1      JOHDANTO

Koulupoluillamme opetetaan vuorovaikutuksesta paljon. Alakoulusta saakka meidät opetetaan ottamaan toinen huomioon, antamaan tilaa ja ottamaan tilaa tarvittaessa. Meitä yritetään opettaa kunnioittamaan toisen mielipiteitä ja meitä rohkaistaan ilmaisemaan omat mielipiteemme. Opetuksesta puuttuu kuitenkin yksi iso osa-alue vuorovaikutukseen (ja menestykseen) liittyen. Tämä on neuvottelutaito.

Neuvottelemme aina, kun emme ole yksin, olemme sitten kotona sopimassa kotitöistä tai työpaikalla keskustelemassa palkankorotuksista. Jokainen vuorovaikutustilanne on omalla tavallansa neuvottelua. Sami Miettisen ja Juhana Torkin kirjassa ”Uusi neuvotteluvalta” korostetaan erityisesti tätä. Kukaan ei voi välttyä neuvottelutilanteilta. Miksi emme siis ole opetelleet pienestä saakka kasvamaan loistaviksi neuvottelijoiksi? Kirjassa sanottiin, että neuvottelutaito on paras investointi elämässä, luettuani kirjan olen täysin samaa mieltä.

Neuvottelu vaatii ennenkaikkea tunneälyä. Se on tunteiden ja tarpeiden ymmärrystä. Neuvottelijan tulee ymmärtää, mitä vastaneuvottelija tai vastaneuvottelijat haluavat. Virallisesti neuvottelu on prosessi, jossa tavoitellaan yhteistä tahtotilaa sopimuksen kautta. Sopimuksen tarkoituksena on lisäarvon luominen kummallekin, eli neuvottelutilanne toimii vastavuoroisesti. Se on hyödykkeiden vaihtoa, kapitalismia ja humanismia. Neuvotellessa toista auttamalla autat myös itseäsi ja toisinpäin.

Kirjaa lukiessani heräsi ajatus siitä, miten paljon paremmin yhteiskuntakin toimisi, mikäli jokaisella olisi aidosti taito ja halu neuvotella. Politiikot pyrkisivät kompromisseihin toisen lyttäämisen sijasta ja yritykset hioisivat loistokauppoja, pienten yhteisöjen erimieisyyksistä puhumattakaan. Miksi emme ole oppineet loistaviksi neuvottelijoiksi? Miten voisimme oppia tämän taidon, jolla parannamme mahdollisuuksiamme ihan kaikessa ja parhaassa mahdollisessa tapauksessa lisäämme myös vaurautta ja varmuutta lähellemme?

2      MITÄ NEUVOTTELIJALTA VAADITAAN?

Neuvottelijalla on oltava kyky ja halu kommunikoida erilaisten ihmisten kanssa erilaisissa tilanteissa. Neuvottelijan on hyvä osata joustaa epäolennaisissa asioissa päästäkseen tulokseen tärkeämmissä asioissa. Neuvottelutehtävässä onnistumisen lisäksi on panostettava myös neuvottelun osapuolten väliseen luottamukseen ja kunnioitukseen. Jos toinen osapuoli joutuu luopumaan kannastaan, tulisi heille tarjota kunniallinen perääntymistie. Empaattisuus edistää vuorovaikutuksen laatua neuvottelussa, sillä kyky asettua toisen osapuolen asemaan synnyttää yhteisymmärrystä ja auttaa omien näkökulmien esittämistä. (Kielijelppi – jelppiä akateemiseen viestintään, luettu 8.9.2019)

Empatia. Liike-elämässä ehkä aliarvostetuin luonteenpiirre. Erityisesti neuvottelutilanteessa tämä korostuu, koska kuten aiemmin on jo tullut ilmi, neuvottelussa on kyse ennenkaikkea tunneälystä. Pelkkä empatiakyky ei kuitenkaan riitä, vaan kasvaakseen loistavaksi neuvottelijaksi, tulee kehittää myös viestintätaitoja.

Helsinki.fi:n neuvottelutaitoja käsittelevässä blogissa puhutaan myös neuvottelijan ennakointi- ja suunnittelutaidoista, jotta neuvottelija voi valmistautua neuvotteluun sekä yhteistyö- ja osallistumisvalmiutta, joiden avulla neuvottelija voi hyödyntää valmistautumista itse neuvottelutilanteessa. Blogissa puhutaan ilmaisu- ja kuuntelutaidosta, joista neuvottelutilanteen vuorovaikutus rakentuu, mutta itse lisäisin tähän vielä tilannetajun ja ihmistuntemuksen. Mielestäni vahva ihmistuntemus auttaa meitä neuvottelutilanteeseen valmistautumisessa.

