Millaisia toimintahäiriöitä tiimissä on?

Topias Tuomilehto, Eemeli Halme, Veeti Kivistö-Rahnasto

Johdanto

Tiimityö on olennainen osa monien organisaatioiden toimintaa, ja sen tehokkuus voi joko vahvistaa tai heikentää organisaation suorituskykyä ja saavutuksia. Tämä esseeseen keskittyy tarkastelemaan tiimien toimintahäiriöitä, erityisesti Patrick Lencionin teoksessa “The Five Dysfunctions of a Team” esitettyjen käsitteiden kautta. Lencionin kirja tarjoaa syvällisen analyysin siitä, miten tiimit voivat kohdata erilaisia haasteita, jotka vaikuttavat niiden tehokkuuteen.

Tiimien toimintahäiriöt ovat usein monimutkainen sekoitus psykologisia, vuorovaikutuksellisia ja organisaatiollisia tekijöitä. Lencionin esittämät viisi keskeistä toimintahäiriötä – puute luottamuksesta, pelko konfliktista, sitoutumisen puute, vastuun välttely ja tulosten laiminlyönti – tarjoavat viitekehyksen näiden ongelmien ymmärtämiseksi ja ratkaisemiseksi. Näiden toimintahäiriöiden tunnistaminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta tiimit voivat kehittää vahvempaa yhteistyötä ja saavuttaa tavoitteensa tehokkaasti. (Lencioni 2007.).

Tämä esseessä tarkastellaan jokaista Lencionin esittämää toimintahäiriötä erikseen, pureutuen syvemmälle niiden juurisyihin ja vaikutuksiin tiimin dynamiikkaan. Lisäksi esitetään ajatuksia siitä, miten näitä toimintahäiriöitä voidaan ehkäistä ja korjata. Ymmärtämällä näiden toimintahäiriöiden vaikutukset ja oppimalla niiden voittamiseksi tarvittavat taidot, tiimit voivat parantaa yhteistyötään ja saavuttaa parempia tuloksia.

Tiimin viisi toimintahäiriötä:

Puute luottamuksesta:

Luottamus muodostaa tiimin perustan ja on keskeinen elementti tiimityön onnistumiselle. Lencionin teoksessa “The Five Dysfunctions of a Team” korostetaan, että puute luottamuksesta on yksi merkittävimmistä toimintahäiriöistä, joka voi haitata tiimin tehokkuutta. Kun tiimin jäsenet eivät luota toisiinsa, seurauksena on heikentynyt avoimuus ja yhteistyö. Luottamuksen puute luo ilmapiirin, jossa jäsenet epäröivät jakaa ideoitaan, pelkäävät olla haavoittuvia ja karttavat konfliktia. (Lencioni 2007.).

Juurisyitä luottamuksen puutteelle voi olla monia ja ne pitää tiedostaa. Lencionin teoksessa esitellään, että luottamuksen puute voi juontaa juurensa useista tekijöistä. Yksi keskeinen tekijä on pelko haavoittuvuudesta. Tiimin jäsenet saattavat epäröidä avautua toisilleen, koska he pelkäävät negatiivista arviointia tai torjuntaa. Lisäksi menneet pettymykset tai epäonnistumiset voivat luoda skeptisyyttä ja epäluuloa tiimin sisällä. On tärkeää tunnistaa nämä juurisyyt ja käsitellä niitä avoimella viestinnällä ja yhteisten päämäärien korostamisella. (Lencioni 2007.).

Luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen on iso ja pitkäjänteinen urakka. Luottamuksen rakentaminen vaatii tietoista panostusta tiimin jäseniltä. Lencionin mukaan yksi tehokas tapa vahvistaa luottamusta on olla avoimia omista heikkouksistaan ja epävarmuuksistaan. Tämä luo ilmapiirin, jossa jäsenet tuntevat olonsa turvalliseksi ilmaista omat ajatuksensa ja huolensa. Lisäksi tiimissä voidaan käyttää luottamusharjoituksia ja -aktiviteetteja, jotka auttavat jäseniä oppimaan tuntemaan toisensa paremmin. Luottamuksen ylläpitäminen vaatii jatkuvaa työtä ja avointa kommunikaatiota, jotta mahdolliset konfliktit voidaan käsitellä rakentavasti ja ennaltaehkäistä uusien luottamushaasteiden syntyminen. (Lencioni 2007.).

