tiimin ja organisaation sisällä. Kun psykologista turvallisuutta löytyy, ihmiset ymmärtävät, ettei palautteen antaja tarkoita sitä millään muulla kuin kehittävällä tavalla. Myös kun annetaan hyvää palautetta, tällöin voidaan luottaa siihen, että se todella pitää paikkansa ja sinun työtäsi on pidetty arvokkaana.

Suoraa palautetta ei kannata kuitenkaan antaa jokaisista pienistä epäkohdista, jota huomaat esimerkiksi tiimiläisissäsi. Täytyy tiedostaa milloin palautteelle voisi olla aihetta ja sen jälkeen tuumata, kuinka se kannattaa tuoda esille. Viittaan hyvään tiivistelmään kirjasta, jota käytän tukena tässä aiheessa: ”Mistä palautetta kannattaa antaa? Kehuja ja kannustusta voi antaa pienistäkin asioista, mutta varsinaista palautetta kannattaa antaa yrityksen kannalta keskeisistä asioista: 1. Yrityskulttuuriin liittyvistä asioista, kuten arvoista ja yhteisistä toimintatavoista. 2. Strategiaan ja tavoitteisiin liittyvistä asioista.” (Minna Oulasmaa. 2022. Sivu 25)

Tämä avaakin ajatustani hyvin siitä, ettei pieniin asioihin edes kannata aina puuttua, jollei ne ole olennaisia edellä mainittujen asioiden osalta. Jokaiseen asiaan palautteen anto, luo ns. ”Kyttäyskulttuuria” ja luo turhia paineita tiimiläisille. Onkin siis tärkeää painottaa palautteen anto olennaisiin asioihin ja silloin kun sille on oikeasti tarvetta.

Miten tunnistaa varsinainen palaute?

Jos kaikki osaisivat nähdä ja tunnistaa oikean palautteen, riippumatta pienistä tunteista tai vähäpätöisistä lauseista, jäisi enemmän aikaa keskittyä vastaanottamiseen ja ongelman läpikäyntiin. Palaute on tärkeää erottaa henkilökohtaisuuksista aina, jotta oikean asiayhteyden saa tuotua esille. (Oulasmaa, 2022, 143)

Palautteet ovat mielipiteitä, mutta kaikki mielipiteet eivät ole palautetta. Palautteen vastaanottajalla on vastuu viimekädessä löytää se varsinainen palaute, joko rivien välistä tai tunteiden alta. Ihmislaji käyttää aina tunteitaan ja onkin hyvin harvinaista, että palautteen annossakin, varsinkin jos se on kriittistä, ei näkyisi tunteita. Se on siis täysin normaalia, mutta tunteet täytyy oppia sivuuttamaan hetkellisesti, jotta pystyy tarkastelemaan omaa toimintaansa ja näin ollen helpommin kehittää sitä. (Pesonen, 2022, 146)

Mitä ottaa huomioon antaessaan palautetta?

Ensimmäisenä on tarkoitus. Miksi annat palautetta ja mikä on tavoitteesi asian takana? Onko tarkoituksesi auttaa henkilö kehittymään, parantamaan yhteistyötä tai antaa rakentavaa kritiikkiä? Hyvä on myös huomioida aika ja paikka. Palautteen antamista tulee välttää antaa kiireessä tai julkisesti, sillä se voi lisätä toisen henkilön stressitasoja ja heikentää palautteen vastaanottamista/ymmärtämistä. Kolmantena seikkana tulee miettiä ulosantia. Hyvä olisi käyttää selkeää ja asiallista kieltä. Välttää tulisi henkilökohtaisuuksia ja hyökkääviä ilmaisuja. Tavoitteena on kuitenkin auttaa tätä henkilöä, eikä loukata häntä.

