Tampere
29 May, Wednesday
22° C

Proakatemian esseepankki

Kalenteri kuntoon – tehokas arki



Kirjoittanut: Iines Vänninmaja - tiimistä Hurmos.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Järki töihin! - Parempien työtapojen kehittämisopas
Sami Paju
Tapani Riekki
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

 

Johdanto

Oma arkeni on viime aikoina tuntunut tehottomalta, epämotivoituneelta ja kalenterin hallinta on ollut hieman hukassa. Haluaisin panostaa elämässäni liian moneen asiaan samaan aikaan, joka saa pääni sisälle jäätävän kriisin ja koen epäonnistuvani kaikessa. Viikkoni on ripotellusti täynnä palavereja ja monen tunnin keskittymistä vaativat hetket jäävät aika vähiin. Itsemyötätuntoa ei heru tarpeeksi, vaikka se olisi välillä ihan kohdillaan. Päätin lukea Sami Paju & Tapani Riekki kirjan nimeltä: Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. Toivottavasti lukija, jolla on kenties vaikeuksia rakentaa itselleen toimivaa viikkokalenteria, saisi tästä vinkkejä arkeen ja motivaatiota muutokseen. Itse toivon löytäväni tehokkaita ratkaisuja, jotta saan arjesta enemmän irti niin viikko- kuin myös kuukausitasolla.

 

Kalenterin realistinen täyttö ja sen ylläpitäminen

Meillä Hurmoksessa on tapana yhteisesti laittaa joka viikko kalenteri kaikille nähtäväksi. Sieltä on helppo seurata mitä kukin tekee. Yleensä sitä ei päivitellä enää tämän jälkeen ollenkaan. Tämän pohjalta aloin tutkimaan omaa kalenteriani ja miettimään, korjaanko edes itse henkilökohtaiseen kalenteriini menojani, kun ne muuttuvat? En tarpeeksi. Esimerkiksi tiistaille olen voinut merkitä 8–14 esseiden tekemistä ja koirani tulee kipeäksi, joten lähden viemään sitä kesken kaiken lääkäriin. Työtunnit tippuvatkin 3 h esseiden osalta. Tämä voi unohtua merkata omaan kalenteriin ja kuukausitasolla tuntimääräinen panostus onkin paljon suurempi kuin itse tehdyn työn tulos. On tärkeää merkata oikeat tuntimäärät, jotta pystytään reflektoimaan omaa tekemistä ja sen tehokkuutta.

Kun suunnitellaan työtä ja sille aikatauluja, pitää muistaa, että kaikki ei aina välttämättä tapahdu suunnitelmien mukaan. Esimerkiksi, jos 2 työpäivää varattuna jonkin asian tekemiseen, varaa silti siihen kolme. Pelkästään paineen ja kiireen helpottaminen vähentää tehtyjen virheiden määrää. Tämä myös antaa hieman liikkumavaraa käyttää tarvittaessa se ylimääräinen työaika yllättäviin kiireisiin, tärkeisiin tehtäviin ja ”rästiasioiden” hoitamiseen. (Paju & Riekki 2019, 67 %.) Tästä aiheesta tulikin mieleen meidän tiimimme tämän viikkoinen 12H-haaste. Vaikka kuinka loistavasti olisi aikataulutettuna päivä ja sen kulku, aina tulee yllätyksiä. Jotkut tehtäväkohdat kestävätkin huomattavasti pidempään mitä oli suunniteltuna tai sitten havahdutaan lisätauon tarpeeseen.

 

Työviikon reflektointi

On hyvä reflektoida mennyttä viikkoa ja kerrata, mitä on saanut viikossa aikaan. Missä asioissa olet onnistunut? Mikä on ollut haastavaa? Mitä kannattaa kehittää tai mihin varata enemmän aikaa? Reflektoinnilla pyritään laittamaan piste päättyneelle viikolle, jotta sen asiat eivät enää pyöri mielessä ja pystyt asennoitumaan seuraavaan viikkoon uudella energialla. Samalla reflektointi auttaa sinua pysähtymään hetkeen ja arvioimaan omaa työtä ja elämää. (Paju & Riekki 2019, 61 %.)

Jotta saamme reflektoinnista täyden hyödyn, pitää meidän päivittää kalenteria ja olla itsellemme rehellisiä sen suhteen. Ajattelin aloittaa kirjoittamaan jonkunnäköistä päiväkirjatyylistä tekstiä, jotta pystyy tarkemmin reflektoimaan ja tutkimaan päivien sisältöä. Tämä on myös hyvä keino purkaa fiiliksiä ja havahtua arjen laatuun.

