Palasin viime kesänä vanhaan työpaikkaani kesä hessuksi. Oli jännittävää palata työpaikalleni vuoden opiskelun jälkeen proakatemialla. Työpaikallani on otettu ketterä toimintamalli käyttöön 2020 keväällä ja kerkesin työskentelemään virallisessa ketterässä organisaatiossa ainoastaan yhdeksän kuukautta, ennen kuin lähdin opiskelemaan. Toki pääsin olemaan toimintamallin käyttöönoton keskiössä valmentajana ja ketterä vauhdittajana, mutta paljon jäi kysymysmerkkien varaan lähtiessäni opiskelemaan.

Ensimmäinen opiskeluvuoteni antoi minulle erinomaisen tavan katsoa ketterää mallia toisesta näkökulmasta, kun lähdimme tiimiyritystämme rakentamaan hyvin paljon Agile -malli keskiössä. Myös itseohjautuvuus ja jatkuva oppiminen oli hyvin suuria teemoja Proakatemialla opiskelussa. Tästä syystä oli hyvin kiinnostavaa nähdä, miten prosessi oli kehittynyt vuoden aikana suuressa organisaatiossa ja varsinkin palvelun tuotannon osastossa.

Ketterä mallia on käytetty jo pitkään erinäisissä koodaus ja peli firmoissa, missä erikois ipalla marinoidut ”hipsterit” voivat viettää pitkiäkin työpäiviä trendikkäillä toimistoilla pelaten pleikkaria ideoiden ja innovoiden jotain todella laadukasta ja merkityksellistä projektia. Tuossa ympäristössä ketterä malli toimii usein erinomaisesti, mutta suuren asiakas määrän ja paineen alla tuotannossa, kuten asiakaspalvelun tai back office tehtävien parissa, ketterä mallin toteuttaminen saattaa olla hieman haastavampi tehtävä. Paineen alla ei usein huomata pysähtymisen tai yhdessä sparraamisen merkitystä tai sille ei kerta kaikkiaan tunnu olevan aikaa.

Jo ensimmäisenä päivänä varasin itselleni sparraus ajat esimiehien, ketterä valmentajien ja muutaman vanhan työntekijä kollegan kanssa. Ajatus siitä, että nyt ei ehdi tai ei ole energiaa ei vaikuttanut määrätietoiseen aikojen varaamiseen, vaan onnistuin lähtemään kevään jälkeen puhtaalta pöydältä vanhan tehtäväni pariin. Ilmoitin olevani todella kiinnostunut oppimaan lisää ketterästä opiskelu kevään jatkoksi ja onneksi työpaikallani oltiin tähän todella myönteisiä. Sain siis varattua jo hyvin varhaisessa vaiheessa kesää itselleni aikaa keskustella komentoketjun eri osien kanssa heidän kokemuksistaan menneestä vuodesta.

Harmikseni huomasin, että esimiehet tai valmentajat olivat oppineet selvästi lisää ketterän organisaation toiminnan teoriasta erinäisten valmennusten tai palaverien kautta, mutta ruohonjuuri tasolla, tuotannossa, ketterä malli oli edelleen hieman mysteeri. Se mitä Proakatemialla opiskelu ja aiheen tiimoilta muista lähteistä opiskelu opetti, että Ketteryys on ajatusmalli. Se on ideologia ei sellaisenaan tiimin toimintamalli. Jotta ketterä organisaatio voi oikeasti kehittyä ja Ketterä voidaan ottaa toimintamalliksi, tulee ajatusmalli olla osana päivittäistä tekemistä ihan asiakas rajapinnasta alkaen.

Käytyäni keskustelua esimiesten kanssa, pääsin sparraamaan itse ohjautuvan organisaation mallista niiden henkilöiden kanssa, kenen päivittäiseen tekemiseen ketterä ei ollut päässyt vielä valumaan ylhäältä alaspäin. Vanhat kollegat ja tiimin jäsenet, ketkä tekevät 40 tuntisia viikkoja puhdasta tietotyötä tietokoneen ääressä hetkittäin jopa hyvin suuren paineen alla tuntuivat olevan turhautuneita ja pettyneitä ketterä malliin. Asioiden oli pitänyt muuttua tehokkaammiksi ja ketterämmiksi nimensä mukaisesti, mutta kokemus oli, että uudet erikoiset mallit ja tehtävät eivät todellakaan olleet helpottaneet työn taakkaa. Merkityksellisin tapaaminen ja ajatusten vaihto tapahtui lounaalla erään pitkään osastolla toimineen konkarin kanssa. Hän kertoi, että työmäärä on lisääntynyt ja etenemismahdollisuudet olivat vähentyneet, kun organisaatio muutoksessa aiemmat suojatyöpaikan omanneet oli uudelleen sijoitettu erilaisiin ketterä tehtäviin ja aiempia suoria esimies tai valmentaja tehtäviä ei ollut enää tarjolla. Ketterä muutos ei ollut tuonut toivottuja tuloksia ja toiminta tuntui edelleen sekavalta. Tämä toi todella mielekkään vastakkain asettelun omalle ketterä innostukselleni. Kaikki ei voi mennä niin kuin kirjoissa tai teoriassa. Sovimme tämän konkarin kanssa, että nyt on aika ottaa aikalisä ja pohtia yhdessä, mitä voimme asialle tehdä. Tämä konkari oli hieman epäileväinen, voimmeko poistua työtehtävistämme ruuhkaisen tilanteen aikana palaveeraamaan yhdessä strategiaa tämän ongelman ratkaisuun, sillä hän koki että se ei ole meidän tehtävämme vaan joidenkin muiden. Innostuin tästä epäilystä, sillä minun mielestäni se oli juurikin meidän tehtävämme. Sitä tarkoittaa ketterä ajatusmalli, että jos emme me niin ei ketkään muutkaan.