Sisältö on yksi olennaisimmista. Konkreettisiin asioihin keskittyminen ja esimerkkien antaminen, mikä meni hyvin ja missä on kehitettävää. Tällöin palautteessa säilyy rakenne ja se on helposti ymmärrettävissä. Tulee muistaa myös kuunnella. Henkilön tulee antaa vastata palautteeseen rauhassa ja ottaa hänen näkemyksensä myös huomioon. Kun annetaan aikaa vastata palautteeseen, se auttaa myös palautteen vastaanottajaa sisäistämään kuulemansa palaute. (Pesonen, 2022, 239)

Yhteenvetona, palautteen antamisessa tulee ottaa huomioon tarkoitus, hetki, kieli, sisältö, kuuntelu ja seuranta. Positiivinen ja rakentava palaute auttaa henkilöä kehittymään ja parantamaan suoritustaan.

Mitä ottaa huomioon, kun vastaanotat palautetta?

Aivan aluksi ole avoimin mielin ja kuuntele tarkkaan palaute, joka sinulle kerrotaan. Älä heti torju sitä vaan ole avoin ja koita poimia itsellesi kehitettävät asiat. Muista pyytää selvennystä! Jos palautteen anto ei ole tarpeeksi selkeä tai et aivan ymmärrä mitä toinen tarkoittaa, pyydä aina selvennystä. On tärkeää heti alkuun löytää yhteinen ymmärrys palautteesta, jottei mikään asia tule vain huonon kommunikoinnin takia väärin esille. Vältä puolustautumista. Älä heti rupea puolustelemaan itseäsi tai selittelemään toimintaasi, vaan yritä ymmärtää mitä palautteen antaja haluaa sanoa. Muista että, palautteen antaminen on tarkoitus kehittää sinua. (Oulasmaa, 2022, 268)

Tärkeää on kiittää palautteesta. Kiitä palautteen antajaa hänen rehellisyydestään ja avoimuudestaan. Näin hänelle välittyy viesti, että olet vastaanottavainen ja arvostat hänen näkemystään. Pohdi palautetta äläkä hylkää sitä. Muista pohtia palautetta rauhassa, miten hyödyntää sitä kehittyäksesi ja miten parantaa suoritustasi. Ota yhteyttä palautteen antajaan, mikäli jokin asia jäi epäselväksi tai haluat oikaista jotakin asiaa. (Oulasmaa, 2022, 270)

Yhteenvetona voisikin sanoa, että palautteen vastaanottaminen edellyttää avointa mieltä, selventävien kysymysten esittämistä ja puolustautumisen välttämistä. Kiitollisuus palautteesta ja sen pohtiminen auttavat kehittymään ja parantamaan itseäsi.

Pohdinta

Tässä tuli tärkeimmät pointit ja palautteen vastaanottamisesta ja antamisesta. Koostin tähän esseeseen vain pintaraapaisun saadusta informaatiostani. Kokosin ne niin, jotta olisi helppo ymmärtää perusasiat, joilla tehdään jo todella iso muutos palautteenantamisen kulttuuriin tiimeissä. Palautteen tulee olla mahdollisimman suoraa ja aiheesta, mutta täytyy kuitenkin huomioida olosuhteet ja miten ja missä mielentilassa annat palautetta. On yhtä tärkeää osata antaa palautetta oikein ja fiksusti, kuin vastaanottaa sitä avoimesti, eikä turhaan puolustella itseään heti.

Palautteen jälkipuinti on olennaista oman kehityksen takia ja jotta palautteesta on mitään hyötyä, sitä täytyy rauhassa pohtia ja tällä tavoin imeä oppi ja kehitys itselleen. Hyvä palautteen anto tiimissä on yksi psykologisen turvallisuuden perusta ja hyvän kommunikoinnin välttämätön tukipilari. Tähän aiheeseen tulee panostaa ja sitä tulee jatkuvasti kehittää. On valtavasti hyötyä myös työelämässä muutenkin, jos olet oppinut vastaanottamaan ja antamaan palautetta oikeasti hyvin.

Lähdeluettelo

1. Suoraa palautetta! Viisaan keskustelun käsikirja. Minna Oulasmaa. Mika Pesonen. Alma Talent. 2022. Vaatii käyttöoikeuden.

https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.libproxy.tuni.fi/teos/GABBXXBTABHEE#/kohta:7)((20)MIT((c4)((20)PALAUTTEEN((20)VASTAANOTTAJAN((20)KANNATTAA((20)HUOMIOIDA?/piste:t6c