Tampere
28 May, Tuesday
21° C

Proakatemian esseepankki

Muutosjohtaminen



Kirjoittanut: Kaisa Oksala - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Johdanto

 

Innostuin Proakatemian data- ja informaationvastaava ja jory:n roolini (Anni Pylkkänen) kautta ottamaan selvää muutosjohtamisesta sekä muutokseen liittyvistä käytänteistä ja normeista jatkuvasti muuttuvassa akatemiaelämässä. Proakatemian yhteisö on kuulemieni puheiden mukaan muuttunut huomattavasti viime vuosien aikana. Oman opiskelun aikana akatemialla olen kuullut useasti puhuttavan ”vanhoista hyvistä ajoista”, koronan tuomista haasteista yhteisöön sekä nykyisestä ”huonommasta” tilanteesta. Huonommalla tilanteella tarkoitan sitä, että nykytilannetta jatkuvasti peilataan menneisyyteen, missä puheiden mukaan kaikki oli paremmin kuin nyt.

Itse en ole tietoinen siitä minkälainen Proakatemian yhteisö oli 3-5 vuotta sitten, eikä kovin moni muukaan akatemialainen kanssaopiskelija. Ne, jotka muistelevat vanhoja parempia aikoja ovat joko kokeneet sen aikaisen yhteisön tai kuulleet tarinoita siitä. Muisteloissa yleensä nousee esiin vain positiivisia tapahtumia ja asioita esim. ”silloin akatemialla pyöri paljon enemmän ihmisiä ja oli hyvää pöhinää”, ”silloin kaikki tunsivat toisensa nimeltä”, ”silloin oli perjantaipullo perinne” jne. itse ja varmasti moni muukin on akatemiaelämässä kuullut tämän kaltaisia lausahduksia.

Näistä aatteista herää kysymyksiä kuten, millainen Proakatemian yhteisö on tällä hetkellä, miten se käyttäytyy muutoksessa ja miten muutosta johdetaan? Näitä kysymyksiä pohdin johtajuuden näkökulmasta tässä kaksiosaisessa esseessä. Tämä essee painottuu Proakatemian nykytilanteeseen sekä muutoksen tarpeeseen.

 

Nykytilanne

 

Yhteisö

Proakatemian yhteisö on kasvanut huimasti korona pandemian aikana, jonka seurauksena yhteisö on joutunut kohtaamaan nopeasti tapahtuvia ja ennakoimattomia muutoksia. Korona varmasti mullisti jokaisen akatemiaelämää, mutta pandemiasta ollaan pääsemässä yli ja nyt olisi hyvä jättää koronassa vellominen taakse ja suunnata asenne nykyhetkeä sekä tulevaisuutta kohti.

Työyhteisötodellisuus on usein poikkeava siitä mitä luullaan. Yhteisö, sen jäsenten asemat sekä teot eivät aina muodostu suunnitelmien tai strategioiden kautta. Esimerkiksi, yhteisön johtajina elävien kanssakäymisien vuoksi ei välttämättä toimi aina viralliset johtajat vaan ennemmin mielipide- ja ilmapiirijohtajat, jotka rakentavat sekä hallinnoivat arkityötä käytäväkeskusteluissa. (Perttula & Syväjärvi 2012, 19).

Proakatemian johtohenkilöiden olisi tärkeä oppia tunnistamaan kyseiset ilmapiirijohtajat ja pyrkiä vaikuttamaan heidän asenteisiin. Usein yhteisön johtajat ovat melko kiireisiä, eikä välttämättä kerkeä osallistumaan käytäväkeskusteluihin samalla tavalla kuin ilmapiirijohtajat. Kun yhteisö johtajat sekä ilmapiirijohtajat ajavat samaa agendaa, yhteisön asenteisiin vaikuttaminen helpottuu. Tämän vuoksi on tärkeää selkeyttää ja oppia ymmärtämään Proakatemian järjestelmiä. Jory otti strategiassaan tavoitteeksi selkeyttää näitä vuoden 2022 syyskautena.

Kuva 1. Jory action plan (Hyttinen & Cirule 2022.)

