Johdanto 

Tässä esseessä tarkastelen organisaation sisällä tapahtuvaa viestintää. Mitä on sisäinen viestintä? Mitä on ulkoinen viestintä? Lähdemme selvittämään mitä nämä termit ensinnäkin tarkoittavat, ja että millaisia ongelmia niissä voi ilmentyä organisaatiotasolla. Lähden myös etsimään ammattilaisten tekemistä lähteistä ratkaisua siihen, miten tarpeettomat ja ikävät haasteet viestinnässä voidaan taklata. 

Mitä on sisäinen viestintä 

Sisäistä viestintää on sekä virallista että epävirallista. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea työhön liittyvää viestintää, tiedonvaihtoa ja vuorovaikutusta mitä tapahtuu yhtiön, työyhteisön, verkostojen, organisaation tai esimerkiksi tiimin kesken. Esimerkki virallisesta viestinnästä voisi olla mm. Organisaation puolesta tapahtuva tiedottaminen. Epävirallista viestintää taas voi olla vaikka Whatsapp-viestit työkavereiden kesken. 

Ulkoinen viestintä 

Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan kaikkea organisaatiosta ulospäin suuntautuvaa vuorovaikutusta ja tiedottamista. Tähän kuuluvat kaikki markkinointi, yhteistyö asiakkaan kanssa, muiden yritysten kanssa käyty vuorovaikutus ja esimerkiksi se, kuinka yrityksesi asiakaspalvelija käyttäytyy myyntitilanteessa. Ulkoinen viestintä on siis todella laaja-alaista ja siihen kuuluu niin yksittäiset myyntitilanteet kuin mm. koko organisaation puolesta tapahtuva viestiminen. 

Tehtävä- ja suhdetason viestintä 

Viestintää ja vuorovaikutusta voidaan tarkastella myös tehtävä- ja suhdetasojen kautta. Tehtävätason viestintä kohdistuu kaikkeen konkreettiseen tekemiseen. Tämä voi tarkoittaa kaikkea työtavoitteisiin ja niiden saavuttamiseen liittyvää vuorovaikutusta, jonka avulla tietyt työtehtävät saadaan suoritettua. Tehtävätason vuorovaikutusta voi olla esimerkiksi tiedon jakaminen eteenpäin sekä mahdollisten ongelmien tunnistaminen ja niiden ratkaiseminen. Suhdetason viestintä taas keskittyy viestinnän sosiaaliseen ihmissuhdetasoon, jolla on myös suuri merkitys työyhteisössä. Suhdetason viestintä on suoraan vaikutuksessa siihen, miten työyhteisössä viihtyy ja miten merkityksellisenä sen kokee. Työyhteisön kontekstissa saattaisi ajatella, että tehtävätason viestintä olisi jotenkin tärkeämpää. Tämä on kuitenkin väärin. Jos organisaation sisäinen viestintä on suhdetasolla pohjamudissa, tuo se yhteisöön paljon turhia ongelmia, jotka vaikeuttavat tehokasta työntekoa. Kaikki voivat paremmin, jos viestintä on avointa ja selkeää. Tällä voidaan välttää turhia haasteita. 

Yleisiä ongelmia viestinnässä 

Organisaatiolla voi useasti olla haasteita niin sisäiseen kun ulkoiseenkin viestintään liittyvissä asioissa, jotka saattavat johtua esimerkiksi yksinkertaisesti tietämättömyydestä tai esim. vanhoista käytäntömalleista. Yleisiä ongelmia voivat olla mm. Positiivisen palautteen puuttuminen, vuorovaikutuksen yksisuuntaisuus tai epäsäännöllisyys tai ongelmat asiakasviestinnässä. Näitä ongelmia on kuitenkin mahdollista ratkaista hyvän viestintäsuunnittelun ja vuorovaikutukseen panostamisen avulla.  

Viestintäongelmien ratkaiseminen organisaatiossa  

On suuri merkitys, millä alustalla sisäinen tai ulkoinen viestintä ensinnäkin tapahtuu. Panostaminen siihen, että löytää optimaaliset kanavat viestinnälle on hyvä lähtökohta, oikeat työkalut johtavat parempiin tuloksiin. Nettisivu GuavaHR.fi painottaa: “Valitse nykyaikaiset ratkaisut, jotka eivät vaadi fyysistä läsnäoloa. Ota käyttöön kaksisuuntainen viestintä ja takaa kaikkien yksityisyys ja turvallisuus tarjoamalla nimettömiä tapoja ilmoittaa sinulle tärkeistä ongelmista.”  

Hyvä viestintästrategia on myös avain toimivaan viestintään organisaation sisällä. Hyvä viestintästrategia toteuttaa organisaation päätavoitteita. Organisaation mission ja vision tulisi myös ohjata strategian suunnittelua. Tällainen ylhäältä alaspäin kohdistuva toiminta voi olla suuri apu. Strategioiden ja suunnitelmien takana on kuitenkin aina yksilöt. On tärkeää myös, että viestintä ei ole pelkkää johdolta tulevaa tiedottamista, vaan että se on kaksisuuntaista.  

Yhteenveto 

Yhteenvetona voidaan todeta, että molemmat viestinnän muodot ovat keskenään symbioosissa. Laadukas sisäinen viestintä luo perustan vahvalle ja motivoituneelle työvoimalle, kun taas tehokas ulkoinen viestintä mahdollistaa organisaation menestymisen markkinoilla. Niiden yhteispeli luo kokonaisvaltaisen kuvan organisaatiosta, joka vaikuttaa sekä sen sisäisiin toimintoihin että ulkoiseen maineeseen. 

Organisaatioiden onkin ymmärrettävä, että viestintä ei ole pelkästään väline, vaan strateginen elementti liiketoiminnassa. Jatkuva panostus molempiin viestinnän osa-alueisiin on investointi organisaation pitkäaikaiseen menestykseen. Avoimuus, luotettavuus, ja johdonmukaisuus ovat avainsanoja niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä, ja niiden avulla organisaatio voi vahvistaa asemaansa niin työyhteisössään kuin laajemmassa yhteiskunnallisessa kontekstissa. 

https://guavahr.com/fi/11-tyopaikan-viestintaongelmaa/ 

https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ 

https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-ja-vuorovaikutusosaaminen-tyoyhteisossa/ 

https://www.latotools.com/Millainen+on+hyva+viestintastrategia+ja+miten+se+toteutetaan