Neuvottelijan tulee myös luottaa itseensä, jotta hän voi kuunnella omaa intuitiotansa ja luottaa vaistoihinsa. Neuvottelutilanne kuitenkin on inhimillisten elävien olentojen välien vuorovaikutustilanne, jossa vaistot ohjaavat.

2.1    KUUNTELUTAIDOT

Kuuntelu. Niin päivänselvä asia, etten itsekään ollut koskaan varsinaisesti ajatellut, että neuvottelutilanne vaatii myös aktiivista kuuntelua. Mutta miten voit rakentaa oman neuvottelustrategiasi ja luottaa vaistoihisi, jos et ole kuunnellut esimerkiksi vastapuolen perusteita? Aivan, et mitenkään. Vastaneuvottelijaa tulee siis kuunnella ja kunnioittaa. Bloginkin mukaan näin saa selville toisen osapuolen asenteita, perusteluita ja tavotteita, joiden perusteella sinä neuvottelijana voit kulkea kohti omia tavoitteitasi.

Iso osa kuuntelutaitoja on myös toisen kunnioitus. Toki totta on, että eri kulttuureissa esimerkiksi puheen keskeytys merkitsee eri asioita, mutta meillä Suomessa esimerkiksi se puheenvuoron keskeytys koetaan loukkaavana ja epäkunnioittavana. Keskeyttäminen on suora merkki siitä, ettet kuuntele, tai edes halua kuunnella vastaneuvottelijaa. Sami Miettisen ja Juhana Torkin kirjassa kuitenkin korostettiin sitä, että esimerkiksi  Etelä-Euroopassa keskeyttäminen ei ole lähellekään yhtä suuri loukkaus, vaan se kuuluu heidän kiivaaseen kulttuuriin. Tässäkin tärkeää on siis tilannetaju. Älä keskeytä jäyhää suomalaista toimitusjohtajaa, tunne vastaneuvottelijasi.

2.2    VIESTINTÄTAIDOT

”Selkeän, vakuuttavan, huomaavaisen, asiallisen ja eloisan kielenkäytön hallinta auttaa neuvottelijaa saavuttamaan tavoitteensa” (Neuvottelutaidot, blogs.helsinki.fi). On siis tärkeää, ettet mumise, mutta mielestäni kaikkein tärkeintä on viestiä aidosti. Jos tyylisi on rento, älä esitä liian asiallista. Tässäkin pitää luonnollisesti käyttää pelisilmää, mutta mielestäni jokaisessa vuorovaikutus- tai viestintätilanteessa kaikista tärkeintä on olla aito ja avoin. Tällöin myös vähentää vastapuolen epävarmuutta, joka lukemani kirjan perusteella on avainasemassa onnistuneeseen lopputulokseen. Neuvottelijan tulee viestiä niin, että vastapuoli tuntee olonsa varmaksi ja luottavaiseksi. Älä siis näytä taktikoivasi tai panttaa tietoja ja rakenna viestinnälläsi neuvottelun rakenteesta houkutteleva.

Neuvottelutilanteessa on tärkeää vakuuttaa toiset neuvottelijat ratkaisuvaihtoehtosi kannalle. Tässä apuna toimii verbaalinen viestintä, puheenvuorojen jäsentäminen, havainnollistaminen ja vankka argumentointi. Kehittämällä puhetaitojasi kehität tietämättäsi myös siis neuvottelutaitojasi. Neuvottelutilanne on Helsinki.fi:n blogin mukaan kuitenkin prosessi, joten kaikkea tietoa tai perusteluita ei tiivistetä samaan puheenvuoroon. Mielestäni kaikkia perusteluita ei edes kannata kertoa heti, vaan ne kannattaa ns. säästää vasta-argumenttien varalle.

Verbaalisten viestintätaitojen lisäksi on erityisen tärkeää ottaa huomioon nonverbaalinen viestintä. Esimerkiksi kehonkieli voi kertoa meille paljon enemmän, kuin lause jonka päästät suustasi. Kuten aiemmin jo kerroin, on neuvottelutilanteissa erityisen tärkeää herättää luottamusta ja näyttää varmalta. Tämän osoitat parhaiten kehonkielellä. Neuvottelijan tulee aina tiedostaa oma olemus ja pyrkiä kehittämään sen hallintaa.

