Tampere
28 May, Tuesday
28° C

Proakatemian esseepankki

Keskusteluälykkääksi painetilanteissa



Kirjoittanut: Iidaliina Manninen - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Keskusteluälykkyys painetilanteissa
Helena Åhman
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Kirjoittanut Petra Kokko ja Iida Manninen

 

Oppimismallimme sekä ympäristö altistavat meidät lähes päivittäin erinäisten keskustelujen äärelle. Koulun lisäksi erilaisia, joskus haastaviakin, keskusteluja käydään niin työpaikoilla kuin arjessa muutenkin. Keskustelut, tässä tarkastelussa nimenomaan vaativat sellaiset, saattavat joskus yllättää meidät. Saatamme helposti olettaa keskusteluiden menevän tietyllä tavalla ja lopputuloksen olevan itselle mieluinen. Tuskinpa kovin moni tieten tahtoen hankkii itsensä konfliktin tai muun hankalan asian keskelle. Vaikka osaisikin välttää tällaisia asioita taitavasti, jokainen kuitenkin joka tapauksessa kohtaa vaikeita keskusteluja ja neuvotteluita jossain kohtaa elämäänsä.

 

Oletko koskaan miettinyt, kuinka valmis olet kohtaamaan tämän tyyppisiä keskusteluita? Oletko kuullut neuvoja näihin tilanteisiin? Jos vastasit jälkimmäiseen kysymykseen kyllä, suosittelemme vahvasti tämän esseen lukemista loppuun asti. Suosittelemme joka tapauksessa, oli vastauksesi mitä tahansa.

 

Jokaisen meidän arkeemme sisältyy dialogia, vuoropuhelua. Yleensä nämä keskustelut menevät hyvin, kun molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä ja asioihin on saatu molempia miellyttävä ratkaisu. Sitten kun asiat eivät menekään niin kuin pitäisi, saattaa keskustelu kiristyä konfliktiksi. Vaikka tässä tilanteessa psykologinen turvallisuuskin olisi kunnossa ja tilanteelle olisi suotuisa ympäristö, saattaa silti oma havaintotutka olla niin sanotusti pielessä. Jotta tämä oma tutka – eli intuitio, saisi suotuisimmat eväät toimia, tarvitaan pientä kurkistusta Åhmanin ajatuksiin. (Åhman 2019, 37–39).

 

KUVIO 1. Keskustelusta neuvotteluun ja konfliktiin (soveltaen Åhman, 2020, 39).

 

Åhmanin kuvaamassa yllä olevassa janassa keskustelusta kohti kriisin hallintaa, se monimutkaistuu, tunteet kuumenevat ja saattavat vääristää totuutta sekä tilannetaju voi heikentyä. Näin saattaa käydä helposti ihan tavallisen keskustelun kanssa. Jos tilanne on eskaloitunut, kannattaa pyrkiä ratkaisemaan ja selvittämään tilanne mahdollisimman pian. Tunteet ja asenteet saattavat usein jäädä vellomaan ja vaikuttamaan yhteisössä tilanteen jälkeen. Kun painetilanne sattuu kohdalle, on syytä miettiä, kuinka pitkälle tilanne on jo edennyt ja missä kohtaa olemme nyt. Sen avulla on helppo miettiä, mitä lähteä tekemään seuraavaksi ja tarvitaanko tilanteeseen esimerkiksi ulkopuolista sovittelijaa. Kun tiedostetaan ja osataan tunnistaa keskustelun eri vaiheet, on konflikti käännettävissä luovaksi erimielisyydeksi. Tässä kohtaa on hyvä avata hieman näiden kahden asian eroja. Konflikti tarkoittaa riitatilannetta, jossa esiintyy vastakkainasettelua ja usein myös vihaa. Se voi tuntua riitelyltä ja jättää jälkeensä usein negatiivia tuntemuksia ja vastustusta. Luova erimielisyys on taas luonteeltaan intensiivinen keskustelu, jossa osapuolten välillä on niin sanottua luovaa kitkaa. Erimielisyydet on sallittuja ja lopputuloksena on usein kaikkia miellyttävä ratkaisu. Kun konfliktin eri tilanteet ovat hallinnassa, on ihmiset todennäköisemmin valmiita keskustelemaan erimielisyyksistä avoimesti. Mitä suuremmin tämä on osa yrityksen kulttuuria, sen paremmin yhteisö voi. Petran mielestä tässä kohtaa on helppo nostaa konfliktin pelko –kortti esiin. Tämä saattaa olla omalla kohdalla este avoimelle keskustelulle ja sitä myöten osa koettua psykologista turvallisuutta. On siis tärkeä välttää asioiden turhaa kärjistämistä, vaan tuoda asiat esille keskusteluälykkäästi. Keskusteluälykkyyden tarkoitus on kääntää erimielisyydet konflikteista kitkaksi. (2019, 39–43).

