Akatemian alumni ja valmentajakokelas Ville kävi pitämässä Saawalle pajan pohjautuen Patrick Lencionin kirjaan Viisi toimintahäiriötä tiimissä. Tavoitteena oli reflektoida tiimimme tämänhetkistä tilannetta se katsoa tulevaa viimeistä vuotta. Miten vältämme toimintahäiriöt vuoden 2023 aikana?

Lencioni esittää kirjassaan viisi eritasoista toimintahäiriötä: luottamuspula, konfliktien pelko, sitoutumisen puute, vastuun välttely sekä tuloksien huomioimatta jättäminen. Nämä ovat yleisiä toimintahäiriöitä ja voivat johtaa tiimin toimimattomuuteen ja epäterveeseen kulttuuriin. Myös Saawassa on matkan varrella kärsitty kaikista näistä toimintahäiriöistä. Miten ehkäisemme niitä jatkossa?

Ensimmäinen toimintahäiriö on luottamuspula. Luottamuspulasta kärsivän tiimin jäsenet esimerkiksi salaavat heikkouksiaan, eivät uskalla pyytää tai antaa apua oman osaamisalueensa ulkopuolelta, yrittävä hallita toisiaan ja kantavat helposti kaunaa toisilleen. Luottavaisten tiimien jäsenet puolestaan esimerkiksi myöntävät heikkouksia, pyytävät apua, hyväksyvät kysymykset, arvostavat toisiaan ja pyytävät anteeksi. Saawassa yhdeksi tärkeäksi keinoksi ehkäistä luottamuspulaa nousi kysyminen. Mikäli jokin asia mietityttää, aina saa – ja pitää – avata suunsa ja kysyä. Myös yksi tärkeä tavoite on ollut kehittää palautekulttuuriamme. Avoin, rakentava palautekulttuuri ehkäisee myös luottamuspulaa tehokkaasti. Muiksi tärkeiksi keinoiksi koettiin mm. läsnäolo ja yhdessä tekeminen, ajan ottaminen projektikuulumisten jakamiselle sekä epäonnistumisten ja onnistumisten jakaminen yhdessä.

Toinen toimintahäiriö on konfliktien pelko. Tiimeissä, joissa pelätään konflikteja, esimerkiksi käytetään energiaa ihmissuhderiskien hallintaan, ei pystytä hyödyntämään kaikkien tiimiläisten näkemyksiä ja jätetään huomiotta kiistanalaiset aiheet, mikä estää tiimiä etenemästä. Tiimeissä, joissa konflikteja ei pelätä, kriittisiä aiheita nostetaan keskusteluun ja ongelmia ratkaistaan nopeasti, kaikkien tiimiläisten ideoita hyödynnetään ja esimerkiksi selän takana puhuminen on minimaalista. Saawassa olemme saaneet esimerkiksi selän takana puhumisen katkaistua hyvin yhteisellä sopimisella. Muita tapoja on ottaa tila mielipiteiden ilmaisemiselle, tärkeissä asioissa tarvittaessa käydään esimerkiksi ajatuskierros, jotta kaikkien mielipiteet voidaan varmasti ottaa huomioon. Palautekulttuurin kehittäminen on myös tämän toimintahäiriön ehkäisyssä avainasemassa. Mahdolliset hiertävät asiat tulisi myös käydä läpi mahdollisimman nopeasti, jotta ne eivät puhumattomuuden vuoksi kasva liian suuriksi.

