Tampere
27 May, Monday
15° C

Proakatemian esseepankki

Miten meni? Kahvila Lempi



Kirjoittanut: Inka Tikkanen - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Useita lähteitä
Useita
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Johdanto:

Tämän esseen on kirjoittanut Lempi kahvilaa kesän 2022 pyörittänyt projektitiimi Julius Honkanen, Jenna Korpi ja Inka Tikkanen Saawa Osk:sta. Tulemme reflektoimaan Lempi kahvilan kesää esseessämme omien kokemustemme kautta. Tarkastelemme sekä ulkoista että sisäistä viestintää, työntekijöiden rekrytoimista ja perehdyttämistä. Pohdimme myös kesää talouden ja projektijohtajuuden näkökulmasta.

 

Projektin viestintä 

Jokainen yritys viestii sekä sisäisesti kuin myös ulkoisestikin. Sisäinen viestintä koostuu yrityksen johdon, omistajien, esimiesten ja henkilöstön välisestä kommunikaatiosta, kun taas ulkoinen viestintä puolestaan suunnataan yrityksen sidosryhmille. Yrityksen sidosryhmiksi kutsutaan nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaita, tavarantoimittajia, kilpailijoita, rahoittajia ja erilaisia viranomaisia. (Jenny 2021) 

Kahvila Lemmen viestintä oli pääpiirteittäin onnistunutta lähestulkoon kaikilla osa-alueilla, mutta tietenkin kehittämisenkohteita löytyy. Kaiken kaikkiaan projektiin osallistui yhdeksän henkilöä, joista kolme olivat projektin vetäjiä, kolme muuta olivat palkattuina suorittavaan työhön ja loput kolme apukäsinä kahvilan tapahtumissa. Näin pienen työryhmän kesken sisäinen viestintä on melko helppoa varsinkin, kun kahdeksan yhdeksästä projektiin osallistuneesta opiskelee Proakatemialla. 

Sisäisenviestinnän kanavana toimi pääasiassa Whatsapp sovellus, jossa meillä oli Kahvila Lemmen projektiryhmä. Tämän lisäksi projektin vetäjillä oli myös oma Whatsapp ryhmä, jossa ei ollut työntekijöitä. Tämä siitä syystä, että pystyimme ensin suunnittelemaan vetäjien kesken, kuinka eri tilanteissa toimitaan ennen kuin viestimme niistä muulle tiimille. Ulkoinen viestintä tapahtui pääasiassa sosiaalisessa mediassa sekä Kahvila Lemmen lähiympäristössä.  

 

Sisäinen viestintä 

Kenelläkään meistä ei ollut aiempaa johtamiskokemusta projektin vetämisestä ennen Kahvila Lempeä, joten siihen nähden johtaminen oli onnistunutta, mutta opimme myös kesästä paljon. Jenna oli projektin varsinainen johtaja, joka johti koko palettia, suunnitteli tapahtumat, sekä hoiti markkinoinnin. Juliuksella ja Inkalla oli omat roolinsa projektissa. Inka oli vastuussa projektin taloudellisesta puolesta ja Julius taas vastasi tuotehankinnoista sekä toimi yleismiehenä kahvilalla. Jo heti projektin alussa oli epäselvyyttä työtehtävistä, ja mitä kaikkea kyseiset roolit sisältävät. Emme käyneet yhdessä tarpeeksi tarkkaan läpi mitä varsinaiset työtehtävät sisälsivät. Emme myöskään osanneet ilmaista toisillemme tarpeeksi selkeästi näistä epäkohdista. Tämän seurauksena esimerkiksi talouden seuranta jäi vähäiseksi kesän ajalta ja se tehtiin vasta projektin loppupuolella. Tuotteiden tilaaminen tukusta ei koskaan sujunut mutkitta ja valtaosa tuotteista haettiinkin itse kaupasta tai autolla tukusta. Työntekijöiden välinen viestintä oli myös ajoittain takkuilevaa eikä viesteihin reagoitu ajallaan. Tämän seurauksena muutoksista ei oltu tietoisia, joka näkyi epävarmuutena työssä.  