 

Keskusteluälykkyyden kaava

Åhman jakaa keskusteluissa onnistumista edistävät tekijät neljään osaan:

  1. Keskustelurohkeus eli rohkeus ottaa asioita esille
  2. Itsesäätely eli osaaminen säädellä omaa olotilaa
  3. Kitkavoima eli taito luoda luovaa erimielisyyttä
  4. Tunnesiteet eli kyky luoda kytköksiä toisten kanssa

 

Keskustelurohkeus Oman olotilan säätely Kitkavoima Tunnekytkös

Kuvio 2. Keskusteluälykkyyden kaava (soveltaen Åhman, 2020, 50).

 

Rohkeus ottaa asioita esille, tunnerohkeus ja kyky kohdata omat sekä toisen tunteet juuri sellaisena kuin ne ovat, nämä ovat keskeinen osa keskustelurohkeutta. Monilla saattaa tässä heikentävänä tekijänä olla tiedottomuus, miten ottaa vaativa asia esille. Tässä taustalla usein syynä on se, että ei uskalleta kohdata niitä tunteita mitä tilanne voi aiheuttaa. Keskustelurohkea ihminen tarttuu haastaviin keskusteluihin ajoissa, eikä viivyttele niiden kanssa. (2019, 50).

 

Jokaisella meistä on mahdollisuus opetella havaitsemaan omat olotilat ja niiden vaikutukset päätöksentekoon. Tieto omista autonomisista hermostoista ja stressireaktioista ei riitä, jos emme osaa painetilanteessa säädellä niitä. Avain oman olotilan säätelyyn ja tätä kautta vaikuttaminen myös toiseen osapuoleen on itsesäätely. Voimme harjoitella esimerkiksi kysymällä itseltämme olotilaan vaikuttavia kysymyksiä. (2019, 51).

 

Me tarvitsemme kitkavoimaa ja sen aiheuttamaa energiaa ja lämpöä. Miellyttävää tulosta ei tietenkään löydy, jos vältämme kitkan luomista ja painetilanteita. Myöskään konfliktin syntyminen, eli liiallisen kitkan aiheutuminen, ei ole toivottua. On kyse siis siitä, syntyykö kitkaa tunne- tai ajatuspurkauksien takia vai keskusteluälykkäästi. (2019, 51).

 

Tunnesidettä on vaikea muodostaa, jos lähtöasetelmana on valmiiksi jo se, että toinen on väärässä ja itse on oikeassa. Silloin ollaan heti eri puolilla. Joskus suhtaudumme toiseen ihmiseen kuin epäilyttävään tuntemattomaan. Jotta emme kohtelisi toista osapuolta kuin tuntematonta täytyy rakentaa side, kytkös, joka edellyttää uteliasuutta toista kohtaan sekä hänen asioidensa ja kokemusten todesta ottamista. Onkin hyvä kysymys, mikä estää meitä kohtelemasta muita ihmisiä kuin kadoksissa ollutta ystävää – erityisesti esimiestyössä. Keskusteluälykkyydellä on suuri merkitys onnistumisiin vaikeissa tilanteissa, jolla on taas suora yhteys keskeisiin johtamistaitoihin.  (2019, 52).

 

Viiden V:n kompassi

Jotta hankalissa tilanteissa onnistuisi parhaalla mahdollisella tavalla, täytyy ensin tiedostaa oma tyyli, painekäyttäytyminen eli oma toimintapa sekä se, miten omaa olotilaa voi ohjata. Seuraavaksi kerrommekin Åhmanin kirjassa esitetystä viiden V:n kompassista. Saadakseen tilanteen sujumaan keskusteluälykkäästi, kannattaa kiinnittää huomiota hyvissä ajoin kolmeen ensimmäiseen osa-alueeseen. Jos siitä huolimatta tilanne kärjistyy, avuksi voi ottaa vielä neljännen osa-alueen. Viides osa-alue on elinehto keskusteluälykkyyden kehittymiselle. (2019, 83–84.)

 

1. Valmistele esitaidot

Esitaidot ovat perusvalmiuksia, joita kannattaa harjoitella ja pohtia ennen kuin on painetilanteessa. Painekäyttäytymisen ymmärtäminen luo perustaa keskusteluälykkäälle toiminnalle. Jokaisella ihmisellä on omat tyypilliset reagointitapansa, ja toimimme eri tavoilla lievässä ja kovassa paineessa. (2019, 90.)