Kolmas toimintahäiriö on sitoutumisen puute. Tiimissä, jossa ei pystytä sitoutumaan, esimerkiksi viivytellään tarpeettomasti, jolloin mahdollisuuksia menee ohi, samoja keskusteluja ja päätöksiä käydään uudelleen, suunta ja prioriteetit ovat epäselviä, on taipumusta jälkiviisauteen ja syntyy luottamuspulaa. Tiimillä, joka pystyy sitoutumaan, on selkeä suunta, koko tiimi pystytään kohdistamaan yhteisten tavoitteiden ympärille, virheistä opitaan ja mahdollisuuksiin tartutaan rivakasti. Saawalla on ollut ongelmaa sitoutumisen puutteen kanssa. Yhteisiin tavoitteisiin on helppo olla ollut pääsemättä. Tämän syksyn olemme rakentaneet toimivampaa arkea, minkä ansiosta alamme pikkuhiljaa pystyä vaatimaan toisiltamme. Nyt on myös alkanut syntyä isompia projekteja ja mahdollisuuksia, mihin tarvitaan koko tiimin voimia. Vaatimisen mahdollisuuden myötä olemme alkaneet kaipaamaan vahvaa johtamista, mistä päästäänkin seuraavaan kohtaan.

Neljäs toimintahäiriö on vastuun välttäminen. Tiimissä, jossa toisia ei pidetä tilivelvollisina, syntyy helposti kaunaa erilaisista suoritusstandardeista, ollaan keskinkertaisia, tavoitteisiin ja deadlineihin ei päästä ja johtajalla on kohtuuttoman suuri paine ainoana kurin lähteenä. Tiimit, joissa tilivelvollisuus on tärkeää, pidetään huolta että huonommin suoriutuvat tuntevat painetta suoriutua paremmin, ongelmat tunnistetaan nopeasti, samojen korkeiden standardien täyttäminen luo kunnioitusta tiimiläisten välille ja johtaminen on vähemmän byrokraattista. Tässä Saawalla on ollut haasteita. Tavoitteita on asetettu, mutta stepit, miten tavoitteisiin päästään ja tavoitteiden tarkastelu koko tiimin kesken on ollut vajavaista. Tilivelvollisuuden laiminlyömisestä ei ole puhuttu, sitä ei ole ehkä uskallettu nostaa esiin, eikä ole myöskään puhuttu, että mitä siitä seuraa, jos yhteisiin tavoitteisiin ei päästä. Vastuun välttelyn osalta keskustelu on vielä kesken, ja tähän tarvitsisimme vielä työkaluja tulevaan vuoteen.

Viides toimintahäiriö on tuloksiin keskittymättömyys. Tiimi, joka ei keskity tuloksiin, ei pysty kasvamaan, voittaa harvoin kilpailijoita ja kannustaa tiimiläisiä keskittymään yksilöllisiin tavoitteisiinsa. Tiimi, joka keskittyy yhteisiin tuloksiin, minimoi individualistisen käytöksen, kasvaa ja nauttii menestyksestä, välttää häiriötekijöitä ja hyötyy tiimiläisistä, jotka alistavat omat tavoitteensa tiimin parhaaksi. Koska kaksi edellistä kohtaa sakkaavat, ei tämäkään voi Saawassa olla vielä kunnossa. Näen, että olemme kehittyneet tiiminä kohti yhteisiä tavoitteita, mutta yhteisten tavoitteiden asettamisessa, seuraamisessa ja tuloksien tavoittelemisessa on vielä tekemistä. Tähän meidän tuleekin keskittyä viimeistä vuotta ajatellen, mikäli haluamme ikimuistoisen Final Campin sekä 24H:n.

Näiden läpikäymisen ja tiimiin keskittyvien pajojen myötä meillä on nyt hieman selkeämpi kuva siitä, missä olemme ja mihin menossa. Näiden ansiosta itselläni on syntynyt tunne, että koko tiimi on nyt asteen verran sitoutuneempi ja olemme motivoituneita viimeiseen vuoteen. Näille toimintahäiriöille ei tiimimme hyvästä tilanteesta huolimatta tule sulkea silmiään, vaan jatkaa rohkeasti eteenpäin. Kun keskitymme vielä sitoutumisen ja vastuun vaatimiseen, pääsemme yhdessä varmasti viimeisenä vuonna hienoihin tuloksiin!