Tiimissämme luottamuspula on näkynyt esimerkiksi siinä, että olemme tehneet kaiken itse, emmekä ole pyytäneet apua toisiltamme. Emme ole siis luottaneet siihen, että muut hoitavat hommansa ajallaan. Luottamuspulaan tiimissämme on varmasti monia syitä, kuten esimerkiksi se, että emme ole tutustuneet toisiimme kauhean nopeasti. Se että emme ole tunteneet toisiamme kunnolla on vaikuttanut tiimin luottamukseen paljon. Luottamukseen on vaikuttanut myös se, että joitakin tiimiläisiämme ei ole Proakatemia ja tiimiyrittäminen enää kiinnostanut ja he ovat lopettaneet tai siirtyneet muualle. Sen seurauksena moni muukin on lopettamista harkinnut. Tästä syystä emme ole luottaneet toisiimme täysin. Nykyään ongelmaa on korjattu todella paljon ja tiimin sisäinen luottamus on parantunut huomattavasti. Hyvä luottamus on parantanut tiimihenkeämme ja tiimimme toimintaa huomattavasti.

Pelko konfliktista:

Patrick Lencionin “The Five Dysfunctions of a Team” korostaa yhtenä tiimien keskeisenä toimintahäiriönä pelkoa konfliktista. Konflikti itsessään ei ole ongelma, vaan pikemminkin sen välttäminen tai pelko sen syntymisestä voi johtaa vakaviin haittoihin tiimin toiminnassa. Pelko konfliktista voi ilmetä eri muodoissa, kuten vaikeutena ilmaista eriäviä mielipiteitä tai huolta siitä, että konflikti johtaa huonoon työilmapiiriin. Tämä toimintahäiriö heikentää avointa keskustelua ja päätöksentekoa, sillä tiimin jäsenet voivat tuntea tarvetta pidätellä omia mielipiteitään ja huolenaiheitaan. (Lencioni 2007.).

Pelko konfliktista voi juontaa juurensa luottamuksen puutteesta tiimin sisällä. Tiimin jäsenet saattavat epäröidä ilmaista erimielisyyksiään peläten negatiivisia seurauksia, kuten hylätyksi tulemista tai syrjintää. Lencionin mukaan avoin konflikti on kuitenkin välttämätöntä, jotta tiimi voi kehittää innovatiivisia ratkaisuja ja tehdä perusteltuja päätöksiä. Ilman avointa konfliktia tiimin päätökset voivat jäädä pinnallisiksi ja alttiiksi ongelmille, jotka olisivat voineet tulla esiin rakentavassa konfliktissa. (Lencioni 2007.).

Ratkaisuna pelkoon konfliktista Lencion esittää avoimen ja rakentavan konfliktikulttuurin kehittämisen. Tämä edellyttää luottamuksen rakentamista tiimin jäsenten välille ja ymmärryksen lisäämistä siitä, että terve konflikti on olennainen osa päätöksentekoprosessia. Lencionin esittelemän mallin mukaan tiimin on tärkeää oppia ilmaisemaan avoimesti erilaisia näkökulmia ja kohtaamaan konflikti rakentavasti, jotta voimme saavuttaa parhaat mahdolliset tulokset yhteistyössä. Pelko konfliktista ei ole pelkästään yksittäisen tiimin ongelma, vaan se on laajempi haaste, joka vaatii organisaation tasolla tehtyjä ponnisteluja avoimemman ja terveemmän työilmapiirin luomiseksi. (Lencioni 2007.).

Tiimimme alkuvaiheessa konfliktin pelko näkyi aika paljon. Tiimissämme ei tällä hetkellä mielestäni ole suurta konfliktien pelkoa ainakaan kaikissa tiimiläisissä. Tottakai tiimimme alkuvaiheessa välttelimme konflikteja paljonkin, toki tiimissämme oli muutamia, jotka haastoivat paljon ja uskalsivat sanoa jyrkästikin eriäviä mielipiteitä. Päätökset tehtiin pitkälti niiden tiimiläisten mielen mukaan, jotka uskalsivat suunsa avata. Tällä hetkellä tiimimme konfliktien välttely on vähentynyt todella paljon. Uskallamme käydä kipakoitakin keskusteluja ja antaa rakentavaa palautetta toisillemme. Konfliktien välttely on vähentynyt sitä enemmän, mitä enemmän olemme toisiimme tutustuneet.