 

Kuukausisuunnittelu

Jotta pystymme tehokkaasti olemaan aikataulussa deadlineissa ja pitämään niin sanotusti ”pakkamme kasassa”, kannattaa tarkastella alkavaa kuukautta kokonaisuutena. Näin pystyt hahmottamaan ja luomaan selkeät deadlinet, sekä varaamaan aikaa keskittymistä vaativiin asioihin. Tämän jälkeen sinulle realisoituu ylimääräisen ajan käyttäminen tuleville viikoille. Kuukausisuunnittelun yksi tärkeimmistä tehtävistä on saada työkuorma mahdollisimman selkeästi näkyviin omaan kalenteriin, jotta pystyt tarvittaessa sanomaan ei tuleville työtehtäville. (Paju & Riekki 2019, 66 %.) Itseäni motivoi eniten suorittaa työtehtävät ajallaan, kun saan ”palkkioksi” vapaa-aikaa läheisten kanssa sekä keskityttyä mieluisten tekemisten parissa. Mieti, mikä sinua motivoi ja palkitsee arjessa?

Kuukauden lopussa tarkastele taas kokonaisuutena mennyttä kuukautta. Pohdi mitkä asiat ovat mennyt hyvin, oletko saanut tehtyä asiat, jotka merkitsit kuukaudelle? Tapahtuiko yllätyksiä? Koitko uusia onnistumisia ja mitkä asiat tuottivat lisästressiä? Tämän kokonaiskuvan reflektointi luo pohjan oman työn jatkuvalle kehittämiselle. Pystyt myös parantamaan omia rutiineja ja katsomaan kuukautta ”lintuperspektiivistä”, joka antaa paljon vinkkejä seuraavalle kuukaudelle. (Paju & Riekki 2019, 67 %.)

Voisimme Hurmoksessa ottaa käyttöön kuukausikatsauksen, jossa käymme yllä mainittuja asioita läpi, tiiminä. Tuntuu, että arki on kaikilla todella hektistä ja kuukaudet sulautuvat isompiin ajanjaksoihin. Tekisi hyvää yhdessä päättää jokainen kuukausi ja asennoitua uuteen.

 

Työtehtävien ketjuttaminen – Teemapäivät

Olen ihmistyyppinä sellainen, jolla kestää tietty aika päästä flow-tilaan. Varsinkin asioissa, jotka ovat itselleni vieraita tai vaativat keskittymistä. Kirjassa (Paju & Riekki 2019, 58 %–59 %) kehotettiin suunnittelemaan työpäivät niin, että ketjuttaa samaan aiheeseen liittyvät työtehtävät yhteen. Esimerkiksi irralliset palaverit voi yrittää laittaa samalle päivälle, jotta kalenterista vapautuu muille päiville enemmän tilaa, jolloin pystyy varata pidemmän ajan keskittymistä vaativille asioille. Pidän aina tiistaisin yleensä esseen kirjoituspäivän kotona, jolloin on oma rauha keskittyä ilman, että niin sanottu flow-tila katkeaa. Välillä sovin myös tiistaiaamulle lyhyen Teams-palaverin koskien esimerkiksi esseesuunnittelua parin kanssa, jotta herätyskellon soidessa motivoituu nousemaan silloin klo 8.00 ja pääsee heti hyppäämään samojen aiheiden pariin.

Teemapäivät ovat myös hyvä ratkaisu viikolle. Esimerkkinä perjantaina on esseesolu klo 12 eteenpäin. Aamuksi sain sovittua podcast-äänityksen. Tämä päivä on siis pyhitetty esseepisteiden aikaansaamiseksi! Samalla keskittyminen pysyy koko ajan samanlaisten aiheiden ympärillä ja näin innovatiivisuuskin kukoistaa enemmän. Kalenterin suunnittelu on välillä kuin tetrixen pelaamista, pitää ottaa montaa osaa huomioon ja saada soviteltua ne kaikille sopivaksi.