Sisäinen tiedottaminen 

  • esimies-työntekijäkeskustelut 
  • koulutus 
  • puhelin 
  • tiedote 

 

Ulkoinen viestintä 

Kahvila Lemmellä on Instagram tili, joka toimi pääasiallisena ulkoisenviestinnän kanavana. Siellä tiedotimme viikon tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista. Kohderyhmämme oli hyvin selkeä koko projektitiimille ja se näkyi muun muassa markkinointiviestinnässä, tuotevalikoimassa, kahvilan visuaalisessa ilmeessä niin paikan päällä kuin sosiaalisessa mediassa, tapahtumissa ja asiakaspalvelussa. Koska kahvila Lempi on ollut samalla paikalla jo yli 10 vuotta ja tiesimme, että asiakaskuntaan kuului paljon vakioasiakkaita ja halusimme ylläpitää näitä suhteita. Halusimme myös houkutella kahvilalle uusia asiakkaita tapahtumien ja paremman brändäyksen avulla. Myyntiä tulikin viimekesänä enemmän kuin minään muuna kesänä, joten uskon että ulkoinen viestintämme on herättänyt ihmisten huomion. Sosiaalisen median lisäksi mainostimme tapahtumiamme viereisessä Pikkukakkosen leikkipuistossa, jonne kävimme teippaamassa mainoksia tulevista tapahtumista. Alkukesästä teimme myös yhteistyötä Tampereen Kiekkobussin kanssa, joka sujui hienosti. Kiekkobussi tarjosi meille kiekonlämäyspisteen MM-kisojen aikaan, ja me puolestamme mainostimme kiekkobussia sosiaalisessa mediassa sekä kahvilalla. Lisäksi teimme yhteistyötä Tools Tampereen kanssa, jolta saimme työpaidat alennuksella markkinointia vastaan.  

Ulkoinen tiedottaminen 

  • markkinointiviestintä 
  • kriisitiedottaminen 
  • sosiaalinen media 
  • tuotetiedottaminen 
  • ilmoitustaulu 

 

Palautekulttuuri 

Työntekijät ottavat tahtomattaankin esimerkkiä johdolta ja esimiehiltä. Johdon ja esimiesten tulisi pyytää ja kysyä palautetta siinä missä työntekijänkin ja näyttää esimerkillään, kuinka palautetta tulisi ottaa vastaan. (Udd 2021) Palaute on aina merkki siitä, että työpanoksestasi välitetään ja se on liiketoiminnan kannalta tärkeää. Korjaava palaute on ennen kaikkea tilaisuus oppia, ja yhtä korjaavaa palautetta vastaan pitäisi muistaa antaa ainakin neljä positiivista. (Udd 2021) 

Palautetta olisi pitänyt antaa puolin ja toisin enemmän niin projektin vetäjien kesken kuin koko projektitiimin kesken. Toki palautetta annettiin, mutta toisinaan sitä ei osattu ottaa palautteena tai muutosta epäkohtiin ei tapahtunut. Rakentavaa palautetta ei aina annettu suoraan henkilölle, jolle se oli tarkoitettu, vaan puhuttiin yleisellä tasolla. Toisinaan rakentavaa palautetta annettiin hyvinkin suoraan ja toisinaan liian lempeästi. Viestintä työntekijöille oli paikoittain epäselkeää johtuen projektinvetäjien välisitä erimielisyyksistä toimintatavoista. Tämän seurauksena kaikilla oli oma tapansa hoitaa työtehtäviä kahvilalla ja jokaisella oma käsitys esimerkiksi siitä, miten tauotus tapahtuu. Uskomme että tuntiessamme kaikki toisemme oli vaikeampi ottaa ’’työminä’’ tai johtajan rooli vakavasti. 

 

Rekrytointi ja perehdyttäminen 

Hakiessamme työntekijöitä etsimme henkilöitä, jotka olivat kiinnostuneita kahvilaprojektista ja joiden uskoimme tukevan visiotamme. Hakiessamme työntekijöitä kahvilalle Jenna haastatteli työntekijät, joista valitsimme ne henkilöt, joiden kanssa uskoimme saavuttavamme kesän tavoitteet. Projektin vetäjät olivat ensin itse kaksi viikkoa suorittavassa työssä kahvilalla, jonka jälkeen työntekijät perehdytettiin.  

Jokaisella työntekijällä oli yksi perehdytyspäivä ja Julius toimi ensimmäisen viikon apukätenä kahvilalla, mikäli työntekijä tunsi tarvitsevansa apua. Jenna toimi pääasiallisena perehdyttäjänä ja perehdytyksessä käytiin läpi kahvilan toimintaperiaatteet ja omavalvontasuunnitelma.  

 

Projektin taloushallinta 

Tämä kesä oli meidän tiimillemme jo toinen lempi –kahvilan parissa. Meillä oli siis edelliseltä kesältä taloustietoja, joita pystyimme hyödyntämään vuoden 2022 taloussuunnittelussa.  