Sitoutumisen puute:

Epäselvät tai, että tavoitteet puuttuvat kokonaan voivat juontaa juurensa strategisten päätösten puutteeseen. Organisaation ja tiimin tulee tehdä selkeät valinnat siitä, mitä tavoitellaan, ja nämä valinnat tulisi kommunikoida kaikille tiimin jäsenille. Sitoutumista voidaan vahvistaa myös osallistamalla tiimiä tavoitteiden asettamisprosessiin ja, että kaikki sitoutuvat siihen. Flyynassa sitoutumiseen on vaikuttanut merkittävästi mökkipajassa yhdessä laaditut tavoitteet ja niihin sitoutuminen. Tämä ohjaa tekemistä kohti tavoitteita ja muokkaa tekemisestä tavoitteellista ja tarkoituksenmukaisempaa, että tavoitteet saavutetaan yhdessä tiiminä.

Viestinnän tehottomuus voi olla seurausta tiedon puutteesta tai väärinymmärryksistä. Käyttämällä monipuolisia viestintäkanavia ja varmistamalla, että kaikilla on pääsy tarvittaviin tietoihin, voidaan vähentää epävarmuutta ja edistää sitoutumista. Säännölliset tilannekatsaukset ja avoin palaute ovat myös avainasemassa, että tiimi on kartalla, mitä tapahtuu ja missä täytyy parantaa/kehittyä.

Luottamuksen rakentaminen vaatii aikaa ja jatkuvaa panostusta. Tiimin jäsenten tulisi tuntea, että he voivat luottaa toisiinsa niin ammatillisesti kuin henkilökohtaisestikin. Luottamuksen vahvistaminen voi vaatia myös konfliktien hallintaa ja niiden käsittelemistä rakentavalla tavalla.

Motivaation puutteen voi aiheuttaa työn tai tehtävien käsityksen puute. Johtajien tulisi varmistaa, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää oman roolinsa suuremmassa kuvassa ja miten se liittyy tiimin tavoitteisiin. Myös yksilöllinen motivointi ja kannustaminen tiimissä voivat nostaa sitoutumisen tasoa.

Kirjassa kerrotaan myös jämäkästi, että tiimiläisten on otettava itse vastuuta tiimin menestyksestä ja myös, että sitoutuu tiimin yhteisiin tavoitteisiin. Johtajat ohjaavat toimintaa, mutta loppujen lopuksi jokaisella on oma velvoite ja vastuu tiimin menestyksestä. (Lencioni 2007.).

Vastuun välttely:

Pelko virheistä voi olla merkki epävarmuudesta, paineesta ja luottamuksen puutteesta. Tiiminkulttuurin tulisi kannustaa oppimista ja korostaa virheiden opettavaisuutta, eikä painaa alas. Virheiden tarkastelu tiimin kesken voi edistää avoimuutta, auttaa purkamaan pelkoa ja oppimaan virheistä yhdessä. Toimivassa tiimissä virheiden teko ei ota valtaa vaan kannustaa oppimaan niistä ja pääsemään yli.

Roolien ja vastuiden epäselvyys voi aiheuttaa päällekkäisyyksiä tai tehtävien unohtamista. Organisaation tulee määritellä selkeät vastuut ja odotukset, mutta myös antaa jäsenilleen tilaa ottaa vastuuta omasta kehittymisestään. Säännölliset tarkastukset voivat varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla tehtävistään. Flyynassa roolitusten puute on näkynyt hommien kasaantumisena pienellä porukalla tai yhdelle ihmiselle. Roolituksen puute on myös näkynyt tehottomuutena tiimin yhdessä hoidettavissa asioissa.

Motivoinnin puute voi johtua myös siitä, että tiimin jäsenet eivät koe työnsä merkitykselliseksi. Johtajien ja tiimin on ymmärrettävä jokaisen jäsenen yksilölliset motivaatiotekijät ja pyrittävä integroimaan ne yhteisiin tavoitteisiin. Säännöllinen palaute ja tunnustus ovat myös tehokkaita keinoja ylläpitää korkeaa motivaatiotasoa. Vastuunvälttely voi johtua myös uupumuksesta ja työn liiallisesta määrästä, siksi roolitus on tärkeää myös taakanjaon näkökulmasta. (Lencioni 2007.).

Tulosten huomiomatta jättäminen:

Kirjan yksi keskeinen käsite on tulosten huomiotta jättäminen, joka muodostaa yhden viidestä toimintahäiriöstä. Tulosten huomiotta jättäminen voi vaarantaa tiimin suorituskyvyn. Lencionin mukaan tulosten ja tavoitteiden huomiotta jättäminen liittyy usein välttelyyn avoimista ja rehellisistä keskusteluista tiimin suorituksesta. Tulosten huomiomatta jättäminen rohkaisee tiimin jäseniä laittamaan henkilökohtaisen tarpeensa tiimin yhteisten tavoitteiden edelle. Pelko konfliktien aiheuttamasta epämukavuudesta tai henkilökohtaisten suhteiden heikentymisestä voi johtaa siihen, että tiimin jäsenet eivät uskalla ottaa esille vaikeita asioita tai antaa rehellistä palautetta toisilleen.