 

Erilaisia painekäyttäytymistyylejä ovat:

– Välttelevä (alhainen suoruus, alhainen empatia)

– Mukautuva (alhainen suoruus, korkea empatia)

– Kilpaileva (korkea suoruus, alhainen empatia)

– Yhteistyöhakuinen (Korkea suoruus, korkea empatia)

– Kompromissihakuinen (sijoittuu näiden väliin)

(2019, 94).

 

Painetyylien ymmärtäminen on tärkeä esitaito, sillä kun asiaa on miettinyt ennalta, huomaa helpommin koska, missä tilanteissa ja olosuhteissa oma tyyli muuttuu esimerkiksi toista painostavaksi tai muuten sopimattomaksi. Kun oma tyyli ei käänny haitaksi, pystyy havaitsemaan enemmän ja hankkimaan tietoa helpommin. Keskustelun alussa on tärkeää tiedostaa oma painekäyttäytyminen, sillä keskustelun myöhemmässä vaiheessa painetilanne vie herkästi kohti omaa mukavuusaluetta, eli itselle tutuinta tyyliä kohti. Tarkastelemalla omaa käytösmallia, parhaimmillaan osaa muokata ja korjata omaa toimintaa entistä useammissa tilanteissa. (2019, 96.)

 

Mitä suurempi paine ja mitä vähemmän kontrollia tilanteeseen, sitä vahvemmin ajautuu luontaiseen tyyliinsä. Kyky selviytyä kovassa paineessa ja toimia samalla keskusteluälykkäästi alkaa sen ymmärtämisestä, että näissä tilanteissa toimimme sekä kognitiivisesti että emotionaalisesti eri tavalla kuin normaalitilanteissa. (2019, 100.)

 

Osa ihmisistä pitää vaativaa keskustelua uhkatilanteena, jota välttelee viimeiseen asti. On todella henkilökohtaista, mikä kenellekin on painetilanne. Nopeaa reagointia vaativassa keskustelussa ei välttämättä ehdi ajattelemaan eri tyylejä, mutta jokaisessa keskustelussa on aikaa hengittää pari kertaa syvään, jotka luovat edellytykset oivaltamiselle. (2019, 112.)

 

2. Viritä tunnelma

Tilanteet ovat joskus monimutkaisia, siksi arvioitaessa ihmisten ratkaisuvalmiutta kannattaa pohtia ainakin näitä asioita:

 

Ovatko ihmiset valmiita ratkaisemaan tämän tilanteen?

  • Ketkä ovat painetilanteen todelliset osapuolet?
  • Intressianalyysi eli tarpeiden ymmärtäminen, mitkä ovat ihmisten todelliset tarpeet ja pyrkimykset
  • Luottamuksen määrän arvioiminen ja lisääminen.
  • Näkemyserot, esimerkiksi kuinka monimutkaisia ja henkilökohtaisia eroja osapuolten välillä on?
  • Millaisia valta-asemia tilanteeseen liittyy? Tilannetta voi pahentaa käyttämällä valta-asemaa väärin. Onko jollakin, joka ei ole paikalla tai tilanteeseen osallisena valtaa tilanteeseen tai sen ratkaisuun?
  • Osapuolten neuvottelutyylien analysointi, onko tiedossa, miten osapuolet yleensä kommunikoivat
  • Miten ihmiset mahdollisesti reagoivat?

(2019, 138–140.)

 

Onko asia valmis ratkaistavaksi?

  • Tilanteen tunnistaminen ja kartoittaminen, miten tilanne on kehittynyt ja eskaloitunut?
  • Paineen syiden ja taustatekijöiden selvittäminen, onko tilannetta yritetty ratkaista aiemmin?
  • Ratkaistaanko oikeaa ongelmaa? Joskus yritetään ratkaista asiaa, joka ei ole varsinainen ongelma.
  • Tilanteen perusluonteen analysoiminen, onko tilanne muuttunut tai millä tavalla se on työasia?
  • Miten osapuolet kuvailisivat tilannetta, mitä tässä on tapahtunut?
  • Esteiden kartoittaminen, ne voivat olla mitä vain.
  • Miten ja millä toimenpiteillä asia pitäisi ratkaista, ja kuinka eri mieltä osapuolet ovat siitä.
  • Eri ratkaisuvaihtoehtojen vertailu ja analysointi.

(2019, 140–141.)

 

Olenko minä oikea henkilö auttamaan?

  • Koskeeko tämä asia minua?
  • Mitä tapahtuu, jos tätä asiaa ei ratkaista?
  • Mikä on minun haluttu lopputulemani, mitä minä tavoittelen tässä asiassa?
  • Mikä on riski tai palkkio?
  • Jos olisin toinen osapuoli, mitä lopputulemaa pelkäisin tai toivoisin eniten?
  • Onko minulla riittävä valta puuttua tähän asiaan?
  • Millä tavoin toinen osapuoli saattaa nähdä minut päätöksenteon esteenä?