Edellisen vuoden projektitiimi oli jättänyt säästöön reilu 4000 € seuraavaa vuotta varten, joita pystyimme hyödyntämään aloituskustannuksiimme. Tämän maksoimme takaisin kesän jälkeen tiimiyrityksellemme. Aloituskustannuksien jälkeen avasimme kahvilan, jonka jälkeen pystyimme myyntituotoillamme kattamaan tulevia kuluja. Tulemme tarkastelemaan budjetointia ja talouden seurantaa Lempi –kahvilalta kesän ajalta. 

 

Budjetointi 

Budjetti on työkalu, jonka avulla selvitetään tulot ja menot sekä paljonko niitä on. Budjetin tekeminen helpottaa hahmottamaan liiketoiminnan kannattavuutta ja lisää ymmärrystä siitä, että paljonko myyntiä tarvitaan, jotta menot saadaan katettua ja palkat maksettua. (Yrityksen perustaminen n.d.) Yrityksen budjetti on laadittu tietylle aikavälille ja siinä tulisi näkyä yrityksen liiketoimintasuunnitelma kuten tavoitteet. (OP n.d.) Me laadimme kahvilan budjetin kesälle muutaman kuukauden ajalle ja tavoitteenamme oli kasvattaa liikevoittoa, jotta pystymme maksamaan projektitiimiläisille palkkaa kulujen jälkeen. Budjetin tekeminen helpotti mielestäni kokonaiskuvan hahmottamista.  

Teimme lempi –kahvilalla budjetin Exceliin ja kirjoitimme yksinkertaisuudessaan allekkain menoja ja laitoimme Excelin laskemaan ne yhteen. Tämän jälkeen arvioimme paljonko haluamme maksaa palkkaa ja tuoda tuottoa tiimiyrityksellemme. Näin saimme rakennettua liikevaihtotavoitteen projektillemme koko kesälle. Sen jälkeen sitä oli helpompi lähteä pilkkomaan tavoitteita kuukausi-, viikko- ja päivätasolla sekä seurata miten pysymme tavoitteessamme. On myös helpompi reagoida esimerkiksi uusilla tuotteilla, tapahtumilla, kampanjoilla tai muilla tempauksilla myynnin kasvattamiseen, jos ymmärtää nykytilanteen.  

 

Budjetin laatiminen Lempi -kahvilassa 

Käytimme Exceliä budjetin laatimiseen. Listasimme kaikki jo tiedossa olevat kulut alkuun kuten kahvilamökin vuokra 2 250 €, tontin vuokra 450 €, jätehuoltoon liittyvät kustannukset 180 € ja kuljetuskustannukset mökille 900 € ja jäteastialle 90 €. Yhteensä näistä tulisi 3 870 € + alv. 

Sen jälkeen kävimme läpi, että mitä uutta meidän tarvitsee hankkia, jotta pääsemme alkuun. Järjestimme jääkiekon MM-kisojen ajan kisa-aiheisen pop-upin, jota varten meidän piti saada kisojen mukainen ilme mökkiin. Tähän rekvisiittaan meni noin 10 €. Meillä oli koko kesäksi tulossa myös leijona –maskotti, kuka viihdyttäisi lapsia kahvilan tapahtumissa sekä MM –pop-upin aikana. Puku maksoi noin 80 €. Teetimme kahvilan katolle uuden kyltin 270 €, laitoimme pihalle kaksi vuokravarjoa 100 € ja uuden menu –kyltin 60 € kohentamaan kahvilan ilmettä. Tarvitsimme myös lisää kertakäyttöastioita, jotka tilasimme kerralla tukusta 150 €. Teimme kerralla suuremman juomatilauksen 830 € yhteistyökumppaniltamme Olvilta ja kävimme useamman kerran kaupassa, johon meni yhteensä noin 1 000 €. Yhteensä näihin kustannuksiin meni noin 2 500 € + alv. 

Laskimme tuntien ja tuntipalkan perusteella, että paljonko työntekijöiden palkkoihin tulisi kesän aikana menemään rahaa. Saimme tästä noin 10 000 € + palkkojen sivukustannukset 2 100 €.  Lisäsimme tähän myös tulevan Oiva tarkastusmaksun 160 € ja budjetoimme maksulliseen markkinointiin noin 200 € sekä työpaitoihin 50 €. Nämä kustannukset olisivat yhteensä 12 510 € + alv. 

