Saku Tuomisen kirja “Juu ei” on käytännönläheinen opas asioiden priorisoimiseen. Saku on tehnyt tutkimusta ihmisten priorisointitaidoista ja kehittänyt siihen avuksi nelikenttämallin.

Mikä merkitys päätöksillä on meidän elämäämme? Miksi olemme niin huonoja sanomaan ei, ja miksi emme osaa erottaa olennaista epäolennaisesta? Miksi usein kaikki tärkeä ja myös vähemmän tärkeä saa meiltä saman verran huomiota?

Me emme saa elämää lyhyenä eteemme, mutta teemme siitä itse lyhyen. Kaikki päätöksemme ja tekomme vaikuttavat olennaisesti elämäämme ja siihen millaisen siitä teemme. Meillä ei siis ole pulaa elämästä, mutta käytämme sitä tuhlaillen. Onnellisuus on ohikiitäviä hetkiä jotka syntyvät merkityksellisyyden tunteen sivutuotteena. Useimmiten työssäkin kaipaamme merkityksellisyyttä ja aikaansaamista, kasvua ja kehitystä. Onhan se osa onnellisuutta. Usein silti unohdamme olennaisen; eikö olennaista olisi tehdä näitä onnellisia, merkityksellisiä asioita itselle tärkeiden ihmisten kanssa? Ei toki kokoajan, mutta riittävän usein. Täytyy muistaa että matka on usein lopputulosta tärkeämpi, sillä kokemukset ja elämykset tuovat pitkäkestoisempaa onnea kuin asiat tai esineet.

Ollaan varmaan useampi koettu niitä hetkiä kun aikaa ei oikein riitä mihinkään. Töissä on kiire, kotona ei lopu hommat kesken. Kaikkea jää tekemättä ja kokematta, deadlinet paukkuu. Kun kaikkea on liikaa, jostain pitäisi luopua. Se taas vaatii kykyä nähdä ja havainnoida kokonaiskuva isommin. Ja se vaatii taas tilaa ja aikaa, joka syntyy luopumisesta ja hommien vähentämisestä. Johon taas ei ole aikaa eikä kyllä malttiakaan. Olemme siis lopullisessa kierteessä, joka on täysin itseaiheutettu tuho.

Kiireessä tehty asia on puoliksi tehty, mikään ei jää syvälle mieleen ja kaikki syljetään ulos kuin ne olisi survottu päähän väkisin. Kiireisellä on kiire kaikkeen muuhun paitsi elämän elämiseen, eikä mikään asia olekaan yhtä vaikeaa oppia. Väsymisen ja burnoutin todennäköisyys vaan kasvaa kasvamistaan. Työn merkityksellisyys katoaa kun teemme kaiken kuin liukuhihnalla, emmekä koe saavamme juuri mitään aikaiseksi. Nykymaailmassa siis yleisimpiä ongelmia on väsymys, ahdistus, masennus ja loppuunpalaminen, kuinka monen huippuihmisen elämä pilaantuu kiireessä? Miten tämän voi korjata?

PÄÄTÖKSET

Päätöksiä tehdään kokoajan. Ei osata päättää mikä aloitetaan ja mikä lopetetaan, mitä kohti halutaan mennä ja mitä vältellä. Päätöksien merkitystä ei tunnisteta niitä tehdessä. Varsinkin väsyneinä ja kiireisinä olemme lyhytpinnaisia, ahdistuneita ja kielteisessä olotilassa, jonka takia emme oikeasti ole läsnä monissa elämämme päätöksissä. Myös ”ehkä” on jo päätös, ja itse asiassa yleisin tapa tehdä päätöksiä on päättämättömyys. ”Täytyy miettiä”, “katsotaan”, toisin sanoen “ei kamalasti huvita”. Sen jälkeen kysyjä tulee uudemman kerran huhuilemaan että josko ollaan päätetty, mitä tehdään; mutta tosiasiassa kysymys on unohdettu jo samana päivänä. Päättämättömyys on uusi ei. Usein myös sanotaan kyllä asioille joille taas haluaisimme sanoa ei, koska emmehän halua pahoittaa muiden mieltä tai menettää mitään. Sitten harmitellaan jälkikäteen kuinka tylsä homma onkaan. Jokaisella on kuva siitä, mitä hyvä elämä itsellemme tarkoittaa. Jokaisella on omat arvot jotka johdattavat tekemistä vahvasti. Jokainen meidän päätös vie meitä tämän tavoitteen näkökulmasta joko oikeaan tai väärään suuntaan. Suunnan määrittelemme me itse.

