Vuoden 2022 alussa valitsimme meidän osuuskunnallemme uuden BL:n eli business leaderin. BL:n tehtävä on vastata tiimistämme kokonaisvaltaisesti ja johtaa sitä kohti yhteisiä tavoitteitamme. Tavanomaisesti BL on määrittänyt itselleen avuksi myös MaVi päällikön eli markkinointi- ja viestintäpäällikön, joka on koonnut itselle ympärilleen pienen tiimin avuksi hoitamaan tiimin markkinointia ja viestintää. Toinen hyvin yleinen rooli kaikissa Proakatemian osuuskunnissa on talouspäällikön rooli, jonka tehtävä on vastata tiimiyrityksen taloudesta sekä kirjanpidollisista asioista yhdessä yrityksen kirjanpitäjän kanssa. Sain kunnian olla Samoan luottamuksen arvoinen ja minulle tarjottiin mahdollisuus olla meidän tiimimme talouspäällikkö keväällä 2022. Saatuani tämän roolin ensimmäinen tehtäväni olikin rakentaa ympärilleni taloustiimi, jonka kanssa hoidimme yhdessä tiimiyrityksemme taloutta. Loppujen lopuksi meitä oli yhteensä 5 hengen rautainen kokoonpano kasassa.

Taloustiimin tehtävät

Taloustiimillä on paljon moninaisia vastuita ja tehtäviä hoidettavanaan. Kaikkia tehtäviä ei todellakaan ole kirjoitettu selkeästi ylös mihinkään vaan välillä tiettyjen rutiinin omaisten toimenpiteiden lisäksi voi tulla muitakin vastuita mitä ei ole osannut kuvitellakaan vielä vuoden alussa. Viimeisimpänä esimerkkinä taloustiimin vastuulla on ollut hankkia yritykselle toiminnantarkastaja, jonka tehtävä on tarkastaa edellisen vuoden tilinpäätös. Tavallisimpia taloustiimin tehtäviä on sähköisen taloushallinto ohjelman ylläpitäminen eli laskujen lähettäminen, tarkistaminen ja ostolaskujen hyväksyminen. Taloushallinto järjestelmän kautta olemme myös maksaneet kuukausittain tilitettävät arvonlisäverot. Olemme taloustiimin kanssa myös tehneet tänä keväänä budjetin tiimiyrityksellemme ja seuranneet sen toteutumista ja päivittäneet sitä samalla tarvittaessa. Välillä meidän tehtävämme on ollut raportoida luvuistamme koko koulun yhteisissä tilaisuuksissa, projektoreissa. Olemme myös päivittäneet meidän tiimimme sisäistä reskontraa eli tuttavallisemmin ”ressua”, josta näkee kuinka eri projektit sekä yksittäiset henkilöt ovat tuottaneet sekä kuluttaneet rahaa meidän osuuskuntamme sisällä.  Yksi valitettavan yleinen tehtävä on kuitenkin ollut muistuttaa tiimiläisiämme puuttuvista Prisman kuiteista, joita ei ole muistettu skannata kirjanpitoa varten sähköiseen kuitti kansioon… Talousasioiden opettaminen muille tiimiläisille on kuitenkin ollut erittäin mukavaa.

Taloustiimin opit ja kopit

Kevät taloustiimissä talouspäällikkönä on mennyt hyvin nopeasti ja mukavasti. Välillä toki monet kiireet ja vastuut ovat rehellisesti myös stressanneet kiitettävästi. Taloustiimi on kuitenkin ollut erittäin opettavaista ja antoisaa. Olen itse pyörittänyt jo aiemmin oman yritykseni talousasioita, mutta isomman melkein 20 henkilön osuuskunnan talouden pyörittäminen on tuonut paljon uudenlaisia haasteita vastaan mitä varmasti kohdataan isommissakin yrityksissä. Olenkin onnellinen, että minulla on ollut hieman kokemusta etukäteen, niin olen osannut ja ymmärtänyt hoitaa perusasiat niin kuin pitääkin. Olen myös erittäin kiitollinen siitä, kun muut taloustiimiläiset ovat kiitelleet ja kokeneet oppivansa uusia asioita myös minulta samalla kun olen itsekin perehtynyt uusiin asioihin. Varmaan paras ja mieltä lämmittävin kommentti on ollut se, kun yksi taloustiimimme jäsenistä kertoi kokevansa olonsa turvalliseksi ja varmaksi taloustiimissä työskennellessään, kun olin siellä apuna ja vastuussa.

Taloustiimillä on myös ollut haasteita. Välillä on ollut vaikea löytää yhtä sopivaa rakoa, jolloin kaikki pääsisivät paikalle hoitamaan talousasioita yhdessä. Meillä oli sovittuna viikoittaiset talouspalaverit mitkä olivat ehdottoman tärkeitä, mutta huomasimme pian niiden vain hujahtavan ohitse. Oppina voinkin suositella seuraavalle tai muille talouspäälliköille varaamaan ainakin 3h tuntia viikossa yhteistä aikaa taloustiimille ja jakamaan roolit ja tehtävät siten, että asiat jotka voivat hoitaa itsenäisesti tai pienemmällä porukalla hoituisi omalla ajallaan.

Yksi iso haaste on ollut myös tiimin sisäinen kommunikaatio. Välillä on ollut paljon tekemistä selvittää mitkä kuitit tai laskut kuuluvat millekin projektille, jotta olemme voineet ylläpitää tiimimme sisäistä ressua ja varmistaa ovatko saapuneet laskut oikein. Muutenkin koen, että taloustiimi olisi voinut olla enemmän mukana eri projekteissa ja auttamassa heidän talousasioiden suunnittelussa. Olenkin oppinut miten tärkeää yrityksen sisäinen kommunikaatio ja viestintä on yrityksen koon kasvaessa ja ymmärrän paremmin miksi erilaiset päätöksen teot joillain isommilla yrityksillä hankintoihin liittyen voi kestää yllättävänkin kauan.

Puolivuotta meni kuin hujauksessa ja voisin ehdottomasti suositella kokemusta myös muille Proakatemian tuoreille tiimiyrittäjille. Tulevaisuuden menestyvän yrittäjän tulee ymmärtää oman yrityksensä talous sekä kirjanpito. Koulussa on vielä erittäin matala kynnys hypätä mukaan taloustiimiin oppimaan. Sinun ei välttämättä tarvitse tietää yrityksen taloudesta mitään ennakkoon vaan asenne oppia ratkaisee. Suosittelen hankkimaan tuoreelle yritykselle hyvän ja opettavaisen kirjanpitäjän, jolta voi kysyä apua tilanteessa kuin tilanteessa. Hyvään kirjanpitäjään kuluu jonkin verran rahaa, mutta hänen avullaan varmasti myös säästätte rahaa, kun ette esimerkiksi muista maksaa veroja ajoissa. Muistakaa, että apua voi aina kysyä myös vanhemmilta tiimiyrittäjiltä.

Lähteet:

Gibson-Graham, J.K., Cameron, J., Healy, S. & Talvikallio, E. 2019. Elävä talous. E-kirja: Vastapaino.