Seuraavaksi arvioimme, että paljonko me haluaisimme pystyä maksamaan projektitiimille palkkaa. Näistä tuli yhteensä (lopulta) noin 9 000 €. Arvioimme myös, että haluaisimme pystyä tuomaan tiimiyrityksellemme tuottoa 4 000 €. Teimme uuden sivun, johon otimme kaikki jo laskemamme menot ja lisäsimme projektitiimiläisten palkat sekä tiimiyritykselle arvioitu tuotto. Peilasimme tämän jälkeen edellisen vuoden kuukausittaisiin liikevaihtoihin ja talvilomalla pyöritetyn latukahvilan liikevaihtoon ja asetimme meille liikevaihtotavoitteen, joka oli alun perin kunnianhimoinen 70 000 €.   

Kun aloitimme pyörittämään kahvilaa, tajusimme toukokuun jälkeen, että tavoite on aivan liian korkea, emmekä me tule pääsemään siihen. Mietimme tätä uudelleen ja karsimme kaikki ylimääräiset menot ja laskimme omia palkkahaaveitamme ja saimme uudeksi liikevaihtotavoitteeksi 50 000 €. Emme olleet liikevaihtotavoitetta laatiessamme osanneet ottaa huomioon mahdollisia sadepäivien kiinnioloja, jotka vaikuttaisivat suoraan myyntiin. Sadepäivinä meidän ei ollut järkeä olla auki, koska ihmisiä oli liikkeellä niin vähän, että päivän tulos olisi meille tappiollinen. Meillä ei myöskään ollut sateensuojaa, missä nauttia kahvia. Työntekijän palkka päivässä oli 130 € ja mökin vuokra 25 € ja lisäksi hävikin määrä olisi hyvin todennäköisesti melko suuri.   

Lopulta teimme liikevaihtoa noin 40 000 €. Työntekijöiden palkkoihin meni vähemmän rahaa, kun olimme ennakoineet, sadepäiviä oli enemmän, kun olimme suunnitelleet ja myyntiä tuli vähemmän, kun toivoimme. Kesä oli kuitenkin mielestämme onnistunut, sillä pystyimme kattamaan kaikki kulumme ja maksamaan itsellemme palkkaa.  

 

Talouden seuranta 

Teimme samaan Excel –tiedostoon erillisen sivun, johon merkitsimme kuukausijakauman. Tässä oli oma tavoite jokaiselle kuukaudelle siihen eriteltynä palkat, kulut ja hankinnat. Teimme tälle sivulle erikseen tavoite ja toteuma versiot, jotta niitä pystyisi helpommin seuraamaan. Tämän lisäksi lisäsimme uuden sivun “hankinnat”, jossa oli vain omat taulukot kaikille kuukausille. Tänne oli tarkoitus merkata kaikki kaupassa käynnit ja kuittien sekä alvillinen ja alviton summa. Tämän tarkoitus oli helpottaa nykyisen tilanteen seuraamista ja ajan tasalla pysymistä. Linkitimme kyseisen sivun kuukausijakaumasivulle, jotta se päivittyy automaattisesti sen mukaan mitä menoja taulukkoon lisäiltiin. Taulukon täyttäminen jäi lopulta melko vähälle ja epäsäännölliseksi ja siksi taulukon tarkoitus ei lopulta toteutunut. 

Lopulta minä talouspäällikkönä olin hyvin vähän itse kahvilalla työnjaon sekä muiden töiden takia. Kaupassa kävivät muut projektitiimiläiset ja joskus työntekijä.  Kaikki olivat itse kuiteista vastuussa ja kuitteja laitettiin melko epäsäännöllisesti kiireen ja unohtelun takia. Kuitit täytyi laittaa myös tiimiyrityksemme käyttämälle teams –kanavalle, josta taloustiimi kävi välittämässä ne eteenpäin kirjanpitäjälle. Kuitteja oli milloin kenenkin taskuissa, kaapeissa, yöpöydällä ja puhelimen galleriassa ja niitä täytyi metsästellä aina kerran kuussa taloustiimin toimesta ja lopulta taulukon päivitys jäi. Kaupassa käytiin myös melkein joka päivä erinäisten jääkaappiongelmien ja tilan puutteen takia. Tämä oli talouden seurannan suurin haasteemme.  