Lisäksi aktiivisella kuuntelulla ja nonverbaalisella viestinnällä osoitat kiinnostusta puheenvuoron esittäjää kohtaan. Nonverbaalista viestintää on muun muassa katsekontakti ja päännyökyttely. Itse pidän tärkeimpinä nonverbaalisina keinoina juurikin katsekontaktia sekä reipasta kädenpuristusta. Onnistunut nonverbaalinen viestintä herättää positiivista neuvotteluilmapiiriä ja halua päästä ratkaisuun toisen osapuolen kanssa (Kielijelppi, luettu 8.9.).

Blogitekstissä omien tunteiden tunnistamisen sanottiin olevan tärkeää, mutta mielestäni se on tärkeintä nonverbaalisessa viestinnässä. Tunnistamalla tunteesi varmistat sen, ettei sinulla tule sanottua mitään sopimatonta tai paljastettua omia reaktioita väärällä hetkellä.

2.2.1 KYSYMYSTEKNIIKKA

Kyseinen tekniikka on minulle luonnollisin keino herättää keskustelua, minkä takia nostan tämän tähän erikseen. Kysymällä erilaisia asioita osoitat huomaavaisuutta ja kunnioitusta ja oikeanlaisilla kysymyksillä ohjaat keskustelua haluamaasi suuntaan.

Oikeanlaiset kysymykset oikealla hetkellä on osa tehokasta ja vakuuttavaa neuvotteluviestintää. Niiden avulla saa selville esimerkiksi asiatietoja ja mielipiteitä. Kysymysten avulla voidaan myös tarkistaa vastaneuvottelijan mukanaolo tai selventää sopimuksen tiettyjä yksityiskohtia. Riittävän väljillä kysymyksillä jätetään myös tilaa pohdinnalle (Kielijelppi, luettu 8.9.). Mielestäni väljillä kysymyksillä ja yhteisellä pohdinnalla voidaan myös päästä lopputulokseen, joka on kummallekin mieluinen, muttei ollut kummankaan osapuolen suunnitelmissa.

Suljetuille ja tiukoillekin kysymyksille on tietenkin paikkansa, niillä pystytään helposti täsmentämään vastaneuvottelijan kantaa. Koen itse asian niin, että neuvottelutilanne on hyvä aloittaa väljillä kysymyksillä, joilla ohjaillaan tilannetta tiettyyn suuntaan, mutta loppumetreillä on hyvä heittää ilmoille tarkasti rajatut kysymykset, joilla tilanne viedään ikään kuin maaliin.

Kysymystekniikan avulla saat myös tarvittaessa itsellesi lisäaikaa oman vastauksesi miettimiseen.

Kuvitellaan tilanne, jossa neuvottelet isosta diilistä. Kerrot asiakkaalle miten hinta muodostuu. Hinta on kohtuullisen korkea ja olet juuri perustellut hyvin vahvasti hinnan. Asiakas kysyy miksi kilpakumppaniltasi saa palvelun halvemmalla ja hämmennyt kysymyksestä. Voit joko vastata, ettet osaa sanoa, tai voit kysyä vastakysymyksen, jolla selvität kilpakumppanisi hinnoitteluperiaatetta: ”Onko x tarjouksessa mukana myös x?”. Asiakkaan miettiessä vastausta saat hieman enemmän aikaa vasta-argumentointiin, joka parhaillaan johtaa siihen, että tarjouksista juuri sinun tarjouksesi voittaa.

Neuvottelutilanteessa neuvottelijan tulee näyttää varmalta eikä epäröinnille ole tilaa. Edellä mainitussa tilanteessa neuvottelija olisi joko voinut menettää kaupan epäröimällä tai olemalla hiljaa, tai vaihtoehtoisesti näyttää varmalta kyseenalaistamalla ja kysymällä vastakysymyksen.

3       PERUSTAIDOT

Edellisissä kappaleissa listattujen asioiden lisäksi hyvältä neuvottelijalta tulee löytyä neljä perustaitoa. Kirjan Uusi Neuvotteluvalta (Miettinen, Torkki, 2019) mukaan nämä ovat valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus.

