Laskutus ja sen oikea-aikainen tekeminen on elinehto yrityksen menestymiselle, sillä ilman laskutusta yritys ei saa rahasuoritteita myymistään tavaroista tai palveluista. Yrityksen on saatava säännöllisesti tulovirtaa, jotta se pystyy maksamaan omat kulunsa, kuten esimerkiksi palkat ja tuotannosta aiheutuvat laskut. Kun yritys myy tuotteitaan tai palveluitaan tulisi laskutus hoitaa mahdollisimman pian ostohetken jälkeen tai jopa saman tien oston tapahtuessa. Suurissa yrityksissä laskutuksen ja reskontran hoitaa usein oma erillinen osasto, mutta keskisuurissa ja pienemmissä yrityksissä laskutuksen hoitaa joko itse yrittäjä tai se on ulkoistettu tilitoimistolle. Tässä esseessä käsitellään perusteita laskutuksesta sekä reskontrasta. Essee perustuu Marika Hakosen, Irina Eklundin sekä Miia Roosin kirjaan Taloushallinnon taitajaksi.  

Laskutus ja myyntireskontra 

Laskutusta ja reskontraa ylläpitävän henkilön työtehtäviin kuuluu muun muassa:  

• myynti- ja ostolaskujen käsittely  
• asiakas-, tuote- ja toimittajatietojen ylläpito  
• laskuttaminen, ostolaskujen kirjaaminen järjestelmään  
• osto- ja myyntilaskujen kohdistaminen laskuille  
• ostolaskujen tiliöinti sekä kustannusten kohdistaminen seurantakohteille niiden mukaan 
• saapuvien maksusuoritusten kohdistaminen laskuille 
• ostolaskujen maksaminen  
• maksutilanteen seuraaminen  
• huomautus- ja viivästyskorkolaskujen laatiminen ja seuraaminen  

Kuten yllä olevasta luettelosta voi huomata, laskutusta ja reskontraa hoitavalta ihmiseltä vaaditaan samanlaista osaamista kuin kirjanpitäjältä. Laskutuksen ja reskontran maailma sähköistyy jatkuvasti enemmän ja alalle saapuu koko ajan uusia teknologisia ratkaisuja, jotka helpottavat niiden tekemistä. Tästä syystä taloushallintoa tekevällä ihmiselle tulee olla jatkuva halu kehittää omaa osaamistaan. Laskutusta hoitava ihminen on usein myös erittäin tärkeä osa yrityksen asiakaspalvelukokemusta, sillä juuri laskutusta hoitavaan ihmiseen ollaan yhteydessä, mikäli laskussa ilmenee jotain epäselvyyttä.  

Laskun sisältö ja merkintävaatimukset 

Asiakkaalle annettava lasku tulee olla joko paperisessa tai sähköisessä muodossa oleva tosite, joka täyttää arvonlisäverolaissa olevat vaatimukset. Lain mukaan laskuilla tarkoitetaan myös muita laskuna toimivia tositteita, kuten esimerkiksi kassakuitteja. Arvonverolisälain määräämiä pakollisia laskumerkintöjä kotimaankaupassa on laskutuspäivän ilmoittaminen, laskun numero, myyjän sekä ostajan arvonlisäverotunniste, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, ostettujen tavaroiden määrä tai palvelun laajuus, yksikköhinta tavaroille tai palvelulle sekä mahdolliset hyvitykset tai alennukset. Lisäksi laskusta tulee käydä ilmi veron peruste verokannoittain, arvolisäveroprosentti ja suoritettavan veron määrä eli arvonlisäverojen määrä yhteensä. Mikäli myyjä ei kuulu arvonlisäverorekisteriin, hän ei saa ilmoittaa laskussa arvonlisäveron määrää. Tällöin laskusta tulee käydä ilmi, että myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen. Näiden merkintöjen lisäksi laskulla on hyvä ilmoittaa maksuehto, eräpäivä, myyjän pankkitili, viitenumero sekä viivästyskorkoprosentti.  