 

Markkinointi toimenpiteet / Jenna kirjoittaa 

Kahvila Lemmellä oli jo alun perin hyvät sosiaalisen median kanavat joista oli hyvä jatkaa. Muutimme brändi ilmettämme enemmän kohderyhmällemme sopivammaksi. Kohderyhmäämme on lapsiperheet Tampereen keskustan alueella. Selkeytimme brändi ilmettä myös muokkaamalla logoamme josta teetimme suuren tulosteen katolle. Merkittävimpiä markkinointitoimenpiteitä oli tapahtumien markkinointi sosiaalisessa mediassa instagramissa, tiktokissa sekä facebookissa. Tapahtuma markkinointimme tavoitti monta asiakasta joka selvisi paikanpäällä tapahtumissa asiakkailta kyselemällä. Toteutimme maksettua mainontaa Business managerin kautta jo ensimmäisestä tapahtumastamme, MM-kisojen aikaisesta lettu ja lämäys kampanjastamme. Markkinointibudjettimme koko kesältä oli 100 euron kohdilla. Seuraaville kahvila Lemmen jatkajille sosiaalisen median alustat ovat hyvällä mallilla ja niistä on hyvä lähteä tekemään nykyisen brändi ilmeen mukaista markkinointia, tai vaihtaa suuntaa itselle sopivammaksi. 

 

Projektinvetäjän kommentti  

Projektinvetäjänämme toimi Jenna Korpi ja hän sai projektista korvaamatonta johtamiskokemusta. Jenna kokee Lemmen suurimpana onnistumisina kesä tapahtumat. Kehitettävää olisi projektitiimin viestinnässä toisilleen sekä työntekijöille. Kokonaisuudessaan projektitiimi hoiti projektin loppuun hyvin, vaikka kesällä kokoonpanossa tapahtuikin muutoksia. Jatkossa kiinnitämme huomiota selkeään viestintään ja yhteiseen perusteltuun visioon sekä missioon. Palautteenanto kulttuurin luominen sesonkityössä on tärkeää. Se tulisi aloittaa heti ja siihen tulisi panostaa mm. jatkuvilla keskusteluilla työntekijöiden kanssa. Yksi suurin oppi palautteen annosta on se että kahvilalla tulisi pyöriä myös ”turhaan”. Silloin saa luotua parhaita palautteenanto hetkiä ja syvennettyä keskusteluyhteyttä työntekijöiden kanssa! Olisi tärkeää että työntekijöille jäisi projektin vetäjästä sellainen mielikuva että hänellä ei ole kiire. Tällöin esiin saattaa nousta monia kehityskohteita joilla kiireessä työntekijä ei kehtaisi vaivata. Projektinvetäjänä tällaisessa projektissa voi toimia henkilö jolla ei vielä entuudestaan ole johtamiskokemusta. Kahvila alan projektit antavat erittäin hyvän ja helposti lähestyttävän mahdollisuuden testata tiimin johtamista. Kaiken kaikkiaan kesä oli mahtava, opimme tiiminä valtavasti ja saimme kaikki itsevarmuutta johtamiseen! 

 

Pohdintaa 

Projekti oli kokonaisuudessaan mielestämme onnistunut ja opimme siitä paljon. Ilman virheitä ja meistä riippumattomia ongelmia kuten esim. sähkökatkoksia, projektista ei olisi jäänyt yhtä paljon oppia käteen. Saawa ei jatka enää ensikesänä Kahvila Lemmen pyörittämistä vaan se on laitettu myyntiin. Jos olisimme jatkaneet Kahvila Lemmen parissa, olisimme parantaneet liiketoimintaa oppimamme perusteella. Vaikka monessa tiimissä on vastusteltu kahvilaprojekteja ja niitä pidetään akatemialla hieman kliseisinä, ovat ne kuitenkin todella hyviä oppiprojekteja, joista saa itsevarmuutta tekemiseen ja motivaatiota edetä eteenpäin. 

 

Lähteet: 

n.d. Budjetointi yrityksessä. Verkkosivu. Yrityksen perustaminen. Luettu 5.12.2022. 

https://yrityksen-perustaminen.net/yrityksen-budjetointi/ 

n.d. Yrityksen budjetti. Verkkosivu. OP. Luettu 5.12.2022. 

https://www.op.fi/yritykset/asiakkuus/yrittajan-talousvalmennus/taloudenhallinnan-abc/budjetointi 

U.T. Palautekulttuurin kehittäminen 2021. Blogi. Luettu 6.12.2022 

https://blogi.savonia.fi/tanjaudd/2021/09/17/palautekulttuurin-kehittaminen/ 

Contentbusiness.fi 2021. Luettu 6.12.2022 

https://contentbusiness.fi/?p=203 

 

Kommentoi