Ilmoitimme linja vastaavalle pitävämme sparrin kertomastamme aiheesta ja puolsimme että tämä on nyt sitä ketterää, miten me voimme sitä parhaamme mukaan toteuttaa.

Ennen sparria teimme nopean kysely kierroksen vielä työntekijöiden parissa, että miten he näkevät ketterän, mitä he kaipaavat ja mikä heidän työssään motivoi. Selvisi, että työntekijät kokivat päivittäisen tekemisen raskaaksi, sillä punainen lanka tekemisestä oli korkeintaan haalean vaalean punainen ja kovan työtahdin keskellä ei ole aikaa jäsennellä koko ajan saapuvaa tietotulvaa substanssi tekemisen ja ketterä mallin jatkuvista muutoksista. Kyseessä on todella suuri ongelma yhden aamupäivän aikana ratkaistavaksi ja minulla oli koko ajan suuri luotto, että myös johto porras yritti tätä samaista ongelmaa ratkaista. Heillä toki saattaa muodostua oma visionsa tapahtumista ja oman tekemisen paineen alla ei muista aina pysähtyä kysymään työntekijän vinkkeliä. Rajasimme tuon aamupäivän aikana tämän konkarin johdolla ensimmäiseksi pois aiheita, mihin emme pysty suoranaisesti heti vaikuttamaan. Kumitetuiksi joutuivat todella nopeasti ajatukset suurista muutoksista toimintamalleihin ja aina kumitusta tehdessämme palasimme ajatukseen, mikä tuo työntekijälle merkityksellisyyden tunnetta ja intohimoa omaan tekemiseen. Emme voi hetkessä poistaa ongelmia, mutta mitä työkaluja voimme tarjota, jotta ongelmat lähtevät korjaantumaan itsekseen. Miten saamme pettyneet ja väsähtäneet työntekijät kokemaan itsensä arvokkaaksi, kokevat kehittyvänsä ja lähtevät itsenäisesti ajattelemaan ketterästi? Samalla kun yritimme kuumeisesti pohtia, että mitä voisimme tehdä, huomasin miten tämän konkarin silmät alkoivat kirkastua ja hän alkoi ajattelemaan ketterästi.

Muistelimme, miten olimme olleet tämän kollegan kanssa aivan liekeissä, kun olimme saaneet joskus kauan aikaa sitten asiakaspalveluun samanlaista valmennusta, mitä panttivanki neuvottelijoille annetaan. Hullu konsepti, mutta toimiva. Tuntui, että siinä opetettiin muutakin, kuin asiakaspalvelua. Annettiin valmennusta oikeasti ja se tuntui kehittävän ammattilaisena, ei pelkkänä asiakaspalvelijana. Jotain tämän kaltaista pitäisi saada. Valmennusta, mikä saa tekijät tuntemaan kehittyvänsä ammattilaisina, ei pelkästään substanssi tekijöinä. Yksinkertainen ja helposti toteutettava tapa luoda merkityksellisyyttä työhön tuntuu toistuvasti olevan uuden oppiminen.

Tämän lyhyen yhteisen ajatteluhetken seurauksena saimme jotain konkreettista suunnitelmaa paperille, minkä voisimme viedä tiimillemme ja johdolle ehdotettavaksi. Vaikka olimme tiimin tekemistä raskauttaneet hetkellisellä poissaololla, oli lopputulos kuitenkin tiimiläistemme mukaan erinomainen. Ei mennyt pitkään kun rattaat alkoivat pyöriä ja ilmoitus ulkopuolisen konsultointi firman valmennuksista tuli tiimille. Olimme saaneet jotain konkreettista ja ketterää aikaiseksi.

Harmillisesti itse ehdin lähteä takaisin koulun penkille, ennen kuin tämä valmennus toteutettiin. Kuulin kuitenkin jälkikäteen, että kyseessä oli ollut oikea askel kohti ketterää toimimista tiimissä.

Lähde: 3kk päivittäistä työskentelyä Ketterässä organisaatiossa kesällä 2021