On myös hyvä miettiä viikonpäiville teemat sen mukaan, jotta saa kaiken tehokkuuden irti. Esimerkiksi maanantaisin kannattaa järjestää kalenteri kuntoon, hoitaa kaikki pikkuasiat alta pois roikkumasta, jolloin ne ei kummittele muina päivinä mielessä. (Paju & Riekki 2019, 63 %.) Kalenterissani perjantai ja lauantai ovat yleensä rennompia päiviä, joihin sisältyy muut elämän osa-alueet, joista haluan pitää kiinni esimerkiksi sosiaalisten suhteiden ylläpito ja palautuminen. Sunnuntai on jo taas itselläni työpäivä ja valmistautuminen tulevaan viikkoon. Tärkeintä on suunnitella itselleen sopiva kalenteri, joka sopii omaan rytmiin ja motivoi päivästä toiseen.

 

Kiire, kiire, kiire. Vai onko kiire?

Se, mikä on yhdelle kiireellistä ja super- tärkeä saada tehtyä, ei välttämättä ole lainkaan kiireellistä toiselle. Esimerkkinä parityö esseessä voi aiheuttaa paljon turhautuneisuutta, kun kahdella ihmisellä on aivan erilainen käsitys asioiden kiireellisyydestä ja työn tahdista. Tämän vuoksi olisi tiimin kanssa tärkeää keskustella avoimesti yhteisistä deadlineista, työtehtävistä ja laittaa ne tärkeysjärjestykseen. On myös hyvä keskustella yleisesti tiimiläisten eri näkemyksistä liittyen näihin asioihin, jotta ymmärrämme toisiamme ja saamme enemmän irti työn tehokkuudesta ja aikaansaamisesta. (Paju & Riekki 2019, 24–23 %.)

Pitää ymmärtää myös omaa mieltä ja sen temppuilua. Monesti kiireestä tulee herkästi tapa. Kaikki pitäisi tehdä nopeasti ja tehokkaasti. Monesti me tunnemme kiirettä silloinkin, kun meillä ei ole oikeasti kiire. Oli sitten kyseessä kaupan jono, autoruuhka tai mikä tahansa hetki, jossa joudut odottamaan. Kannattaa tällöin havahtua omaan mielentilaan ja pohtia omaa kiireen tuntua. (Askeleet Mielen Voimaan, n.d.)

  

Pohdinta

Kirja antoi uusia vinkkejä selkeyttämään kalenteria ja parantamaan oman arjen tehokkuutta, jotta kiireen tuntua saisi pois. Olisi myös hyvä miettiä erilaisia keinoja, joilla motivoitua tekemään niitä ”ei niin mieluisia” -työtehtäviä hyvissä ajoin. Monesti se paine, joka syntyy deadlinen lähestyessä, saa vasta koneen käyntiin. Pitää luoda viikoille jokin pieni motivaattorina toimivia palkinto, jonka avulla jaksaa suorittaa tylsätkin tehtävät.

Aion jatkossa ottaa käyttöön päivittäiset muistiinpanot, sekä tehdä selkeän to do -listan joka viikolle. Uskon tämän tuovan selkeyttä työtehtäviin, sekä niiden tekemiseen. Kirja laittoi myös ajattelemaan omien työtehtävien kestoa ja sen arviointia. Välillä tuntuu itselläni olevan haasteita luoda selkeä aikahaarukka tiettyjen työtehtävien kohdalla. Pitää myös enemmän tutustua omaan työskentelytyyliini. Kuinka paljon koen tarvitsevani taukoja, jotta työn laatu on hyvää ja tehokasta? Olenko tehokkaimmillani aikaisin aamulla vai enemmän ilta-aikaan? Missä keskityn parhaiten?

Kokonaisuudessaan essee antoi paljon pohtimisen aiheita ja hyviä vinkkejä, joiden avulla lähteä toteuttamaan omaa viikko- ja kuukausisuunnitelmaa. Uskon hyvin suunnitellun kalenterin lisäävän rauhaa ja stressittömyyttä omaan arkeen. Näin vapaa-aikakin tuntuu ansaitulta ja rennolta.

 

 

Tässä esseessä on käytetty seuraavia lähteitä:

Paju, S. & Riekki, T. 28.11.2019. Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. Bookbeat. Vaatii käyttöoikeuden. Viitattu 1.3.2024.

https://www.bookbeat.com/fi/kirja/jarki-toihin!-167169

Askeleet Mielen Voimaan. n.d. Blogi. Viitattu 1.3.2024.

https://askeleetmielenvoimaan.fi/mita-kiire-oikeastaan/

Kommentoi