Miksi silti tuntuu sille, että päätöksiä on niin vaikeaa tehdä? Niiden taustalta voi löytyä usein pelkoja. Esimerkiksi epäonnistumisen pelko tai vaikka pelko sosiaalisen aseman, kokemuksen, ystävyyden tai luottamuksen menetyksestä. Monet uudet ja erilaiset asiat myös koetaan epäilyttäviksi. Se tulee ihan luonnostaan, sillä aivomme eivät tee suurta eroa todellisten ja liioiteltujen vaarojen välillä; se varoittaa varmuuden vuoksi molemmista. Jotta aivot välttää jatkuvan energian käytön vaihtoehtojen pallotteluun, ne ennustavat kokoajan taustalla mitä pian saattaisi tapahtua ja miten kannattaisi toimia. Esimerkiksi silloin, jos pensaasta kuuluu rasahdus, on fiksumpaa lähteä karkuun heti kuin jäädä empimään. Tästä seuraa se, että jätämme aloittamatta asioita joilla saattaa olla positiivinen vaikutus ja lopettamatta asioita joiden tilalle voisi tulla jotain uutta. Unohdamme että elämän mittakaavassa useimmiten kadumme asioita joita emme tehneet. Täytyy miettiä että riskitöntä vaihtoehtoa ei ole olemassa, sillä menetämme jotain myös silloin kun sanomme kaikkeen kyllä.

Asioita on vaikeaa tehdä väkisin. Kun taas oikein innostuu jostain, ei edes huomaa ajan kulua. Onko elämästä pakko tehdä raskasta, onko siihen kuuluvien asioiden tarkoitus pääosin olla raskaita? Kun uskaltaa luopua jostain, saa hieman enemmän aikaa. Tällöin voi lisätä päätöksiä jotka vievät nousevalle uralle, sinne minne haluamme päästä, ja poistaa päätöksiä jotka eivät vie meitä lainkaan haluttuun suuntaan. Kun on enemmän aikaa, kiire hellittää, väsymys hellittää ja tekee enemmän parempia päätöksiä. Eli joko täytyy lisätä aikaa tai vähentää tekemistä, mutta mitäs silloin kun aikaa ei helposti saa ja mistään ei haluta luopua?

PRIORISOINTI

Yksi hyvä karsintamenetelmä on priorisointi. Mikä on tärkeämpää, missä järjestyksessä tehtävät kannattaa hoitaa? Mikä on kiireellisin? Kannattaako tehdä ensin tylsät tehtävät ja sitten vasta kivat? Mitä omalle todo-listalle ylipäätään päätyy? Jotkut asiat ovat kevyitä, jotkut raskaita, pieniä ja jotkut suuria. Jotkut ovat merkityksellisiä ja jotkut taas niin vähäpätöisiä, on innostavia ja uuvuttavia. Jostain syystä olemme oppineet pitämään raskaita asioita arvokkaampina kun kevyitä. Isommat asiathan ovat isompia, mutta suuret asiathan lähtevät pienestä? Miten priorisoida olennaiseen keskittymisen, kun lopettaminen on niin vaikeaa?

Seuraavaksi esittelen Sakun tekemän mallin asioiden priorisoimiseen. Mallia käytettäessä muistutan silti, että tämä neljän kategorian malli on tarkoitettu tukemaan yksittäisten päätösten tekemistä. Täytyy siis muistaa että silti kaikki tekemämme päätökset vaikuttavat toisiinsa. Kyse on siis yksittäisistä päätöksistä, mutta ennen kaikkea kokonaisuuden hallinnasta.

1) Isot ja kevyet asiat

Innostavat ja merkittävät asiat, näihin asioihin liittyy helppous ja ilo, asia tuntuu kasvavalta ja suurelta. Asioita voivat olla esimerkiksi tärkeät ihmissuhteet, innostava työpaikka, vanhemmuus, oma talo tai mökki, hyvin menestyvä liikeidea/yritys. Näiden asioiden tekeminen tuntuu menevän rutiinilla.

2) Isot ja raskaat asiat

Huomaamme että asia on iso ja voi olla meille tärkeä. Tunnistamme sen potentiaalin mutta se tuntuu silti vaikealta. Toivomme niistä tulevan jotain suurta mutta joku ei ole kohdallaan. Tietämme että asialle täytyisi tehdä jotain, mutta emme halua aloittaa tai päästää irti. Odotusarvo ja todellisuus ei jostain syystä kohtaa. Näitä asioita voivat olla esimerkiksi ihmissuhteet, jokin iso hankinta, yrityksen strategia tai vaikka työpaikka. Jos on paljon näitä asioita, olemme tyytymättömiä ja joskus asiat jopa ahdistavat.

3) Pienet ja kevyet asiat

Asioiden aloittaminen tuntuu menevän kuin vettä vaan. Se on hauskaa ja helppoa, vaikka emme tiedäkään tuleeko siitä yhtään mitään, ainakaan merkityksellistä. Aloittamiseen liittyvä riski tuntuu pienelle. Näitä ovat esimerkiksi uudet harrastukset tai uusi työ, uudet ihmissuhteet ja pienet arkiset asiat. Jos tähän kategoriaan ei kuulu mitään asioita, elämästä puuttuu usein rentoutta ja yllätyksellisyyttä.