 

Organisaatio

 

Organisaatiot jakautuvat useimmiten kahteen eri organisaatioon, viralliseen ja epäviralliseen. Näitä erottaa kuilu suunnitelmien ja sosiaalisen maailman välillä. Virallinen organisaatio on helposti tulkittavissa erilaisista dokumenteista, kuten strategiasta, Excel-taulukoista ja markkinointimateriaaleista. Epävirallinen organisaatio puolestaan ilmenee yhteisön arkielämässä, kuten kahvipöydissä sekä työskentelytiloissa. Epävirallista organisaatiota on vaikeampi tulkita, koska se rakentuu yhteisön jäsenten kokemuksellisessa todellisuudessa eli kokemuksista työstään, työkavereista ja työpaikasta. (Perttula & Syväjärvi 2012, 19-20).

Epävirallista organisaatiota voi myös kuvata hallinnoimattomaksi sekä kokemukselliseksi organisaatioksi. Kokemuksellisessa organisaatiossa jäsen ei ole ulkopuolinen tarkkailija ja reagoija, eikä asiat näyttäydy objektiivisina tai fysikaalisina totuuksina, vaan

vuorovaikutustilanteiden sekä aistien mahdollistamina yksilöllisinä kokemuksina. Yhteisön jäsen ajattelee olevansa jatkuvasti sisällä tapahtumissa, joita hän itse elää ja kokee. Tapahtumat ja kokemukset tässä tarkoittavat opittuja taitoja ja tietoja sekä kaikkea sitä mitä tajuamme, tunnemme, ajattelemme, uskomme ja miten tulkitsemme tilanteita. Kokemuksellista organisaatiota voidaan tarkastella esim. mielikuvina. Tällöin ajatus on, että kaikki mitä yhteisö on, mitä siinä tapahtuu ja mitä sen jäsenet tekevät, ilmenee yksilöiden kokemuksissa. Eli organisaatiot eivät ole ja kehity ihmisistä riippumatta, vaan organisaatioiden muotoilijoina ovat aina yksilöt, koska ainoastaan ne voivat kokea ja antaa asioille merkityksiä. (Perttula & Syväjärvi 2012, 20-21).

Yhteisön yksilöiden puheiden perusteella yhteisöllisyyttä Proakatemialla ei tunneta vahvasti. Tämä ilmenee mm. eri tapahtumien osallistumismäärissä ja vastuunvälttelyssä. Yhteisön yksilöiden kokemukset ovat yhteisöä muokkaava tekijä. Jos yksilöt eivät ole aiemmin kokeneet kyseisiä tapahtumia itsellensä merkitykselliseksi, on vaikeampaa saada yksilö innostumaan samasta tapahtumasta enää uudestaan.

 

Kokemukset & kerronta

Yhteisön kokemukset vaihtelevat huimasti. Ne muodostuvat sanallisista ja sanattomista elementeistä. Sanallisiin elementteihin kuuluvat ajatukset, joita jaetaan kertomalla niistä muille. Sanattomiin kuuluu tunteet, mielialat sekä intuitiot. Nämä elementit ovat tärkeitä kanssakäymisessä, koska ne rakentavat yhteisöllistä vuorovaikutusta. (Perttula & Syväjärvi 2012, 29-30).

Hyvänä esimerkkinä toimii projektorit. Vuonna 2021 huomattiin ongelma projektorien vähäisessä osallistumismäärässä. Tästä osalle yhteisön jäsenistä heräsi tunne, etteivät ne ole merkityksellisiä ja kerta toisensa jälkeen osallistujia oli yhä vähemmän.

 

Kerrontakeinot muokkaavat yhteisöä vahvasti, minkä takia niitä on hyvä tarkastella. Tarkastelu avaa myös yhteisön monitulkintaisuutta. Yhteisön kannattaa selvittää miten kerronnan kautta asioita on mahdollista ymmärtää eri tavoin. Pelkästään asioiden nimeäminen eri tavoin luo erilaisia kokemuksia. Nimeäminen luo sekä ylläpitää erilaisia ryhmäjakoja, valtasuhteita, yhteisössä hyväksyttyjä normeja sekä uskomuksia. Eli sillä on suuri merkitys, nimetäänkö johtajan päätös vääräksi vai oikeaksi, työyhteisö kontrolloivaksi vai sallivaksi, tai yhteisön jäsenen käytös älyttömäksi vai normaaliksi. Jos tiettyä

nimeämistä toistetaan, yhteisön jäsenet alkavat pitää sitä uskottavana ja myös jopa totena. (Perttula & Syväjärvi 2012, 31).

