Rekrytoijan muistilista

Uusiin asioihin hyppääminen on mielenkiintoista oppimisen aikaa. Olemme kokeneet monenlaisia haastattelu- ja rekrytointitilanteita, mutta nyt kun löysin itseni rekrytoijan puolelta, tätä asiaa tarkastelee aivan eri tavalla.

Hyvä rekrytointi on hyvää asiakaskokemusta. Ihminen on valmis antamaan aikaansa ja osaamistaan yrityksen asiakaslupausten toteuttamiseen hakiessaan työpaikkaa, joten rekrytointikokemuksella on suuri rooli työntekijän mielikuvasta yrityksestä. Tässä esseessä avaan muutamia seikkoja, joita on hyvä ottaa huomioon työpaikkahaastattelun suunnittelussa.

Visman (Rekrytoijan muistilista, 2016) mukaan hakuammuntaa vähentää ihan yksinkertaisesti haettavan työntekijän henkilöprofiilin määritteleminen. Hakijan osaamisen, koulutuksen sekä kokemuksen määrittäminen antaa jo suuntaa valmiuksiin työtehtävään liittyen. Minkälaista osaamista ja valmiuksia hakijalla olisi hyvä olla työtehtävään liittyen? Tärkeää on myös miettiä asiaa yrityksen näkökulmasta. Mitä annettavaa meillä on rekrytoitavalle, ja miten varmistamme viihtyisän työympäristön sekä sitoutamme häntä työhönsä?

Mennäänpä sitten itse henkilöprofiiliin. Profiilin ei aina tarvitse olla liian tarkasti määritelty, vaan enemmän suuntaa antava. Ihmiset ovat kuitenkin erilaisia, ja usein eri osaamisalueiden ja persoonallisuuden yhdistelmä voikin olla juuri sopiva työnkuvaan, vaikka tietyt speksit olisivatkin poikkeavia määritellystä profiilista. Tärkeintä on tuntea juurikin ne asiat, mitkä ovat olennaisia onnistumisten ja odotusten kannalta.

Mietin tähän projektiin liittyvää henkilöprofiilia ja niitä seikkoja, jotka ovat olennaisia hakijakokemuksen sekä työn onnistumisen kannalta. Tähän profiiliin kuuluvat paineensietokyky sekä esimiesvalmiudet, vastuullisuus ja tunnollisuus. Alalle sopivaa koulutusta en lähde painottamaan liikaa, sillä työnkuva on sellainen, johon pystyy myös oppimaan oikealla mindsetilla.

Nostan Visman artikkelista myös toisen olennaisen kohdan tämän projektin kannalta. Haastattelun tavoitteiden sekä kysymyspatteriston rakentaminen ovat keskeistä rekrytointia tehdessä. Tietenkin yrityksestä ja työtehtävästä kertominen sekä kysymyksiin vastaaminen kuuluu myös osana tätä kokonaisuutta, ja siksi onkin hyvä tutustua alan työehtosopimukseen, mikäli haastateltavalta herää kysymyksiä esimerkiksi palkkaan liittyen tai työaikoihin / vapaapäiviin.

Kysymyspatteriston rakentaminen onkin sitten oma juttunsa. Kysymykset eivät missään nimessä saa olla syrjiviä, ja täytyy olla tarkkana siitä, minkälaisen mielikuvan haastattelutilanne hakijalle antaa. Kaikki tämä liittyy hakijakokemukseen, mikä taas linkittyy yrityksen imagoon.

Mitä sitä sitten voi kysyä?

Monen google-haun sekä puhelinsoittojen jälkeen sain suhteellisen vahvan kokonaiskäsityksen siitä, millainen juuri tähän tehtävään soveltuva kysymyspatteristo voisi olla. Työssä tarvitaan johtamiskyvyn lisäksi myös tiimipelaajan taitoja, asiakaspalvelukykyä, eikä aikaisempi excel-osaaminenkaan kielitaidon lisäksi ole haitaksi.

”Tunsin, että osaamistani ja minua ylipäätään kunnioitettiin ja kysymyksille annettiin tarvittavaa tilaa. Tämä on koko hyvän hakijakokemuksen peruspilari. ”

Aikaa haastattelulle oli puoli tuntia per hakija, joten kysymyksiä ei voi olla myöskään liikaa, sillä en halunnut rajoittaa vapaata keskustelua ja siitä nousevia havaintoja. Ajattelin että 3-4 ydinkysymystä riittävät tilanteeseen, mutta halusin pelata varman päälle ja tein yhteensä 16 kysymystä, joista voisin sitten valita uuden, jos tietyt ominaisuudet ovat tulleet jo keskustelussa ilmi. Koin tämän tavan todella toimivaksi, että minulla oli myös tarkentavia ja varakysymyksiä kirjoitettuna itselleni muistiin, ja pääsinkin haastateltavien kanssa todella syvälle keskusteluissa näiden avulla.

Alla olevassa kuvassa näkyy muutama ydinkysymyksistä.

Mitä näillä mitataan?