4) Pienet ja raskaat asiat

Asiat tuntuvat merkityksettömiltä ja tylsiltä, niitä on vaikea aloittaa. Niihin ei enää oikein uskota, ne voivat olla asioita jotka joskus ovat tuottaneet pienen hetken iloa mutta ei enää. Osasyy näiden tehtävien vastaamiseen kyllä on se, että ajattelemme ettei kaiken kuulukaan olla hauskaa. Myös kun olemme väsyneitä, emme näe kirkkaasti ja suostumme asioihin vaikkemme haluaisi.

Kategorioinnin jälkeen on aika painotella asioita sekä miettiä miten toimia jokaisen kategorian ja aiheen kohdalla erikseen.

Pienet ja kevyet menevät helposti siinä sivussa. Jos tilaa on, niin miksi ei? Jos asia tuntuu innostavalta ja on helposti aloitettavissa sekä kokeiltavissa, riskit on pienet, niin vastaus on kyllä. Kuten todettu niin suuret asiat kasvavat pienistä asioista. Uusien asioiden kokeileminen tuo energiaa, ja jos jokin ei toimi niin mitä sitten. Mitään ei menetetty eikä kaiken olekaan tarkoitus toimia.

Jotta saamme tilaa kokeilla uutta, niin joitain asioita on myös poistettava. Jos pienet ja raskaat asiat tuntuvat merkityksettömiltä eivätkä ne innosta, miksi edes aloittaa tai jatkaa? Siinä missä uuden tekeminen tuo energiaa, kieltäytyminen se vasta virkistääkin.

Isot ja raskaat asiat. Isojen asioiden tekeminen on usein vaikeampaa ja ne vaativat enemmän aikaa. Vaikea on kuitenkin eri asia kuin raskas. Jos asia tuntuu vaikealle ja uuvuttavalle jo ennen aloittamista, pahemmaksi se todennäköisesti muuttuu. Kirjassa sanottiin “kuten Ikean ohjeissa todetaan, älä väännä väkisin”. Se on ihan totta, mieti voisiko asian tehdä jollain eri tavalla joka innostaisi ja toisi keveyttä työhön?

Lopuksi ehdoton kyllä-kategoria. Isot ja kevyet. Siis yleensä ehdoton kyllä, sillä samalla on tärkeä muistaa ettei aina isolta vaikuttava asia loppujen lopuksi olekaan niin merkittävää. Kokeile avoimin mielin, reagoi matkan varrella aiheeseen kasvattaen tai pienentäen.

Vaikka päätöksiä karsitaan ja priorisoidaan, voi kaikkea tapahtua. Voidaan joutua imuun; pieni ja kevyt alkaa yllättäen kasvamaan. Tai voi tapahtua sahausta; iso ja kevyt tuntuukin hetkellisesti raskaalta. Tai sitten siihen voidaan kunnolla upota; jokin jota pidimme isona ja kevyenä, alkaakin muuttua oikeasti raskaaksi. Tai joskus voidaan vaan kyllästyä. Näihin ratkaisuna voi olla keventäminen tai lopettaminen. Asioita voi hyvin paljon muuttaa oman mielen mukaan ja useimmiten asioista tehdäänkin itselleen liian vaikeita. Siis sen sijaan että tekisit koko projektin itse, mitä jos tekisit sen tiimissä ja organisoisit eri tehtäviin eri ihmisiä? Tai jos työt ovat jo jaoteltuja ja ne tuntuvat silti liian raskaalta, kannattaisiko tehtävästä vain yksinkertaisesti päästää irti?

Kirjan luettuani löysin hyvin paljon asioita itsestäni. Jos jotain pyydetään tehdä, niin on ainakin itselleni hyvin vaikea sanoa ei. Varsinkin jos asia on innostava, vaikka tietäisinkin että se on iso projekti ja ehkä sillä hetkellä liian iso itselleni. Löysin hämmästyttävän paljon myös niitä pieniä ja raskaita asioita käytettyäni tätä priorisointimallia. Todella usein olen myös vastannut ”no katsotaan” tai että “palaan asiaan”, mutta oikeasti en ole tippaakaan edes miettinyt sitä. Haluan pois tästä kyllä-ei kierteestä ja oikeasti opetella priorisoimaan asiat, malli auttoi myös tavoitteiden asettamisessa ja ehkä nyt osaan paremmin panostaa myös tekemisissäni niiden saavuttamiseen.

Mitä jos sovittaisiin, että kaikki nyt priorisoi läheisensä ja ennenkaikkea oman hyvinvointinsa sinne korkeimmalle palkille, jotta pääsemme loistamaan nyt ja tulevaisuudessa sekä saavuttamaan unelmia ja tavoitteitamme?