Neuvottelijalla tulee olla valtaa, jotta hän pystyy neuvottelemaan. Yleensä neuvottelutilanteen voittaa se, jolla on enemmän valtaa. Tottakai poikkeuksia on, mutta neuvottelijan tulee päästä valta-asemaan jollain tavalla. Kunniattomat neuvottelijat tekevät sen solvaamalla vastaneuvottelijaa, kunnialliset tekevät sen kunnioittamalla vastaneuvottelijaa tai omaamalla jo valmiiksi korkeamman statuksen.

Erityisesti miehen ja naisen välisessä neuvottelutilanteessa valta-asema on haastava, koska monessa kulttuurissa nainen mielletään alempiarvoiseksi. Tällaisessa neuvottelutilanteessa nainen joutuu siis työskentelemään enemmän saavuttaakseen valta-aseman, kun mies voi saavuttaa sen vaan esimerkiksi tytöttelemällä, millä mies alentaa naisen hänen alapuolellensa. Neuvottelussa niskan päällä on se, jolla on valta.

Analyyttinen neuvottelija taas purkaa tilanteen niin sanotusti osiin, jolloin asioita on helpompi järjestellä. Analyyttinen neuvottelija myös tukeutuu analyyseihin, tilastoihin ja hänellä on kyky ratkaista ja tarkastella monimutkaisia tilanteita. Neuvottelutilanteissa tällainen neuvottelija osaa myös muodostaa käsityksiä päätöstensä tueksi sekä tuoda ne ilmi johdonmukaisesti. Kuulostaa hyvän neuvottelijan piirteiltä. Mielestäni tämä on jokseenkin luontainen ominaisuus, jota voi olla haastava kehittää, muttei suinkaan mahdoton.

Sosiaalisuus on ehkä päivänselvin hyvän neuvottelijan taito. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokainen hyvä neuvottelija on välttämättä ekstrovertti, mutta ihmisten seurasta nauttiminen ja taito heittäytyä sosiaaliseen tilanteeseen luonnollisesti helpottaa neuvottelutilannetta.

Nämä kolme taitoa löytyy varmasti helpostikin monestakin ihmisestä ja niitä voi kehittää, mutta neljänneksi taidoksi kirjassa listattiin periaatteellisuus. Eli siis se, että neuvottelija seisoo jonkun asian takana. Periaatteellisuus karsii kunniattomat neuvottelijat ja on niin kirjan, kuin minunkin mielestäni tärkein kestävän menestyksen tekijä.

4      JOHTOPÄÄTÖKSET

Elämä on neuvottelua, joten siinä tulee kehittyä. Jokainen meistä varmasti osaa jollain tasolla keskustella tai väitellä, mutta erikoistumalla neuvottelutaitoihin parannat mahdollisuuksiasi menestyä niin arjessa kuin työelämässäkin. Parannat mahdollisuuksiasi edetä urallasi tai kehittää intohimon kohdettasi.

Neuvottelutaidot ovat loppujen lopuksi monimutkainen asia, johon on yksinkertaiset ratkaisut. Kaikki meistä ei ole syntyneet neuvottelijoiksi, mutta jokaisella on mahdollisuus kehittää näitä taitoja. Yksinkertaistettuna neuvottelu on yhteistyötä, jossa jaetaan tiedot ja taidot. Parhaimmillaan neuvottelu hyödyttää kumpaakin osapuolta, mutta tämä vaatii jo kaksi hyvää neuvottelijaa.

Kirjan mukaan neuvottelijan tulee tuntea omat rajansa ja tiedostaa, mitä hän todella tarvitsee. Vain tällä tavalla neuvottelija voi keskittyä olennaiseen ja saavuttaa halutun päämäärän tai kompromissin. Neuvottelijan tulee myös tiedostaa etukäteen neuvottelutilanteen riskit, jotta suurimmilta vahingoilta vältytään. Neuvottelija ei voi myöskään mennä neuvottelutilanteeseen ilman ennakkokäsitystä siitä, millainen voitto on saavutettavissa. Tavoitteet ovat aina tärkeitä, niin neuvotteluissakin. Ilman tavoitteita neuvottelija jää helposti vahvemman ja tiedostavamman neuvottelijan jalkoihin.

Menestymme, kun saamme mitä haluamme, mutta onnellisia olemme vasta, kun haluamme mitä saamme – Nalle Wahlroos

LÄHTEET

Miettinen S., Torkki J. 2019. Uusi neuvotteluvalta – saat mitä neuvottelet, et mitä ansaitset

https://blogs.helsinki.fi/kielijelppi/neuvottelutaidot/