Proakatemiaa koskevat päätökset tehdään pääasiassa Jory:n kokouksissa. Jokaisesta tiimistä on yksi tai kaksi henkilöä edustamassa omaa tiimiyritystään. Kuitenkin tapa, miten päätöksistä kerrotaan omalle tiimille, poikkeaa paljonkin. Jory on kiinnittänyt tähän huomioita ja käynyt kokouksissa läpi tapaa miten viesti pitäisi välittää.

 

Merkityksellisyys

Jokainen kokee omalla tavallaan merkityksellisyyden. Merkityksellisyyden kokemukseen tutkimuksien mukaan vaikuttavat mahdollisuus toteuttaa itseään sekä tehdä hyvää oman työn kautta. Kun yksilö kokee työnsä merkitykselliseksi, siitä hyötyy koko yhteisö. Merkityksellisyyden tunne lisää motivaatiota ja sitoutumista, mikä puolestaan lisää tehokkuutta ja tuottavuutta. Johda merkitystä -teoksessa Aaltonen, Ahonen & Sahimaa kertovat keinoja, miten merkityksellisyyden rakentamiseen voi vaikuttaa.

 

1. Yhteisen mission tiedostaminen

Jokaisen yhteisön jäsenen pitäisi tiedostaa yhteinen missio, eli vastaamaan siihen, miksi yhteisö on olemassa. Kun yhteisön jäsen tuntee mission ja pystyy allekirjoittamaan sen, syntyy tunne merkityksellisyydestä. Tieto siitä, että oma tekeminen liittyy suurempaan kokonaisuuteen vahvistaa kokemusta merkityksellisyydestä. (Aaltonen ym. 2020).

 

2. Työtehtävien takana olevan tarkoituksen tunnistaminen

 

Työtehtäviin kuuluu itselleen mielekkäitä sekä että ”pakkopullalta” tuntuvaa toimintaa. Jos jäsen ymmärtää merkityksettömältä tuntuvan työn edistävän koko yhteisön toimintaa, se motivoi yksilöä suorittamaan tehtävä. Tämän takia johtoasemassa olevien esihenkilöiden olisi tärkeä pystyä kertomaan työtehtävien tarkoitus selkeästi. (Aaltonen ym. 2020).

 

3. Tilaa vuorovaikutukselle sekä yhteisöllisyydelle

 

Motivaatiota ja energiaa työhön lisää me-henkisyys sekä positiivinen vuorovaikutus. Hyvät ihmissuhteet muiden yhteisön jäsenten kanssa sekä esihenkilöiden välillä lisää merkityksellisyyttä. Näiden luomiselle pitää antaa tilaa ja aikaa. (Aaltonen ym. 2020).

 

4. Riittävästi haastetta

Jotta merkityksellisyyden tunne syntyy, työtehtävissä täytyy olla tarpeeksi haastetta. Motivaatio lisääntyy, kun pääsee ratkomaan ongelmia sekä korjaamaan virheitä. Näin yksilö pääsee käyttämään omaa luovuuttaan ja syventämään yhteistyötä muiden jäsenten kanssa. (Aaltonen ym. 2020).

 

Kun merkityksellisyyden tunne on vahva, ongelmat nähdään mahdollisuuksina ja motivaatio työntekoon parantuu. Eri asioiden merkityksellisyyttä olisi hyvä pohtia syvemmin Proakatemialla. Esim. yhteisötiimien merkitys yhteisön jäsenille, on noussut ajankohtaiseksi, kun yhteisötiimien johtajien palkkaa pienennettiin huomattavasti. Palkan pienentäminen laskee motivaatiota toiminnan kehittämiseen, mikä nostaa merkityksellisyyden pohtimisen pintaan. Onko työllämme merkitystä yhteisölle? Miksi teemme tätä työtä?

 

Pohdinta

Monet asiat ovat eritavoin menneisyyteen verrattuna ja moni asia on myöskin varmasti paremmin kuin silloin. Katse olisi tärkeää siirtää kohti muutosta ja kehitystä. Tämän hetken Jory on hienosti alkanut edistämään uutta strategiaa. Nyt tarvitsee saada koko yhteisö innostumaan tulevasta. Muutosta on tärkeä alkaa pohtimaan syvemmin yhteisössä sekä johtoryhmässä.

 

 

 

Lähteet:

 

Perttula, J. Syväjärvi A. 2012. Johtamisen psykologia – Ihmisten johtaminen muuttuvassa työelämässä. Jyväskylä: PS-kustannus

Aaltonen, T. Ahonen, P. Sahimaa, J. 2020. Johda merkitystä. Helsinki: Alma Talent.

Kommentoi