 

Kun on päättänyt kannattaako tilannetta lähteä ratkaisemaan, ja virittänyt omaa ajatteluaan näiden kysymysten avulla, joskus on hyvä paneutua vielä syvemmälle toisen maailmaan. (2019, 143–145.)

 

3. Vapauta paine

Kommunikaatiossa on kolme tärkeää vaikuttajaa: Sanat, joita käytämme. Tapa, miten sanomme. Ja tunne, jota ilmaisemme. Joskus nämä ovat viestinnässämme ihan vahingossa ristiriidassa keskenään. Jos toinen ihminen aistii ristiriidan näiden tekijöiden välillä, viesti ei mene parhaalla mahdollisella tavalla perille. Tunnelmaa ja tilannetta luodaan äänellä, siksi sen on seurattava viestiä. (2019, 178–179.)

 

Kaikki alkaa tunnesiteen, kytköksen muodostamisesta. Keino selviytyä vaativissa tilanteissa on luoda, rikkoa, poimia ja korjata ihmisten välisiä kytköksiä. Kytkös on tunneside, jonka luomisessa tärkeää on:

  • valinnan mahdollisuus, voi sanoa mikä on ok ja mikä ei
  • vapaus voida osallistua keskusteluun haluamallaan tavalla

 

Vasta ymmärtäessään tunnesiteen koostumuksen, niitä voi tietoisesti luoda, rikkoa ja palauttaa. (2019, 200–201.)

 

4. Vahvista keskusteluälykkyys

Monimutkaisissa tilanteissa, joissa saattaa olla monenlaisia lisäpaineita, pätee samat keskusteluälykkyyden osa-alueet kuin muissakin painetilanteissa, tietyt asiat kuitenkin korostuvat. Niihin kuuluu avun pyytäminen ja egon syrjään laittaminen, muistaa, että ”ei” on vasta neuvottelujen alku, sekä mielen supervoiman hyödyntäminen. (2019, 222.)

Monimutkaisissa tilanteissa korostuu seuraavat taidot:

  • Kyky siirtyä minä-näkökulmasta me-näkökulmaan
  • Avun pyytäminen taholta, jolla on itseä parempi ymmärrys tilanteesta ja ratkaisuista
  • Out-of-box ajattelu intuition avulla
  • Muistaa, että ei-sanan kuuleminen tai epäonnistuminen ei ole keskustelujen loppu vaan alku
  • Omien epäilyttävienkin tunteiden samoin kuin yllätysten sietämisen taito

(2019, 224–225.)

 

Onkin hyvä muistaa, että jos toinen ehdottaa jotain, mihin ei sillä hetkellä voi suostua, kieltäytymisen voi tehdä monella tavalla. Esimerkiksi kysymällä ”Mikä saa sinut ehdottamaan tuota?” tai ”Miten se olisi mahdollista?”. (2019, 228–229.)

 

5. Varmista ketteryys

Pohjimmiltaan ketteryys on joustavuuteen ja sopeutumiskykyyn liittyvä ajattelutapa, ja se linkittyy itseohjautuvuuteen. Ketterä oppija osaa ottaa virheistä opikseen ja muuttua, hän sietää uusia asioita, eikä vain pitäydy tutuissa kuvioissa. Samalla kielteisistä tapahtumista löytyy helpommin merkitys, ja ne nähdään mahdollisuutena oppia. Ajatuksena on, että kaikesta otetaan opiksi, ellei jossakin asiassa onnistu. Näin epäonnistuminen ei mene koskaan hukkaan.

 

Ketterää keskusteluälykkyyttä voi opetella näillä tavoilla:

  • osana muuta arkea
  • pala kerrallaan
  • nopeasti oppimispyrähdyksin
  • kokeillen ja tietoa hakien
  • pikapalautteella
  • itseohjautuvasti
  • yhdessä ymmärrystä ja opittua jakaen

 

Kyse on siitä, että emme siirry tilanteesta toiseen samoja virheitä toistaen, vaan opimme kokemuksistamme ja erityisesti painetilanteista. (2019, 267–269.)

 

Kirjassa esitetyistä asioista on meille varmasti hyötyä niin Proakatemialla kuin tulevaisuuden työpaikoissa. Keskusteluälykkyys tulee olemaan osa tulevaisuuden johtamismallia, joka pitää hallita.

 

 

Lähteet: 

Åhman H, 2019. Keskusteluälykkyys painetilanteissa. Helsinki: Alma Talent.

Kommentoi