Joskus laskumerkintävaatimuksissa voidaan hyödyntää myös kevennettyjä merkintävaatimuksia. Näitä kevennettyjä merkintävaatimuksia voidaan hyödyntää, mikäli laskun arvonlisäverollinen summa on alle 400 €, lasku annetaan vähittäiskaupassa tai muussa yksityishenkilölle tapahtuvassa myyntitoiminnassa, lasku koskee ravintola- tai kahvilatoimintaa tai henkilökuljetusta tai kuitti tulostetaan pysäköintimittarista. Kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia on:  

• laskun antamaispäivä 
• myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste  
• myytyjen tavaroiden määrä tai palvelun laajuus ja niiden laji  
• suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain.  

Mikäli asiakas suorittaa laskun maksamisen myöhässä, häneltä voidaan laskuttaa viivästyskorkoa. Korko määräytyy korkolain mukaan ja sitä alkaa kertyä heti eräpäivän jälkeisestä päivästä eteenpäin. Viivästyskorko on +7 % ja sen määrittää Euroopan keskuspankki. Viivästyskorko voidaan laskea kaavalla:  

Laskun loppusumma x viivästyskorkoprosentti x viivästyspäivien  lukumäärä / 365 

Kuluttajakaupassa viivästyskorko voi olla korkeintaan Euroopan keskuspankin ja Suoman pankin ilmoittama prosenttimäärä, mutta yritysten välisessä kaupassa viivästyskorkona on +8 %. Euroopan keskuspankki määrittää myös tämän koron. Asiakkailta saatava viivästyskorko ei ole yritykselle myyntituloa, vaan se kirjataan suorituksen yhteydessä erikseen arvonlisäverottomiin myynteihin.  

Reskontra 

Laskutus tapahtuu nykyään yleensä tietokoneen kautta jollain laskutusohjelmalla. Erilaisia laskutusohjelmia on netti pullollaan, joista jokainen voi löytää omaan tarpeeseensa sopivimman vaihtoehdon. Valmiiden ohjelmien hyödyntäminen helpottaa laskujen luomista, sillä niissä on usein valmiina kentät kaikkiin laskusta pakollisena löytyviin tietoihin.  

Laskutus- ja suoritustietoja ylläpidetään myyntireskontrassa. Mikäli laskutukseen hyödynnetään valmista laskutusohjelmaa, siirtyy asiakkaalta laskutettu lasku automaattisesti myyntireskontraan.  Myyntireskontran avulla seurataan avoimia laskuja sekä maksettuja suoritteita ja lisäksi sen kautta voidaan lähettää asiakkaalle maksukehotuksia ja viivästyskorkolaskuja. Vähintään kerran kuukaudessa myyntireskontrasta siirretään laskutustiedot kirjanpitoon. Kuun lopussa voidaan myös tarkistaa, täsmääkö myyntireskontrassa näkyvät avoimet laskut kirjanpidon myyntisaamiset-tilin saldon kanssa.  

Myyntireskontran lisäksi yrityksillä on ostoreskontra, jossa seurataan yritykseen saapuvia ostolaskuja. Myös ostoreskontrasta siirretään vähintään kerran kuukaudessa tieto kirjatuista laskuista kirjanpitoon. Ostoreskontrassa avoimina näkyvien laskujen summa tulisi täsmätä kirjanpidon ostovelat-tilin kanssa.  

Yhteenveto 

Laskutuksen ja reskontran parissa työskentelevältä henkilöltä vaaditaan hyvin tarkkaa ja täsmällistä otetta, sillä ollaan tekemisissä tarkkojen lukujen kanssa. Lisäksi laskutukseen liittyy paljon erilaista lainsäädäntöä, jota tulee noudattaa laskuja luodessa asiakkaille. Tästä syystä yrittäjälle voi olla järkevämpi vaihtoehto laskutuksen ja reskontran ylläpidon ulkoistaminen. Näin yrittäjälle jää enemmän aikaa itse yritystoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen.  

Lähteet:  

Hakonen, M., Eklund, I. & Roos M. 2016. Taloushallinnon taitajaksi. Helsinki: Sanoma Pro Oy.