Pääajatus haastattelussa oli eri ristiriitojen taklaaminen tai ymmärtäminen, ja vastausten avulla analyysin luominen. Jos esimerkiksi haastateltava kuvailee haastattelun edetessä vaikka hyvää johtajuutta tietynlaisena, mutta puhuu omasta johtamis/tiimipelaajatyylistään eritavalla kuin miten kokee hyvät ominaisuudet, tässä on ristiriita. Siksi koinkin että esimerkkien pyytäminen aikaisemmista kokemuksista sekä tietyistä toimintamalleista luovat mahdollisimman realistista kokonaiskuvaa hakijasta, ja yllättävät kysymykset välissä testaavat hakijan reagointi- ja ongelmanratkaisukykyä.

Ihmisen elekieltä ei myöskään voi unohtaa. Moni voi sanoa mitä tahansa, mutta loppupeleissä se miten asia sanotaan, kertoo paljon. Kävin todella hyvän keskustelun erään myymäläpäällikön kanssa, kun kyselin vinkkejä haastattelutilanteeseen. Hän nosti esille monta seikkaa, mutta elekielestä painotti tärkeäksi kaikki pienet liikkeet; puristeleeko hakija käsiään, istuuko hän levottomasti, tai miten hänen äänenpainonsa muuttuu eri kysymysten kohdalla.

Haastatteluissa testasin myös teorian siitä, että hiljaisuudella saa syvemmän kuvan. Tilanteessa, jossa koetaan että toinen on vastannut vain osittain kysymykseen, hyvä ratkaisu on olla hiljaa, katsoa toista silmiin ja odottaa noin 12 sekuntia. Tämä aiheuttaa ”psykologisen paineen” vastaajalle, ja toiselle tulee tarve selittää tai avata vielä enemmän aikaisempaa puheenvuoroansa. Tämä toimi.

Olen myös lukenut katseesta paljon ja siitä, miten voi tulkita katseen suuntaa.  Silmien liikkeestä, räpyttelystä, sekä kehonkielestä saa jo paljon osviittaa ihmisestä. On tutkittu, että mikäli oikeakätisen henkilön katse suuntautuu useasti oikealle, hän todennäköisemmin valehtelee, mikäli myös muut merkit täyttyvät. Sama pätee vasenkätisiin, mutta vain päinvastaiseen suuntaan.

Mikroilmeiden huomiointi menee jo aika syvälle, mutta tämäkin on hyvä ottaa huomioon. Mikroilmeet (esimerkiksi hymy tai katsekontakti, käsien liike) ovat pieniä, tahdosta riippumattomia liikkeitä, jotka paljastavat oikeat tuntemukset. (Huhtasaari, 2015).

Nämä ovat asioita, mitkä on hyvä tiedostaa, mutta täytyy myös muistaa, että asioita ei kannata ylianalysoida.

Miten meni?

Nyt jälkikäteen peilatessa haastattelutilanteita, voin sanoa, että onneksi kirjoitin tämän esseen. Kysymyspatteristo oli todella hyödyllinen, ja todella sovellettavissa haastattelutilanteissa. Vaikka esitinkin eri kysymyksiä, seurasin silti tarkasti, että en laittanut ketään etulyöntiasemaan, vaan kaikilta sain vastaukset oleellisiin asioihin. Tärkeänä pointtina nostan vielä luottamuksen rakentamisen haastattelutilanteessa. Työnhakija usein saattaa olla jännittynyt, ja haastattelussa halutaan kuitenkin selvittää miten ihminen käyttäytyy normaaleissa olosuhteissa. Jos jännitystä on ilmassa, ei todellinen luonne pääse kokonaan ilmoille. Kuuntele aidosti haastateltavaa, anna hänelle tilaa, mutta pitäydy kuitenkin tehtävän tasalla. Itse herätin luottamusta kysymysten asettelulla ja aidolla kiinnostuksella; kun kysyy ensin helposti lähestyttäviä ja positiivisia kysymyksiä, kuten vaikka viimeisimmästä onnistumisesta, se automaattisesti rentouttaa jo vähän työnhakijaa kun tämä pääsee kertomaan omasta onnistumisestaan. Sainkin tästä hakijalta jopa palautetta, että hän ei edes muista milloin viimeksi olisi ollut haastattelussa, jossa pystyi olemaan niin oma itsensä kuin tällä kerralla. Kun alun luottamus on rakennettu, pääsee hakijan ongelmanratkaisukykyä sekä paineensietokykyä mittaamaan jo vähän realistisemmin.

Muista, että edustat yritystäsi ja olet myös samalla luomassa hakijakokemusta, että etsimässä juuri sitä oikeata ihmistä täyttämään paikkaa.

Lähteet:

Saara Huhtasaari. Valehtelu, valheenpaljastus ja psykologia. 27.10.2015

https://saarahuhtasaari.vuodatus.net/lue/2015/03/valehtelu-valheenpaljastus-ja-psykologia

Luettu 27.3.2020

https://www.visma.fi/blog/rekrytoijan-muistilista/

Visma. Rekrytoijan muistilista. 16.3.2016.

Luettu 27.3.2020

https://www.monster.fi/rekrytointi/hr-parhaat-kaytannot/ohjeita-rekrytointiin/tyontekijoiden-etsiminen/tyohaastattelu-kysymykset/

Monster.fi. Työhaastattelukysymykset: Työnantaja, näillä kysymyksillä selvität taidot sekä motivaation.

Luettu 27.3.2020