Tulosten huomiotta jättäminen heikentää tiimin kykyä oppia omista virheistään ja myös hidastaa kehittymistä. Kun tiimi ei käsittele avoimesti suorituksia, tavoitteita ja tuloksia, mahdollisuudet oppia virheistä jäävät hyödyntämättä, ja kehitys pysähtyy. Tämä tapa johtaa helposti tiimin tilanteeseen, joissa toistetaan samat virheet eikä niistä opita. Myös tilanne johtaa siihen, että tiimin jäsenet tavoittelevat enemmän henkilökohtaista urakehitystä ja kunnioitusta, kun taas ajattelisi mikä on tiimille parhaaksi

Kirjassa Lencioni tarjoaa konkreettisia ratkaisuja tähän ongelmaan. Yksi niistä on säännölliset suoritusarvioinnit, joissa käsiteltäisiin avoimesti sekä tiimin heikkoudet kuin myös vahvuudet. Lencioni myös kannustaa siihen, että tiimissä luotaisiin kulttuuri, jossa kaikki näkemykset ja mielipiteet olisivat arvostettuja, eivätkä ne johtaisi erilaisiin konflikteihin. Lencionin mukaan tälläinen ympäristö luo vahvan pohjan avoimelle keskustelulle, jossa tulokset tulevat esiin, ja myös tiimin jäsenet voivat oppia toisiltaan.

Flyynassa varsinkin alku syksystä huomasi tätä toimintahäiriötä jonkun verran. Palkkatyöt saattoivat mennä helposti usein tiimin edun edelle. Selkeitä tavoitteita ei ollut myöskään laitettu ylös ja myös arkoja aiheita ei tuotu niin vahvasti näkyville. Tästä kumminkin olemme tiiminä edistyneet ja suurin osa on jättänyt palkkatyönsä ja keskittyvät yritykseemme. Olemme asettaneet myös selkeät tavoitteet, joita kohti olemme menossa. Tulosten huomiomatta jättäminen on enemmän kuin vain yksi toimintahäiriöistä. Se on syvällinen kysymys tiimin kulttuurista ja johtamisesta.

Pohdinta

Tiimityöskentely on haastava ja monimutkainen prosessi, joissa monet tekijät voivat vaikuttaa tiimin tehokkuuteen ja onnistumiseen. Patrick Lencionin teos ¨Viisi toimintahäiriötä tiimissä¨ tarjoaa syvällisen katsauksen tiimien häiriöihin ja niiden mahdollisiin vaikutuksiin. Tässä esseessä tarkastelimme viittä keskeistä toimintahäiriötä: puute luottamuksesta, pelko konfliktista, sitoutumisen puute, vastuun välttely ja tulosten huomioimatta jättäminen.

Kirjoittaessamme esseetä tiimin toimintahäiriöistä ja niiden ratkaisemisesta, huomasimme useita yhtäläisyyksiä omassa tiimissämme. Käsiteltyämme ensin puutetta luottamuksesta, pelkoa konfliktista, sitoutumisen puutetta, vastuun välttelyä ja tulosten huomiotta jättämistä. Huomasimme myös, että olemme kasvaneet tiiminä ja olemme kehittyneet ja mennyt eteenpäin usealla osa-alueella huomattavasti.

Tiimityön kehittäminen on jatkuva prosessi, ja toimintahäiriöiden ymmärtäminen on erityisen tärkeää. Tässä esseessä on tarkasteltu viiden toimintahäiriön kaaviota, jonka avulla tiimit pystyvät arvioimaan omaa toimintaansa, sekä kehittämään tehokkaampaa yhteistyötä. Lopulta tiimien menestys riippuu kyvystä käsitellä näitä toimintahäiriöitä avoimesti ja rakentavasti sekä oppia niistä jatkuvasti.

Lähteet:

Lencioni, P. 2007. The Five Dysfunctions of a Team: A leadership Fable. E-kirja. Jossey-Bass. Viitattu 06.12.2023. Vaatii käyttöoikeuden.

https://learning.oreilly.com/library/view/the-five-dysfunctions/9780787960759/